[摘要]本文從一個新的角度分析了企業(yè)檔案立卷現(xiàn)狀及其原因，思考了檔案學者認為“取消案卷將隔斷文件之間在微觀層次的有機聯(lián)系”的問題，并提出了解決方法。
[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；案卷； 自然組合；人為組合；有機聯(lián)系
2001年1月1日DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實施, OA辦公自動化軟件也隨之推廣應用，文書立卷改革的春風吹進了企業(yè)。筆者單位按照國檔發(fā)（1991）20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》將工業(yè)企業(yè)檔案分為十類，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，其中前四類檔案，自2002年起取消案卷，采用以“件”為保管單位的整理方法，其余類別的檔案仍保持原來以案卷為保管單位的整理方法。同樣是企業(yè)檔案，為什么有些可以取消案卷，而有些則不能呢？這還得從案卷的定義入手，作進一步分析。
DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語》給案卷定義為“由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。”筆者認為根據(jù)“互有聯(lián)系”的程度，可以將“若干文件組合成的”案卷分為兩類：一類是自然組合的案卷，另一類是人為組合的案卷。
什么是自然組合的案卷呢？就是文件之間的聯(lián)系非常緊密，密不可分。在企業(yè)中,設備儀器類的檔案就是屬于自然組合的案卷，例如，發(fā)電廠工業(yè)水泵的開箱資料包括了說明書、圖紙、裝箱單、備品清單等等，這些資料必然組成一個案卷，因它們是一個整體，不能分開,而且該水泵說明書上的真實題名為“IS型單級單吸離心泵使用說明書”并非發(fā)電廠的設備名稱“工業(yè)水泵”，如果不馬上將這些與工業(yè)水泵有關(guān)的資料組成一個案卷保存，日后就很容易查找不到；再比如一冊圖紙，如果將其按“件”的定義①歸檔,即一冊圖紙組成一件，那就少了一條卷內(nèi)查詢的途徑，當技術(shù)人員要求查某個具體設備的圖紙時,由于受專業(yè)知識的限制，檔案人員通常不會知道它在哪一冊圖紙中,而通過卷內(nèi)查詢就能非常準確地找到該冊圖紙。所以我們不能把自然形成的案卷人為地分開，不然的話，不僅隔斷了案卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，而且會使檔案的保管和利用陷入混亂，自然組合的案卷必須保留。除前面提到的設備儀器類檔案,其他科學技術(shù)研究類、基本建設類、會計檔案類、干部職工檔案類通常都屬于這種情況。
什么是人為組合的案卷呢？就是文件之間并沒有密切的聯(lián)系，而是我們按照一定的規(guī)則將這些文件人為地分類組卷,在手工檢索的年代，它是檔案保管和利用非常有效的方法。比如，我們可以將年度先進評選的一系列文件，從開展先進評選活動的通知，頒布評選先進的方法，到最后的評選結(jié)果等按照“一件事情中形成的文件,基本上組織在一個案卷之中”②。那么，如果我們把這些文件分開，會引起混亂嗎？不會，每個文件有文號、有題名、有關(guān)鍵字，計算機一搜索就找到了。所以這就是人為組合的案卷，取消案卷，以“件”為保管單位的檔案整理方法就是針對這樣的案卷來說的。在企業(yè)中黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的檔案就基本屬于這種情況。
然而，何嘉蓀教授認為“如果說案卷只有上述兩種(便于保管和便于檢索的)功能，那么，以“件”為單位盒裝管理文件的方法,的確完全可以取代將文件組成案卷進行管理的方法。但是，立卷在文件和檔案管理中還有另外一個極端重要、卻又易于受到忽視的功能――它是使文件之間的有機聯(lián)系在微觀層次也能得到保持的有效手段(只要我們能夠堅持一件事情中形成的文件,基本上組織在一個案卷之中)。人們在處理每件事務的過程中會形成許多文件,其中處理同一件具體事務的過程中形成的文件之間,具有最密切的有機聯(lián)系。這種最微觀層次的有機聯(lián)系是極其重要的,在檔案管理中注意保持這種聯(lián)系,對確保檔案的利用價值、尤其是憑證價值怎么說也不過分。”②王英瑋教授認為“取消立卷，我們應當慎重從事。”“立卷可以有效地保持文件之間的微觀性的歷史聯(lián)系，而這種歷史聯(lián)系又為日后的科學與歷史研究者順利找到相關(guān)的研究信息線索提供了基本的保障。”③伍振華教授等人認為“案卷是檔案的典型微觀存形態(tài)”“以件代卷絕對化的主張，在認識上背離了辯證法；以件代卷極端化的行為，在實踐上取消、割裂或模糊了主體構(gòu)件微觀層面的有機聯(lián)系。”⑤面對檔案學者的質(zhì)疑，引起了筆者的思考，人為組合的案卷是否應該取消？當案卷被取消后，我們又該怎樣維持原來案卷所賦予的微觀層次的聯(lián)系呢？
筆者查看了本單位2000年文書檔案（即《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中所指的前四類檔案）的立卷情況，共89卷，其中因處理同一件具體事務的過程中形成的文件所組成的案卷有8卷，其余的案卷都是按同類性質(zhì)的文件組合在一起的，文件之間的聯(lián)系并不密切。這是否說明了，學者們所質(zhì)疑的問題在企業(yè)檔案中雖然存在，但并不普遍？筆者認為取消人為組合的案卷在企業(yè)中是可行的，問題的關(guān)鍵在于我們怎樣解決因取消案卷隔斷了對某些文件來說非常重要的聯(lián)系？筆者有三點建議。
首先，用檔案編研來彌補被隔斷的聯(lián)系。檔案人員應做好每年的文件匯編工作，將前一年所有的歸檔文件看一看，理一理，將與某件具體事務相關(guān)的文件編排在一起，以便準確地、系統(tǒng)地、真實地反映文件之間的聯(lián)系，然后必須將形成的文件匯編材料歸檔保存。
其次，電子文件應組成虛擬案卷。這也是何教授在參與開發(fā)浙江省電力公司辦公自動化系統(tǒng)時，給予的建議。筆者單位使用的正是這套系統(tǒng)，檔案人員將紙質(zhì)文件以“件”為保管單位，由該系統(tǒng)自動生成存址號，再按存址號的先后順序裝盒歸檔，同時將與處理同一件事務相關(guān)的電子文件用案卷號聯(lián)系在一起，形成虛擬案卷。
第三，如果文件之間關(guān)系非常密切，應組成案卷歸檔。為說明取消案卷將隔斷文件之間的有機聯(lián)系，何教授在《應保留“案卷”概念》中舉例“比如某輸變電公司為新建變電所選址, 由于選址過程中放棄了原來所選地址而另擇新址, 添加了很多麻煩, 還造成了群眾糾紛, 為此形成的文件當然不少, 除了請示與批復外, 還有選址調(diào)查報告、論證報告、群眾上訪意見、當?shù)卣匍_的專題會議紀要、與當?shù)厝罕姾灦ǖ馁r償協(xié)議等。在這種情況下, ‘案卷’就仍然是非常必要的, 是將處理同一件事務形成的文件聯(lián)系在一起的最好、也是人們本來就熟知的、最有效手段。”何教授舉例的這種情況，在《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中屬于基本建設類的檔案，筆者單位正是組成案卷歸檔的，我們的實踐與何教授的分析是相一致的。
綜上所述，筆者認為自然組合的案卷，形成于自然，與計算機技術(shù)的發(fā)展沒有關(guān)系，它必將永遠保持下去；而人為組合的案卷必將隨著計算機檢索技術(shù)的完善而逐步淘汰，然而我們不是盲目地取消案卷，而是要將案卷的作用以更為合適的方法繼承下去。
注釋：
①“件”的定義參考DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》2.3條款。
②何嘉蓀 ：《應保留“案卷”概念》，《中國檔案》2000年第4期。
③王英瑋：《關(guān)于立卷改革問題的思考》，《檔案學研究》，2001年第5期。
④伍振華、郭鵬、關(guān)小川：《案卷是檔案的典型微觀存在形態(tài)（續(xù)）――以件代卷論點淺析》，《檔案學通訊》，2008年第1期
作者 浙江錢清發(fā)電有限責任公司 傅凡
[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；案卷； 自然組合；人為組合；有機聯(lián)系
2001年1月1日DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實施, OA辦公自動化軟件也隨之推廣應用，文書立卷改革的春風吹進了企業(yè)。筆者單位按照國檔發(fā)（1991）20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》將工業(yè)企業(yè)檔案分為十類，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，其中前四類檔案，自2002年起取消案卷，采用以“件”為保管單位的整理方法，其余類別的檔案仍保持原來以案卷為保管單位的整理方法。同樣是企業(yè)檔案，為什么有些可以取消案卷，而有些則不能呢？這還得從案卷的定義入手，作進一步分析。
DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語》給案卷定義為“由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。”筆者認為根據(jù)“互有聯(lián)系”的程度，可以將“若干文件組合成的”案卷分為兩類：一類是自然組合的案卷，另一類是人為組合的案卷。
什么是自然組合的案卷呢？就是文件之間的聯(lián)系非常緊密，密不可分。在企業(yè)中,設備儀器類的檔案就是屬于自然組合的案卷，例如，發(fā)電廠工業(yè)水泵的開箱資料包括了說明書、圖紙、裝箱單、備品清單等等，這些資料必然組成一個案卷，因它們是一個整體，不能分開,而且該水泵說明書上的真實題名為“IS型單級單吸離心泵使用說明書”并非發(fā)電廠的設備名稱“工業(yè)水泵”，如果不馬上將這些與工業(yè)水泵有關(guān)的資料組成一個案卷保存，日后就很容易查找不到；再比如一冊圖紙，如果將其按“件”的定義①歸檔,即一冊圖紙組成一件，那就少了一條卷內(nèi)查詢的途徑，當技術(shù)人員要求查某個具體設備的圖紙時,由于受專業(yè)知識的限制，檔案人員通常不會知道它在哪一冊圖紙中,而通過卷內(nèi)查詢就能非常準確地找到該冊圖紙。所以我們不能把自然形成的案卷人為地分開，不然的話，不僅隔斷了案卷內(nèi)文件之間的有機聯(lián)系，而且會使檔案的保管和利用陷入混亂，自然組合的案卷必須保留。除前面提到的設備儀器類檔案,其他科學技術(shù)研究類、基本建設類、會計檔案類、干部職工檔案類通常都屬于這種情況。
什么是人為組合的案卷呢？就是文件之間并沒有密切的聯(lián)系，而是我們按照一定的規(guī)則將這些文件人為地分類組卷,在手工檢索的年代，它是檔案保管和利用非常有效的方法。比如，我們可以將年度先進評選的一系列文件，從開展先進評選活動的通知，頒布評選先進的方法，到最后的評選結(jié)果等按照“一件事情中形成的文件,基本上組織在一個案卷之中”②。那么，如果我們把這些文件分開，會引起混亂嗎？不會，每個文件有文號、有題名、有關(guān)鍵字，計算機一搜索就找到了。所以這就是人為組合的案卷，取消案卷，以“件”為保管單位的檔案整理方法就是針對這樣的案卷來說的。在企業(yè)中黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的檔案就基本屬于這種情況。
然而，何嘉蓀教授認為“如果說案卷只有上述兩種(便于保管和便于檢索的)功能，那么，以“件”為單位盒裝管理文件的方法,的確完全可以取代將文件組成案卷進行管理的方法。但是，立卷在文件和檔案管理中還有另外一個極端重要、卻又易于受到忽視的功能――它是使文件之間的有機聯(lián)系在微觀層次也能得到保持的有效手段(只要我們能夠堅持一件事情中形成的文件,基本上組織在一個案卷之中)。人們在處理每件事務的過程中會形成許多文件,其中處理同一件具體事務的過程中形成的文件之間,具有最密切的有機聯(lián)系。這種最微觀層次的有機聯(lián)系是極其重要的,在檔案管理中注意保持這種聯(lián)系,對確保檔案的利用價值、尤其是憑證價值怎么說也不過分。”②王英瑋教授認為“取消立卷，我們應當慎重從事。”“立卷可以有效地保持文件之間的微觀性的歷史聯(lián)系，而這種歷史聯(lián)系又為日后的科學與歷史研究者順利找到相關(guān)的研究信息線索提供了基本的保障。”③伍振華教授等人認為“案卷是檔案的典型微觀存形態(tài)”“以件代卷絕對化的主張，在認識上背離了辯證法；以件代卷極端化的行為，在實踐上取消、割裂或模糊了主體構(gòu)件微觀層面的有機聯(lián)系。”⑤面對檔案學者的質(zhì)疑，引起了筆者的思考，人為組合的案卷是否應該取消？當案卷被取消后，我們又該怎樣維持原來案卷所賦予的微觀層次的聯(lián)系呢？
筆者查看了本單位2000年文書檔案（即《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中所指的前四類檔案）的立卷情況，共89卷，其中因處理同一件具體事務的過程中形成的文件所組成的案卷有8卷，其余的案卷都是按同類性質(zhì)的文件組合在一起的，文件之間的聯(lián)系并不密切。這是否說明了，學者們所質(zhì)疑的問題在企業(yè)檔案中雖然存在，但并不普遍？筆者認為取消人為組合的案卷在企業(yè)中是可行的，問題的關(guān)鍵在于我們怎樣解決因取消案卷隔斷了對某些文件來說非常重要的聯(lián)系？筆者有三點建議。
首先，用檔案編研來彌補被隔斷的聯(lián)系。檔案人員應做好每年的文件匯編工作，將前一年所有的歸檔文件看一看，理一理，將與某件具體事務相關(guān)的文件編排在一起，以便準確地、系統(tǒng)地、真實地反映文件之間的聯(lián)系，然后必須將形成的文件匯編材料歸檔保存。
其次，電子文件應組成虛擬案卷。這也是何教授在參與開發(fā)浙江省電力公司辦公自動化系統(tǒng)時，給予的建議。筆者單位使用的正是這套系統(tǒng)，檔案人員將紙質(zhì)文件以“件”為保管單位，由該系統(tǒng)自動生成存址號，再按存址號的先后順序裝盒歸檔，同時將與處理同一件事務相關(guān)的電子文件用案卷號聯(lián)系在一起，形成虛擬案卷。
第三，如果文件之間關(guān)系非常密切，應組成案卷歸檔。為說明取消案卷將隔斷文件之間的有機聯(lián)系，何教授在《應保留“案卷”概念》中舉例“比如某輸變電公司為新建變電所選址, 由于選址過程中放棄了原來所選地址而另擇新址, 添加了很多麻煩, 還造成了群眾糾紛, 為此形成的文件當然不少, 除了請示與批復外, 還有選址調(diào)查報告、論證報告、群眾上訪意見、當?shù)卣匍_的專題會議紀要、與當?shù)厝罕姾灦ǖ馁r償協(xié)議等。在這種情況下, ‘案卷’就仍然是非常必要的, 是將處理同一件事務形成的文件聯(lián)系在一起的最好、也是人們本來就熟知的、最有效手段。”何教授舉例的這種情況，在《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中屬于基本建設類的檔案，筆者單位正是組成案卷歸檔的，我們的實踐與何教授的分析是相一致的。
綜上所述，筆者認為自然組合的案卷，形成于自然，與計算機技術(shù)的發(fā)展沒有關(guān)系，它必將永遠保持下去；而人為組合的案卷必將隨著計算機檢索技術(shù)的完善而逐步淘汰，然而我們不是盲目地取消案卷，而是要將案卷的作用以更為合適的方法繼承下去。
注釋：
①“件”的定義參考DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》2.3條款。
②何嘉蓀 ：《應保留“案卷”概念》，《中國檔案》2000年第4期。
③王英瑋：《關(guān)于立卷改革問題的思考》，《檔案學研究》，2001年第5期。
④伍振華、郭鵬、關(guān)小川：《案卷是檔案的典型微觀存在形態(tài)（續(xù)）――以件代卷論點淺析》，《檔案學通訊》，2008年第1期
作者 浙江錢清發(fā)電有限責任公司 傅凡
