《規定》制定的指導思想是，以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面落實科學發展觀，堅持以人為本，與時俱進，正確界定機關文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，大力促進機關檔案基礎工作，努力推進國家檔案資源建設，為構建社會主義和諧社會提供有效服務。

    《規定》制定的原則：
    （一）《規定》的內容要涵蓋機關在其工作活動中形成的所有文件材料，即包括各種門類和載體的歷史記錄。
    （二）《規定》要對機關文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍作出明確界定。
    （三）《規定》在明確界定機關文件材料的歸檔范圍時，采用標時制標明文書檔案的具體保管期限；提出對其他門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限要按照國家有關規定執行。
    （四）《規定》要盡量避免機關文件材料重復歸檔。
    （五）凡涉及與公民權益有關的文件材料，歸檔和劃分保管期限時要體現“從寬”的原則。
    （六）《規定》要明確各級檔案行政管理部門與各級機關在具體執行《規定》過程中的職責和義務，確保各機關編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的實用性和可操作性。

    2、《規定》的實施范圍包括哪些單位？

    從《規定》的第一條可以看出，《規定》的實施范圍是各級黨政機關和人民團體。軍隊系統、民主黨派、企事業單位可參照執行。〈規定》的實施范圍包括執行范圍和參照執行范圍。

    《規定》中的“機關”包括各級黨政機關和人民團體，各級人大、政協、法院、檢察院等，這些機關都屬于《規定》的執行范圍。屬于《規定》執行范圍的機關必須按照《規定》的要求，在同級檔案行政管理部門的監督指導下，編制本機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。軍隊系統、民主黨派、企事業單位屬于參照執行單位，參照執行的單位要在同級檔案行政管理部門的幫助指導下，開展本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的編制工作。需要說明的是，具有行政管理職能的事業單位屬《規定》的執行范圍。這些單位必須依照《規定》，編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審查同意后執行。

    3、機關文書檔案的保管期限如何劃分？

    根據《規定》第六條，“機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。”永久保管的文書檔案要按有關規定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護，為國家積累歷史財富和文化財富。定期保管的文書檔案主要由機關自己留存，備機關日常工作查考利用，保管期滿后經機關鑒定，或銷毀或延長保管期限。

    4、《規定》對兩個以上機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料的歸檔有何要求？

    根據《規定》第十一條，“機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔”。本條規定明確了機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料由誰歸檔、應該歸檔哪些文件材料的問題。

    主辦機關和其他機關雖然歸檔內容相同，但在檔案的保管期限劃分上是不同的，主辦機關對檔案保管期限的劃分高于其他機關，這一點體現在附件《文書檔案保管期限表》中，有利于避免內容相同的檔案重復進館問題。

    5、本機關對下級機關報送哪些文件材料進行歸檔，檔案保管期限如何劃分？

    《文書檔案保管期限表》第13條，機關對下級機關報送的文件材料中重大問題的專題報告要進行歸檔，檔案保管期限定為30年；對下級機關報送的年度和年度以上的計劃、總結、統計材料也要進行歸檔，檔案保管期限定為10年。