《規定》第一條指出，制定《規定》的目的是“為便于各級黨政機關和人民團體(以下統稱機關)正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用”。
制定《規定》的主要依據是《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關法規。《檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。《檔案法》第十五條規定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案”。《檔案法實施辦法》第十二條規定：“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定，應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔。”《機關檔案工作條例》第十六條規定：“機關檔案部門應根據國家的有關
規定，編制本機關或本專業系統的《檔案材料保管期限表》”。這些法規文件都是制定《規定》的法律法規依據。
制定《規定》的主要依據是《中華人民共和國檔案法》及《中華人民共和國檔案法實施辦法》和有關法規。《檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。《檔案法》第十五條規定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案”。《檔案法實施辦法》第十二條規定：“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定，應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔。”《機關檔案工作條例》第十六條規定：“機關檔案部門應根據國家的有關
規定，編制本機關或本專業系統的《檔案材料保管期限表》”。這些法規文件都是制定《規定》的法律法規依據。
來源: 中國檔案出版社
