１、按照中組部《關于干部檔案材料收集歸檔規定》全面、及時收集應歸檔的各種材料。

２、收集的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚，對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

3、歸檔材料，凡規定由組織審查蓋章的，須由組織蓋章，規定要同人本人見面的材料一般應有本人簽字

４、歸檔材料的載體一般使用A4規格的辦公用紙，材料左邊應留出2-2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料需復印存檔外，一般不得使用復印件代替原件歸檔。