一、什么是干部人事檔案提供利用工作

干部人事檔案提供利用是指干部人事檔案管理部門～根據借閱、查閱干部人事檔案的規定和有關部門的工作需要～遵循規定的審批、辦理程序～提供干部人事檔案查閱、借閱或提供檔案內容中的有關情況和證明、證據材料的工作。

二、提供利用工作的意義

 1、是衡量干部人事檔案工作質量的重要標志

 2、是充分發揮干部人事檔案作用～直接為干部人事工作服務的手段

三、提供利用工作的原則

 一,建章立制～保證提供利用制度化

 二,嚴格范圍～規范操作程序

 三,安全保密～加強管理

 四,要求明確～方便利用。

 主要內容是:

 1、嚴禁隨意涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,

 2、不能擅自拍攝和復制檔案內容～如確因工作需要取證～必須提請主管檔案部門人員辦理,

 3、查閱、借閱檔案人員～不得向無關人員泄露或擅自公布檔案的內容～違者視情節輕重予以批評教育直至紀律處分,

 4、閱檔時～要愛護檔案～不得吸煙、喝茶～防止損毀檔案。

四、提供利用的范圍

一,從檔案利用的單位或部門考慮

根據《干部檔案工作條例》規定～干部人事檔案的利用單位必須是人員的主管單位或上級機關黨組織及組織人事、紀檢、行政監察部門～對于非主管單位和非上級機關的～一般不予提供。某些特殊情況確需通過干部人事檔案利用才能進行工作的一般指:

1、因與他人案件有密切關系的～或該人員是某史記、地方志中的重要人物或與史、志中的重要事件的直接有關～但因該人員病重、死亡等原因～不能口述提供的～以及其他特殊原因必須從其檔案中取得旁證材料,

2、政法部門等單位因偵查、審理和公證～必須通過干部人事檔案取得旁證材料的。

二,從檔案利用的目的考慮

  提供利用是為了研究或解決相關人員以下問題:

  1、干部人事工作,

  2、黨團組織的建設工作,

  3、有關部門的獎懲工作,

  4、政審、外調工作,

  5、紀律檢查、監察、公安、安全、審計部門的案件審理工作,

  6、社會出版機構、編史、修志、撰寫人物傳記、文藝創作、寫書等工作,

  7、干部,人員,死亡撰寫悼詞等工作。

三,從檔案利用的人員考慮

  1、根據利用干部人事檔案的人員要求～查閱干部人事檔案一般應是中共黨員,

  2、利用人員不得查閱本人的檔案～也不能查閱其親屬的檔案。

五、提供利用的方式

一,設立專門閱檔室

  1、有利于保證干部人事檔案的完整與完全,

  2、有利于干部人事檔案管理人員對利用人員的監督,

  3、有利于利用者得到干部人事檔案管理人員的指導和幫助,

  4、有利于提高利用效率～及時滿足多方面的提供利用。

二,特殊情況外借查閱

 一般不采用這種方式。但如有特殊情況～可考慮采用外借方式。在外借時～檔案管理人員必須嚴格辦理借閱和轉遞手續～采取限期歸還和定期催要等措施加以控制。外借使用期限一般掌握在15天內～到期未還的～干部人事檔案管理部門應及時催要或辦理續借手續。檔案不得擅自轉借他人。

三,提供證據或證明材料

指當利用者需要或在允許提供利用的范圍內～將干部人事檔案中的有關內容摘抄成單項材料～用以證明該人員的情況與有關事項。注意檔案材料中涉及到隱私的和不利外傳的內容～不能提供。

四,利用計算機信息數據庫提供檔案信息

1、可減輕干部人事檔案工作者和利用者的勞動強度,

2、便于對干部人事檔案原件的保護,

3、查閱的速度快～效率高,

4、可以提供多信息的綜合利用。

五,為來電咨詢服務

要搞好咨詢服務必須處理好兩個關系:

1、保密與服務的關系,

2、熱情與謹慎的關系。

六、提供利用的手續

一,在閱檔室查閱干部人事檔案的手續

1、認真填寫《查閱干部人事檔案審批表》～由單位負責人審核簽字并加蓋公章,

2、干部人事檔案管理部門審核批準。

二,借閱檔案的手續

1、填寫《查閱干部人事檔案審批表》～在查閱理由欄注明借閱的理由,

2、借閱檔案單位的負責人審核簽字～加蓋公章,

3、借出干部人事檔案時～干部人事檔案管理部門要認真登記～并由借閱人簽字,

4、干部人事檔案用畢歸還時～應及時在外借登記本上注銷。

三,提供證明材料的手續

1、統一填寫調查和索要證明材料的介紹信～派人或發函到干部人事檔案管理部門,外地,進行調查或索要有關材料,

2、干部人事檔案管理部門要嚴格按照干部人事檔案提供利用的規定進行審核～提供有關材料,

3、提供的證明材料寄出時,應作好詳細的登記,用機密件寄出。