“統(tǒng)與分”：對企業(yè)檔案微觀管理體制的思考
中國人民大學信息資源管理學院 張斌
【內(nèi)容摘要】 本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案微觀管理體制構(gòu)建。企業(yè)檔案微觀管理體制是企業(yè)檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，其構(gòu)建需要考慮的核心問題是要如何處理好企業(yè)檔案管理的“統(tǒng)”和“分”的關(guān)系。“統(tǒng)”和“分”是一對既相互對立又相互聯(lián)系的矛盾體， “統(tǒng)”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理體制的時候，要考慮社會經(jīng)濟背景、企業(yè)自身狀況、企業(yè)檔案狀況以及管理文化背景等。
【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案 管理體制 檔案管理 企業(yè)管理
由于我國經(jīng)濟體制的不斷變化和發(fā)展，從20世紀80年代中期開始，檔案學界對我國企業(yè)檔案管理體制的研究一直沒有停止，90年代至今企業(yè)檔案管理體制成為檔案學研究的熱點問題。一些論者不斷發(fā)表關(guān)于企業(yè)檔案管理體制研究的文章，如侯衛(wèi)真的《試論企業(yè)檔案工作走向市場經(jīng)濟體制》（載《檔案學通訊》1994年第5期），劉國能的《企業(yè)檔案工作的發(fā)展狀況和趨勢》（載《檔案學通訊》1995年第5期），周兵的《探索現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理體制的模式――對柳州市44家五主管局試點企業(yè)的調(diào)查報告》，馬素萍的《國有企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展演變及特點》（載《檔案學通訊》1998年第1期），黃艷瓊、鐘祛非的《現(xiàn)代企業(yè)制度下國有企業(yè)檔案微觀管理體制初探》（載《檔案學研究》2000年第1期），宗培嶺的《論建立二元企業(yè)檔案工作管理體制》（載《山西檔案》2005年第3期），張莉的《企業(yè)檔案自主管理下的政府職能》（載《中國檔案》2006年第2期），等等。
企業(yè)檔案管理體制主要是指企業(yè)檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。我國企業(yè)檔案管理體制主要包括宏觀管理體制和微觀管理體制兩個方面。前者是從國家、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的角度確立對企業(yè)檔案工作的宏觀管理職能、組織原則和運行機制，主要包括國家檔案行政管理機構(gòu)和專業(yè)主管機關(guān)對企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度以及監(jiān)督指導。后者則是從企業(yè)自身的角度來具體確定本企業(yè)檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，如企業(yè)檔案管理職能定位、隸屬關(guān)系、組織體系構(gòu)架、管理方式等。
在我國，企業(yè)檔案管理體制的演變和發(fā)展一直受到國家政治、經(jīng)濟體制改革的影響和制約。另一方面，企業(yè)檔案管理體制對我國當前企業(yè)檔案工作諸多問題具有十分重要的制約和指導意義。特別是在計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變過程中，如何建立適合國家政治進步、經(jīng)濟建設(shè)、科技文化發(fā)展需要的具有中國特色的企業(yè)檔案管理體制，越來越成為大家公認的亟待解決的核心理論和實踐問題。對于企業(yè)本身而言，如何適應新經(jīng)濟的發(fā)展以及建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，重塑企業(yè)檔案工作微觀管理體制，更是一件十分緊迫的事情。
筆者通過對多家企業(yè)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)一個帶有普遍性的問題：企業(yè)微觀管理體制改革的進程非常緩慢，不同程度地滯后于整個企業(yè)組織體系和管理模式的改革。如，北京某金融企業(yè)制定了在未來幾年達到國際同類銀行一流水平的發(fā)展目標后，就對其內(nèi)部各部門進行了全面的調(diào)查、分析。他們對照國際同類一流銀行的管理標準和水平對各部門及全國分支機構(gòu)進行了檢查和評估，最后發(fā)現(xiàn)檔案部門在管理理念、體制、模式等方面嚴重滯后。主管領(lǐng)導要求檔案部門盡快調(diào)研，研究國際一流銀行的檔案管理、信息管理方法，重新規(guī)劃和改革檔案管理工作。筆者在東北一家大型國有企業(yè)調(diào)研時，發(fā)現(xiàn)其檔案館比十年前在硬件上有了非常大的改善，庫房面積大幅度增加，數(shù)字化設(shè)備一應俱全，業(yè)務(wù)經(jīng)費更加充裕。但是與十年前相比，該企業(yè)在整個檔案基本管理體制和模式方面沒有根本性的改變。檔案館有關(guān)領(lǐng)導在言談中，隱隱透露出檔案工作在企業(yè)被不斷邊緣化的擔憂。同樣，廣東一家國有企業(yè)近幾年在進行改制工作，企業(yè)對原有的金字塔式的組織機構(gòu)進行了較徹底的精簡，企業(yè)員工人數(shù)也由三年前的三萬多人銳減到一萬多人。企業(yè)按照建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，借鑒國外同類企業(yè)的管理理念和方法，先后進行了組織機構(gòu)扁平化改革、建立學習型組織、加強企業(yè)文化建設(shè)、推行以ERP項目為主的企業(yè)信息化建設(shè)等，使企業(yè)呈現(xiàn)出勃勃生機，企業(yè)生產(chǎn)力不斷提高，社會效益和經(jīng)濟效益顯著提升。但是，在企業(yè)決策層要求檔案部門按照世界先進企業(yè)管理方法進行現(xiàn)代企業(yè)文件檔案管理改革時，檔案部門很難規(guī)劃出一個適應現(xiàn)代企業(yè)制度要求的、達到國際先進水平的檔案管理總體方案。
在對一些非公企業(yè)的調(diào)研時，我們發(fā)現(xiàn)在企業(yè)管理體制上存在的問題就更多。許多民營企業(yè)甚至是高科技企業(yè)沒有企業(yè)檔案概念，也沒有建立企業(yè)檔案管理體制和機制，沒有檔案室或檔案館，沒有檔案管理人員。文件檔案散落在各部門和人員手中，企業(yè)對其所形成的檔案種類和數(shù)量無法知曉，這往往造成了許多管理上的問題。如一家從事技術(shù)開發(fā)的企業(yè)，所有技術(shù)開發(fā)的文件和檔案都是在各開發(fā)部門保管，有些文件在個人手中。實際上，一些開發(fā)人員白天為公司工作，晚上則利用公司的技術(shù)幫其他公司工作。某天，一名技術(shù)骨干突然離職，使整個開發(fā)工作陷入困境。另外一家公司出現(xiàn)過這樣的情況：一名被炒魷魚的員工為報復公司，在臨行前將本部門計算機里面的所有文件全部刪除。即便公司能將他告上法庭，但是公司的知識損失是無法彌補的。一家國內(nèi)知名的體育用品生產(chǎn)企業(yè)雖然比較重視文件檔案工作，但公司并不知道如何科學地管理文件和檔案。公司也成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，一些產(chǎn)品設(shè)計、營銷文件檔案則在各業(yè)務(wù)部門保存。公司檔案部門沒有制定嚴格的歸檔制度，而是采取鼓勵自愿向檔案室移交檔案的政策，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應的獎勵。檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，業(yè)務(wù)部門或人員愿意交什么，檔案部門就收什么。國內(nèi)一家著名的咨詢公司也發(fā)現(xiàn)了檔案管理存在的問題。公司仿效國外一些咨詢公司的做法，沒有建立檔案機構(gòu)，咨詢項目完成所形成的檔案一般是由各業(yè)務(wù)部門自行保管。公司也鼓勵各業(yè)務(wù)部門和人員能夠和他人共享自己的成果經(jīng)驗，但效果甚微，各部門為了自身的利益，往往不愿貢獻他們的知識。這樣就帶來一個問題，一個項目的成功經(jīng)驗很難成為其他部門和人員共享的知識資源，一些新員工加入后不能很快學習和借鑒他人特別是經(jīng)驗豐富的咨詢師的知識，致使一些項目的開展都是從頭做起，帶來了時間成本和人力成本的上升，直接影響到企業(yè)的利潤。
對企業(yè)微觀管理體制進行改革，最核心的問題是要處理好企業(yè)檔案管理的“統(tǒng)”和“分”的關(guān)系。從上述國有企業(yè)和非公企業(yè)存在的檔案管理問題來看，實際上就是如何解決好企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理與分級（分散）管理的矛盾問題。從我國企業(yè)微觀管理體制的演變可以看到，總體而言，我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，“統(tǒng)”的思想和理念比較明顯。而外國企業(yè)檔案管理特別是美國企業(yè)檔案管理更多的是“分”。張永慧、尚真認為，“美國的檔案管理體制屬于分散管理類型，中央和地方對檔案和檔案工作實行分權(quán)管理、各負其責的原則。聯(lián)邦政府檔案機構(gòu)只負責管理聯(lián)邦政府各機關(guān)的檔案和檔案工作，對地方、企業(yè)檔案機構(gòu)及事務(wù)沒有指導、監(jiān)督和管理權(quán)。各類檔案館既無上下隸屬關(guān)系，又無法定的橫向聯(lián)系。此外，美國的私有制決定了凡歸屬于集團和私人的檔案，均屬于私有財產(chǎn)，擁有者有權(quán)自行處理。美國的企業(yè)檔案工作沒有統(tǒng)一管理體系、管理要求和標準，各個企業(yè)根據(jù)實際需要自行設(shè)立檔案部門，配備管理人員，制定文件分類表，檔案工作自發(fā)性比較強，業(yè)務(wù)管理活動靈活性很大”。“這種隨意性給企業(yè)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展帶來了很大的困難。在美國，只有經(jīng)營業(yè)績比較好的企業(yè)，才有檔案工作的存在，沒有輝煌業(yè)績的企業(yè)，就沒有檔案工作。美國企業(yè)檔案工作者已逐漸認識到這個問題，所以，在全美檔案工作者協(xié)會，自發(fā)設(shè)立了企業(yè)檔案工作處，有會員300人，每年不定期分片召開企業(yè)檔案工作會議， 對企業(yè)檔案工作經(jīng)驗進行的交流和研討，推選有關(guān)企業(yè)輪流主辦出版刊物交流工作經(jīng)驗和信息，以此來加強企業(yè)間檔案工作的聯(lián)系。由此看出，我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展，依靠社會主義公有制，依法規(guī)范企業(yè)檔案工作行為，實行集中統(tǒng)一管理，優(yōu)勢明顯。”
對于到底是“統(tǒng)”好還是“分”好的理論和實踐爭論一直不斷。贊成前者的人認為，我國企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)勢明顯，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業(yè)所有檔案信息資源。而贊成后者的人認為，“分”更加靈活和方便，集中統(tǒng)一管理是計劃經(jīng)濟體制下的管理模式，在市場經(jīng)濟條件下，應該仿效國外企業(yè)的管理經(jīng)驗，建立更加靈活的、分級（分散）的檔案管理模式。從理論上講，國外企業(yè)檔案分散管理并沒有影響到其成為世界一流的企業(yè)，這種看法聽起來似乎也不無道理。那么問題出在什么地方？
筆者認為，我們對“統(tǒng)”和“分”的理解還需要進一步探討。“統(tǒng)”和“分”是一對既相互對立又相互聯(lián)系的矛盾體， “統(tǒng)”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。我們在進行中外企業(yè)檔案管理體制的比較研究時，我們可能更多的關(guān)注形式上的“統(tǒng)”和“分”，而沒有進一步探究其背后的管理實質(zhì)。
我國企業(yè)所理解的“統(tǒng)”更多的是強調(diào)集中統(tǒng)一管理原則、綜合管理思想。但在企業(yè)檔案工作的實踐中，對“統(tǒng)”的應用往往有兩種不同的形式：一是完全的集中管理。企業(yè)建立統(tǒng)一的檔案機構(gòu)，將企業(yè)形成的全部檔案放在這個檔案機構(gòu)保存。二是集中管理與分級管理相結(jié)合。即企業(yè)設(shè)置檔案館（或綜合檔案室）和檔案分室，檔案館（或綜合檔案室）主要保存企業(yè)總部的反映企業(yè)管理總體情況、全面情況的檔案，而檔案分室主要保存分公司、分支機構(gòu)、職能部門自身形成的檔案。在計劃經(jīng)濟條件下，企業(yè)檔案管理更多的依賴于檔案行政管理部門和上級專業(yè)主管機關(guān)，包括檔案管理組織機構(gòu)的設(shè)置也是如此。很多企業(yè)并沒有特別去思考，到底哪一種管理形式對本企業(yè)的發(fā)展更適合。筆者認為，中國企業(yè)過去對“統(tǒng)”的理解和認識，更多的是從形式的角度來看待的即強調(diào)檔案實體的物理集中，這與計劃經(jīng)濟時代政府、企業(yè)的計劃管理理念是分不開的。同時，也和我們當時所管理的檔案對象有著很大的關(guān)聯(lián)，即企業(yè)管理的是紙質(zhì)檔案。如果不實行實體集中管理，我們就無法控制和管理檔案信息。
而外國特別是美國企業(yè)檔案管理所采取的“分”的形式，我們只是看到了其檔案的分散管理體制和形式，卻沒有看到其管理背景。首先，美國是一個市場經(jīng)濟高度發(fā)達的國家，企業(yè)完全可以自主決定其組織架構(gòu)和管理模式，具有很強調(diào)的靈活性和適應性。實際上，也并不是所有的美國企業(yè)都選擇了“分”的管理體制，許多公司也建立了檔案館或圖書館，來管理其形成的檔案。其次，美國企業(yè)檔案管理的“分”，主要是指對檔案實體的管理不再要求一定集中到一個機構(gòu)，所以有些企業(yè)就沒有單獨設(shè)立檔案機構(gòu)。但是，美國企業(yè)對檔案信息的管理是非常重視的。美國比我國較早地進入了電子文件管理時代，眾所周知，電子文件管理的主要內(nèi)容是對檔案的信息管理和知識管理。因此，從上個世紀90年代以來，美國企業(yè)對文件、檔案的管理出現(xiàn)了向知識管理發(fā)展的趨勢，架構(gòu)知識管理平臺，實施包括文件檔案管理在內(nèi)的知識管理成為許多企業(yè)的一種選擇。
由此看來，從是“統(tǒng)”好還是“分”好的問題本身來說，我們很難做出理想的回答，因為這實際上是一個管理問題。如何選擇和做出價值判斷，完全是由企業(yè)主體來決定的。同樣的管理體制、模式或方法在美國能用，到中國來就不能直接套用；此企業(yè)的檔案管理體制、模式也不一定對彼企業(yè)有效。從上個世紀90年代以來，隨著新經(jīng)濟的發(fā)展，以美國為代表的西方發(fā)達國家的管理學界不斷提出了諸多新的管理理論和方法。與此同時，我國正處在社會主義市場經(jīng)濟體制的建立過程中，無論是政府、企業(yè)還是學術(shù)界都十分關(guān)注學習和借鑒國外先進的管理理論和方法。在研究中，我們發(fā)現(xiàn)了這樣一個帶有普遍性的問題：在國外盛行的許多管理思想、模式和方法“拿到”中國來就失去了效用或其管理效果大打折扣。筆者認為，其最主要的原因是，管理與社會制度、文化傳統(tǒng)、心理等一系列因素緊密相聯(lián)，對國外管理理念的導入、管理模式和方法的應用必須考慮到我國的社會制度、政治經(jīng)濟體制、本土文化、心理等諸多因素。僅舉一例可以反映中外管理背景之差異。我們知道，在美國購買商品是需求付稅的，如一份快餐標價為5美元，你購買時就要交大約8%的稅，即應付款5.4 美元。筆者在美國加州大學洛杉磯分校做訪問學者期間，該高校一些餐廳為了減輕學生的壓力，對學生購餐實行免稅。當你去交錢的時候，人家只是問你是不是學生，你說是他就給你免稅。筆者曾經(jīng)很傻地問過別人，如果你是老師卻說自己是學生呢？人家的回答是：沒有一位老師會這么做！如果在中國用同樣的辦法來管理，其結(jié)果應該是可想而知的。
當然，企業(yè)在選擇檔案管理體制、模式的時候，還是有一定的客觀依據(jù)的，如要考慮社會經(jīng)濟背景、企業(yè)自身狀況（規(guī)模、所處行業(yè)特點、跨區(qū)域情況、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)等）、企業(yè)檔案狀況（如載體形式、文檔管理流程、檔案數(shù)量等）以及管理文化背景等。這就需要企業(yè)認真的加以研究。
【注釋】
1. 張永慧，尚真．赴美考察企業(yè)檔案工作的啟示與思考[J]．檔案學通訊，2000（2）：38～40．
（北京市，郵編：100872）
原載于《檔案學通訊》2008年第三期
中國人民大學信息資源管理學院 張斌
【內(nèi)容摘要】 本文主要探討現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案微觀管理體制構(gòu)建。企業(yè)檔案微觀管理體制是企業(yè)檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，其構(gòu)建需要考慮的核心問題是要如何處理好企業(yè)檔案管理的“統(tǒng)”和“分”的關(guān)系。“統(tǒng)”和“分”是一對既相互對立又相互聯(lián)系的矛盾體， “統(tǒng)”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理體制的時候，要考慮社會經(jīng)濟背景、企業(yè)自身狀況、企業(yè)檔案狀況以及管理文化背景等。
【關(guān)鍵詞】 企業(yè)檔案 管理體制 檔案管理 企業(yè)管理
由于我國經(jīng)濟體制的不斷變化和發(fā)展，從20世紀80年代中期開始，檔案學界對我國企業(yè)檔案管理體制的研究一直沒有停止，90年代至今企業(yè)檔案管理體制成為檔案學研究的熱點問題。一些論者不斷發(fā)表關(guān)于企業(yè)檔案管理體制研究的文章，如侯衛(wèi)真的《試論企業(yè)檔案工作走向市場經(jīng)濟體制》（載《檔案學通訊》1994年第5期），劉國能的《企業(yè)檔案工作的發(fā)展狀況和趨勢》（載《檔案學通訊》1995年第5期），周兵的《探索現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理體制的模式――對柳州市44家五主管局試點企業(yè)的調(diào)查報告》，馬素萍的《國有企業(yè)檔案管理體制的發(fā)展演變及特點》（載《檔案學通訊》1998年第1期），黃艷瓊、鐘祛非的《現(xiàn)代企業(yè)制度下國有企業(yè)檔案微觀管理體制初探》（載《檔案學研究》2000年第1期），宗培嶺的《論建立二元企業(yè)檔案工作管理體制》（載《山西檔案》2005年第3期），張莉的《企業(yè)檔案自主管理下的政府職能》（載《中國檔案》2006年第2期），等等。
企業(yè)檔案管理體制主要是指企業(yè)檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。我國企業(yè)檔案管理體制主要包括宏觀管理體制和微觀管理體制兩個方面。前者是從國家、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的角度確立對企業(yè)檔案工作的宏觀管理職能、組織原則和運行機制，主要包括國家檔案行政管理機構(gòu)和專業(yè)主管機關(guān)對企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度以及監(jiān)督指導。后者則是從企業(yè)自身的角度來具體確定本企業(yè)檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，如企業(yè)檔案管理職能定位、隸屬關(guān)系、組織體系構(gòu)架、管理方式等。
在我國，企業(yè)檔案管理體制的演變和發(fā)展一直受到國家政治、經(jīng)濟體制改革的影響和制約。另一方面，企業(yè)檔案管理體制對我國當前企業(yè)檔案工作諸多問題具有十分重要的制約和指導意義。特別是在計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變過程中，如何建立適合國家政治進步、經(jīng)濟建設(shè)、科技文化發(fā)展需要的具有中國特色的企業(yè)檔案管理體制，越來越成為大家公認的亟待解決的核心理論和實踐問題。對于企業(yè)本身而言，如何適應新經(jīng)濟的發(fā)展以及建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，重塑企業(yè)檔案工作微觀管理體制，更是一件十分緊迫的事情。
筆者通過對多家企業(yè)的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)一個帶有普遍性的問題：企業(yè)微觀管理體制改革的進程非常緩慢，不同程度地滯后于整個企業(yè)組織體系和管理模式的改革。如，北京某金融企業(yè)制定了在未來幾年達到國際同類銀行一流水平的發(fā)展目標后，就對其內(nèi)部各部門進行了全面的調(diào)查、分析。他們對照國際同類一流銀行的管理標準和水平對各部門及全國分支機構(gòu)進行了檢查和評估，最后發(fā)現(xiàn)檔案部門在管理理念、體制、模式等方面嚴重滯后。主管領(lǐng)導要求檔案部門盡快調(diào)研，研究國際一流銀行的檔案管理、信息管理方法，重新規(guī)劃和改革檔案管理工作。筆者在東北一家大型國有企業(yè)調(diào)研時，發(fā)現(xiàn)其檔案館比十年前在硬件上有了非常大的改善，庫房面積大幅度增加，數(shù)字化設(shè)備一應俱全，業(yè)務(wù)經(jīng)費更加充裕。但是與十年前相比，該企業(yè)在整個檔案基本管理體制和模式方面沒有根本性的改變。檔案館有關(guān)領(lǐng)導在言談中，隱隱透露出檔案工作在企業(yè)被不斷邊緣化的擔憂。同樣，廣東一家國有企業(yè)近幾年在進行改制工作，企業(yè)對原有的金字塔式的組織機構(gòu)進行了較徹底的精簡，企業(yè)員工人數(shù)也由三年前的三萬多人銳減到一萬多人。企業(yè)按照建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，借鑒國外同類企業(yè)的管理理念和方法，先后進行了組織機構(gòu)扁平化改革、建立學習型組織、加強企業(yè)文化建設(shè)、推行以ERP項目為主的企業(yè)信息化建設(shè)等，使企業(yè)呈現(xiàn)出勃勃生機，企業(yè)生產(chǎn)力不斷提高，社會效益和經(jīng)濟效益顯著提升。但是，在企業(yè)決策層要求檔案部門按照世界先進企業(yè)管理方法進行現(xiàn)代企業(yè)文件檔案管理改革時，檔案部門很難規(guī)劃出一個適應現(xiàn)代企業(yè)制度要求的、達到國際先進水平的檔案管理總體方案。
在對一些非公企業(yè)的調(diào)研時，我們發(fā)現(xiàn)在企業(yè)管理體制上存在的問題就更多。許多民營企業(yè)甚至是高科技企業(yè)沒有企業(yè)檔案概念，也沒有建立企業(yè)檔案管理體制和機制，沒有檔案室或檔案館，沒有檔案管理人員。文件檔案散落在各部門和人員手中，企業(yè)對其所形成的檔案種類和數(shù)量無法知曉，這往往造成了許多管理上的問題。如一家從事技術(shù)開發(fā)的企業(yè)，所有技術(shù)開發(fā)的文件和檔案都是在各開發(fā)部門保管，有些文件在個人手中。實際上，一些開發(fā)人員白天為公司工作，晚上則利用公司的技術(shù)幫其他公司工作。某天，一名技術(shù)骨干突然離職，使整個開發(fā)工作陷入困境。另外一家公司出現(xiàn)過這樣的情況：一名被炒魷魚的員工為報復公司，在臨行前將本部門計算機里面的所有文件全部刪除。即便公司能將他告上法庭，但是公司的知識損失是無法彌補的。一家國內(nèi)知名的體育用品生產(chǎn)企業(yè)雖然比較重視文件檔案工作，但公司并不知道如何科學地管理文件和檔案。公司也成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，一些產(chǎn)品設(shè)計、營銷文件檔案則在各業(yè)務(wù)部門保存。公司檔案部門沒有制定嚴格的歸檔制度，而是采取鼓勵自愿向檔案室移交檔案的政策，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應的獎勵。檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，業(yè)務(wù)部門或人員愿意交什么，檔案部門就收什么。國內(nèi)一家著名的咨詢公司也發(fā)現(xiàn)了檔案管理存在的問題。公司仿效國外一些咨詢公司的做法，沒有建立檔案機構(gòu)，咨詢項目完成所形成的檔案一般是由各業(yè)務(wù)部門自行保管。公司也鼓勵各業(yè)務(wù)部門和人員能夠和他人共享自己的成果經(jīng)驗，但效果甚微，各部門為了自身的利益，往往不愿貢獻他們的知識。這樣就帶來一個問題，一個項目的成功經(jīng)驗很難成為其他部門和人員共享的知識資源，一些新員工加入后不能很快學習和借鑒他人特別是經(jīng)驗豐富的咨詢師的知識，致使一些項目的開展都是從頭做起，帶來了時間成本和人力成本的上升，直接影響到企業(yè)的利潤。
對企業(yè)微觀管理體制進行改革，最核心的問題是要處理好企業(yè)檔案管理的“統(tǒng)”和“分”的關(guān)系。從上述國有企業(yè)和非公企業(yè)存在的檔案管理問題來看，實際上就是如何解決好企業(yè)檔案的集中統(tǒng)一管理與分級（分散）管理的矛盾問題。從我國企業(yè)微觀管理體制的演變可以看到，總體而言，我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，“統(tǒng)”的思想和理念比較明顯。而外國企業(yè)檔案管理特別是美國企業(yè)檔案管理更多的是“分”。張永慧、尚真認為，“美國的檔案管理體制屬于分散管理類型，中央和地方對檔案和檔案工作實行分權(quán)管理、各負其責的原則。聯(lián)邦政府檔案機構(gòu)只負責管理聯(lián)邦政府各機關(guān)的檔案和檔案工作，對地方、企業(yè)檔案機構(gòu)及事務(wù)沒有指導、監(jiān)督和管理權(quán)。各類檔案館既無上下隸屬關(guān)系，又無法定的橫向聯(lián)系。此外，美國的私有制決定了凡歸屬于集團和私人的檔案，均屬于私有財產(chǎn)，擁有者有權(quán)自行處理。美國的企業(yè)檔案工作沒有統(tǒng)一管理體系、管理要求和標準，各個企業(yè)根據(jù)實際需要自行設(shè)立檔案部門，配備管理人員，制定文件分類表，檔案工作自發(fā)性比較強，業(yè)務(wù)管理活動靈活性很大”。“這種隨意性給企業(yè)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展帶來了很大的困難。在美國，只有經(jīng)營業(yè)績比較好的企業(yè)，才有檔案工作的存在，沒有輝煌業(yè)績的企業(yè)，就沒有檔案工作。美國企業(yè)檔案工作者已逐漸認識到這個問題，所以，在全美檔案工作者協(xié)會，自發(fā)設(shè)立了企業(yè)檔案工作處，有會員300人，每年不定期分片召開企業(yè)檔案工作會議， 對企業(yè)檔案工作經(jīng)驗進行的交流和研討，推選有關(guān)企業(yè)輪流主辦出版刊物交流工作經(jīng)驗和信息，以此來加強企業(yè)間檔案工作的聯(lián)系。由此看出，我國企業(yè)檔案工作的發(fā)展，依靠社會主義公有制，依法規(guī)范企業(yè)檔案工作行為，實行集中統(tǒng)一管理，優(yōu)勢明顯。”
對于到底是“統(tǒng)”好還是“分”好的理論和實踐爭論一直不斷。贊成前者的人認為，我國企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理優(yōu)勢明顯，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業(yè)所有檔案信息資源。而贊成后者的人認為，“分”更加靈活和方便，集中統(tǒng)一管理是計劃經(jīng)濟體制下的管理模式，在市場經(jīng)濟條件下，應該仿效國外企業(yè)的管理經(jīng)驗，建立更加靈活的、分級（分散）的檔案管理模式。從理論上講，國外企業(yè)檔案分散管理并沒有影響到其成為世界一流的企業(yè)，這種看法聽起來似乎也不無道理。那么問題出在什么地方？
筆者認為，我們對“統(tǒng)”和“分”的理解還需要進一步探討。“統(tǒng)”和“分”是一對既相互對立又相互聯(lián)系的矛盾體， “統(tǒng)”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。我們在進行中外企業(yè)檔案管理體制的比較研究時，我們可能更多的關(guān)注形式上的“統(tǒng)”和“分”，而沒有進一步探究其背后的管理實質(zhì)。
我國企業(yè)所理解的“統(tǒng)”更多的是強調(diào)集中統(tǒng)一管理原則、綜合管理思想。但在企業(yè)檔案工作的實踐中，對“統(tǒng)”的應用往往有兩種不同的形式：一是完全的集中管理。企業(yè)建立統(tǒng)一的檔案機構(gòu)，將企業(yè)形成的全部檔案放在這個檔案機構(gòu)保存。二是集中管理與分級管理相結(jié)合。即企業(yè)設(shè)置檔案館（或綜合檔案室）和檔案分室，檔案館（或綜合檔案室）主要保存企業(yè)總部的反映企業(yè)管理總體情況、全面情況的檔案，而檔案分室主要保存分公司、分支機構(gòu)、職能部門自身形成的檔案。在計劃經(jīng)濟條件下，企業(yè)檔案管理更多的依賴于檔案行政管理部門和上級專業(yè)主管機關(guān)，包括檔案管理組織機構(gòu)的設(shè)置也是如此。很多企業(yè)并沒有特別去思考，到底哪一種管理形式對本企業(yè)的發(fā)展更適合。筆者認為，中國企業(yè)過去對“統(tǒng)”的理解和認識，更多的是從形式的角度來看待的即強調(diào)檔案實體的物理集中，這與計劃經(jīng)濟時代政府、企業(yè)的計劃管理理念是分不開的。同時，也和我們當時所管理的檔案對象有著很大的關(guān)聯(lián)，即企業(yè)管理的是紙質(zhì)檔案。如果不實行實體集中管理，我們就無法控制和管理檔案信息。
而外國特別是美國企業(yè)檔案管理所采取的“分”的形式，我們只是看到了其檔案的分散管理體制和形式，卻沒有看到其管理背景。首先，美國是一個市場經(jīng)濟高度發(fā)達的國家，企業(yè)完全可以自主決定其組織架構(gòu)和管理模式，具有很強調(diào)的靈活性和適應性。實際上，也并不是所有的美國企業(yè)都選擇了“分”的管理體制，許多公司也建立了檔案館或圖書館，來管理其形成的檔案。其次，美國企業(yè)檔案管理的“分”，主要是指對檔案實體的管理不再要求一定集中到一個機構(gòu)，所以有些企業(yè)就沒有單獨設(shè)立檔案機構(gòu)。但是，美國企業(yè)對檔案信息的管理是非常重視的。美國比我國較早地進入了電子文件管理時代，眾所周知，電子文件管理的主要內(nèi)容是對檔案的信息管理和知識管理。因此，從上個世紀90年代以來，美國企業(yè)對文件、檔案的管理出現(xiàn)了向知識管理發(fā)展的趨勢，架構(gòu)知識管理平臺，實施包括文件檔案管理在內(nèi)的知識管理成為許多企業(yè)的一種選擇。
由此看來，從是“統(tǒng)”好還是“分”好的問題本身來說，我們很難做出理想的回答，因為這實際上是一個管理問題。如何選擇和做出價值判斷，完全是由企業(yè)主體來決定的。同樣的管理體制、模式或方法在美國能用，到中國來就不能直接套用；此企業(yè)的檔案管理體制、模式也不一定對彼企業(yè)有效。從上個世紀90年代以來，隨著新經(jīng)濟的發(fā)展，以美國為代表的西方發(fā)達國家的管理學界不斷提出了諸多新的管理理論和方法。與此同時，我國正處在社會主義市場經(jīng)濟體制的建立過程中，無論是政府、企業(yè)還是學術(shù)界都十分關(guān)注學習和借鑒國外先進的管理理論和方法。在研究中，我們發(fā)現(xiàn)了這樣一個帶有普遍性的問題：在國外盛行的許多管理思想、模式和方法“拿到”中國來就失去了效用或其管理效果大打折扣。筆者認為，其最主要的原因是，管理與社會制度、文化傳統(tǒng)、心理等一系列因素緊密相聯(lián)，對國外管理理念的導入、管理模式和方法的應用必須考慮到我國的社會制度、政治經(jīng)濟體制、本土文化、心理等諸多因素。僅舉一例可以反映中外管理背景之差異。我們知道，在美國購買商品是需求付稅的，如一份快餐標價為5美元，你購買時就要交大約8%的稅，即應付款5.4 美元。筆者在美國加州大學洛杉磯分校做訪問學者期間，該高校一些餐廳為了減輕學生的壓力，對學生購餐實行免稅。當你去交錢的時候，人家只是問你是不是學生，你說是他就給你免稅。筆者曾經(jīng)很傻地問過別人，如果你是老師卻說自己是學生呢？人家的回答是：沒有一位老師會這么做！如果在中國用同樣的辦法來管理，其結(jié)果應該是可想而知的。
當然，企業(yè)在選擇檔案管理體制、模式的時候，還是有一定的客觀依據(jù)的，如要考慮社會經(jīng)濟背景、企業(yè)自身狀況（規(guī)模、所處行業(yè)特點、跨區(qū)域情況、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)等）、企業(yè)檔案狀況（如載體形式、文檔管理流程、檔案數(shù)量等）以及管理文化背景等。這就需要企業(yè)認真的加以研究。
【注釋】
1. 張永慧，尚真．赴美考察企業(yè)檔案工作的啟示與思考[J]．檔案學通訊，2000（2）：38～40．
（北京市，郵編：100872）
原載于《檔案學通訊》2008年第三期
