權力運行風險表現：

風險①：形成檔案材料的部門未提供入檔材料，導致人員檔案材料缺漏；應歸入本人檔案的材料未入檔，不應該入個人檔案的材料裝入了人員檔案或擅自處理、銷毀檔案材料；形成檔案材料的部門送交歸檔材料不齊全、不完整、材料手續不齊備等；干部個人上交入檔材料；私自涂改、偽造的檔案材料被收集歸入個人檔案。
風險②：出于個人私情或接受當事人好處，私自涂改、抽取檔案材料；同名同性、同音異字的材料容易混淆；應歸檔的檔案材料丟失，造成人員檔案材料不齊。
風險③：檔案材料分類不準確、編排無序。
風險④：檔案目錄與檔案材料不一致。
風險⑤：裝訂不整齊，檔案材料易脫落。
風險⑥：檔案保管條件達不到相關規定，管理手段陳舊；沒有落實“六防”措施，導致檔案
因保管不當損壞；檔案擺放無規律，不便于查找，易造成檔案丟失；檔案管理人員私自攜帶人員檔案出檔案室，或者私自保管他人或自己的檔案；檔案管理人員泄漏檔案內容。
風險⑦：違規借出檔案，導致檔案安全問題發生；未按規定辦理檔案查閱手續，以個人名義查借閱人事檔案。
風險⑧：查閱者泄漏或擅自向外公布檔案內容；利用查借閱檔案涂改或損毀檔案材料。
風險⑨：借出檔案未及時歸還入庫。
風險⑩：未按要求辦理檔案轉遞手續。
風險⑾：個人攜帶檔案。
風險⑿：檔案轉遞后沒有及時跟蹤或接收部門無回執等造成檔案丟失現象。
防范措施：
1、按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的收集范圍，建立收集材料的聯系制度，及時掌握干部工作動態和信息，通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績、廉的材料；建立健全《干部人事檔案材料鑒別歸檔制度》，認真貫徹執行；形成干部人事檔案材料的部門，在形成材料后一個月內，按要求將材料送交主管干部檔案的部門歸檔，并按規定辦理人事檔案材料收集登記和交接手續；干部檔案材料必須由組織送交，干部本人送交的一律拒收；送交的材料必須真實準確、完整齊全、文字清晰、對象明確、手續完備。嚴格清除虛假不實檔案材料，嚴肅查處偽造制假行為，堅決擁護干部檔案的真實性。
2、檔案管理人員要嚴格遵守工作守則和廉潔自律規定，不得私自或允許他人涂改或從干部檔案中撤出材料；做好檔案材料的檢查核對工作，做到材料所屬人與檔案相符，避免檔案材料錯裝誤裝；檔案管理人員在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的保管，防止丟失檔案材料和泄漏干部檔案內容。
3、按照中組部《檔案整理工作細則》的要求和方法對檔案材料進行分類整理。
4、按照《干部人事檔案檢查核對制度》的要求，目錄的內容與檔案材料要保持一致。
5、檔案材料統一裝訂規格（條26公分，寬19公分），使用統一的檔案夾，確保裝訂整齊。
6、干部檔案庫房要達到規定面積要求，檔案必須存放于失質專用柜并按科學便利的順序擺放；采用計算機為主的現代化工具，充分利用數據庫和各種辦公軟件，實現人事檔案編目、檢索、統計等各基工作的自動化和現代化；干部檔案庫房必須符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫（“六防”）的要求，檔案管理人員每天應檢查并登記檔案庫房“六防”情況；保持檔案庫房整潔，不得在檔案庫房和檔案柜內存放無關物品，嚴禁無關人員進入檔案庫房；檔案管理人員不準攜帶檔案材料進入公共場所，不準私自保存他人和自己的檔案材料；加強檔案管理人員培訓，提高人員素質，明確崗位職責。
7、除干部死亡撰寫生平材料需要外，干部檔案一般不外借；如因其他工作需要必須借出使用時，要經檔案管理單位負責人批準，限期歸還；查借閱人事檔案必須以單位名義，查借閱單位應填寫《查借閱干部檔案審批表》，派2名黨員按照查借閱干部檔案的規定辦理審批手續；不得越級查借閱干部檔案。
8、查閱檔案只能在檔案查閱室內閱看，查閱結束后，及時將檔案歸入庫房；查借閱檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關制度，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換、污損檔案材料，不得泄漏或擅自向外公布檔案內容。
9、借出檔案經檔案管理單位負責人批準后，限期15日內歸還，到期未按時歸還者，管檔人員要及時催還歸檔入庫。
10、轉遞檔案必須按《干部檔案工作條例》規定的“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記。
11、個人檔案轉遞需嚴密包封，并在包縫加蓋檔案管理單位印章，通過機要交通或專人送取轉遞。
12、收到檔案的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。