——企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制應(yīng)參考的依據(jù)

　　企業(yè)在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的過程中，文件材料具體歸檔范圍的界定和其相應(yīng)具體保管期限的劃定均應(yīng)根據(jù)有關(guān)要求來確定，這些要求除按照10號令的相關(guān)要求外，還有企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定、流程的要求，國家其他非檔案專業(yè)法律法規(guī)及規(guī)范性文件要求，客戶需求等。這一點，10號令第十五條提出了明確的要求。即要求“企業(yè)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定（10號令）和國家及專業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)生產(chǎn)組織方式、產(chǎn)品和服務(wù)特點，編制本企業(yè)的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。

　　一、10令的有關(guān)原則要求

　　10號令中對文件材料具體歸檔范圍的界定和其相應(yīng)具體保管期限的劃定主要以附表為主。但是，10號令的附表并不能囊括企業(yè)所有應(yīng)歸檔的文件材料和所有檔案保管期限的精確劃定。因為，10號令是面對所有企業(yè)的，其附表只能對企業(yè)共有的管理類文件材料歸檔范圍進(jìn)行具體界定，對企業(yè)共有的管理類檔案保管期限進(jìn)行具體的劃定。而不同企業(yè)，由于產(chǎn)品和業(yè)務(wù)的不同，所處的層級不同，以及發(fā)展階段和管理理念等的不一樣，文件材料的歸檔范圍和有些檔案應(yīng)劃分的保管期限是不一樣的，這些并未在10號令的附表中具體列出。但10號令的條款中明確了界定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的一些原則。這些條款如下：

　　（一）第四條

　　本條對應(yīng)歸檔的文件材料歸檔范圍進(jìn)行了界定。有些文件材料盡管沒有10號令的附表中具體列出，但只要符合本條原則，均應(yīng)列入歸檔范圍。

　　（二）第五條

　　本條對可以不列入歸檔的文件材料的界定明確了判斷原則。需要指出的是，符合本條原則的文件材料不是絕對不能列入歸檔范圍，而是“可”不列入。如果企業(yè)認(rèn)為有必要列入歸檔范圍，也是可以的。這一點與8號令是不一樣的。

　　（三）第八條和第九條

　　第八條和第九條原則規(guī)定了哪些管理類文件材料應(yīng)分別列入永久保管和定期保管。兩條中相應(yīng)各款內(nèi)容有的是對應(yīng)的，有的則不對應(yīng)。對第八條的（六）、（七）、（八）、（九）款“重要的”文件材料分別是對應(yīng)第九條的（四）、（五）、（九）、（七）“一般的”文件材料。但有些款的內(nèi)容則不是一一對應(yīng)的，如第八條的（一）、（二）、（四）在第九條找不到相應(yīng)的內(nèi)容，這表明，這三個方面的文件材料不分“重要的”“一般的”，全部列入永久保管期了。

　　（四）第十八條

　　本條要求企業(yè)在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，應(yīng)兼顧眼前利益與長遠(yuǎn)利益，考慮檔案不同載體的保管成本等因素。這一方面是為了防止有些企業(yè)只考慮眼前利用需求，而把一些未來需要利用的文件材料不納入歸檔范圍。另一方面，也為了提醒企業(yè)當(dāng)同一內(nèi)容有不同載體時或是盡管單一載體，但保管成本較低，可將保管成果相對低的載體的檔案保管期限延長。如有的企業(yè)將可不輸出紙質(zhì)載體原生性電子檔案，本可劃定為10年期保管，由于其保管成本較低，而劃定為30年保管。

　　二、企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定、流程的要求

　　企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定、業(yè)務(wù)流程、作業(yè)指導(dǎo)書等等，均會包含檔案的要求。如《某集團(tuán)公司合同管理辦法》有如下規(guī)定：

　　第三十三條 合同依法訂立后受法律約束，我方不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時，由合約簽訂人或經(jīng)辦人查明原因、提出意見，經(jīng)批準(zhǔn)簽訂的部門或單位領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，再同對方協(xié)商，達(dá)成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更必須由原合同起草部門負(fù)責(zé)更改，按《合同評審程序》辦理合同變更評審，并辦理 書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發(fā)放的范圍相同

　　第三十五條 對于合同的終止（合同未履行完，但確定不再繼續(xù)履行），合同履行部門應(yīng)做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件，做好經(jīng)濟(jì)往來和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)，資料則合約部移交檔案室保存。

　　第三十六條 各類合同統(tǒng)一歸由合約部進(jìn)行管理。合約部應(yīng)收集、整理各類合同進(jìn)行歸檔管理，定期檢查考核。

　　第三十七條 建設(shè)工程施工合同與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、信函、電報、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺帳等資料均是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的原始資料，應(yīng)定期按項目、合同分類建立詳細(xì)的臺帳，及時歸檔保存。

　　這些規(guī)定中包含的檔案管理要求，企業(yè)在制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時應(yīng)反映出來。

　　企業(yè)業(yè)務(wù)流程往往也包含檔案管理要求，特別是涉及歸檔范圍。因為業(yè)務(wù)流程中會標(biāo)明業(yè)務(wù)形成的文件材料內(nèi)容，它們是歸檔范圍的重要來源。

　　三、國家其他非檔案專業(yè)法律法規(guī)及規(guī)范性文件要求

　　（一）法律要求

　　2003年12月27日第十屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第六次會議通過修訂的《中華人民共和國商業(yè)銀行法》的下列條款均提出了檔案管理要求：

　　第五十一條 商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定保存財務(wù)會計報表、業(yè)務(wù)合同以及其他資料。

　　第六十二條 國務(wù)院銀行業(yè)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)有權(quán)依照本法第三章、第四章、第五章的規(guī)定，隨時對商業(yè)銀行的存款、貸款、結(jié)算、呆賬等情況進(jìn)行檢查監(jiān)督。檢查監(jiān)督時，檢查監(jiān)督人員應(yīng)當(dāng)出示合法的證件。商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)按照國務(wù)院銀行業(yè)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的要求，提供財務(wù)會計資料、業(yè)務(wù)合同和有關(guān)經(jīng)營管理方面的其他信息。

　　類似的法律還有2009年7月8日國務(wù)院第73次常務(wù)會議通過的《中華人民共和國食品安全法實施條例》中要有關(guān)內(nèi)容，如下：

　　第二十二條 食品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照食品安全法第三十二條的規(guī)定組織職工參加食品安全知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)食品安全法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和其他食品安全知識，并建立培訓(xùn)檔案。

　　第二十四條 食品生產(chǎn)經(jīng)營企業(yè)應(yīng)當(dāng)依照食品安全法第三十六條第二款、第三十七條第一款、第三十九條第二款的規(guī)定建立進(jìn)貨查驗記錄制度、食品出廠檢驗記錄制度，如實記錄法律規(guī)定記錄的事項，或者保留載有相關(guān)信息的進(jìn)貨或者銷售票據(jù)。記錄、票據(jù)的保存期限不得少于2年。

　　第二十八條 食品生產(chǎn)企業(yè)除依照食品安全法第三十六條、第三十七條規(guī)定進(jìn)行進(jìn)貨查驗記錄和食品出廠檢驗記錄外，還應(yīng)當(dāng)如實記錄食品生產(chǎn)過程的安全管理情況。記錄的保存期限不得少于2年。

　　第二十九條　從事食品批發(fā)業(yè)務(wù)的經(jīng)營企業(yè)銷售食品，應(yīng)當(dāng)如實記錄批發(fā)食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、購貨者名稱及聯(lián)系方式、銷售日期等內(nèi)容，或者保留載有相關(guān)信息的銷售票據(jù)。記錄、票據(jù)的保存期限不得少于2年。

　　第三十條　國家鼓勵食品生產(chǎn)經(jīng)營者采用先進(jìn)技術(shù)手段，記錄食品安全法和本條例要求記錄的事項。

　　《中華人民共和國食品安全法實施條例》中的上述條款不僅對食品生產(chǎn)、經(jīng)營過程記錄（即檔案）范圍提出要求，而且還對保管期限提出了要求。

　　企業(yè)在制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期表時均應(yīng)參照并遵守這些規(guī)定。

　　四、客戶需求

　　ISO9001作為一份以客戶為中心的質(zhì)量管理體系，其中的要求均反映了客戶的需求。以2008版本為例，該標(biāo)準(zhǔn)在檔案管理方面的要求就有如下內(nèi)容：

　　4.2.3文件控制質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)條款4.2.4的要求進(jìn)行控制。

　　4.2.4記錄的控制 應(yīng)控制建立的記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定質(zhì)量記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制。

　　“5.6.1總則”指出“應(yīng)保持管理評審的記錄（見4.2.4）”

　　“6.2.2 能力、意識和培訓(xùn)”要求“能織應(yīng)e)保持教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗的適當(dāng)記錄（見4.2.4）”

　　“7.2.2與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審”要求“評審結(jié)果及評審所引發(fā)的措施的記錄應(yīng)予保持（見4.2.4）”

　　“7.5.3標(biāo)識和可追溯性”要求“在有可追溯性要求的場合，組織應(yīng)控制并記錄產(chǎn)品的唯一性標(biāo)識并保持記錄。”

　　“7.5.4顧客財產(chǎn)”要求“當(dāng)顧客財產(chǎn)發(fā)生丟失、損壞或發(fā)現(xiàn)不適當(dāng)?shù)那闆r時，應(yīng)報告顧客，并保持記錄(見4.2.4)”，并且指明“顧客財產(chǎn)可包括知識產(chǎn)權(quán)和個人資料”

　　企業(yè)在制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期表時也應(yīng)參照并遵守這些規(guī)定，否則會損害客戶利益，最終失去市場。

　　（本文轉(zhuǎn)載自《中國檔案》雜志2015年第6期 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經(jīng)科司）