“文件材料”一詞在檔案工作中被廣泛使用，例如，《機關檔案工作條例》第十二條，機關檔案部門接收的檔案，要符合“應歸檔的文件材料齊全、完整”，“歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯系”；《檔案法實施辦法》第十二條，“執照國家檔案局關于文件材料歸砂的規定，應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者工作人員集中管理。”

      這次《規定》第二條明確了“機關文件材料”是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，對“機關文件材料”的內涵了明確的界定。從門類上分“機關文件材料”可分為文書、人事、基建、會計等文件材料；從載體上分，可分為紙質、磁性、電子等載文件材料。《規定》界定“機關文件材料”的內涵，就是要使《規定》適用于機關各種門類或載體的文件材料的歸檔工作，而不是僅僅針對機關文書材料的歸檔工作。 

    《規定》雖沒有其他門類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，但根據《規定》第九條，“機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行”。