2000年2月16日廣東省檔案局印發

　　1  序言

　　文件材料歸檔，既是文書處理工作的最后環節，也是檔案工作的起始點。長期以來，我國的文件材料歸檔方法。基本上是沿用傳統的“六個特征”結合運用的立卷歸檔方法。這種方法在我國文書工作及檔案工作歷史過程中曾起過積極的作用。但是，隨著社會的進步和科學技術的發展，特別是電子計算機等現代辦公設備在檔案管理中的普遍應用以及辦公自動化進程的加快，傳統的立卷方法越來越顯示出它的局限性。為此，有必要對傳統的立卷歸檔方法進行改革。

　　2  依據和目的

　　2.1  依據：《中華人民共和國檔案法》，《廣東省檔案管理規定》，國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規定》，《廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法》；

　　主要參考文獻：《文書檔案案卷格式》（GB9705-88）。

　　2.2  目的：通過對傳統的文書立卷歸檔方法的繼承和改革，建立一種操作簡易、格式規范、便于保管和利用，同時又能充分發揮現代科學技術在檔案管理中的作用的歸檔方法，使檔案工作更適應現代化的要求，更好地為社會各方面服務。

　　3  適用范圍

　　本方案適用于各級機關、團體、企業事業單位和其它組織的文書材料的整理歸檔。實施本方案的前提是使用了電子計算機和國家檔案局推薦的優秀檔案管理軟件。

　　4  歸檔原則

　　遵循文件的自然形成規律，保持文件的原貌和完整，準確判定文件的保管期限，適合新技術應用的需要，便于保管和利用。

　　5  歸檔要求

　　5.1  按照歸檔范圍的規定，凡應歸檔的文件都必須齊全完整。

　　5.2  凡是原來文件上有會生銹的金屬物，歸檔時都必須去掉，并用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件縫（粘）合。

　　5.3  凡文件尺寸大于A4紙規格的，要按A4規格進行折疊或裁剪，小于16開規格及破損的要進行托裱。

　　6  歸檔方法

　　6.1  總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成時的本來狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

　　6.2  “件”的含義：

　　6.2.1  單份文件，一份文件為一件。

　　6.2.2  各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件。

　　6.2.3  正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。

　　6.2.4  文件處理單(表)與被處理文本合為一件。

　　6.3  分類

　　6.3.1  由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，按年度——機構——保管期限逐級進行分類。

　　6.3.2　由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，按年度—保管期限逐級進行分類。

　　6.3.3  在分“年度”時，應遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度歸檔；計劃、預決算、總結、報告、統計報表等，應放在文件內容針對的年度；長遠規劃應放在文件內容針對的頭一年；多年的總結、報告，應放在文件針對的最后一年；跨年度的案件，應放在結案的一年。不同年度的文件一般應分開排放。

　　6.4  檔案排列

　　6.4.1  由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，先將歸檔文件材料按三個保管期限分開，同一個保管期限的文件材料，按照機構——時間先后排列，并且盡可能將關系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

　　6.4.2  由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，先將歸檔文件按三個保管期限分開，同一個保管期限的文件材料，按照時間先后排列，并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。

　　6.4.3  同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，譯文本在后。

　　7  檔案編號

　　7.1  歸檔文件應逐件在首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附件1)，并填寫有關欄目的內容。

　　7.2  檔號章的項目及填寫內容：

　　7.2.1  全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　7.2.2  類別號：一個立檔單位不同門類檔案的代號。

　　7.2.3  期限：即保管期限，標注歸檔文件保管期限簡稱：永久、長期、短期、30年、10年。

　　7.2.4  年度：填寫文件內容針對的年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年。

　　7.2.5  機構：填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號，不分機構編檔號的單位此欄可空。

　　7.2.6  件號：以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個保管期限編一個大流水號；由全宗單位內各部門分別整理歸檔的，每個部門內按保管期限分別編三個小流水號。

　　7.2.7  在每年歸檔工作結束后，如發現有其它應歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。

　　8  檔案裝盒

　　8.1  檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒，并在盒的背脊(格式見附件2)上填上“檔號”。檔號的填寫方法參見7.2。

　　8.2  填寫盒內備考表(格式見附件3)。

　　8.2.1  盒內文件情況說明：主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。

　　8.2.2  整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人的姓名。

　　8.2.3  日期：填寫歸檔的年、月、日。

　　8.3  由全宗單位內各部門整理歸檔的，不同部門的檔案不應裝入同一盒內。

　　8.4  檔案盒外形尺寸采用長300mm、寬220 mm的規格，厚度可根據需要設置15mm、20 mm、25 mm、30 mm、40 mm、50 mm等多種規格。

　　9  編制檔案檢索工具

　　9.1  編制《檔案目錄》

　　9.1.1  《檔案目錄》由“目錄夾封面與脊背”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分構成。

　　9.1.2  “目錄夾封面”(格式見附件4)內容應包括全宗名稱、類別、年度、保管期限四個基本項目，需要時還可增加其它項目；“目錄夾脊背”(格式見附件5)項目由全宗號、類別、年度、期限組成。

　　9.1.3  “歸檔說明”的內容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內設機構及機關黨、政主要領導人變化情況；本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等)。

　　9.1.4  “歸檔文件目錄”(格式見附件6)應包括以下基本項目：機構、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注，需要時還可增加其它項目。

　　9.1.4.1  機構：參見7.2.5。

　　9.1.4.2  件號：參見7.2.6。

　　9.1.4.3  責任者：制發文件的組織或個人，亦即文件的署名者或發文機關。

　　9.1.4.4  文號：文件的發文字號。

　　9.1.4.5  題名：即文件的標題，一般應照實抄錄。原文沒有標題的應當加擬標題，外加“［ ］”號；原文有標題但不能說明文件內容的，應重擬標題，重擬標題外加“［ ］號附于原標題之后。

　　9.1.4.6  日期：指文件形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數字的右下角加“.”號。

　　9.1.4.7  頁數：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數。

　　9.1.4.8  備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見檔號。

　　9.1.4.9  “歸檔文件目錄”至少應匯編一式二份，其中一份是作為今后進館的移交目錄。

　　9.2  編制其它檢索工具。各單位應根據實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。