福建省晉江市檔案局 黃項(xiàng)飛
從上個(gè)世紀(jì)80年代“文件中心”在甘肅省永靖縣建立以來，我國檔案學(xué)界對(duì)這一國外最為流行的新型檔案機(jī)構(gòu)就沒有停止過爭論，近年來這一爭論更是愈演愈烈。如此密集的關(guān)注及眾說紛紜，其實(shí)都指向一個(gè)共同的焦點(diǎn)：文件中心究竟能否在中國生存？如果能，它在我國有著什么樣的發(fā)展前景？本文就此略陳管見，以見教于同仁。
一
我國目前對(duì)文件中心的建立與發(fā)展問題的認(rèn)識(shí)存在著極大的差異。持反對(duì)意見者認(rèn)為，文件中心不宜在我國普遍推行，文件中心以高效、精簡和節(jié)約的原則為支撐，而現(xiàn)代新技術(shù)在很大程度上動(dòng)搖了其賴以生存的基礎(chǔ)。而且，文件中心對(duì)人員的素質(zhì)要求高，所承受的工作壓力也比較大。此外，建立文件中心不便于文件的利用、保密，導(dǎo)致賬外文件增加，編研工作也將力不從心。而檔案文件如果得不到應(yīng)有的開發(fā)，將成為一大遺憾。另一部分學(xué)者則認(rèn)為我們對(duì)文件中心應(yīng)積極地采取“拿來主義”的態(tài)度，因地制宜地建立有中國特色的文件中心。
上述觀點(diǎn)的存在，一方面說明文件中心已經(jīng)引起了我國檔案學(xué)界的普遍關(guān)注；另一方面，也反映出由于思考問題角度的不同和認(rèn)識(shí)層面的差別所導(dǎo)致結(jié)論的極大差異。筆者認(rèn)為文件中心完全可以植根于中國，并走出一條有中國特色的道路，它不是機(jī)械地照搬國外的模式，而是將國外文件中心的理論和實(shí)踐融人中國目前發(fā)展勢(shì)頭良好的“現(xiàn)行文件資料閱覽中心”或機(jī)關(guān)檔案管理中心等所催生出來的集兩者優(yōu)勢(shì)的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。而這一具有中國特色的文件中心將與機(jī)關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室等共同構(gòu)成我國多元的檔案管理新模式。實(shí)際上，經(jīng)過認(rèn)真思考分析我們不難發(fā)現(xiàn)，持反對(duì)意見者在認(rèn)識(shí)上存在著兩個(gè)偏差。
其一是實(shí)踐層面上的偏差。首先是對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案管理模式缺乏深入的了解。持反對(duì)觀點(diǎn)者認(rèn)為，我國已普遍地采用了機(jī)關(guān)檔案室這一模式，并成為了我國檔案事業(yè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為社會(huì)所廣泛接受，目前并沒有改革的迫切性和必要性。這種看法是不了解基層檔案工作的實(shí)際情況所致。我國現(xiàn)行的機(jī)關(guān)檔案管理模式是新中國成立后自上而下建立起來的，數(shù)量龐大，組織嚴(yán)密，這在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的確發(fā)揮了它的重要作用，對(duì)維護(hù)黨和國家的真實(shí)歷史面貌功不可沒。但是在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，特別是在中國入世的大背景下，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下構(gòu)筑起來的機(jī)關(guān)檔案室已愈來愈顯著地暴霹出它業(yè)已存在的種種弊端。特別是“小而全”的組織形式，已使基層機(jī)關(guān)難以承受，也無法發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。多年來，不管哪一級(jí)的機(jī)關(guān)，哪怕這個(gè)機(jī)關(guān)只有四五個(gè)人，經(jīng)濟(jì)條件窮到不敢出差的地步，仍然要建一個(gè)檔案室，仍然要配置檔案員，這不能不使人們對(duì)其既耗費(fèi)錢財(cái)，又缺乏效率的檔案保管機(jī)構(gòu)提出質(zhì)疑。且不論檔案行政管理部門無法對(duì)機(jī)關(guān)實(shí)行到位的業(yè)務(wù)微觀指導(dǎo)，其自身如何面對(duì)?輪接著一輪的政府機(jī)構(gòu)改革，如何不與改革目標(biāo)相抵觸都是一個(gè)問題。所以，現(xiàn)在不少地方在新一輪的機(jī)構(gòu)改革中，直接參照深圳的模式，撤銷機(jī)關(guān)檔案室，統(tǒng)一建立文件中心，這樣既提高了效率，又節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，在我國目前經(jīng)濟(jì)還不發(fā)達(dá)、社會(huì)還不很富裕的情況下，為納稅人節(jié)省一些資金。據(jù)美國1990年的統(tǒng)計(jì)數(shù)字表明：在1立方英尺的相同空間內(nèi)，文件中心可存儲(chǔ)的文件數(shù)量是機(jī)關(guān)部門辦公室的5倍，機(jī)關(guān)部門在其辦公室空間內(nèi)如果要存儲(chǔ)1立方英尺的文件，每年平均要花費(fèi)23．1美元，而存儲(chǔ)在文件中心，則僅需1.59美元。換言之，每l立方英尺文件在空間和設(shè)備方面的支出，每年可節(jié)省21.51美元，文件中心所發(fā)揮的功效由此可見一斑。所以，認(rèn)為目前我國機(jī)關(guān)檔案室已為社會(huì)所廣泛接受，沒有改革的必要性和迫切性，顯然是對(duì)我國機(jī)關(guān)檔案室的現(xiàn)狀缺乏基本的了解。如果這種認(rèn)識(shí)在檔案界普遍存在，無疑將使檔案部門在政府職能轉(zhuǎn)變、機(jī)構(gòu)改革的大局中再次受挫，也無益于機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此外，關(guān)于人員素質(zhì)、保密和編研問題，持反對(duì)觀點(diǎn)者認(rèn)為，建立文件中心，其工作人員要熟悉各單位的基本職能，要承擔(dān)起原各機(jī)關(guān)檔案室的大部分工作，工作量大，壓力大，要求高。這一點(diǎn)其實(shí)無須擔(dān)心，在國外文件中心工作人員可以做到的事，我們也一定能夠做到，文件中心在選擇人員時(shí)就要選擇既精通專業(yè)知識(shí)，又通曉各方面相關(guān)知識(shí)的“T”型人才。而且，相對(duì)而言，文件中心的高素質(zhì)人才，還將大大提高機(jī)關(guān)檔案管理的水平，一改以往各機(jī)關(guān)檔案兼職人員業(yè)務(wù)水平低，人員更換頻繁帶來的弊端，文件中心人員的大工作量是與其工作高效率的特點(diǎn)相適應(yīng)的。美國休斯敦文件中心的工作人員為4人，除一些專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的業(yè)務(wù)實(shí)行技術(shù)外包外，日常的管理和利用全部由4人承擔(dān)；而我國永靖縣文件中心的人員也只有6人，管理著24個(gè)參聯(lián)機(jī)關(guān)的文件。2002年深圳市文件中心成立時(shí)也有一套嚴(yán)格的制度要求，高素質(zhì)的人員也同時(shí)要求具備較高的職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)。此外，持反對(duì)觀點(diǎn)者還擔(dān)心文件中心的建立將使編研工作變?yōu)楸∪醐h(huán)節(jié)，其實(shí)這項(xiàng)工作在大多數(shù)地縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案室中早已經(jīng)是徒有虛名，檔案員兼職多，事務(wù)雜，業(yè)務(wù)不熟，去搞檔案編研實(shí)在力不從心，即使是編出一些材料來，大多也是簡單的文件匯集，應(yīng)付機(jī)關(guān)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收而已。這種流于形式的編研成果沒有也罷。其實(shí)，即使是在歐美發(fā)達(dá)國家的檔案館，編研也并不屬正常的業(yè)務(wù)工作范圍。如英國國家檔案館的主要任務(wù)就是收集、整理、保管檔案，為用戶提供目錄、解釋檔案以及其他相關(guān)服務(wù)，工作人員沒有時(shí)間去搞編研。芬蘭等國的檔案館也不搞歷史研究，而把主要的精力用于科學(xué)地保管和快捷、優(yōu)質(zhì)地為用戶服務(wù)上。所以，我國建立文件中心，應(yīng)當(dāng)專注于自身的主要職責(zé)，不一定非要去開展編研工作不可。
其二是理論層面上的偏差。其核心是沒有準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)文件生命周期理論。他們認(rèn)為我國的文件及檔案概念與國外不同，我國界定的“現(xiàn)行文件”與國外的“半現(xiàn)行文件”概念之間也有一定交叉，所以就基本上沒有必要建立文件中心。由于我國傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論片面地強(qiáng)調(diào)了“文件”和“檔案”的差異，忽視了兩者之間的必然內(nèi)在聯(lián)系，甚至于主觀地將兩者之間的關(guān)系界定為“轉(zhuǎn)化關(guān)系”。這種界定意味著“文件”和“檔案”存在著本質(zhì)的差別；基于這種扭曲的文檔關(guān)系思想，認(rèn)為國外的“文件”非我國的“檔案”，進(jìn)而得出建立文件中心不適合我國國情、檔情，傳統(tǒng)理論基礎(chǔ)上的檔案管理機(jī)構(gòu)模式?jīng)]有必要進(jìn)行變革的結(jié)論。對(duì)此，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院的王英瑋博士提出質(zhì)疑：在人們?nèi)找婕由顚?duì)文件運(yùn)動(dòng)和文件生命周期認(rèn)識(shí)的今天，難道我們還有什么理由堅(jiān)持“文件就是文件，檔案就是檔案，文件是現(xiàn)行性的事物，檔案是歷史性的事物，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的”這樣的思想觀點(diǎn)嗎？而對(duì)有的學(xué)者指出的中國的檔案學(xué)理論中沒有“半現(xiàn)行文件”的概念，故我國沒有必要搞“文件中心”的說法，王英瑋博士指出：“概念是對(duì)客觀存在的抽象結(jié)果，難道只有國外的文件生命周期中存在一個(gè)‘半現(xiàn)行階段’，而中國的文件生命周期則因?yàn)槭巧L在中國這塊神秘的土地上，而可以不經(jīng)過這樣一個(gè)生命階段嗎？”理論一旦成為實(shí)踐發(fā)展的障礙，就應(yīng)當(dāng)毫不猶豫地對(duì)其施行變革，改變它“灰禿禿”的形象，用充滿生命活力的實(shí)踐之水澆灌它。近年來，這一充滿生命活力的實(shí)踐之水正努力地澆灌著傳統(tǒng)理論某些“灰禿禿”的形象。20世紀(jì)80年代初我國張家口地區(qū)出現(xiàn)了聯(lián)合檔案室，這是我國最早建立的類似于文件中心的檔案管理機(jī)構(gòu)。隨后，1988年在甘肅省永靖縣誕生了第一個(gè)文件中心。緊接著，黑龍江的嫩江縣、陜西省的大荔縣、吉林省的長春市等，先后出現(xiàn)了?批聯(lián)合檔案室，北京市西城區(qū)、黑龍江省的哈爾濱市等地則直接設(shè)立了規(guī)模較大的機(jī)關(guān)檔案管理中心。而深圳市則于2000年初試辦文檔資料服務(wù)中心，兩年后，直接向文件中心過渡。更具里程碑意義的是2002年4月26日深圳市三屆人大常委會(huì)第十五次全體會(huì)議通過《深圳市檔案與文件收集利用條例》，在全國首次以地方立法的形式確定了“文件中心”的機(jī)構(gòu)設(shè)置。不難看出文件中心正在中國的土地上展現(xiàn)著旺盛的生命力。
二
文件中心和類似于文件中心的聯(lián)合檔案室、文檔管理中心、現(xiàn)行文件閱覽中心的不斷涌現(xiàn)，使我們有理由相信文件中心在中國正在迎來?個(gè)充滿希望的明天，但文件中心在我國究竟有什么樣的發(fā)展前景，什么樣的文件中心才能與我國政府的改革方向和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)？
在這里，我們有必要借鑒國外文件中心的布局和運(yùn)行模式。國外文件中心包括三種類型：一是政府系統(tǒng)的文件中心，包括聯(lián)邦政府和地方政府、州市、縣等的文件中心，一般是指由政府出資建立，歸屬政府檔案部門領(lǐng)導(dǎo)，免費(fèi)為政府機(jī)關(guān)提供半現(xiàn)行文件保管和利用服務(wù)的機(jī)構(gòu)。如美國的聯(lián)邦級(jí)文件中心共有15個(gè)，其中13個(gè)是地區(qū)性的，與設(shè)在全美各地的美國國家檔案館合署辦公。2個(gè)全國性文件中心，即國家人事文件中心和華盛頓國家文件中心，華盛頓國家文件中心屬國家檔案與文件管理局管轄。二是特定機(jī)構(gòu)的文件中心，它在學(xué)校、企業(yè)、醫(yī)院、社團(tuán)組織等均有分布。從本質(zhì)上講，它屬于特定機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件管理機(jī)構(gòu)。以上兩種均為非營利性機(jī)構(gòu)。三是商業(yè)性文件中心，一般是為工商企業(yè)或其他有需要的機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供文件管理有償服務(wù)的營利性機(jī)構(gòu)。根據(jù)國外的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本國國情，我國建立文件中心可采取兩種形式。一種是政府系統(tǒng)中設(shè)立無償服務(wù)的文件中心，面向各級(jí)各類政府機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位提供檔案保管、利用和處置服務(wù)，歸屬當(dāng)?shù)貦n案局(館)領(lǐng)導(dǎo)。這一形式主要由目前各地所興建的現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)化發(fā)展而來，并取代當(dāng)?shù)噩F(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案室。同時(shí)，應(yīng)注意因地制宜，不搞“一刀切”，在條件成熟的情況下設(shè)立，不必盲目攀比，求大求全，要有個(gè)適度的發(fā)展過程。另一種是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要而產(chǎn)生的商業(yè)性文件中心；這種形式的文件中心實(shí)行有償服務(wù)，可面向企業(yè)、團(tuán)體或個(gè)人提供文件寄存或者保管、利用和處置的全方位服務(wù)。國家可以通過采取一定措施對(duì)其加以規(guī) 范管理，以避免出現(xiàn)盲目追求經(jīng)濟(jì)效益的不良后果。
政府文件中心的運(yùn)行模式在當(dāng)前和今后一段時(shí)間內(nèi)可采取混合服務(wù)型。它是當(dāng)前政府改革過渡時(shí)期政府文件中心的設(shè)計(jì)模式，不僅負(fù)責(zé)整合政府各個(gè)部門的電子文檔信息資源，而且也要負(fù)責(zé)接收和管理各部門的不需要經(jīng)常查找利用的紙質(zhì)文檔及其他載體形態(tài)的文檔，同時(shí)為政府和社會(huì)提供文檔信息服務(wù)。政府文件中心應(yīng)該把科學(xué)保管與優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的兩大宗旨。
從保管方面講，接收是業(yè)務(wù)工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，政府文件中心所接收的范圍是當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢后有歸檔保存價(jià)值的紙質(zhì)文件和電子文件。這里所要強(qiáng)調(diào)的是，文件中心對(duì)所接收的文件要提出嚴(yán)格要求，主要應(yīng)當(dāng)是文本文件，也可以有縮微膠片、電子文件、音像文件等非文本文件。在接收前，中心應(yīng)要求文件來源機(jī)關(guān)做好幾項(xiàng)工作：對(duì)移交的文件進(jìn)行仔細(xì)清理，只保留正式文本，移交的文件為非現(xiàn)行文件，對(duì)不符合保管要求的軟磁盤和受到污損的文件，文件中心不予接收。在接收來源機(jī)關(guān)送來的文件時(shí)，要辦理好交接手續(xù)，填寫《文件移交接收表》，作為移交和接收雙方就文件保管與處理事務(wù)進(jìn)行交涉的主要工作依據(jù)和法律憑證。文件接收之后，要進(jìn)行科學(xué)的分類、鑒定、整理、著錄、索引、編目、統(tǒng)計(jì)和保管，對(duì)文件實(shí)體進(jìn)行加工、消毒、數(shù)字化、縮微處理，對(duì)電子文件要進(jìn)行有序整合和標(biāo)準(zhǔn)化處理，進(jìn)入相應(yīng)的目錄中心。同時(shí)，需要指出的是，存儲(chǔ)于文件中心的文件，雖然基本上已經(jīng)失去現(xiàn)行效用，但其所有權(quán)依然屬于來源機(jī)關(guān)，文件中心只是接受來源機(jī)關(guān)的委托，代為保管其文件而已，在沒有得到來源機(jī)關(guān)的書面授權(quán)和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門同意之前，文件中心無權(quán)對(duì)所保管的文件擅自進(jìn)行處理；因?yàn)槲募行氖且环N中間性檔案館，文件在中心保管一段時(shí)間后，其中具有永久保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案和電子檔案都要按規(guī)定向當(dāng)?shù)貒揖C合性檔案館移交。
在利用方面。文件中心在本質(zhì)上是服務(wù)性機(jī)構(gòu)，要把服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率作為評(píng)價(jià)政府文件中心工作水平的主要指標(biāo)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該用企業(yè)的理念來運(yùn)作文件中心。像企業(yè)?樣管理中心，?個(gè)非常重要的前提就是要把文件來源機(jī)關(guān)當(dāng)作中心的客戶。為此，應(yīng)將成功企業(yè)的“客戶服務(wù)”理念，引入到政府的文件中心管理活動(dòng)之中。同時(shí)，為了提高服務(wù)效率，政府文件中心還應(yīng)當(dāng)努力采用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)。由于文件中心所藏文件的所有權(quán)屬于來源機(jī)關(guān)，所以利用權(quán)自然也歸其掌握。換言之，文件利用的首要服務(wù)對(duì)象是來源機(jī)關(guān)，來源機(jī)關(guān)以外的其他部門或個(gè)人如需查閱，需先提交書面申請(qǐng)，在獲得來源機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)后，文件中心才能為其提供利用服務(wù)。但是，屬于政府信息公開范圍的文件和普發(fā)性文件，可直接向社會(huì)提供利用，不受上述限制。具體的服務(wù)途徑可以多樣化，如在中心內(nèi)接待查閱者、答復(fù)咨詢、網(wǎng)上信息傳遞、傳真復(fù)印件等。今后，我們應(yīng)注重運(yùn)用現(xiàn)代科技手段實(shí)現(xiàn)高效率的利用服務(wù)。美國華盛頓國家文件中心采用并推廣一套名為“中心信息處理系統(tǒng)”(CLPS)的應(yīng)用軟件。政府機(jī)關(guān)安裝上此軟件后，如需要文件中心提供文件信息咨詢，可以通過廣域網(wǎng)與該文件中心聯(lián)系，這是雙方最為便捷有效的溝通方式。如果不使用此軟件，查詢者則需填寫一份書面申請(qǐng)，送交中心參考服務(wù)部，服務(wù)部在24小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。如需調(diào)卷，只要通過電話與該部門聯(lián)系，待案卷調(diào)出后，即可自行取回使用，如有緊急調(diào)卷要求，還可采用傳真或熱線電話告知該部門。文件使用完畢后，必須按原樣歸還。我國?些電子政務(wù)建設(shè)起步比較早的地方，在籌建中心時(shí)也可考慮采用電子服務(wù)型文件中心模式，它是基于電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件的，以整合政府各個(gè)部門文檔信息資源，并為政府各個(gè)部門和社會(huì)提供網(wǎng)絡(luò)文檔信息服務(wù)的機(jī)構(gòu)，可以作為目前我國電子政府建設(shè)的配套“組件”來設(shè)計(jì)。鑒于電子政務(wù)的工程技術(shù)人員和相關(guān)人員比較缺乏這方面的意識(shí)．所以，各地檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)會(huì)，努力把數(shù)字文件中心的建設(shè)及時(shí)地納入到電子政務(wù)整體的建設(shè)架構(gòu)之中。
綜上所述，筆者認(rèn)為文件中心在中國的生存與發(fā)展是一種必然的趨勢(shì)，是對(duì)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理單一模式進(jìn)行改革的有效途徑。國際檔案理事會(huì)曾就文件中心的運(yùn)行情況對(duì)幾十個(gè)成員國進(jìn)行調(diào)查，各成員國均對(duì)其經(jīng)濟(jì)、高效的優(yōu)點(diǎn)予以高度肯定，認(rèn)為文件中心是保存半現(xiàn)行文件的最經(jīng)濟(jì)、最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前，我們不應(yīng)當(dāng)停留在無休止地建與不建的爭論上，而應(yīng)該正視文件中心的優(yōu)點(diǎn)，在結(jié)合本國實(shí)際的基礎(chǔ)上，勇敢地拿來為我所用，走出一條符合中國國情，并能體現(xiàn)中國優(yōu)秀檔案管理文化思想的道路，使文件中心在我國檔案工作中充分展現(xiàn)其獨(dú)特的魅力和旺盛的生命力。
參考文獻(xiàn)
1.何品：《美國華盛頓國家文件中心探析》，《新上海檔案》2004年3期
2.王英瑋：《關(guān)于政府文件中心建設(shè)與發(fā)展的思考》，《檔案學(xué)通訊》2004年3期
3.何嘉蓀：《現(xiàn)行文件閱覽中心、文件中心與數(shù)字檔案館》，《檔案學(xué)研究》2005年1期
4.方燕：《建立深圳市“文件中心”的思考》，《檔案學(xué)通訊》2002年3期
5.彭堅(jiān)：《文件中心不宜在我國普遍推行》，《檔案學(xué)研究》2003年4期
（牛角、樹人摘自《檔案學(xué)》2005年第4期）
從上個(gè)世紀(jì)80年代“文件中心”在甘肅省永靖縣建立以來，我國檔案學(xué)界對(duì)這一國外最為流行的新型檔案機(jī)構(gòu)就沒有停止過爭論，近年來這一爭論更是愈演愈烈。如此密集的關(guān)注及眾說紛紜，其實(shí)都指向一個(gè)共同的焦點(diǎn)：文件中心究竟能否在中國生存？如果能，它在我國有著什么樣的發(fā)展前景？本文就此略陳管見，以見教于同仁。
一
我國目前對(duì)文件中心的建立與發(fā)展問題的認(rèn)識(shí)存在著極大的差異。持反對(duì)意見者認(rèn)為，文件中心不宜在我國普遍推行，文件中心以高效、精簡和節(jié)約的原則為支撐，而現(xiàn)代新技術(shù)在很大程度上動(dòng)搖了其賴以生存的基礎(chǔ)。而且，文件中心對(duì)人員的素質(zhì)要求高，所承受的工作壓力也比較大。此外，建立文件中心不便于文件的利用、保密，導(dǎo)致賬外文件增加，編研工作也將力不從心。而檔案文件如果得不到應(yīng)有的開發(fā)，將成為一大遺憾。另一部分學(xué)者則認(rèn)為我們對(duì)文件中心應(yīng)積極地采取“拿來主義”的態(tài)度，因地制宜地建立有中國特色的文件中心。
上述觀點(diǎn)的存在，一方面說明文件中心已經(jīng)引起了我國檔案學(xué)界的普遍關(guān)注；另一方面，也反映出由于思考問題角度的不同和認(rèn)識(shí)層面的差別所導(dǎo)致結(jié)論的極大差異。筆者認(rèn)為文件中心完全可以植根于中國，并走出一條有中國特色的道路，它不是機(jī)械地照搬國外的模式，而是將國外文件中心的理論和實(shí)踐融人中國目前發(fā)展勢(shì)頭良好的“現(xiàn)行文件資料閱覽中心”或機(jī)關(guān)檔案管理中心等所催生出來的集兩者優(yōu)勢(shì)的過渡性檔案管理機(jī)構(gòu)。而這一具有中國特色的文件中心將與機(jī)關(guān)檔案室、聯(lián)合檔案室等共同構(gòu)成我國多元的檔案管理新模式。實(shí)際上，經(jīng)過認(rèn)真思考分析我們不難發(fā)現(xiàn)，持反對(duì)意見者在認(rèn)識(shí)上存在著兩個(gè)偏差。
其一是實(shí)踐層面上的偏差。首先是對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案管理模式缺乏深入的了解。持反對(duì)觀點(diǎn)者認(rèn)為，我國已普遍地采用了機(jī)關(guān)檔案室這一模式，并成為了我國檔案事業(yè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為社會(huì)所廣泛接受，目前并沒有改革的迫切性和必要性。這種看法是不了解基層檔案工作的實(shí)際情況所致。我國現(xiàn)行的機(jī)關(guān)檔案管理模式是新中國成立后自上而下建立起來的，數(shù)量龐大，組織嚴(yán)密，這在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的確發(fā)揮了它的重要作用，對(duì)維護(hù)黨和國家的真實(shí)歷史面貌功不可沒。但是在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，特別是在中國入世的大背景下，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下構(gòu)筑起來的機(jī)關(guān)檔案室已愈來愈顯著地暴霹出它業(yè)已存在的種種弊端。特別是“小而全”的組織形式，已使基層機(jī)關(guān)難以承受，也無法發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。多年來，不管哪一級(jí)的機(jī)關(guān)，哪怕這個(gè)機(jī)關(guān)只有四五個(gè)人，經(jīng)濟(jì)條件窮到不敢出差的地步，仍然要建一個(gè)檔案室，仍然要配置檔案員，這不能不使人們對(duì)其既耗費(fèi)錢財(cái)，又缺乏效率的檔案保管機(jī)構(gòu)提出質(zhì)疑。且不論檔案行政管理部門無法對(duì)機(jī)關(guān)實(shí)行到位的業(yè)務(wù)微觀指導(dǎo)，其自身如何面對(duì)?輪接著一輪的政府機(jī)構(gòu)改革，如何不與改革目標(biāo)相抵觸都是一個(gè)問題。所以，現(xiàn)在不少地方在新一輪的機(jī)構(gòu)改革中，直接參照深圳的模式，撤銷機(jī)關(guān)檔案室，統(tǒng)一建立文件中心，這樣既提高了效率，又節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，在我國目前經(jīng)濟(jì)還不發(fā)達(dá)、社會(huì)還不很富裕的情況下，為納稅人節(jié)省一些資金。據(jù)美國1990年的統(tǒng)計(jì)數(shù)字表明：在1立方英尺的相同空間內(nèi)，文件中心可存儲(chǔ)的文件數(shù)量是機(jī)關(guān)部門辦公室的5倍，機(jī)關(guān)部門在其辦公室空間內(nèi)如果要存儲(chǔ)1立方英尺的文件，每年平均要花費(fèi)23．1美元，而存儲(chǔ)在文件中心，則僅需1.59美元。換言之，每l立方英尺文件在空間和設(shè)備方面的支出，每年可節(jié)省21.51美元，文件中心所發(fā)揮的功效由此可見一斑。所以，認(rèn)為目前我國機(jī)關(guān)檔案室已為社會(huì)所廣泛接受，沒有改革的必要性和迫切性，顯然是對(duì)我國機(jī)關(guān)檔案室的現(xiàn)狀缺乏基本的了解。如果這種認(rèn)識(shí)在檔案界普遍存在，無疑將使檔案部門在政府職能轉(zhuǎn)變、機(jī)構(gòu)改革的大局中再次受挫，也無益于機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此外，關(guān)于人員素質(zhì)、保密和編研問題，持反對(duì)觀點(diǎn)者認(rèn)為，建立文件中心，其工作人員要熟悉各單位的基本職能，要承擔(dān)起原各機(jī)關(guān)檔案室的大部分工作，工作量大，壓力大，要求高。這一點(diǎn)其實(shí)無須擔(dān)心，在國外文件中心工作人員可以做到的事，我們也一定能夠做到，文件中心在選擇人員時(shí)就要選擇既精通專業(yè)知識(shí)，又通曉各方面相關(guān)知識(shí)的“T”型人才。而且，相對(duì)而言，文件中心的高素質(zhì)人才，還將大大提高機(jī)關(guān)檔案管理的水平，一改以往各機(jī)關(guān)檔案兼職人員業(yè)務(wù)水平低，人員更換頻繁帶來的弊端，文件中心人員的大工作量是與其工作高效率的特點(diǎn)相適應(yīng)的。美國休斯敦文件中心的工作人員為4人，除一些專業(yè)技術(shù)較強(qiáng)的業(yè)務(wù)實(shí)行技術(shù)外包外，日常的管理和利用全部由4人承擔(dān)；而我國永靖縣文件中心的人員也只有6人，管理著24個(gè)參聯(lián)機(jī)關(guān)的文件。2002年深圳市文件中心成立時(shí)也有一套嚴(yán)格的制度要求，高素質(zhì)的人員也同時(shí)要求具備較高的職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)。此外，持反對(duì)觀點(diǎn)者還擔(dān)心文件中心的建立將使編研工作變?yōu)楸∪醐h(huán)節(jié)，其實(shí)這項(xiàng)工作在大多數(shù)地縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案室中早已經(jīng)是徒有虛名，檔案員兼職多，事務(wù)雜，業(yè)務(wù)不熟，去搞檔案編研實(shí)在力不從心，即使是編出一些材料來，大多也是簡單的文件匯集，應(yīng)付機(jī)關(guān)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收而已。這種流于形式的編研成果沒有也罷。其實(shí)，即使是在歐美發(fā)達(dá)國家的檔案館，編研也并不屬正常的業(yè)務(wù)工作范圍。如英國國家檔案館的主要任務(wù)就是收集、整理、保管檔案，為用戶提供目錄、解釋檔案以及其他相關(guān)服務(wù)，工作人員沒有時(shí)間去搞編研。芬蘭等國的檔案館也不搞歷史研究，而把主要的精力用于科學(xué)地保管和快捷、優(yōu)質(zhì)地為用戶服務(wù)上。所以，我國建立文件中心，應(yīng)當(dāng)專注于自身的主要職責(zé)，不一定非要去開展編研工作不可。
其二是理論層面上的偏差。其核心是沒有準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)文件生命周期理論。他們認(rèn)為我國的文件及檔案概念與國外不同，我國界定的“現(xiàn)行文件”與國外的“半現(xiàn)行文件”概念之間也有一定交叉，所以就基本上沒有必要建立文件中心。由于我國傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論片面地強(qiáng)調(diào)了“文件”和“檔案”的差異，忽視了兩者之間的必然內(nèi)在聯(lián)系，甚至于主觀地將兩者之間的關(guān)系界定為“轉(zhuǎn)化關(guān)系”。這種界定意味著“文件”和“檔案”存在著本質(zhì)的差別；基于這種扭曲的文檔關(guān)系思想，認(rèn)為國外的“文件”非我國的“檔案”，進(jìn)而得出建立文件中心不適合我國國情、檔情，傳統(tǒng)理論基礎(chǔ)上的檔案管理機(jī)構(gòu)模式?jīng)]有必要進(jìn)行變革的結(jié)論。對(duì)此，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院的王英瑋博士提出質(zhì)疑：在人們?nèi)找婕由顚?duì)文件運(yùn)動(dòng)和文件生命周期認(rèn)識(shí)的今天，難道我們還有什么理由堅(jiān)持“文件就是文件，檔案就是檔案，文件是現(xiàn)行性的事物，檔案是歷史性的事物，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的”這樣的思想觀點(diǎn)嗎？而對(duì)有的學(xué)者指出的中國的檔案學(xué)理論中沒有“半現(xiàn)行文件”的概念，故我國沒有必要搞“文件中心”的說法，王英瑋博士指出：“概念是對(duì)客觀存在的抽象結(jié)果，難道只有國外的文件生命周期中存在一個(gè)‘半現(xiàn)行階段’，而中國的文件生命周期則因?yàn)槭巧L在中國這塊神秘的土地上，而可以不經(jīng)過這樣一個(gè)生命階段嗎？”理論一旦成為實(shí)踐發(fā)展的障礙，就應(yīng)當(dāng)毫不猶豫地對(duì)其施行變革，改變它“灰禿禿”的形象，用充滿生命活力的實(shí)踐之水澆灌它。近年來，這一充滿生命活力的實(shí)踐之水正努力地澆灌著傳統(tǒng)理論某些“灰禿禿”的形象。20世紀(jì)80年代初我國張家口地區(qū)出現(xiàn)了聯(lián)合檔案室，這是我國最早建立的類似于文件中心的檔案管理機(jī)構(gòu)。隨后，1988年在甘肅省永靖縣誕生了第一個(gè)文件中心。緊接著，黑龍江的嫩江縣、陜西省的大荔縣、吉林省的長春市等，先后出現(xiàn)了?批聯(lián)合檔案室，北京市西城區(qū)、黑龍江省的哈爾濱市等地則直接設(shè)立了規(guī)模較大的機(jī)關(guān)檔案管理中心。而深圳市則于2000年初試辦文檔資料服務(wù)中心，兩年后，直接向文件中心過渡。更具里程碑意義的是2002年4月26日深圳市三屆人大常委會(huì)第十五次全體會(huì)議通過《深圳市檔案與文件收集利用條例》，在全國首次以地方立法的形式確定了“文件中心”的機(jī)構(gòu)設(shè)置。不難看出文件中心正在中國的土地上展現(xiàn)著旺盛的生命力。
二
文件中心和類似于文件中心的聯(lián)合檔案室、文檔管理中心、現(xiàn)行文件閱覽中心的不斷涌現(xiàn)，使我們有理由相信文件中心在中國正在迎來?個(gè)充滿希望的明天，但文件中心在我國究竟有什么樣的發(fā)展前景，什么樣的文件中心才能與我國政府的改革方向和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)？
在這里，我們有必要借鑒國外文件中心的布局和運(yùn)行模式。國外文件中心包括三種類型：一是政府系統(tǒng)的文件中心，包括聯(lián)邦政府和地方政府、州市、縣等的文件中心，一般是指由政府出資建立，歸屬政府檔案部門領(lǐng)導(dǎo)，免費(fèi)為政府機(jī)關(guān)提供半現(xiàn)行文件保管和利用服務(wù)的機(jī)構(gòu)。如美國的聯(lián)邦級(jí)文件中心共有15個(gè)，其中13個(gè)是地區(qū)性的，與設(shè)在全美各地的美國國家檔案館合署辦公。2個(gè)全國性文件中心，即國家人事文件中心和華盛頓國家文件中心，華盛頓國家文件中心屬國家檔案與文件管理局管轄。二是特定機(jī)構(gòu)的文件中心，它在學(xué)校、企業(yè)、醫(yī)院、社團(tuán)組織等均有分布。從本質(zhì)上講，它屬于特定機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件管理機(jī)構(gòu)。以上兩種均為非營利性機(jī)構(gòu)。三是商業(yè)性文件中心，一般是為工商企業(yè)或其他有需要的機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供文件管理有償服務(wù)的營利性機(jī)構(gòu)。根據(jù)國外的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本國國情，我國建立文件中心可采取兩種形式。一種是政府系統(tǒng)中設(shè)立無償服務(wù)的文件中心，面向各級(jí)各類政府機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位提供檔案保管、利用和處置服務(wù)，歸屬當(dāng)?shù)貦n案局(館)領(lǐng)導(dǎo)。這一形式主要由目前各地所興建的現(xiàn)行文件服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)化發(fā)展而來，并取代當(dāng)?shù)噩F(xiàn)有的機(jī)關(guān)檔案室。同時(shí)，應(yīng)注意因地制宜，不搞“一刀切”，在條件成熟的情況下設(shè)立，不必盲目攀比，求大求全，要有個(gè)適度的發(fā)展過程。另一種是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要而產(chǎn)生的商業(yè)性文件中心；這種形式的文件中心實(shí)行有償服務(wù)，可面向企業(yè)、團(tuán)體或個(gè)人提供文件寄存或者保管、利用和處置的全方位服務(wù)。國家可以通過采取一定措施對(duì)其加以規(guī) 范管理，以避免出現(xiàn)盲目追求經(jīng)濟(jì)效益的不良后果。
政府文件中心的運(yùn)行模式在當(dāng)前和今后一段時(shí)間內(nèi)可采取混合服務(wù)型。它是當(dāng)前政府改革過渡時(shí)期政府文件中心的設(shè)計(jì)模式，不僅負(fù)責(zé)整合政府各個(gè)部門的電子文檔信息資源，而且也要負(fù)責(zé)接收和管理各部門的不需要經(jīng)常查找利用的紙質(zhì)文檔及其他載體形態(tài)的文檔，同時(shí)為政府和社會(huì)提供文檔信息服務(wù)。政府文件中心應(yīng)該把科學(xué)保管與優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為工作的兩大宗旨。
從保管方面講，接收是業(yè)務(wù)工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，政府文件中心所接收的范圍是當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位處理完畢后有歸檔保存價(jià)值的紙質(zhì)文件和電子文件。這里所要強(qiáng)調(diào)的是，文件中心對(duì)所接收的文件要提出嚴(yán)格要求，主要應(yīng)當(dāng)是文本文件，也可以有縮微膠片、電子文件、音像文件等非文本文件。在接收前，中心應(yīng)要求文件來源機(jī)關(guān)做好幾項(xiàng)工作：對(duì)移交的文件進(jìn)行仔細(xì)清理，只保留正式文本，移交的文件為非現(xiàn)行文件，對(duì)不符合保管要求的軟磁盤和受到污損的文件，文件中心不予接收。在接收來源機(jī)關(guān)送來的文件時(shí)，要辦理好交接手續(xù)，填寫《文件移交接收表》，作為移交和接收雙方就文件保管與處理事務(wù)進(jìn)行交涉的主要工作依據(jù)和法律憑證。文件接收之后，要進(jìn)行科學(xué)的分類、鑒定、整理、著錄、索引、編目、統(tǒng)計(jì)和保管，對(duì)文件實(shí)體進(jìn)行加工、消毒、數(shù)字化、縮微處理，對(duì)電子文件要進(jìn)行有序整合和標(biāo)準(zhǔn)化處理，進(jìn)入相應(yīng)的目錄中心。同時(shí)，需要指出的是，存儲(chǔ)于文件中心的文件，雖然基本上已經(jīng)失去現(xiàn)行效用，但其所有權(quán)依然屬于來源機(jī)關(guān)，文件中心只是接受來源機(jī)關(guān)的委托，代為保管其文件而已，在沒有得到來源機(jī)關(guān)的書面授權(quán)和當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門同意之前，文件中心無權(quán)對(duì)所保管的文件擅自進(jìn)行處理；因?yàn)槲募行氖且环N中間性檔案館，文件在中心保管一段時(shí)間后，其中具有永久保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案和電子檔案都要按規(guī)定向當(dāng)?shù)貒揖C合性檔案館移交。
在利用方面。文件中心在本質(zhì)上是服務(wù)性機(jī)構(gòu)，要把服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率作為評(píng)價(jià)政府文件中心工作水平的主要指標(biāo)。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該用企業(yè)的理念來運(yùn)作文件中心。像企業(yè)?樣管理中心，?個(gè)非常重要的前提就是要把文件來源機(jī)關(guān)當(dāng)作中心的客戶。為此，應(yīng)將成功企業(yè)的“客戶服務(wù)”理念，引入到政府的文件中心管理活動(dòng)之中。同時(shí)，為了提高服務(wù)效率，政府文件中心還應(yīng)當(dāng)努力采用現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)。由于文件中心所藏文件的所有權(quán)屬于來源機(jī)關(guān)，所以利用權(quán)自然也歸其掌握。換言之，文件利用的首要服務(wù)對(duì)象是來源機(jī)關(guān)，來源機(jī)關(guān)以外的其他部門或個(gè)人如需查閱，需先提交書面申請(qǐng)，在獲得來源機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)后，文件中心才能為其提供利用服務(wù)。但是，屬于政府信息公開范圍的文件和普發(fā)性文件，可直接向社會(huì)提供利用，不受上述限制。具體的服務(wù)途徑可以多樣化，如在中心內(nèi)接待查閱者、答復(fù)咨詢、網(wǎng)上信息傳遞、傳真復(fù)印件等。今后，我們應(yīng)注重運(yùn)用現(xiàn)代科技手段實(shí)現(xiàn)高效率的利用服務(wù)。美國華盛頓國家文件中心采用并推廣一套名為“中心信息處理系統(tǒng)”(CLPS)的應(yīng)用軟件。政府機(jī)關(guān)安裝上此軟件后，如需要文件中心提供文件信息咨詢，可以通過廣域網(wǎng)與該文件中心聯(lián)系，這是雙方最為便捷有效的溝通方式。如果不使用此軟件，查詢者則需填寫一份書面申請(qǐng)，送交中心參考服務(wù)部，服務(wù)部在24小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)。如需調(diào)卷，只要通過電話與該部門聯(lián)系，待案卷調(diào)出后，即可自行取回使用，如有緊急調(diào)卷要求，還可采用傳真或熱線電話告知該部門。文件使用完畢后，必須按原樣歸還。我國?些電子政務(wù)建設(shè)起步比較早的地方，在籌建中心時(shí)也可考慮采用電子服務(wù)型文件中心模式，它是基于電子網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件的，以整合政府各個(gè)部門文檔信息資源，并為政府各個(gè)部門和社會(huì)提供網(wǎng)絡(luò)文檔信息服務(wù)的機(jī)構(gòu)，可以作為目前我國電子政府建設(shè)的配套“組件”來設(shè)計(jì)。鑒于電子政務(wù)的工程技術(shù)人員和相關(guān)人員比較缺乏這方面的意識(shí)．所以，各地檔案部門應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)會(huì)，努力把數(shù)字文件中心的建設(shè)及時(shí)地納入到電子政務(wù)整體的建設(shè)架構(gòu)之中。
綜上所述，筆者認(rèn)為文件中心在中國的生存與發(fā)展是一種必然的趨勢(shì)，是對(duì)傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理單一模式進(jìn)行改革的有效途徑。國際檔案理事會(huì)曾就文件中心的運(yùn)行情況對(duì)幾十個(gè)成員國進(jìn)行調(diào)查，各成員國均對(duì)其經(jīng)濟(jì)、高效的優(yōu)點(diǎn)予以高度肯定，認(rèn)為文件中心是保存半現(xiàn)行文件的最經(jīng)濟(jì)、最令人滿意的現(xiàn)代新型文件管理機(jī)構(gòu)。當(dāng)前，我們不應(yīng)當(dāng)停留在無休止地建與不建的爭論上，而應(yīng)該正視文件中心的優(yōu)點(diǎn)，在結(jié)合本國實(shí)際的基礎(chǔ)上，勇敢地拿來為我所用，走出一條符合中國國情，并能體現(xiàn)中國優(yōu)秀檔案管理文化思想的道路，使文件中心在我國檔案工作中充分展現(xiàn)其獨(dú)特的魅力和旺盛的生命力。
參考文獻(xiàn)
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（牛角、樹人摘自《檔案學(xué)》2005年第4期）
