（甘肅省財政廳、甘肅省檔案局印發(fā)  甘財辦〔2003〕12號）

一、會計憑證封面、備考表、包角紙、憑證盒的規(guī)格、項目設(shè)置及填寫規(guī)范。

（一）封面

１、規(guī)格：長２６０mm,寬１４０mm.

２、項目設(shè)置與樣式：見附件１。

３、填寫方法：

（1）上端"會計檔案”前面空白處，填寫產(chǎn)生會計檔案的單位名稱或通用簡稱，如："甘肅省財政廳”、"中共甘肅省委辦公廳”等。填寫方法根據(jù)實際情況選用下列兩種方法中的一種：①如需求量較大，可由廠家直接把單位名稱印制上去；②如需求量較小，則刻制大小適當?shù)臈l形單位名章加蓋上去以求整齊美觀。

（2）"立卷部門”項：填寫本單位財務(wù)機構(gòu)名稱，如"財務(wù)處”、"財務(wù)股”、"財務(wù)室”等。

（3）"類別”項：應(yīng)填寫"會計憑證”，因己統(tǒng)一印好，不必再填。

（4）"案卷名稱”項：如果本單位使用的是通用記賬憑證，則后面己印好"會計憑證”字樣，不必再填寫；如果本單位使用的是分類的記賬憑證，則根據(jù)分類在"會計憑證”字樣后的括號里填寫"收款”、"付款”或"轉(zhuǎn)賬”等字樣，以示區(qū)別。

（5）"起止日期”項：填寫本冊會計憑證中第一張記賬憑證的日期和最后一張記賬憑證的日期，年、月、日均不得省略。

（6）"憑證編號”項：填寫本冊會計憑證第一張記賬憑證的編號和最后一張記賬憑證的編號，如只有一張則只在"至第號止”處填寫本張編號。

（7）"保管期限”項：根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定填寫"永久”或具體時間，不得寫成"長期”、"短期”字樣。

（8）"冊數(shù)”項：填寫本月會計憑證的總冊數(shù)和本冊會計憑證在本月的排序編號。

（9）"歸檔號”項：填寫本冊會計憑證在本年度所有會計憑證中的排序編號。

（10）"全宗號”項：填寫有關(guān)檔案館給本單位檔案確定的代號。如未確定，暫不填寫。

（11）"目錄號”項：填寫登記本冊會計憑證的目錄本的編號。

（12）"案卷號”項：填寫本冊會計憑證在本單位檔案室內(nèi)全部會計憑證或某一時間段內(nèi)所有會計憑證中的排序編號。

（13）"財務(wù)主管”項：由本單位財務(wù)主管人員簽名或蓋章。

（14）"會計”項：由本單位會計人員簽名或蓋章。

（15）"裝訂”項：由具體裝訂本冊會計憑證的人員簽名或蓋章。

（二）備考表

1、規(guī)格：長２６０mm, 寬１４０mm.　

2、項目設(shè)置與樣式：見附件２。

3、填寫方法：

（１）"本卷需要說明的情況”項：記載整理時或日后保管查閱過程中遺留、出現(xiàn)的問題，以備查考。如無問題，則本欄不填寫 。

（２）"財務(wù)主管”項：整理好的會計憑證由財務(wù)主管檢查合格后由其簽名或蓋章。

（３）"裝訂人”項：由整理裝訂人員簽名或蓋章，以示負責。

（４）"年　月　日”項：由立卷人填寫本冊憑證整理裝訂完畢時的日期。

（三）會計憑證包角紙

1、規(guī)格、項目設(shè)置與樣式：見附件３。

2、裝訂要求最厚不超階級過２５mm.　　

3、填寫方法：

（１）"年　月”項填寫本冊會計憑證產(chǎn)生的年、月，應(yīng)與封面"起止日期項”相同。

（２）"憑證編號”項：與封面"會計憑證編號”項相同。

（３）"案卷號”項：與封面"案卷號”相同。

（四）憑證盒

1、規(guī)格：長２６５mm，寬１４５mm，厚６０mm。

2、項目設(shè)置與樣式：見附件４。

（１）"全宗號”項：與會計憑證封面對應(yīng)項目相同。

（２）"目錄號”項：與會計憑證封面對應(yīng)項目相同。

（３）"年?月”項：填寫盒內(nèi)所裝會計憑證所屬年、月，如"2003?5”等

（４）"憑證編號”項：如盒內(nèi)裝一本會計憑證，該項填寫與會計憑證封面對應(yīng)項目相同；如盒內(nèi)裝數(shù)本會計憑證，該項填寫第一本憑證的起號與最后一本憑證的止號。

（５）"案卷號”項：如盒內(nèi)裝一本會計憑證，該項填寫與會計憑證封面對應(yīng)項目相同；如盒內(nèi)裝數(shù)本會計憑證（裝盒不跨月），該項填寫排序第一本與最后一本的案卷號，如"１－３”、"２０－２２”等。

二、會計賬簿、財務(wù)報告的封面、備考表（封底）和會計賬簿、財務(wù)報告卷盒的標準及填寫規(guī)范。

（一）封面

１、規(guī)格：

（１）會計賬簿封面：（A4）長295mm，寬210mm。

（２）財務(wù)報告封面：（A3）長420mm，寬297mm。

２、項目設(shè)置與樣式：見附件5、6。

３、填寫方法：

（１）上端"會計檔案”四字前面空白處填寫方法與會計憑證封面的填寫方法"（１）”相同。

（２）"立卷部門”項：與會計憑證封面的填寫方法"（２）”相同。

（３）"類別”頂：根據(jù)情況填寫"會計賬簿”、"財務(wù)報告”或"其他”字樣。

（４）"案卷名稱”項：是會計賬薄時填寫會計賬簿的名稱，如"現(xiàn)金日記賬”、"總賬”、"固定資產(chǎn)賬”等；是財務(wù)報告時填寫財務(wù)報告的名稱，如"２００１年１－６月會計報表”、"２００１年水利廳直屬單位年度財務(wù)報告”等；是其它類時，根據(jù)具體材料擬寫案卷名稱。

（５）"起止日期”項：是會計賬簿就填寫該賬簿啟用的年月日和最后一筆賬登記的年月日；是財務(wù)報告就填寫該報告（報表）的起止日期；如只有一個日期則填寫在"至　年　月　日止”欄。

（６）"卷內(nèi)頁數(shù)”項：填寫賬簿或報告的總頁數(shù)，正面有數(shù)據(jù)的在右上角編頁號，　背面有數(shù)據(jù)的在左上角編頁號；自"1”編起，不論薄厚，一本賬編一個順序號；如賬簿己印好頁碼的不再重編；財務(wù)報告按組成的卷一卷編一個順序號，編頁號方法與賬簿相同。

（7）"保管期限”項：按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，填寫"永久”、"25”、"15”、"10”、"5”、"3”等字樣，不得寫成"長期”或"短期”。

（8）"全宗號”項：與會計憑證封面對應(yīng)項目相同。

（9）"目錄號”項：填寫登記本卷會計檔案的目錄本的編號。

（10）"歸檔號”項：填寫本卷會計檔案在本年度本類別中的排序編號。

（11）"案卷號”項：填寫本卷會計檔案在本類別中總的排序編號或在本類某一時間段內(nèi)的排序編號。

（二）卷脊（折疊式，印制時與封面、備考表合為整體）

1、規(guī)格：寬與相應(yīng)的會計賬簿、財務(wù)報告的封面的寬相同，卷脊厚度分為10mm、15mm和20mm三種，各單位根據(jù)實際需要選用。折疊線距統(tǒng)一寬度為20mm.

２、項目設(shè)置與樣式：見附件５、６。

３、填寫方法：與封面各對應(yīng)項目相同。

（三）備考表

1、規(guī)格：

（1）會計賬簿：（A4）長295 mm ，寬210mm 。

（2）財務(wù)報告：（A3）長420mm ，寬297 mm。

２、項目設(shè)置與樣式：見附件2。

３、填寫方法：與會計憑證和備考表相同。

（四）會計賬簿、財務(wù)報告卷盒

1、會計賬簿盒規(guī)格：高310 mm ，寬220 mm ，厚分為20mm 和40 mm兩種，凡是大于A4標準的會計賬簿，一般折疊為A4標準后裝盒。

2、財務(wù)報告盒規(guī)格：長430mm ，寬310mm ，厚分為20mm 和40mm兩種。

3、封面和盒脊項目的設(shè)置及樣式：見附件7、8。

4、封面和盒脊各項目填寫方法：

（1）"單位名稱”、"年度”、"保管期限”、"全宗號”、"目錄號”的填寫，與盒內(nèi)所裝檔案的封面各對應(yīng)項目相同。

（2）"歸檔號”項：如盒內(nèi)裝一本，按封面對應(yīng)項目填寫；如盒內(nèi)裝有數(shù)本，則按順序?qū)懗?quot;幾至幾”，如"1-2”、"3-5”等。

（3）"案卷號”項：填寫方法同"歸檔號”項。

（4）盒脊項目填寫與盒面各對應(yīng)項目相同。

三、"其它類”會計檔案整理時，根據(jù)實際情況使用會計賬簿、財務(wù)報告或會計憑證的卷皮、備考表和卷盒，以統(tǒng)一使用一種為宜。

四、成批的特厚、特大或特小的非標準會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等，可根據(jù)實際確定封面、備考表、卷脊、卷盒的規(guī)格，但其項目設(shè)置和樣式應(yīng)與本標準相應(yīng)規(guī)定相同。

五、會計檔案案卷目錄的標準及填寫規(guī)范。

（一）規(guī)格：長295mm ，寬210 mm 。

（二）項目設(shè)置與樣式：見附件9。

（三）填寫方法：

1、按照整理好的會計檔案逐冊逐卷進行登記。

2、"案卷號”、"歸檔號”、"案卷名稱”、"起止日期”、"保管期限”各項，按照整理好的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告或其他類案卷封面上的對應(yīng)項目抄錄，不得有變。

3、"卷內(nèi)頁數(shù)或憑證編號”項：如登記案卷是會計賬簿或財務(wù)報告（報表）等，此項按照案卷封面的"卷內(nèi)頁數(shù)”項抄錄；如所登記案卷是會計憑證，則此項按照會計憑證封面的"憑證編號”項抄錄，如"1-25”、"26-50”等。

4、"備注”項：簡要填寫本卷存在的問題或需要說明的事項，無則不填。

六、 印制會計檔案卷皮、卷盒、備考表、目錄表格的用紙標準。

（一）會計賬簿、財務(wù)報告、會計憑證所使用的封面 、備考表以及會計憑證的包角紙，統(tǒng)一采用柔韌性好的120 克的牛皮紙印制。

（二）會計賬簿、財務(wù)報告、會計憑證所使用的卷盒，統(tǒng)一采用700克 無酸紙板印制。

（三）會計檔案案卷目錄表格采用70克白色雙膠紙印制。