（甘肅省檔案局2002年3月4日發布  甘檔發〔2002〕16號）

    第一條  為適應檔案管理現代化需要，規范機關單位歸檔文件整理方法，提高工作效率，依據《歸檔文件整理規則》（中華人民共和國行業標準DA/T22—2000），結合我省實際，制定本《細則》。

    第二條  本《細則》適用于全省各級黨政機關、人民團體和其他社會組織在其職能活動中形成并己辦理完畢，作為文書檔案保存的紙質文件材料的整理。

    第三條  本細則規定了歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列具體整理方法。

    第四條  歸檔文件的整理單位

（一）歸檔文件以"件”為單位進行整理，一般以一份文件為一件；

（二）文件的正本與定稿合為一件；

（三）正文與附件合為一件；

（四）原件與復印件合為一人件；

（五）轉發文與被轉發文合為一件；

（六）同一年度內相關的請示與批復、報告與批示、函與復函各合為一件，跨年度的各為一件；

（七）文件處理單與相關文件合為一件；

（八）報表、名冊、圖表、介紹信存根、會議記錄等按其本來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件。

第五條  歸檔文件的裝訂

（一）凡歸檔文件統一按"件”進行裝訂。

（二）裝訂文件之前，應先檢查其是否齊全完整。有缺張少頁或附件等不齊全的應設法補齊，有破損的應予修整，有字跡模糊或易褪變的應予恢復或復制，重要的傳真件必須復制，裝訂邊太窄的應適當加寬，紙張大于A4標準的應按A4標準進行折疊或裁切，紙張小于16開標準的應按A4標準進行背貼。在進行上述工作的同時，要注意剔除多余的重份文件和不必要的復制件。

        （三）一份文件由幾部分組成，裝訂時按下列方法排序：

    1、正本在前，定稿在后；

    2、正文在前，附件在后；

    3、原件在前，復制件在后；

    4、轉發件在前，被轉發件在后；

    5、請示與批復作為一件時，批復在前，請示在后；

    6、不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；漢文文本在前，少數民族文字文本在后；原文本在前，譯文本在后；

7、文書處理單需保留的，置于相關文件之前，按文件首頁對待。

（四）裝訂文件時盡量把四邊都取齊，至少把左邊與下邊分別對齊。

（五）列為短期保存的文件及本來己裝訂成冊的刊物、書籍、會議記錄、介紹信存根、報表、名冊等，可以保持原貌，不再拆開重新裝訂。

（六）列為永久和長期保存的文件，采用不銹鋼夾或線繩進行裝訂。使用不銹鋼夾裝訂時，為減少厚度，單號文件（指在盒內的排列順序號）在左上側2厘米處裝訂，雙號文件在左上側4厘米處裝訂，一份文件使用一個鋼夾；使用線繩裝訂時，統一采用"三孔法”在距左側邊沿1.2厘米處裝訂，中孔取紙張的中點，上下孔各距中孔7厘米。文件太薄，如不便于使用鋼夾或線繩裝訂時，可使用少量膠水按"三孔法”裝訂的位置逐頁粘貼；文件過厚不便于使用鋼夾時，可采用"三孔法”進行裝訂。

    第六條  歸檔文件的分類

（一）一個單位歸檔文件的分類，可視具體情況采取下列兩種方法中的一種：

    1、"保管期限—年度—機構”分類法

此法適用于內部機構較多、分工較細、文件量大的單位，其具體操作方法是：第一步，把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內的文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結束的年度；第三步，把同一保管期限內各年度的文件按單位的內部機構分開。具體如附件一所示。

2、"保管期限—年度—問題”分類法

此法適用于內部機構較少、分工較粗、文件量小的單位。其具體操作方法是：第一步，把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內的歸檔文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時性工作等類似情況結束的年度；第三步，把同一保管期限內各年度的文件材料按問題分開。具體如附件二所示。

（二）一個單位的歸檔文件在整理時，須先制定出分類方案。

分類方案確定之后．在單位無大變化的情況下，應保持相對穩定，不宜大動。

第七條  歸檔文件的排列編號

（一）歸檔文件在分類方案的最低一級類目內進行排列。

       （二）一般按照文件的形成時間或文號的先后順序排列。

       （三）同一事由、同一事件或同一問題的文件按形成的時間順序或重要程度進行排列。

       （四）不同事由、不同事件、不同問題的文件材料，按事由、事件或問題結束的時間順序、共同屬性或重要程度進行排列。

       （五）會議文件、統計報表等成套性文件材料應分別集中排列在一起。

       （六）因故在整理時未能及時歸檔的文件，歸檔后可將其排列在相應類別的最后，并在備考表中加以說明。

       （七）所有文件按要求裝訂、分類、排列完畢之后，即應進行編號，以固定分類、排列次序：

       l、編頁號：正面編在右上角，背面有文字圖表的編在左上角，每份文件均從"1”開始編寫頁號。

      2、編件號：按照歸檔文件的分類體系和排列順序逐件編寫在歸檔章的相應欄目內。具體編法參見附件一、二。

      3、加蓋并填寫歸檔章：在每份文件首頁上端靠右的空白處加蓋歸檔章并填寫各項目（確有特殊情況者可酌情處理）。歸檔章的規格、欄目設置和欄目的填寫方法，參見附件三。

    第八條  編制歸檔文件目錄

        （一）凡歸檔文件在裝訂、分類、排列、編號完畢后，即應根據相應的分類體系和排列編號順序逐件編制歸檔文件目錄。

        （二）采用第一、二種分類方法的單位，根據其機構或問題類別的排序，按永久、長期、短期各一個流水號，分別編制歸檔文件目錄（參見附件一、二）。

    （三）無論采用哪一種分類方法，編制歸檔文件目錄時，遇到不同的機構、問題類別或年度時，均新起一頁再連續編寫。遇到不同的機構、問題類別或年度起新頁時，應在"題名”欄第一行正中顯著地標出機構名稱、問題類名或具體年度，"如人事教育處”、"行政管理類”、"2002年”等。

    （四）凡不進館檔案編制歸檔文件目錄一式兩套，一套作為備查，一套作為日常查檔使用。如系進館檔案，則再增加一套，以備日后向檔案館移交檔案時使用。

        （五）歸檔文件目錄為豎式，具體樣式與規格如附件四所示，各項目的填寫方法如下：

l、件號：填寫歸檔章內的"室編件號”：

2、責任者：填寫制發文件的機關或個人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準，機關應填寫全稱或通用簡稱；

3、文號：填寫文件的發文字號，包括代字、年度和文件發出的順序編號，一般不得省略其中的某一部分；

4、題名：照錄文件標題，不得省略或變更。無標題或標題不能揭示文件內容的文件，要自擬標題填寫，外加"[ ]”以示自擬。

       5、日期：填寫文件的形成時間，一般以落款為準，以8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2001年5月2日，2001年11月8日，分別標注為20010502和20011108。

       6、頁數：填寫每份文件的總頁數，總頁數以每份文件的最后一個頁號為準。

7、備注：必要時簡要注釋文件需要說明的某一特殊情況，需要說明的內容較多時應填寫在備考表內。

（六）歸檔文件目錄編制好后，應按套分別裝訂成冊。

1、每本目錄均應自"l”開始統一編寫頁碼，以便于檢索。

2、每本目錄的厚度不超過2厘米。

3、每本目錄裝訂時均要使用統一樣式的歸檔文件目錄封面（參見附件五），封面各項目填寫的方法要求如下：

a、全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱；

b、年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度，如："2001”、"200l—2003”等；

c、保管期限：根據目錄中所登文件的保管期限，直接填寫永久、長期或短期。

       d、"機構（問題）”：采用本《細則》分類編號方法整理歸檔文件，此欄不填寫。

第九條  歸檔文件裝盒

    （一）采用第一、二種分類方法排列、編號、編目的單位，按照永久、長期、短期三個編號順序分別裝盒，裝滿為止。一個機構或問題的歸檔文件比較多，可以按排列順序單獨裝一盒或幾盒；幾個機構或類別的歸檔文件都比較少，可以按排列順序合裝一盒；但同一個機構或類別的文件一般不跨盒存放（除非量很大）不同保管期限的文件不得混合裝盒。

    （二）一盒文件裝好后，即應在文件后面放置備考表。備考表的規格、式樣參見附件六，所設各項目的填寫方法如下：

l、盒內文件情況說明：填寫盒內歸檔文件需要說明的情況。包括文件的齊全完整程度、損壞情況以及整理歸檔后修改、補充、移出、銷毀的情況等。

      2、整理人：填寫整理歸檔文件人員的姓名。

      3、檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質量人員的姓名。

      4、日期；填寫歸檔文件整理完畢的日期。

    （三）檔案盒封面樣式及規格參見附件七、八、九。如果檔案盒立式存放，盒脊采用附件八所示式樣及規格；如果檔案盒臥式存放，盒底采用附件九式樣及規格。

    （四）檔案盒封面和盒脊（底）各項目的填寫方法如下：

l、全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱。

2、全宗號：按同級國家綜合檔案館給定的全宗號填寫，未給全宗號的暫時空置。

       3、年度：填寫盒內歸檔文件的形成年度。

       4、保管期限：填寫盒內歸檔文件的所屬保管期限，用漢字全稱書寫，即"永久”、"長期”或"短期。

5、機構（問題）：如本單位每個內部機構或問題類別的文件比較多，可以單獨裝滿盒，此項則填寫；如本單位每個內部機構或問題類別的文件比較少，多數盒都裝了若干個內部機構或問題類別的文件，則此項不填寫。

6、起止件號：在室編欄填寫盒內歸檔文件排列最前和最后的文件件號，期間用—號連接，館編欄空置。

7、盒號：在檔案移交進館時按進館要求編制。

第十條  工業企業、科技事業單位的文書檔案，可以延續原分類方法，也可采用本《細則》的分類方法，但裝訂、排列、編號、編目、裝盒等具體整理方法應與本《細則》相一致。

    第十一條  凡歸檔文件整理所用的各種材料，均應符合國家有關檔案保護的規定，整理過程中應最大限度地維護歸檔文件的原貌，不使其受到損壞。

    第十二條  本《細則》未及事項以《歸檔文件整理規則》為準。

    第十三條  本《細則》自2002年1月1日起施行，由甘肅省檔案局負責解釋。

附件：

    1、"保管期限—年度—機構”分類法示意圖；

    2、"保管期限—年度—問題”分類法示意圖；

    3、歸檔章規格、項目設置及各項目填寫示意圖；

    4、歸檔文件目錄表格式樣及規格示意圖；

    5、歸檔文件目錄封面式樣及規格示意圖；

    6、備考表式樣及規格示意圖；

    7、檔案盒封面式樣及規格示意圖；

    8、立式放檔案盒盒脊式樣及規格示意圖；

    9、臥式放檔案盒盒底式樣及規格示意圖。

                                                                                             二00二年二月