文書檔案的整理

1、  文書檔案的整理，就是將零散和需要進一步系統化的檔案，進行分類、組卷、排列、編目，使之有序化、條理化的工作。

2、  檔案整理工作的主要內容是：區分全宗、分類、組卷、卷內文件的整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。

3、  檔案館、檔案室的檔案整理工作的內容

檔案館、檔案室的檔案整理工作的內容要根據檔案的具體情況而定，通常有以下三種情況。

1）  系統排列；2）布局調整；3）全過程整理；

4、  文書檔案整理工作的原則

1）  要尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案文件之間的歷史聯系；

2）  要尊重和利用原有的整理基礎；

3）  要從便于保管和利用進行調整或加工；

5、  全宗的定義

全宗就是一個機關或著名人物在社會活動中形成的全部檔案。

整理檔案必須按全宗整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混在一起。

無論檔案室還是檔案館，凡保存兩個以上全宗的區分全宗是檔案分類的第一步，只有區分全宗，其他整理工作才能進行。

6、  構成立檔單位的條件

構成立檔單位是有條件的，主要條件是：

1）  可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文；

2）  是一個會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；

3）  設有管理人事的機構或人員，并有一定的人事任免權；

7、  個人檔案

個人檔案是對社會有突出貢獻或重要影響的個人形成的全部檔案，各為一個全宗。

8、  立檔單位的變化和全宗的劃分

在機構改革、精減中，一些機關單位的增設、撤銷、合并及名稱改變、職權范圍和隸屬關系的調整等情況是常有的，在這些變化中，屬于根本性變的，應產生新的立檔單位和全宗；屬于非根本性變化的，則不能成立新的立檔單位和全宗。

屬于下列情況的為根本性變化：

1）  政治性質變化、新舊政權更迭。

2）  政權更迭中，一些跨政權的企業、學校、文藝團體、政黨、宗教等組織，因其屬非政權性質的立檔案單位，其檔案一般仍為一個全宗，不宜將不同政權時期形成的檔案劃分作不同全宗。其中政治色彩較強，對政權依附較大的立檔單位（如軍事學院），其檔案分別構成全宗。

3）  一些機關基本職能發生變化，變化前后的檔案應各自成為全宗。

屬于下列情況的為非根本性變化：

1）  機關名稱變更；2）機關地址變遷；3）機關領導關系改變；4）機關內部機構增減；

4）  機關短期停止活動，以后有恢復；

9、  全宗的補充形式

檔案館中常常有許多檔案無法按全宗進行管理。為貫徹全宗原則，就須采取靈活的、變通的類似全宗的管理形式來處理。具體形式有三：

1）  聯合全宗；2）全宗匯集；3）檔案匯集；

    10、全宗的排列與編號

       全宗的排列，一般是指檔案庫房內固定全宗存放位置和排放順序。

       全宗的編號是給每一個館（室）藏檔案的全宗編一個固定的代號。這個代號叫做全宗號。

       全宗號和排放順序可以一致，也可以不一致。

    11、文書檔案的分類方法

       1）時間分類法；2）來源分類法；3）內容分類法；4）形式分類法；

12、1）案卷目錄的編制方法是：案卷目錄以全宗內的基本類目為單位進行編制，案卷目錄的條目必須按案卷的排列順序登陸，每本案卷目錄必須是從1號卷開始的完整系統。

2）案卷號只能采用自然整數（阿拉伯數字）序列進行編寫，不可用代字代碼。

3）檔號的編制要求是：檔號即檔案的編號，是全宗號、目錄號、案卷號和卷內文件所在的頁號或件號的合稱。