中國人民解放軍68024部隊 王大青
由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數量劇增。盡管這些文件的儲存空間遠遠小于紙質文件，但是，數量龐大的電子文件會增加電子信息系統的負擔，既降低系統響應檢索訪問的速度，也增加維護保管的費用。況且，有些電子文件的確沒有長久保存的價值，對這部分電子文件進行銷毀是必要的。
從目前電子文件銷毀的現狀來看，有些情況還是不容樂觀的：一是銷毀的隨意性較大，在電子文件產生后、往往受到經費、載體容量、思想觀念等因素的影響，許多具有保存價值的電子文件被扼殺在歸檔之前；二是電子文件銷毀的實施者多為形成者，具有專業素質的檔案部門卻難以控制到它的操作；三是銷毀方法不規范，有的將廢棄的電子文件連同載體一起隨意棄置，為信息保密工作留下了隱患。
電子文件的設備依賴性、信息與載體的可分離性、信息可更改性決定了電子文件的銷毀范圍、時機、方法和實施者與紙質文件是有區別的。
一、鑒定出需銷毀的電子文件
電子文件的鑒定包含三個方面的內容：
首先，對電子文件內容價值的鑒定。針對電子文件在歸檔之前容易“流失”的特點，可嘗試用“職能鑒定”即以職能為基礎進行鑒定的方法。在電子文件形成之前或形成之初進行首次鑒定，通過軟件系統進行相關設定，將沒有保存價值的電子文件剔除出去。
其次，對電子文件原始性的鑒定，以保證文件的憑證價值。這要考慮計算機技術和電子文件的管理兩個因素，主要是對記載電子文件相關特征的記錄進行檢查，確認電子文件的原始性。
再次，對電子文件保存、識讀有關的技術狀況的鑒定。主要從信息和載體兩個角度進行，檢查信息的完整性、載體的完好性。
那些沒有保存價值的電子文件，或者雖有保存價值的信息、載體已受損且無法修復的電子件，不屬于歸檔范圍，在履行必要的手續后，可進行銷毀。
二、電子文件銷毀的時機與實施者
紙質文件在鑒定完畢后，不需留存的文件由檔案部門統?銷毀，是實踐中行之有效的做法、但如果電子文件也一律按此辦法銷毀則是不經濟的，也會影響到工作效率。
電子文件的鑒定工作決定著電子文件銷毀的時機、實施者。如果使用統一的辦公軟件，在系統設計之初就可根據職能鑒定法決定文件的存留，經過文件形成者確認之后，應該銷毀的電子文件就應由軟件系統自動刪除；如果所使用的辦公軟件沒有相應的鑒定功能，可在檔案部門的參與下(檔案部門可派人前往，條件成熟時，也可直接通過網絡進行控制)，定期對電子文件進行批量鑒定，及時將沒有保存價值的電子文件銷毀；經過初次鑒定后的電子文件，在歸檔時，由檔案部門進一步鑒定，被剔除出的電子文件內檔案部門統一銷毀。
三、電子文件的銷毀方法
電子文件的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。
電子文件的信息銷毀是通過軟件系統改變載體的狀態，將電子文件數據從記錄載體上徹底消除的一種方法、這種方法適用于可重復使用的記錄載體，如硬盤、軟盤、可擦寫式光盤、磁帶機等。它的優點是可重復利用載體，節約了資源、經費，銷毀方法簡單。缺點是，銷毀過程具有非直觀性，主要是通過計算機軟件系統來完成銷毀工作，如果銷毀不徹底，容易留下失泄密的后患。
電子文件的載體銷毀是指將電子文件的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適應于一次寫入不可更改的記錄載體及受損傷不可修復的載體。它的優點是銷毀比較徹底。缺點是，浪費資源。從目前看，電子文件載體的回收、再生工作開展得不夠，還存在著載體的銷毀處理會給環境帶來不利影響的問題。
從電子文件的管理全過程來看，電子文件的銷毀只是一個很小的環節，它的重要性容易被忽視。實際上，電子文件銷毀的范圍正不正確、方法得不得當，能對電子文件的管理產生重大影響，做好這項工作，十分有利于電子文件管理工作的健康發展。鑒于電子文件銷毀工作的現狀，需要我們在實踐中不斷摸索，從理論上進行研究，切實找準電子文件銷毀工作的特點和規律，為電子文件管理工作的穩定發展做出貢獻。
(郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2004年第7期)
由于形成、傳輸和利用方便，電子文件的數量劇增。盡管這些文件的儲存空間遠遠小于紙質文件，但是，數量龐大的電子文件會增加電子信息系統的負擔，既降低系統響應檢索訪問的速度，也增加維護保管的費用。況且，有些電子文件的確沒有長久保存的價值，對這部分電子文件進行銷毀是必要的。
從目前電子文件銷毀的現狀來看，有些情況還是不容樂觀的：一是銷毀的隨意性較大，在電子文件產生后、往往受到經費、載體容量、思想觀念等因素的影響，許多具有保存價值的電子文件被扼殺在歸檔之前；二是電子文件銷毀的實施者多為形成者，具有專業素質的檔案部門卻難以控制到它的操作；三是銷毀方法不規范，有的將廢棄的電子文件連同載體一起隨意棄置，為信息保密工作留下了隱患。
電子文件的設備依賴性、信息與載體的可分離性、信息可更改性決定了電子文件的銷毀范圍、時機、方法和實施者與紙質文件是有區別的。
一、鑒定出需銷毀的電子文件
電子文件的鑒定包含三個方面的內容：
首先，對電子文件內容價值的鑒定。針對電子文件在歸檔之前容易“流失”的特點，可嘗試用“職能鑒定”即以職能為基礎進行鑒定的方法。在電子文件形成之前或形成之初進行首次鑒定，通過軟件系統進行相關設定，將沒有保存價值的電子文件剔除出去。
其次，對電子文件原始性的鑒定，以保證文件的憑證價值。這要考慮計算機技術和電子文件的管理兩個因素，主要是對記載電子文件相關特征的記錄進行檢查，確認電子文件的原始性。
再次，對電子文件保存、識讀有關的技術狀況的鑒定。主要從信息和載體兩個角度進行，檢查信息的完整性、載體的完好性。
那些沒有保存價值的電子文件，或者雖有保存價值的信息、載體已受損且無法修復的電子件，不屬于歸檔范圍，在履行必要的手續后，可進行銷毀。
二、電子文件銷毀的時機與實施者
紙質文件在鑒定完畢后，不需留存的文件由檔案部門統?銷毀，是實踐中行之有效的做法、但如果電子文件也一律按此辦法銷毀則是不經濟的，也會影響到工作效率。
電子文件的鑒定工作決定著電子文件銷毀的時機、實施者。如果使用統一的辦公軟件，在系統設計之初就可根據職能鑒定法決定文件的存留，經過文件形成者確認之后，應該銷毀的電子文件就應由軟件系統自動刪除；如果所使用的辦公軟件沒有相應的鑒定功能，可在檔案部門的參與下(檔案部門可派人前往，條件成熟時，也可直接通過網絡進行控制)，定期對電子文件進行批量鑒定，及時將沒有保存價值的電子文件銷毀；經過初次鑒定后的電子文件，在歸檔時，由檔案部門進一步鑒定，被剔除出的電子文件內檔案部門統一銷毀。
三、電子文件的銷毀方法
電子文件的銷毀可分為信息銷毀和載體銷毀兩大部分。
電子文件的信息銷毀是通過軟件系統改變載體的狀態，將電子文件數據從記錄載體上徹底消除的一種方法、這種方法適用于可重復使用的記錄載體，如硬盤、軟盤、可擦寫式光盤、磁帶機等。它的優點是可重復利用載體，節約了資源、經費，銷毀方法簡單。缺點是，銷毀過程具有非直觀性，主要是通過計算機軟件系統來完成銷毀工作，如果銷毀不徹底，容易留下失泄密的后患。
電子文件的載體銷毀是指將電子文件的載體連同信息一起銷毀的方法，主要適應于一次寫入不可更改的記錄載體及受損傷不可修復的載體。它的優點是銷毀比較徹底。缺點是，浪費資源。從目前看，電子文件載體的回收、再生工作開展得不夠，還存在著載體的銷毀處理會給環境帶來不利影響的問題。
從電子文件的管理全過程來看，電子文件的銷毀只是一個很小的環節，它的重要性容易被忽視。實際上，電子文件銷毀的范圍正不正確、方法得不得當，能對電子文件的管理產生重大影響，做好這項工作，十分有利于電子文件管理工作的健康發展。鑒于電子文件銷毀工作的現狀，需要我們在實踐中不斷摸索，從理論上進行研究，切實找準電子文件銷毀工作的特點和規律，為電子文件管理工作的穩定發展做出貢獻。
(郭紅解、李軍摘自《中國檔案》2004年第7期)
