干部人事檔案是干部人事管理實踐活動的產物，在干部人事工作中充分顯示了它的使用價值。它的作用主要表現在以下幾個方面：

     一是重要的依據作用。干部人事檔案是知人善任、選賢舉能的一個重要依據。由于干部人事檔案是在選拔、使用、考察、培養干部的工作過程中形成的，是干部德、能、勤、績情況的綜合記錄。因此，查閱干部人事檔案歷來是組織人事工作中對干部進行任免、調配、考察、審查等的一個重要程序和行之有效的工作制度。干部人事檔案為挑選干部、選拔人才、配備領導班子等工作起著重要的依據作用。

    二是可靠的憑證作用。干部人事檔案能為落實黨的政策，確定和澄清個人有關問題以及進行正常政治審查提供可靠憑證。干部人事檔案收存的材料形成于不同時期，材料上留有組織公章，當事人手跡或印鑒等具有法律效力的標志，能比較客觀地反映一個人以往各方面的狀況。因此，干部人事檔案能為落實政策、更改參加革命工作時間、確定職級待遇以及個人的年齡、學歷等有關問題提供可靠的憑證。

    三是準確的信息作用。作為人才信息縮影的干部人事檔案，在開發人才過程中占有重要的位置。干部人事檔案是貯存人才資源的信息庫，具有信息集中、系統、準確、全面的特點，能為干部人事工作提供各種有價值的信息。干部人事檔案部門通過檔案材料中貯存的性別、年齡、學歷等各種數據的統計和分析研究，能從中探索干部人事隊伍的總體變化情況以及規律，為領導決策干部人事工作提供有力的依據。

     四是珍貴的資料作用。干部人事檔案是研究和撰寫各類歷史人物傳記的珍貴資料。由于干部人事檔案是干部個人革命斗爭實踐的記錄，因此也是我黨歷史檔案資料的一個重要組成部份。它范圍廣泛，內容豐富，涉及面廣，在政治、經濟、軍事、文化等各個領域，與一定的歷史時期有著這樣或那樣的聯系。它以獨特的方式記載著當事人成長的道路和生平事跡，也涉及社會上許多重要事件和重要人物，具有很強的“時代痕”，更具有很高的史料價值。