摘 要：本文分析了企業檔案的雙套制管理在信息時代的今天存在的必要性和可行性，并對其具體的實施方法及范圍提出了一些自己的看法。
關鍵詞：信息化 雙套制 電子檔案

 　　檔案雙套制即：檔案部門同時保存兩套內容相同的檔案。對這一問題，早就有人在探討，不過，那時計算機技術尚未在檔案管理工作中廣泛使用，數字化也只是初現端倪，因此，其雙套檔案指的是對同一紙質檔案的雙套歸檔保存。筆者認為在同一載體即同為紙質的條件下，對同一內容的檔案雙套保存雖然是一種保護措施，但也是一種重復，造成了資源和人力的浪費，不符合我國國情。對于企業檔案工作而言也是如此，這里不排除很多企業檔案館、室都有少量珍貴檔案和使用率非常高的檔案雙套保存的現象，但這不是普遍現象。
　　一、企業檔案雙套制管理的必要性
　　（一）檔案載體的多元化是實行雙套制的先決條件
　　隨著時代的迅猛發展，現代辦公自動化(OA)的興起、發展、普及，縮微技術的應用，以及當前在建設數字檔案館過程中對現有館藏紙質檔案的數字化，產生了大量電子檔案、膠質縮微品檔案。檔案載體呈現出多元化趨勢，且這種狀況會隨科技的進步，檔案信息數字化的發展而日益明顯。紙質載體的統治地位將不斷受到其他諸如光介質、磁介質、膠質等載體的挑戰而弱化，這就出現了同一內容而不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題。這時的檔案雙套制與早先討論的檔案雙套制問題因條件與環境的不同而有了明顯的區別，同一內容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制已不屬于重復保存，在這樣的背景下，企業檔案實施雙套制管理顯得尤為必要和迫切。
　　（二）不同載體的局限性決定了實施雙套制的必要性
　　1、電子檔案的可變性、對系統的依賴性及不安全性都決定了其固有的局限性。以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但其局限性也很明顯。如：不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位，這嚴重影響檔案的憑證作用；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩定期限不長。
　　2、紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便的弱點。
　　3、縮微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數縮微設備利用率普遍不高，操作技術較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。
實行檔案雙套制管理可以很好地融合紙質和電子等不同載體的優勢，既可發揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現，起到了優勢互補的效果。可見，雙套制有其存在的必要性和合理性，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。企業檔案雙套制管理的存在，意味著今后企業檔案館館藏中電子檔案與紙質檔案將長期共存，這將成為未來企業檔案館館藏結構的一大特點。
　　二、關于實施雙套制的想法和建議
　　筆者認為，在檔案信息數字化條件下企業檔案雙套制存在的必要性毋庸置疑，但在具體實施時要考慮到度的問題，即是全面的雙套制還是有選擇的、有側重的、有分別的雙套制。
　　（一）全面的雙套制既不需要也無可行性
　　實行全面的雙套歸檔制主要涉及兩個方面：一是現行的電子文件歸檔。由于以往辦公的制度和人們自然的閱讀習性，這部分文件一般伴隨相應的紙質文件，可按歸檔要求直接一并移交檔案部門。二是已有的館藏檔案。按照建立數字檔案館的要求，館藏紙質檔案將逐步數字化，形成大量的電子檔案，例如攀鋼檔案館建設檔案管理現代化項目，購進多臺相關設備用于紙質檔案數字化。問題在于，由于多年的累積，多數企業檔案館館藏檔案高達十幾萬卷（冊）乃至更多，而且企業檔案中的科技檔案存在很多大幅面圖紙，要將這些全部數字化要花費巨大的人力和物力，在當前我國檔案建設投入并不充裕的情況下，顯然是不可取的，甚至是有害的。簡單地說，這樣做必然會削弱在其他檔案管理環節的投入。
　　（二）實行有選擇的雙套制符合當前企業檔案工作實際
實行有選擇的檔案雙套歸檔制最符合當前企業檔案工作的實際，且最具可行性。建立現代企業制度要求企業檔案工作能夠高效的運轉、便捷的查閱和高能動性的信息利用，以便為企業在日益激烈的市場競爭和高速升級的技術更新下發展壯大提供及時有效的信息服務。因此，現代企業檔案利用工作在所有檔案管理工作環節中處于更突出、更迫切的地位，企業檔案部門不可能將全部工作重心轉移到數字化工作中來。鑒于此，對館藏紙質檔案的數字化工作只能有計劃地逐步開展，可先把珍貴的、年代久遠和頻繁利用的檔案數字化。各企業檔案館可根據自身不同特點進行規劃，這樣就會弱化數字化工作與檔案管理日常工作在人力、物力分攤上的矛盾。在具體實施紙質檔案數字化時應著重考慮以下因素：
　　1、利用率因素。數字化的檔案信息可以彌補傳統檔案信息的種種缺陷，極大的方便利用者的查閱，更好的滿足企業的檔案信息利用需求。因此，對企業利用面廣、使用率高的紙質檔案應優先進行數字化，盡可能發揮館藏檔案的社會效益和經濟效益。攀鋼檔案館針對攀鋼技改工程建設的需要，在檔案數字化系統改造完畢后，擬優先把重點工程竣工檔案以及總圖和綜合管線（網）圖等數字化，將有效地滿足項目設計單位、施工單位和工程管理部門的參考利用需求，為攀鋼生產建設做出更大貢獻。
　　2、價值因素。將高價值的檔案信息優先數字化。高價值即：有長遠使用價值的檔案信息、珍貴的歷史檔案、有證據和情報價值的檔案信息、有地方特色或突出館藏特色的檔案信息。
　　3、搶救性因素。一些年代久遠面臨毀損的紙質檔案要盡快實現數字化，使其得到及時的搶救性保護。如攀鋼一期建設期間形成的部分重要檔案，由于年代較久，出現了變黃變脆的現象，迫切需要優先數字化。
筆者認為企業檔案雙套制管理的重點還是在于近幾年生成的電子文件，這樣一步到位既可以保障電子檔案的質量，又不會在大量堆積之后再做重復工作，更重要的是能解決檔案工作與辦公自動化的接軌問題。
　　（三）實行雙套制的范圍
企業檔案雙套制管理的范圍這不僅僅是個學術問題，更是一個制度和法律要求，需要國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規和規章，讓各級檔案館室在工作時有章可循、有法可依。筆者建議：
　　1、確定檔案雙套制范圍的依據。作為一種過渡性措施，企業檔案雙套制管理的范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據。因為我國現行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當的科學性和可操作性，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定企業檔案雙套管理制范圍的重要依據，完全可以參照執行，不必另搞一套。
　　2、依據保管期限表，確定檔案雙套制的范圍。以前有觀點認為雙套制的保存范圍只是永久保存的檔案。但由于現代科學技術更新速度的日益加快，企業技術改造與更新的周期也越來越短，企業檔案中長期保存的檔案利用率大大提高，這在很大程度上延伸了企業檔案雙套保存的范圍。因此企業檔案雙套保存范圍應當限定在具有永久和長期保存價值的檔案部分，保管期限為短期的檔案不必實行雙套制。
　　此外，在企業檔案部門，兩套不同載體檔案如何統一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。電子檔案（數字化的紙質檔案）通常采用硬盤在線保存和光盤離線保存，在線保存主要是方便提供利用，離線保存則是為了備份與恢復。對于離線保存的光盤，其光盤標簽上注明光盤號，并把光盤號寫入相應紙質檔案的案卷信息，這樣就在電子檔案與紙質檔案之間建立了必要的關聯，使紙質檔案與電子檔案既處于不同模式的管理下，又存在著一條聯系紐帶。在線部分則可通過掛接附件的形式，使利用者可以在檢索條件下經檔案部門授權進行在線全文查閱。
　　（四）培養綜合型人才是實行企業檔案雙套制管理的迫切任務
　　在數字檔案館建設中，無論是從檔案工作的內容還是從檔案工作的手段來看，僅僅具備傳統的檔案專業知識已經無法滿足雙套制檔案工作的要求，需要我們企業檔案工作者在一定程度上熟練掌握現代化信息技術。企業檔案部門要積極開展計算機知識以及現代化通訊設備操作培訓，以滿足檔案雙套制管理工作需要，為建設數字檔案館奠定人才基礎。
　　綜上所述，當前及將來很長時間內，企業檔案館的紙質與電子檔案將雙套長期并存，但筆者所闡述的雙套制不是目的，僅是手段，只是為了最終規范的現代企業數字檔案館的建成。

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