電子文件歸檔講義
一、幾個常識
《電子文件歸檔與管理規范》中“本標準推薦采用的載體、按優先順序依次為:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體”。
檔案的打印設備：使用激光打印機，禁止使用噴墨打印機（墨水的耐久性問題）、針式打印機（色帶的耐久性問題）、熱敏打印機（耐久性問題）
二、電子檔案的法律效力
與紙質檔案一樣，歸檔前有效力歸檔后就有效力
電子簽名、電子印章（是否手動蓋章、簽名）
電子簽名法（人身關系、不動產、停公共服務例外）
雙套制（過渡策略？）
電子檔案是原件，紙質版是復制件
電子文件歸檔的內容，電子文件原文（驗證信息、修改痕跡）、版式文件（PDF、CEB）、掃描件（如需要）、元數據
三、電子文件與電子檔案
區別：電子檔案是具有保存價值的已歸檔的電子文件
電子文件生成方式：系統（辦公系統OA、業務系統）、加工（掃描及OCR、拍照、采集）
四、電子文件的特性
非直讀性和依賴性（易失效）：使用時需借助設備
信息的游動性和共享性（易復制）：便于遠程利用和資源共享，復制難以察覺，存儲位置不確定
易操作性（易修改）：復制、修改難防范
復雜性（多格式、多版本、分開存儲）
五、電子文件的類型格式（非全部）
文本文件：歸檔通用格式（XML、RTF、TXT），常用格式（DOC、WPS）
圖像文件：JPEG、TIFF
版式文件：PDF（國際）、OFD（國家）、CEB
音頻文件：MP3、WAV
視頻文件：AVI、MPEG
六、三性檢測（準確性、完整性、可用性）
七、四性檢測（三性+安全性）
八、準確性原則（真實性原則）
真實性指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致
2003年國家檔案局關于《電子公文歸檔管理暫行辦法》中第七條規定：電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使二者建立互聯。（過渡策略？）
九、準確性原則（真實性原則）
1972年2月21日毛澤東會見來華訪問的美國總統尼克松
十、完整性原則
國家標準《電子文件歸檔與管理規范》規定：完整性指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。
完整地歸檔記錄單位、機構活動的真實全貌，應該歸檔的全部電子文件。
完整地歸檔電子文件的內容信息和元數據（背景、結構）信息。
十一、可用性原則（有效性原則）
《電子文件歸檔與管理規范》規定：有效性指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。
電子文件的非直讀性決定了電子文件必須依靠其生成的軟件環境還原顯現，即使電子文件存儲的載體完好無損，也有可能因其生成軟件已經過時淘汰而無法還原顯現電子文件內容信息或出現顯示出錯的問題。如舊錄像帶
十二、安全性原則
通過檢測，確保文件不帶有病毒及木馬等惡意代碼
十三、可用性的反面例子
1975年能夠讀取美國1960年人口普查數據的計算機僅有2臺；目前，100萬份美國越戰檔案的計算機索引已經無法讀取；美國國家宇航局自1958年以來的多數研究報告正不斷受到威脅。
早期的超星文件格式
早期WPS、LOTUS-123文件格式
十五、保證準確性的方法
與紙質檔案一樣，需通過技術手段和管理制度予以保證，權限管理、數字證書等手段
十六、保證完整性的方法
包括歸檔記錄單位真實全貌的全部電子檔案，電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損
十七、保證可用性的方法
長期保存系統，格式轉換（信息損失）盡量保證長期可讀，使用通用標準（PDF/A），存儲載體選擇，本地備份、異地備份，數據遷移
十八、電子文件的歸檔方式
邏輯歸檔：在計算機網絡上進行、不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。
物理歸檔：把計算機及其網絡上的電子文件以網絡傳輸或介質傳遞方式移交給檔案部門的過程，歸檔前后電子文件的存儲位置發生改變。以網絡傳輸方式進行的歸檔稱在線歸檔，以介質傳遞方式進行的歸檔稱離線歸檔。
十九、電子文件歸檔的文件格式
二十、歸檔范圍
電子文件歸檔范圍、保管期限和密級劃分參照國家關于紙質文件材料歸檔范圍、保管期限和密級劃分的相關規定執行。
二十一、歸檔時間
邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔既可實時進行（在線歸檔），又可按照紙質文件的規定定期完成（離線歸檔）。
二十二、歸檔文件格式
原格式歸檔保存：注意加密文件需解密后歸檔，電子簽章需歸檔原文件
“信息固化”歸檔保存：把格式化文本、電子表格文件統一轉換為圖像文件，將其元數據的動態元素“固化”后歸檔
轉換為版式文件（PDF、OFD或CEB格式）歸檔：效果和轉換成圖像文件效果一樣，但在利用方面具有優勢，版式文件中的文字信息可以直接檢索、復制，便于利用
二十三、歸檔整理分類方法
歸檔電子文件的分類與機關、企事業單位檔案綜合管理分類方案的類目相同，可根據具體情況選用到一級類目、二級類目、三級類目。
歸檔電子文件以件為單位整理，同一全宗內的電子文件在大類類目下按照“年度-保管期限-機構（問題）”或“保管期限-年度-機構（問題）”等進行分類。
二十四、歸檔整理
歸檔電子文件的著錄，包括檔案編號（全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成）、題名、責任者、日期等著錄項，大部分可通過系統自動提取。
電子檔案目錄與電子文件建立關聯，電子檔案與紙質檔案同時歸檔。
