《全宗介紹》編寫提綱

《全宗介紹》由“立檔單位歷史概況”和“全宗情況”兩部分組成。前部分可寫得簡(jiǎn)略些，采用問(wèn)題、年代相結(jié)合的辦法來(lái)介紹。對(duì)立檔單位歷史比較簡(jiǎn)短的全宗，這部分只作為《全宗介紹》的序言來(lái)敘述亦可。后部分“全宗情況”是介紹的主體。

  一、立檔單位歷史概況的內(nèi)容

  1、立檔單位的名稱及其變更、成立、撤銷、歸并的時(shí)間、原因；辦事地點(diǎn)及遷移情況。

  2、立檔單位的隸屬關(guān)系、機(jī)構(gòu)性質(zhì)、主要任務(wù)、職責(zé)范圍及其變更。

  3、立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、編制及其變更情況；直屬、附屬單位職能、權(quán)限及其變更；主管人員姓名。

  4、立檔單位文書處理和檔案工作制度、辦法、文書處理工作中的各種標(biāo)記章戳及其作用。

  5、立檔單位產(chǎn)生和發(fā)展過(guò)程中的重大歷史事件，執(zhí)行的特殊任務(wù)等等。

  二、全宗情況介紹的內(nèi)容

  1、檔案數(shù)量，所屬年代，進(jìn)館時(shí)間及移交情況。

  2、檔案完整情況，有否受到過(guò)大的損失，鑒定、銷毀及其時(shí)間、原因、數(shù)量、內(nèi)容。有否有存放在其他地方而未收集的案卷。

  3、檔案質(zhì)量有什么問(wèn)題，采取過(guò)什么措施，效果如何。

  4、案卷整理編目情況，全宗內(nèi)分類、編目方法；案卷目錄及檔案排列情形；檢索工具及使用方法。

  5、檔案內(nèi)容與成分，主要敘述檔案來(lái)源（作者）、檔案內(nèi)容（可分類介紹，如人事組織類、財(cái)會(huì)類、業(yè)務(wù)類、行政事務(wù)類等。）這部分可采用重點(diǎn)與全面相結(jié)合的辦法，對(duì)一般案卷分類作綜合介紹，對(duì)具有特別意義的重要卷，作詳細(xì)介紹。

  6、檔案價(jià)值及利用情況。

示例：

**全宗介紹

全宗號(hào)  **

一、全宗歷史概述

**前身為**署，它成立于1951年6月，**由縣**局局長(zhǎng)兼任，在縣**局內(nèi)辦公。1954年12月縣**署更名為**，為縣級(jí)法律監(jiān)督機(jī)關(guān)，隸屬**地區(qū)**分院領(lǐng)導(dǎo)。至1965年期間，由于一度受到極“左”思潮的影響，**機(jī)關(guān)的法律監(jiān)督職能被削弱，縣**在曲折中緩慢發(fā)展。

“文化大革命”開始后，在“砸爛公、檢、法”的錯(cuò)誤路線影響下，縣**于1966年被撤銷，其職能由縣**機(jī)關(guān)軍管小組代替。在當(dāng)時(shí)那樣“無(wú)法無(wú)天”的混亂年代，國(guó)家已無(wú)法律可言，更不存在什么法律監(jiān)督。

“文化大革命”結(jié)束后，黨中央“撥亂反正”，1978年修改后的新《憲法》重新規(guī)定了各級(jí)**建制。同年12月30日，中共**組織部發(fā)文“自即日起成立**”。翌年2月10日正式辦公，院址在**，仍隸屬**。

此后，隨著社會(huì)主義法制建設(shè)步伐的加快，改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的高速發(fā)展，縣**也得到迅速發(fā)展：**隊(duì)伍不斷壯大，工作條件有所改善，業(yè)務(wù)范圍也逐步擴(kuò)展。

1983年，由于行政區(qū)域的變動(dòng)，。。。。。（省略）

我**大事記記錄內(nèi)容從1979年到2014年，按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記載我**在這段時(shí)間內(nèi)發(fā)生的大事、要事。基本結(jié)構(gòu)由時(shí)間、內(nèi)容（大事記述）組成。記述范圍為：。。。。。。大事記的編寫必須依照尊重歷史，尊重事實(shí)，不加評(píng)論，簡(jiǎn)明扼要的原則。

二、全宗檔案概述

檔案工作是以**工作的開展為前提的。我**檔案工作隨著**工作的發(fā)展而發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，檔案保管條件不斷改善，檔案管理水平逐步提高，如今已走上規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化管理軌道。

1951年至1965年間，縣**機(jī)關(guān)的綜合檔案，大部分由縣檔案局保管，部分在縣**局和**保管，極少數(shù)留存我**的檔案，在經(jīng)歷“文化大革命”十年浩劫后，已散失殆盡。

我**恢復(fù)后的綜合檔案自1979年2月開始收集，但因長(zhǎng)期不按規(guī)范化要求整理，各種檔案十分零亂，既不利于保存，也給利用帶來(lái)諸多不便。1994年上半年，我**著手對(duì)所有檔案資料進(jìn)行重新整裝卷，并確定了晉升省二級(jí)的工作目標(biāo)。共收集各類檔案2281卷。這些檔案共分4大類：文書檔案，**檔案，會(huì)計(jì)檔案及少量的聲像檔案。文書檔案共有426卷，訴訟檔案1640卷，會(huì)計(jì)檔案213卷，音像檔案2卷。當(dāng)年年底，我**順利通過(guò)省、市、縣檔案部門考核評(píng)審，晉升為省機(jī)關(guān)檔案管理二級(jí)先進(jìn)單位。

1995年，在上一年檔案管理工作評(píng)為省二級(jí)先進(jìn)的基礎(chǔ)上，為進(jìn)一步晉升省一級(jí)先進(jìn)，我**又組織了精干的檔案整理小組，對(duì)1993年以前形成的檔案中尚不合規(guī)定和部分遺漏的案卷及資料進(jìn)行了修改、補(bǔ)裝，并對(duì)1994年形成的各類檔案進(jìn)行了整理裝訂，去縣檔案館復(fù)制了部分歷史檔案，新增各類檔案545卷。當(dāng)時(shí)我**綜合檔案室保管有1978年12月至1994年12月間的檔案4大類，共2826卷。文書檔案共有469卷，**檔案2141卷，會(huì)計(jì)檔案213卷，音像檔案3卷。當(dāng)年9月，經(jīng)省、市、縣檔案部門檢驗(yàn)，我*檔案管理工作晉升到省一級(jí)的先進(jìn)行列。

1996年以來(lái)，為使檔案工作在保持省一級(jí)的基礎(chǔ)上向更高目標(biāo)邁進(jìn)，我*從“建立一套好的機(jī)制”出發(fā)，進(jìn)一步健全完善了各項(xiàng)規(guī)章制度，檔案工作實(shí)行科學(xué)化管理手段。綜合檔案的收集更加全面，分門別類規(guī)范齊全，目錄檢索有條不紊。自1996年元月至2001年底，我*檔案在原有的四大門類基礎(chǔ)上，又增添了“基建檔案”、“**檔案”兩大門類。到2002年為止，我*綜合檔案室存有檔案4497卷。其中文書檔案674卷，**檔案3284卷，會(huì)計(jì)檔案372卷，技術(shù)檔案105卷，音像檔案39卷，基建檔案25卷。

2002年以來(lái)，我*在省一級(jí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案管理水平，在硬件配置上達(dá)到更高要求，軟件管理更加完善，檔案分類更加齊全，目錄檢索更加便捷。當(dāng)年，我*被重新認(rèn)定為省機(jī)關(guān)檔案管理一級(jí)先進(jìn)單位。 

近年來(lái)，我*在檔案管理工作中，始終從抓基礎(chǔ)工作入手，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的軟件建設(shè)，對(duì)每一年的入庫(kù)檔案都能夠進(jìn)行認(rèn)真檢查、核對(duì)，從而使我*的檔案軟件建設(shè)始終保持較高的水準(zhǔn)。2015年，我*啟動(dòng)了檔案數(shù)字化工作，對(duì)2009-2014年全部文書檔案、1979-2014年訴訟檔案永久卷和長(zhǎng)期卷進(jìn)行了數(shù)字化加工，截止目前已掃描完成***幅，并且還將繼續(xù)此項(xiàng)工作，使得檔案管理進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。

現(xiàn)在我*共形成了“**檔案”、“文書檔案”、“音像檔案”、“實(shí)物檔案”、“會(huì)計(jì)檔案”、“基建檔案”*大門類檔案。目前我*綜合檔案室存有檔案共**卷**件35冊(cè)133盒，其中文書檔案672卷1576件、**檔案**卷、會(huì)計(jì)檔案652卷、照片檔案35冊(cè)1301張、錄像帶檔案133盒、基建檔案47卷、實(shí)物檔案73件。

我*的檔案資料全面、豐富，分類科學(xué)，能夠詳細(xì)、系統(tǒng)地記錄我*各個(gè)方面的工作開展情況和歷史情況，也為更好地開展檢察業(yè)務(wù)及調(diào)研、宣傳等工作，提供了寶貴的歷史資料和豐富、完整的各類案例。

三、全宗檔案內(nèi)容

（一）實(shí)存檔案的種類及數(shù)量

1.文書檔案

1979-2001年我*共有文書檔案672卷，采用保管期限分類法按卷歸檔整理，保管期限分別為永久、長(zhǎng)期、短期。按問(wèn)題分為綜合類、黨群類、***類和人事類四個(gè)類別。其中永久304卷、長(zhǎng)期306卷、短期62卷。

（1）綜合類：。。。。。

（2）黨群類：。。。。。

（3）***類：。。。。。

（4）人事類：。。。。。。

2002-2014年采用“年度—保管期限”分類法按件歸檔整理，保管期限分別為永久、30年、10年。共1576件，其中永久678件、30年463件、10年435件。    

2.**檔案

我***檔案分為四大類，。。。。。省略。1997-1999年按保管期限分類，共3151卷，其中永久2554卷、長(zhǎng)期255卷、短期342卷；2000-2014年按“年度—保管期限”進(jìn)行分類，共6332卷，其中永久5375卷，長(zhǎng)期419卷，短期538卷。

3.會(huì)計(jì)檔案

我*自1979年2月份正式財(cái)務(wù)獨(dú)立核算。根據(jù)縣財(cái)政局、檔案局關(guān)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案有關(guān)規(guī)定，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)其他。按照“屬類-年度”分類法編制案卷號(hào)，一般是一本（冊(cè)）為一卷。

（1）會(huì)計(jì)憑證類有原始憑證、記賬憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、工資清單；

（2）會(huì)計(jì)賬簿類有日記賬、明細(xì)賬、總賬、輔助賬；

（3）會(huì)計(jì)報(bào)表類主要有月、季會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表；

（4）會(huì)計(jì)其他類暫無(wú)。

1979-2014年，會(huì)計(jì)檔案共652卷，其中憑證491卷、賬簿138卷、報(bào)表23卷，2001-2010年的會(huì)計(jì)報(bào)表移交***財(cái)政局會(huì)計(jì)核算中心保存。

4.音像檔案

我*的音像檔案包括照片檔案、錄像檔案兩種，以“類別—問(wèn)題”來(lái)分類，全部為永久保存。分為：1.**類；2.活動(dòng)類。1979-2014年，音像檔案有錄像帶133盒、照片35冊(cè)1301張。

5.基建檔案

以基建項(xiàng)目分為“**大樓”和“**大樓”兩部分。每部分包括基本建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應(yīng)歸檔保存的文件材料，全部為永久保存。我*基建檔案2000-2014年共47卷。

6.實(shí)物檔案

能夠反映我*職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品，分為榮譽(yù)品、紀(jì)念品。榮譽(yù)品是指市級(jí)以上頒發(fā)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書等；紀(jì)念品是指單位對(duì)外交往中接收的具有一定紀(jì)念意義的禮品、字畫、題詞等，分別用SW1、SW2為代碼，保管期限均為永久。按件編流水號(hào)作為件號(hào)。我*實(shí)物檔案1987-2014年共73卷。

7.資料

**資料主要來(lái)源于經(jīng)過(guò)出版社出版的圖書雜志、參考文獻(xiàn)及本單位工作活動(dòng)過(guò)程中形成的文件、圖片轉(zhuǎn)化而來(lái)的匯編資料。根據(jù)形成性質(zhì)分為三類：雜志、圖書、匯編資料，分別用A、B、C字母代表。同一類別的資料按形成的時(shí)間順序編制大流水號(hào)。圖書、雜志類按自然成冊(cè)成本編號(hào)，匯編資料類按問(wèn)題、年代裝訂成冊(cè)并編制冊(cè)內(nèi)資料目錄后，按冊(cè)編號(hào)。1979-2014年，共244冊(cè)。

（二）檢索工具編制情況

我*建立了以案卷目錄為主體，各種檢索工具相互配套，功能比較齊全的檢索工具體系，為迅速、準(zhǔn)確查找檔案資料，提高檢索效率創(chuàng)造了條件。檔案、資料全部錄入“**檔案管理軟件”進(jìn)行管理，編寫了手檢目錄和機(jī)檢目錄。此外，將**-**年**檔案編寫了姓名索引目錄。現(xiàn)有手檢目錄*本，案卷級(jí)目錄*條，文件級(jí)目錄*條。

1、文書檔案共16本，其中案卷目錄3本，全引目錄10本，歸檔文件目錄3本；案卷級(jí)目錄674條，文件級(jí)目錄1571條。

2、**檔案共*本，其中姓名索引目錄6本；案卷級(jí)目錄9483條，文件級(jí)目錄107030條。

3、會(huì)計(jì)檔案3本，案卷級(jí)目錄652條。

4、音像檔案8本，其中照片檔案*本，錄像帶檔案*本；錄像帶案卷級(jí)目錄133條，文件級(jí)目錄515條，照片檔案案卷級(jí)目錄35條，文件級(jí)目錄464條。

5、基建檔案1本，案卷級(jí)目錄47條，文件級(jí)目錄766條；

6、實(shí)物檔案1本，文件級(jí)目錄73條。

7、資料目錄3本，文件級(jí)目錄244條。

（三）開發(fā)利用情況

編纂了工作總結(jié)匯編，**工作報(bào)告匯編，榮譽(yù)匯編，人事任免文件匯編，公開信息匯編，上級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定匯編，重要文件匯編等，對(duì)我*檔案進(jìn)行了整理、綜合、提煉，更好地為我*工作提供服務(wù)。

四、有關(guān)全宗情況的幾點(diǎn)補(bǔ)充

（一）歸檔及移交。我*對(duì)各類新形成的檔案歸檔期限作了具體規(guī)定，**卷在結(jié)案后15日內(nèi)裝卷完畢；。。。。

（二）專題材料和統(tǒng)計(jì)分析。在整理各年度形成的各類檔案的同時(shí)，我*組織撰寫了組織沿革、大事記、人事任免等專題材料，編寫了文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等參考資料，建立了統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。并在檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的基礎(chǔ)上，開展統(tǒng)計(jì)分析，以促進(jìn)加強(qiáng)管理和提高利用率。

（三）制度及利用工具。為加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)化規(guī)范化管理，我*制定了《檔案收集制度》、《檔案整理制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等制度。我*現(xiàn)在有手檢目錄和機(jī)檢目錄兩套檢索工具，手檢目錄還包括一套姓名索引目錄。今年我*進(jìn)行了文書檔案和訴訟檔案數(shù)字化掃描工作，可以在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)在線查閱，大大方便了檔案利用工作。

（四）其他情況  略