會計核算材料的歸檔

(一)歸檔范圍 

        1．會計憑證

        2．會計賬簿

        3．財務報告

        4．其他核算材料

(二)歸檔時間

歸檔時間，是指會計機構將會計核算材料整理后向本單位檔案機構移交的時間。

檔案人員在執行歸檔時間時應該注意：

         1．每個單位應明確會計檔案具體的歸檔時間。

         2．每年年初，會計機構應把上一年度的會計檔案保管清冊(目錄)，先向檔案機構移交—份。

(三)歸檔要求

           1．歸檔的會計核算材料真實、準確。

           2．會計檔案屬于專門檔案，涉及法律和經濟責任，因此移交歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。

           3.  歸檔移交會計核算材料時，會計機構和檔案機構要逐卷認真清點，嚴格交接手續，雙方簽字。

(四)電算化會計核算材料的歸檔

會計電算化是指由會計人員操作會計軟件，使用電子計算機替代人工來完成會計工作的活動。

     1．電算化會計核算材料的歸檔范圍主要有三部分：

        (1)存儲在磁性介質或光盤上的會計核算數據。

        (2)打印輸出的紙質載體的會計核算材料(不能只保存不可見的磁性介質的核算數據)。

        (3)會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序。

      2．電算化會計核算材料歸檔的特殊要求

        (1)磁性介質或光盤等電子文件，應作防寫處理。

        (2)為了保證檔案的完整性、安全性，歸檔的會計核算數據

要進行雙備份，即歸入檔案機構的磁盤或光盤應是兩套。

        (3)打印輸出的紙質載體的會計核算材料，必須有經手人員和會計主管人員的簽字或蓋章，以保證其真實性、準確性。

          (4)打印輸出的紙質載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。