一、制定《規(guī)范》的必要性
    按照市委辦公廳、市政府辦公廳《關于切實精簡優(yōu)化考核項目加強考核工作管理的通知》（渝委辦〔2014〕1號）文件精神，市檔案局從2014年下半年起，取消了區(qū)縣國家綜合檔案館目標管理等級考核。據了解，國家級檔案館測評工作從2015年起也不再開展。為了推動我市檔案館工作持續(xù)健康發(fā)展，市檔案局出臺了《重慶市國家綜合檔案館業(yè)務建設規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）。《規(guī)范》是我市國家綜合檔案館的工作手冊和業(yè)務指南。
    二、《規(guī)范》部分條文釋解
    第五條  對檔案館建筑規(guī)模提出要求。納入中西部地區(qū)縣級綜合檔案館建設規(guī)劃的，不低于建設規(guī)劃核定面積，也可按《檔案館建設標準》要求適當擴大；未納入的，以近10年檔案館年均接收檔案數(shù)量×30+現(xiàn)有館藏檔案數(shù)量為基數(shù)，對應《檔案館建設標準》中所要求的面積，作為必須達到的面積。
    第九條  指市檔案館和區(qū)縣（自治縣）檔案館均應配備自備電源，市檔案館檔案庫、變配電室、水泵房、消防用房等的用電負荷不宜低于一級，區(qū)縣（自治縣）檔案館不應低于二級。
    第十一條  《檔案館工作通則》第七條規(guī)定“省級以上檔案館接收立檔單位20年左右的檔案”、“省轄市（州盟）和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”。市政府辦公廳轉發(fā)《重慶市檔案館收集檔案范圍細則》第十三條規(guī)定“立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年后向市檔案館移交”。本《規(guī)范》明確“市檔案館可以接收立檔單位自檔案形成之日起滿10年的永久保存的檔案，區(qū)縣（自治縣）檔案館可以接收立檔單位自檔案形成之日起滿5年的永久、長期（或者30年）保存的檔案”，協(xié)商一致的，可以提前接收。立檔單位保管條件好的，也可以按照《檔案館工作通則》規(guī)定時間移交，體現(xiàn)了《規(guī)范》將原則性與靈活性相結合的求實精神。檔案館不得強行要求立檔單位提前移交。
    第十五條  電子檔案，指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，其組件、分類、排列、編號、編目應符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）相關規(guī)定；其格式轉換、元數(shù)據收集、歸檔數(shù)據包組織、存儲等整理要求及應用系統(tǒng)，參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、GB/T18894-2002、DA/T48-2009、DA/T38-2008等標準執(zhí)行。
    相關資料，指立檔單位編制的檔案目錄（案卷目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄）、文件級解密審核表、全宗卷、文件（成果）匯編等檢索工具和參考資料，以及編印的公開出版物、內部發(fā)行物、報刊、年鑒、方志、回憶錄等資料。
    專用設備，指有助于管理和利用檔案所必需的軟件系統(tǒng)、播（錄）放設備等；移交檔案為通用格式的，可不移交專用設備。
    第十八條  全宗卷，指由記錄和說明全宗立檔單位及檔案
    歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。其內容包括全宗（館藏）介紹、檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案利用、新技術應用等8類及綜合全宗卷（管理館藏、全宗屬類、全宗群或聯(lián)合全宗的綜合性業(yè)務工作規(guī)范和管理制度，前述8類中涉及多個全宗的文件材料）。
    全宗指南即全宗介紹，是全宗卷的主要成份，應符合《全宗指南編制規(guī)范》（DA/T14-2012）。
    第十九條  全宗構成條件，指具備獨立行使職權、設有會計單位或經濟核算單位、設有管理人事的機構或人員的立檔單位，方可設立檔案全宗。檔案館可為立檔單位設立獨立全宗、聯(lián)合全宗、匯集全宗，或者檔案匯集。
    聯(lián)合全宗，指由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。
    匯集全宗，指由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。
    檔案匯集，指有不明所屬全宗的零散殘缺文件，按一定特點集中起來的一種檔案混合體。它是全宗補充形式，參照全宗進行管理。
    第二十七條  指全宗內檔案編號，同一目錄內原則上不超過4位數(shù)。若編號超過4位數(shù)，但本年度檔案尚未編完，則應繼續(xù)編制直至本年度結束。從下一年度起再另起目錄。
    第二十九條  柜架排列尺寸應當符合相關規(guī)定，指按照《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25—2010）要求，庫房主通道凈寬不應小于1.2m、兩行檔案柜架間凈寬不應小于0.8m、檔案柜架端部與墻的凈距離不應小于0.6m、檔案柜架背部與墻的凈距離不應小于0.1m。
    柜架選擇應當符合樓地面活荷載要求，指檔案庫樓地面均布活荷載標準值不應小于5KN/m2，采用密集架時不應小于12KN/m2。密集架安裝使用應符合《重慶市檔案局關于規(guī)范檔案庫房密集架安裝使用的通知》（渝檔發(fā)〔2009〕1號）要求。
    第三十一條  檔案分庫存放索引，以圖表反映每個庫房存放檔案門類、保管期限及起止年度等。一般張貼在庫區(qū)醒目位置。
    庫內檔案存放示意圖，以圖表反映庫內每列柜架檔案存放情況，包括檔案門類、全宗號、全宗名稱、保管期限及起止年度等。一般張貼在庫內入口醒目位置。
    檔案柜架指引標記，以表格反映柜架內檔案存放情況，包括全宗號、全宗名稱、檔案門類、保管期限、起止年度、起止卷（件）號、所屬列柜欄號等。一般張貼在庫內主通道柜架前端醒目位置。
    收進（移出）登記簿，主要記載新接收進館檔案、移出銷毀檔案的全宗號、全宗名稱、檔案門類、保管期限、起止年度、起止卷（件）號、檔案數(shù)量、收進或移出時間、庫房管理人員簽字等情況。
    出（入）庫登記簿，主要記載利用中檔案出庫和入庫情況，包括檔號、出庫時間、入庫時間、檢查情況、庫房管理人員簽字等情況。
    第三十五條  指按照《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010），紙質檔案庫溫度保持在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%；電子、音像等特殊載體檔案庫溫濕度應符合規(guī)范5.2.2要求；部分技術用房和對外服務用房溫濕度應符合規(guī)范5.2.4要求。檔案庫在選定溫濕度后，每晝夜波動幅度要求溫度不得大于2℃、相對濕度不得大于5%。
    第四十條  定期編輯檔案館指南，指檔案館指南應每5年續(xù)編一次。《檔案館指南》應當符合《檔案館指南編制規(guī)范》（DA/T 3-1992）。
    第四十三條  檔案館不得擅自公布上級機關制發(fā)的文件，指公布上級機關文件，需經文件制發(fā)機關所在行政區(qū)域的國家檔案館同意；不得擅自公布歸屬管理權不屬于本館的歷史檔案，指公布歸屬管理權不屬于本館的歷史檔案，需經按有關規(guī)定對該檔案有歸屬管理權的國家檔案館同意。
    第四十七條  指按照《檔案館工作通則》第二十一條規(guī)定：“利用者所復制的檔案（證明性材料除外），均應由檔案館寄往利用者所在機關檔案室保存，除經檔案館請示上級領導機關特許者外，均不得以任何形式全文公布、陳列、展出或再行復制，絕密檔案復制件應于使用后交回。
    第五十二條  局域網是檔案館內開展各項業(yè)務工作的內部網絡；政務網上可以開展數(shù)字檔案在線接收、公開檔案目錄或全文以及提供檔案業(yè)務在線監(jiān)督指導；互聯(lián)網上可以開展數(shù)字檔案利用服務和政務信息資源共享。
    第五十三條  檔案管理應用平臺，應當具備檔案接收、管理、存儲、利用、登記、統(tǒng)計、鑒定、審核等功能，并且可以根據業(yè)務發(fā)展擴展定制業(yè)務。通過網站可以采集接收與館藏檔案相關的多種數(shù)字資源，比如新聞，政府網站、微博、微信等；開展利用、展覽、咨詢等多種方式和層次的服務工作。
    第五十七條  數(shù)字檔案的備份，應當具備離線備份、在線備份和備份數(shù)據恢復功能；對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問題應當及時采取措施恢復；磁性載體應當每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。
    第六十二條  注意保存監(jiān)控記錄，指監(jiān)控記錄應當保存3個月以上。