一般情況下，歸檔文件整理大致需要收集文件、區分歸檔范圍、分年度、分類別、分級別、分保管期限、修整文件、裝訂、排列文件、文件編號、編制歸檔文件目錄、裝盒等程序。

    一、收集文件

    收集文件，就是根據黨和國家的有關規定，通過一定的方式和手續，把散存在機關內部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是確保整理工作質量的前提條件和物質基礎。收集齊全完整為其基本原則。

    二、區分歸檔和不歸檔材料的范圍

    （一）歸檔文件材料的范圍

    凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

    1、反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。

    2、機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。

    3、本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。

    4、其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

    （二）不歸檔文件材料的范圍

    1、上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

    2、本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。

    3、同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

    4、下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

    （三）機關之間分工歸檔的范圍

    為避免各機關檔案移交檔案館后文件材料的重復或遺漏，各單位之間必須明確的歸檔范圍。

    1、上級業務主管機關（部、廳、局）發來的文件，由隸屬下級機關歸檔，黨委、政府辦公室和非隸屬機關一般不歸檔。但對一些需要執行的政策性、法規性文件應歸檔。如干部管理條例、勞動工資規定、生活待遇標準等文件。

    2、上級業務主管機關召開的專業會議文件，由各隸屬下級機關歸檔，黨委、政府辦公室一般不歸檔。如黨委或政府領導參加了這類會議，并有重要發言，其印件和定稿（指領導發言稿）由黨委或政府辦公室歸檔。

    3、機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

    4、本機關領導人兼任外機關職務而形成的文件材料，由兼職單位負責歸檔。

    5、臨時機構形成的文件，由臨時機構負責歸檔，工作結束后，將檔案移交主管部門或同級檔案館。

    三、分年度

    分年度，就是區分文件材料的所屬年度，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。現行機關的歸檔文件整理工作，是按年度分開進行的，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。

    （一）一般文件，歸入文件制發年度（指文件最后的落款日期）

    （二）跨年度的文件，歸入文件內容所針對的年度

    四、分類別

    分類別，就是根據本機關文件的來源、時間、內容和形式上的異同，按照一定的方法，分成若干類別的過程。可分為組織機構分類法和問題分類法。

    組織機構分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進行分類。也就是按照立檔單位的內設機構，將整個全宗內的文件材料分成若干類別的方法。機關內有幾個機構，就設幾個類，機構名稱，就是類名。

    問題分類法，就是按照全宗內文件材料所記述和反映的問題分類的方法，即將記述和反映同一問題的文件集中，記述和反映不同問題的文件分開。

    五、分級別

    分級別，就是在保持文件之間有機聯系的基礎上，將上級機關、本機關、同級機關與不相隸屬機關和下級機關的文件材料分開整理。但對聯系密切的文件，如請示與批復等，不能為了分級別而將其分割開。

    六、劃分保管期限

    機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

    永久保管的文書檔案主要包括：  （一）本機關制定的法規政策性文件材料；（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；  （三）本機關職能活動中形成的重要業務文件材料； （四）本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等； （五）本機關機構演變、人事任免等文件材料；  （六）本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料； （七）上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料；  （八）同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

    定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機關一般性事務管理文件材料；（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；（六）上級機關制發的屬于本機關主管業務的一般性文件材料；（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；（八）同級機關、下級機關關于一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

    七、修整文件

    為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件材料逐件進行檢查，凡不符合要求的都要進行修整。修整的方法主要有：

    1、修裱破損文件。

    2、復制字跡模糊或易褪變的文件。

    3、去除易銹蝕的金屬物。

    4、超大紙張折疊。

    八、裝訂

    1、歸檔文件應以“件”為單位逐件進行裝訂。

    2、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；批轉或轉發文件在前，被批轉或轉發文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后；漢文本在前，少數民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊規定除外）；重要法規性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，樣本在前，定稿在后。

    3、裝訂時，左側裝訂，應將“件”內的各頁右側與下側（底邊）對齊。

    九、排列文件

    排列文件，就是根據事由或文件形成時間確定全宗內歸檔文件先后順序的過程。

    十、文件編號

    歸檔文件編號，指將歸檔文件在全宗中的位置，標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

    歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端居中空白位置。項目有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、類別名稱（機構或問題）等。

    十一、編制歸檔文件目錄

    編制歸檔文件目錄為檔案保管、鑒定、檢索、統計、編研等工作的開展提供基本條件，對其所列項目應逐項認真準確地填寫。

    要注意的是：

    （1）報表的責任者，應填寫填報單位；

    （2）聯合發文，責任者只填寫主辦單位；

    （3）問文與復文作為一件時，責任者只填寫復文單位即可；

    （4）文件上沒有題名或文件題名不能反映文件實質性內容的，可根據實際情況自擬題名，外加方括號[ ]填寫；

    （5）文件題名中以發文字號代替文件內容的，應據文件內容補充題名。

    十二、裝盒

    裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目等。