有害氣體和灰塵都會對檔案制成材料產生破壞作用，如增加紙張的酸度，降低紙張強度，污損檔案、傳播霉菌，同時還引起檔案頁面磨擦，使耐酸性較差的字跡（如復寫紙等）發生不同程度的褪色。要想保護檔案，應采取以下幾種措施：
      1、正確選擇檔案庫房的地址是防止有害氣體與灰塵的經濟而有效的辦法。檔案庫房的地址應選擇在不產生大量有害氣體的地區，不要把庫址選在工業區、大居民點或繁華的街道上。而且應處于這些區域的上風。
      2、檔案庫房要密閉。檔案存放可采取相對密封的方法或相對多層密封的方法，如用檔案柜、檔案箱、檔案盒等，以減少有害氣體特別是灰塵對檔案的破壞。
      3、綠化植物對環境保護有著積極的作用。檔案庫房周圍如有空地要進行綠化，以起到吸收有害氣體和滯塵作用。
      4、凈化與過濾。使用空調裝置和過濾灰塵與有害氣體一般能收到較好的效果。如果庫房采用機械通風，也可在通風口采取簡單的凈化與過濾的措施。過濾可用金屬網格浸油過濾器。對有害氣體的凈化需要用活性碳過濾器。
      5、庫房應選用質地堅硬耐磨、光滑及易清洗的材料作圍護結構的面層，以防建筑內表面起塵。
      6、檔案材料入庫前應進行除塵處理，進入庫房的工作人員應換工作服和拖鞋。
      此外，經常做好庫房清潔衛生工作，也能有效地降低庫內的含塵量。