2016年5月26日，市檔案局印發了《重慶市歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》），為了便于理解和執行，特作如下簡要解讀。

一、《規則》以規范性文件印發，具有較強的執行力

根據《重慶市檔案收集管理辦法》第十七條“各立檔單位在移交檔案前，應當按照相關業務規范，對檔案進行規范化整理，以達到移交進館要求；市和區縣（自治縣）國家綜合檔案館在接收檔案進館前，應當對接收檔案的整理質量進行檢查，確認合格后才能接收進館。如不符合接收進館要求的，應當提出具體的整改意見，待移交檔案達到進館要求后方能接收”，為明確規范性整理的具體要求和質量，執行好市政府的上述規定，《規則》對整理要求進行了詳細的羅列。《規則》作為歸檔文件整理的規范性文件，是我市各級檔案行政管理部門進行業務指導的依據，也是我市各級國家綜合檔案館接收檔案的質量標準，各立檔單位應當以此為遵循，對檔案進行規范化、標準化整理。

  二、《規則》將機關團體和企事業單位歸檔文件整理要求整合，實現全市歸檔文件整理標準統一

《規則》第二條規定：“本規則適用于重慶市各級機關、團體、企業事業單位和其他社會組織，以及經其上級確定、列入地方國家綜合檔案館接收范圍的單位對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。其他有特殊規定的，從其規定。”這一規定明確了三層含義：一是凡納入我市各級國家綜合檔案館接收范圍的單位，必須按照《規則》整理文書檔案；二是其他門類檔案可以參照本規則進行整理；三是法律法規和效力高于本規則的規范性文件對歸檔文件整理有特別規定的按特殊規定執行。

三、適應新形勢，《規則》對歸檔文件整理提出了新要求

（一）提出電子文件整理要求。《規則》第三條指出本規則中“歸檔文件”是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。《規則》第十六、十七、十八條明確歸檔電子文件整理應當按照紙質歸檔文件整理有關要求進行組件、分類、排列、編號、編目，應當使用電子歸檔章或者條形碼等形式在歸檔電子文件上標識檔號。這些規定明確了歸檔電子文件整理方法和要求，有利于提高歸檔電子文件整理質量。

（二）調整了分類方法。近幾年來，我市機關團體實際上一般采用“年度-保管期限”分類方法，企業事業單位一般采用了“年度-大類（類別）”或者“大類（類別）-年度”的分類方法。《規則》第十條規定歸檔文件一般采用“年度-保管期限”的方法進行兩級分類，也可以采用“年度-機構（問題）-保管期限”的方法進行三級分類。采取兩級還是三級分類，由立檔單位根據本單位內設機構多少和歸檔文件數量自行決定，立檔單位分類方法確定之后，務必保持每年分類方法一致，不得隨意變更。

（三）提出編寫檔號要求。檔號是在文件整理過程中賦予其體現歸檔文件類別、排列順序的一組字符代碼，是歸檔文件的“身份證”。編制檔號是對檔案進行規范管理的基本要求，也是對不同類型檔案進行統一管理的重要前提。為歸檔文件確定檔號，既是檔案管理（接收、保管、利用、統計、檢索等）的需要，也是大數據時代，適應檔案信息化，實現檔案資源高水平、多樣式開發利用的需要。《規則》第十二條規定歸檔文件應按照分類方案和排列順序逐件編寫檔號，并結合重慶實際，列舉了兩種分類方案的檔號結構格式。根據分類方法不同，檔號結構中包括了全宗號、檔案門類·年度、保管期限、機構（問題）、件號等項目，符合檔號編制“唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性”的原則，使檔號發揮對歸檔文件進行具體識別的功能。

（四）調整歸檔章項目。歸檔章是紙質文件材料歸檔的標志，具有重要作用。《規則》設計的歸檔章在盡量保持原格式的基礎上，設置了全宗號、門類·年度、機構（問題）、保管期限、件號、頁數等6個項目，其中機構（問題）為選擇項目，由立檔單位按照本單位檔案分類方案設置歸檔章項目。關于歸檔章的制作，《規則》規定歸檔章的總規格為66mm×18mm，由立檔單位按照填寫方便的要求自行調整項目間距。

（五）編目中設置了檔號項目。編制檔號是《規則》一個重要的新內容，歸檔文件目錄應當按照檔號順序逐一對應編制。表面看，按檔號順序編目比按件號順序編目增加了錄入檔號的工作量，實際上在使用檔案管理軟件或手工錄入時，檔號可以自動生成或通過復制粘貼更改件號形成，并不會增加工作量。

（六）明確了整理流程。《規則》明確紙質歸檔文件整理包括組件（件的組織）、修整、裝訂、編頁、分類、排列、編號、編目、裝盒和排架等程序，并對紙質歸檔文件整理按照流程逐一規范、詳細規定；首次提出歸檔電子文件整理應當同紙質歸檔文件一樣進行組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，有利于提高歸檔電子文件整理質量；明確歸檔電子文件整理中格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等按照有關已有規范和標準執行。對歸檔文件的整理提出詳細、明確、具體的操作流程，便于基層歸檔文件整理者理解掌握和使用《規則》，有利于文件整理標準的統一。

（七）調整了檔案盒式樣。《規則》對檔案盒封面和脊背項目作了調整。檔案盒封面取消了除全宗名稱外的其他項目，這一規定考慮了檔案盒脊背項目已揭示了盒內檔案的檔號信息，不必重復填寫；檔案盒脊背設置了文書檔案、全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號等7個項目，相比原檔案盒增加了檔案門類、“機構（問題）”，不再保留室編、館編件號，調整為起止件號。采用兩級分類方案的，機構（問題）項空置不填。《規則》對檔案盒的制作材料、外形尺寸及樣式進行了規定，但未就檔案盒有關項目設置進行具體規范，為了實現全市檔案裝具相對固定和統一，我們對檔案盒樣式及規格進行了規范，詳見附圖。

四、關于《規則》中幾個具體細節的操作說明

（一）關于裝訂。《規則》第八條規定永久和30年保管期限的歸檔文件用線或不銹鋼訂書釘裝訂，10年保管期限的歸檔文件也可用普通訂書釘、封套裝訂。并指出用線裝訂是指文件頁數較多時，使用“三孔一線”裝訂。執行這一規定，一，要求在確保訂書釘質量滿足檔案長期保管需要的前提下，永久和30年保管期限的歸檔文件原則上在左側（縱向文件）或者上邊（橫向文件）使用2顆不銹鋼訂書釘裝訂；二，一般情況下10年保管期限的歸檔文件可以保持原裝訂方式不變，但是在組件過程中多份文件組成一件的應當去除每份文件原裝訂物，重新裝訂，且同一保管期限歸檔文件的裝訂方式保持一致；三，用線裝訂包括縫紉機裝訂和“三孔一線”裝訂，如使用縫紉機裝訂，應避免或減少對檔案的損傷，并便于檔案拆裝；在文件頁數較多的情況下，采用“三孔一線”裝訂。

（二）關于編頁。國家檔案局修訂后的《歸檔文件整理規則》提出編制頁碼的新要求，主要是考慮了歸檔文件在組件中包括了文件處理單、發文稿紙等其他件內文件，不統一編制頁碼可能會影響到檔案齊全、完整，給檔案安全帶來隱患，加之只填寫頁數容易出錯，查驗時需要重新數頁和計算，不便于檔案管理。《規則》貫徹了國家規定，第九條規定歸檔文件以件為單位，在有圖文的頁面從“1”開始逐頁編制頁碼，頁碼標注位置應在歸檔文件正面右上角或者背面左上角的空白位置。同時明確歸檔文件原編頁碼與擬編頁碼相同的，可不另編頁碼。為了盡量減少整理歸檔文件的工作量，下面幾種情況在編頁時采取折衷的辦法處理：對于已經印制成冊并編有頁碼的，可不再另編頁碼，只在統計頁數時計算全部有效圖文頁面（包括封面、封底、序言、目錄等）；對于一份本身較厚有連續頁碼的文件，只是在前面增加了文件處理單的，可不再另編頁碼，但在統計件內頁數時應當加上處理單頁數；對于正本、發文箋、定稿為一件的或者其他幾件合為一件的，可保留正本或第一份文件頁碼，在發文箋、定稿或者后附文件的頁面正面右下角或背面左下角重新續編頁碼。關于頁碼編制位置，同一單位歸檔文件編頁位置應統一，原采用正面右下角、背面左下角編頁的，可按原方式編頁。

（三）關于編目中有關問題的處理。一是責任者錄入。3個以內（含3個）單位聯合發文，責任者項全部照錄；3個以上單位聯合發文，責任者項填寫主辦單位和2個主要單位，后面加“等”，主辦單位指文號所屬單位，主要單位指與文件內容密切相關的單位，立檔單位是責任者的必須錄入。二是題名擬寫。題名擬寫一般照錄文件原標題。3個以內（含3個）單位聯合發文，鑒于責任者項已全部錄入，擬寫題名時可以省略責任者；3個以上單位聯合發文，鑒于責任者項未全部錄入，加之此類文件數量不多，擬寫題名時應將責任者全部錄入。沒有標題、標題不規范、或者標題不能反映文件內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[]”予以標識。為使題名擬寫規范統一，自擬題名應當符合題名擬寫的一般要求，內容正確，要素齊全。文件沒有題名的，依據其內容擬寫題名，外加“[]”號；文件題名不能揭示文件內容的，原題名照錄，并根據其內容另擬題名附后，在另擬題名外加“[]”號，例如:通知[共青團中央關于紀念一·二九的通知]；會議記錄、紀要應簡要羅列主要議題，職務任免、表彰獎勵、工資福利、人員處分等文件涉及本單位或本單位人員的，應在文件題名中體現，外加“[]”號；來（去）文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來（去）文內容，是為了揭示和反映件內文件的因果關系，并在擬寫題名外加“[]”號，例如：[重慶市檔案局關于某區檔案館延期開放檔案的批復及某區檔案館請示]、[重慶市人社局關于市檔案館檔案專業技術職務崗位設置的復函及重慶市檔案局函]。

（四）關于施行時間。《規則》第二十條規定自2016年7月1日起施行。鑒于立檔單位上年的歸檔文件整理工作通常是在次年6月底前完成，因此，按《規則》規定時間，或從整理2016年歸檔文件起施行；目前已按原方法整理了的2016年的歸檔文件，除歸檔章外，其余各項均應按照《規則》整理。

附圖

檔案盒樣式及規格