摘要：人事檔案是在組織人事工作管理活動中形成，并經組織審查或認可的，記錄、反映人員經歷和德才表現等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的原始記錄。它是國家檔案的重要組成部分，和會計擋案、科技檔案等同屬專門檔案性質。建國以后，人事檔案一直發揮著不可替代的作用。為人事調動、人員聘用、轉正定級、干部提拔、專業技術職務晉升以及離退休、養老、醫療保險手續辦理等工作提供了很多便利和幫助。是發現人才、使用人才、管理人才的重要依據，在人力資源開發。人才預測和人才政策制訂方面具有十分重要的作用。
關鍵詞：人事檔案；歸檔；分析
2009年7月，中共中央組織部下發了修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。較之1996年下發的規定，修改了很多條款。這也是隨著社會經濟的發展，時代不斷進步，根據新形勢，新任務需要制訂的法現性文件。本次修改后的規定，摒棄了舊糟粕，增加了新理念，以下就依條款之序，對兩份文件做一一比較。
1第一章，總則
(1)2009版新規定（以下簡稱09版）第一條加入了“為維護干部的合法漢益”。這一點是對干部人事檔案作用的詮釋。某些時候，人事檔案中的材料可以作為法律依據。
(2)09版規定所依據的法律法規較96版有所擴充。新增廠及中華人民共和國公務員法》、《黨政領導干部選拔作用工作條例》。
(3)09版規定中，歸檔工作的原則是“真實、全面、及時、規范”。這比96版中提到的“實事求是”更進了一個層次。對檔案收集歸檔工作提出了更高的要求。
(4)09版中增加了第四條。明確了本規定的適用范圍。而96版中未提及這一點。從本條款可以看出，因為依據的法律法規不同，工作人員和管理依據不同，單位性質可以分為三大類。這三大類單位的人事檔案管理工作都要參照此規定執行。
2第二章，歸檔范圍
09版規定中所提及的歸檔范圍，顯然更具有可操作性。并且握棄了以前帶有明顯時代特色的文件，增加了更適應新時代發展需求的文件材料。
增加了第七條，報告個人有關事項的材料，即“領導干部個人有關事項發生變化的報告表”。
增加了第八條?？疾臁⒖己恕㈣b定材料，即“在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；后備干部登記表等。
在第九條審計材料中，強調了“經濟責任審計結果報告”。摒棄了96版中“離任審計考核材料”。
在學歷學位材料中，將各類文件材料更加細化，尤其是“畢業證書、學位證書復印件”，另外增加了出國(境)學習的材料，包括中外合作辦學學習印國內外學歷學位認證材料。新增了培訓材料：為期兩個月以上的學院培訓登記表等材料。
新增了職業（任職）資格材料，這個也是順應社會發展的需求。
在第十三條中，專業技術職務資格評審中的材料反而簡化了許多。
第十四條中，增加了反映科研科研學術水平的材料。尤其是當選為院士的材料，遴選博士生導師的材料等等。比1996年規定的范圍要擴大很多。
第十六條中，增加了“計算連續工齡的材料”。這一點在1996版中未提及。
第十七條中，刪除了團員退團材料，但是增加了退出民主黨派的材料。
第十八條，表彰獎勵材料中明確了材料審批形成的級別。凡是縣處級以上黨政機關、人民團體等戶以表彰的材料都應歸檔。
第十九條，涉紀涉法材料的收集范圍明顯擴大，涵蓋面增廣
第二十條，招錄、聘用材料中增加了選調生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業生登記表等。
第二十一條，增加了公務員管理的材料：援藏、援疆、掛職鍛煉登記表等。
第二十二條，辭職，辭退，罷免材料中，主要范圍為公務員和部分事業單位。
第二十三條，增加了享受政府特殊津貼的材料。
第二十四條，增加了外國永久居留證、港澳居民身份證等的復印件。
增加了第二十八條、第二十九條，包括干部人事擋案報送單，人事爭議仲裁裁決書，公務員申訴處理決定書，再生育子女申請表等有參考價值的材料。
在這一章中，減少的材料包括：干部個人的審計報告或審計意見材料，離任審計考核材，離婚材料，因私出境(出國)審批表等。
3第三章，收集歸檔要求
這一章中把96版的第三章收集方法和第四章歸檔要求合并在一起，并且對歸檔材料的審核，歸檔的原則進一步規范，明確了什么樣的材料才能歸檔，要求更加具體化。
(1)09版的規定中減少了原來舊的一部分，并且規定了復印件存檔的具體要求：注明復印時間，并加蓋公章等。
(2)時間上更加明確：形成材料后一個月放入本人檔案袋，一年內整理歸檔。
(3)載體的變化：由原來的16K擴充到16K或A4。但是筆者認為，目前大多數單位的人事檔案卷本大小都是16K，因此，只有等全部人員的檔案卷本都擴充到A4后，才能統一收集A4的歸檔材料。
(4)明確了歸檔材料不規范應該如何處理：材料形成部門應當重新制作，補辦手續，或者由具有干部管理權限的組織(人事)部門審批(或出具組織說明)并加蓋公章。
(5)減少了96版中第二十八條，適時布置填寫干部履歷表，或補充表等。
4第四章，紀律和監督
本章取代了96版的“監督檢查”。在這一章中，明確了干部人事檔案工作人員和干部本人必須嚴格執行本規定，并遵守織律：明確了違反工作紀律的人員的處理。
5第五章，明確了1996年版文件的廢止
縱觀整個新版《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，對進一步加強干部人事檔案材料收集歸檔工作，充實、完善干部人事檔案內容，更好為干部人事工作服務具有重要的指導意義。本規定進一步明確了人事檔案材料的收集歸檔范圍，以及對各種材料進行歸類，鑒別，審核的程序。為確保干部人事檔案信息全面、真實，為公道正派的選人用人。維護干部合法權益提供了可靠依據。
