文件整理與歸檔

一、立卷

（一）立卷基礎

1. 立卷的概念和含義

（1）立卷的概念

文書處理部門或人員將辦理完畢的，具有保存價值的文件材料，根據文件之間固有的聯系及形成的規律，組成案卷的過程稱為立卷。

2. 立卷特征及其運用

立卷特征就是在立卷過程中，按文件的基本特征確定文件分類和組卷的原則和依據。文件一般有問題、作者、名稱、時間、地區、通訊者等特征。立卷特征需要靈活和結合運用。

（二）立卷環節的選擇

1. 部門立卷

①集中式。是指機關文書部門集中立卷的模式。

②部門式。是指在機關文書部門的組織下，機關的一級內設部門分別立卷的模式。部門式又分為完全部門式和部分部門式兩種。

2. 文件處理部門與機關檔案室結合立卷

從機關檔案室介入立卷工作的深度看，有組織型、分工型、兼職型三種基本類型。

（二）立卷的準備工作

1. 立卷工作會議

參加會議人員為機關分管領導、綜合部門（中心機構）負責人、立卷部門人員、檔案部門負責人和機關各部門內勤人員等。

2. 立卷業務培訓

3. 文件材料的收集和清理

4. 機關檔案室在立卷工作中的作用

（1）協助立卷部門組織立卷的準備工作。

（2）進行立卷工作的業務指導和監督。

（3）為機關立卷工作提供良好的后勤服務。

（三）擬訂（或修訂）立卷類目

立卷類目是機關文件處理部門根據機關工作活動和文件材料形成的規律進行預測，對新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法，預先擬制（修訂）的新年度歸檔文件的類目表，又稱為案卷類目、立卷條款、立卷計劃等。

立卷類目的結構包括類號、類目名稱、條款號、條款名稱、保管期限、備注等。

（四）平時歸卷

就是立卷人員按照當年擬訂（或修訂）的立卷類目的要求，在日常工作中隨時將已辦理完畢的文件材料歸類、歸卷（或組卷），到年終與其他案卷一并歸檔的一種立卷方法。

（五）卷內文件的排列與編目

1. 排列卷內文件

文件的排列一般是采用幾個特征相結合的方法進行，如按問題——時間、名稱——時間、作者——時間、地區——時間、通訊者——時間、文件的重要程度——時間，作者——文件重要程度等進行排列，其中用得比較廣泛的是按文件的時間先后順序或按文件重要程度排列的方法。

2. 編頁（件）號

3. 填寫卷內文件目錄

卷內文件目錄，是揭示卷內文件內容與成分的一覽表，置于案卷卷首，其主要功能是便于查閱、統計卷內文件。卷內文件目錄主要包括以下項目：

順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注。

4. 填寫卷內備考表

卷內備考表，置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備文件、檔案人員和利用者日后查考。卷內備考表包括以下內容：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

5. 擬寫案卷題名

案卷題名的基本結構是：作者（責任者）——內容（問題）——名稱（文種）。

6. 填寫案卷封面

案卷封面包括以下項目：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數、歸檔號、檔號。

（六）案卷的排列與編目

1. 排列案卷

排列案卷，就是根據一定的規則，將案卷系統化地排列成有機聯系的整體。排列案卷的實質是為了保持案卷之間的聯系，更好地為立卷目的服務。按保管期限和組織機構排列案卷是現行機關中最常用的兩種基本方法。

2. 編制案卷號

編制案卷號，就是按照案卷的排列順序給每個案卷分別編號，用以固定案卷的位置。由于排列方法不同，案卷號的編法也各異。

3. 編制案卷目錄

案卷目錄，即案卷的名冊，在案卷經過系統化排列后，對其逐一編號登記成冊。案卷目錄的編制可以按年度、保管期限、機關內各內部機構分別編制。

二、組件

歸檔文件整理，即將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。這里的歸檔文件整理，即組件。

（一）組件的意義

1. 有利于提高和控制檔案的質量

2. 有利于在降低資源耗費的同時提高歸檔文件整理的效率

3. 便于深化檔案信息資源的開發、利用和管理

4. 更適應現代化的計算機管理

（二）組件的方法步驟

1. 裝訂

裝訂即采用符合檔案保護要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。

“件”是指實體的文件，一般以每份文件為一件。需要注意的是：文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

2. 分類

規則》推薦了常用的復式分類法，即年度——機構（問題）——保管期限或保管期限——年度——機構（問題）的分類方法。

3. 排列

歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。

4. 編號

編號是編制包括一組數字和字符在內的編號項目，包括：全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號等。

歸檔文件應以分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置上加蓋歸檔章并填寫相關內容。此時所編之號稱為室編件號。

檔案室的檔案移交進館時，因需要再鑒定、整理，文件的位置有所調整而根據新排序所編的件號，稱之為館編件號。

上述編號項目中，全宗號、年度、保管期限和件號是必備項目，各級機關檔案部門編號時必須編制。機構（問題）項為選擇項。

5. 編目

歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄

歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注。

6. 裝盒

裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。

三、歸檔

歸檔是辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理移交檔案室（館）保存的過程。

（一）歸檔范圍

根據2006年12月18日頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》規定

（二）歸檔時間

機關文件處理部門一般應在文件形成后第二年上半年向機關檔案部門移交歸檔。有些專門檔案可根據有關專門規定時間移交歸檔。

（三）歸檔要求

就是指對歸檔的檔案文件和有關材料的質量要求。主要內容有：歸檔的檔案文件和有關材料應齊全、完整；歸檔的檔案文件和有關材料應符合有關標準及規范；按時歸檔；嚴格辦理歸檔交接手續等。

（四）歸檔工作內容和步驟

包括編制移交有關目錄、撰寫立卷（或組件）說明、移交等工作。