應(yīng)歸檔公文的整理和歸檔

1、  歸檔公文整理的準備工作

在整理歸檔公文之前，要做好以下準備工作：

1）  要明確立卷責任；2）要按照立卷的范圍把應(yīng)當歸檔的公文收集齊全、完整；

2）  編制歸檔公文的分類方案；

2006年12月18日國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

2、  歸檔公文的整理方法

目前我國歸檔案整理方法有立卷整理和按件整理兩種。

1）  歸檔公文的立卷整理

（1）立卷的要求；（2）立卷的方法；（3）進行卷內(nèi)文件排列；（4）進行卷內(nèi)文件編號；

       （5）編制卷內(nèi)文件目錄；（6）編制卷內(nèi)備考表；（7）進行案卷封面的編目；

       （8）案卷或公文的裝訂；（9）排列案卷；（10）編制移交目錄；

3、立卷的要求

   立卷的基本要求（即基本原則）是：按照文件形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的不同價值，使組成的案卷便于保管和利用。

   所謂保持間的歷史聯(lián)系，主要是講文件在來源、形成時間、內(nèi)容、形式等方面的聯(lián)系；立卷時應(yīng)根據(jù)不同價值來組卷，不要把不同保管期限的文件混在一起組卷。

3、  立卷的方法

立卷的方法是立卷所采取的方法、程序和手段的總稱。

1）  分類組合法；2）一事一卷立卷法；3）“適當分級”立卷法；4）“四分四注意”立卷法；5）“區(qū)分文件類型”立卷法；

   4、歸檔文件的分類

      1）年度分類法；2）機構(gòu)（問題）分類法；3）保管期限分類法；4）歸檔文件的復式分類與分類方案