電子檔案管理講義

幾個常識

• 管好電子檔案需要電子檔案管理軟件，手工管理電子檔案難以滿足國家檔案局的要求，難以滿足現實檔案管理對“收、管、存、用”的各方面要求。

• 使用電子檔案管理軟件，不等于減少檔案管理的工作量，需從綜合管理效益、今后管理效率、檢索方便等多方面看待。

• 電子檔案管理軟件是信息管理軟件，具備通用的“增加、刪除、修改、查詢、統計、安全管理”等方面的功能需求。
  

• 電子檔案管理軟件具有行業特點，刪除、修改少，查詢多，權限控制要求高，注重長期保管和長期可用。

電子文件的準確性（真實性）、完整性、可用性和安全性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

電子檔案管理系統的安全保護等級共分五級：

電子檔案管理的安全策略

• 物理隔離技術措施：網絡隔離措施，如掃描加工網絡與檔案管理系統使用的網絡不能有物理連接、涉密信息網絡與互聯網不能有物理連接，黑客威脅無處不在，美國國防部、NASA都無法杜絕。離線備份

• 數據管理安全措施：合理設置系統操作人員權限，系統運行維護權與數據管理權分離、數據管理權與數據操作權分離。

數據備份

• 《電子文件歸檔與管理規范》規定：把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對已加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。

• 歸檔電子文件脫機備份在實際工作中容易被忽視。

• 異地備份要求：省以上檔案館選擇相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方為宜。地級、縣級檔案館由省級檔案行政管理部門確定。

電子檔案的有效性保證

• 每年對電子文件進行一次檢查登記，如不兼容，進行載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。

• 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。

• 對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

電子檔案的鑒定

• 電子文件在整理和清理時都需使用鑒定與檢測技術

電子檔案的銷毀

• 歸檔電子文件在銷毀前，必須進行編目造冊，經批準后方可進行銷毀

• 非保密性文件，邏輯刪除

• 涉密文件，連同載體一起銷毀

電子檔案的利用審核

• 電子檔案歸檔時，電子文件形成單位確定電子檔案開放的范圍、時間，檔案管理部門對照利用申請者的情況確定是否提供利用

• 檔案管理部門根據利用申請者的情況和電子檔案的內容等情況，確定是否提供利用

• 必要時征求電子檔案形成單位的意見

• 電子檔案的利用需辦理申請登記手續（閱覽、復制）

電子檔案的利用方式

• 電子檔案提供利用以網絡利用為主，充分利用數字信息和網絡技術的特性，實現信息公開、共享，做到高效、高質

• 檔案管理部門內提供利用

• 政務網內提供利用

• 互聯網網站提供利用