電子文件與電子檔案管理

    電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

    檔案室對電子檔案管理除與檔案實體管理一樣外，還應建立電子檔案管理制度和檔案管理系統操作制度，嚴格執行電子檔案歸口管理職責，對電子檔案定期檢查，按照電子檔案保管條件的要求，嚴格執行管理制度。

     電子文件管理要按照《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）等標準實施。  

    *對外公布的電子檔案要解密后才能提供利用。

“雙軌制”保管

    電子文件歸檔實行“雙軌制”、“雙套制”，即電子文件同時存在相對應的紙質或其他載體形式的文件時，電子文件與紙質文件或其他載體形式的文件一并歸檔。 

   檔案室向檔案館移交檔案包括紙質檔案和相應電子檔案。

    存儲電子檔案應采用硬磁盤、只讀光盤及磁帶載體，禁止使用軟磁盤作為歸檔電子檔案的長期載體。歸檔后的電子檔案載體應設置成禁寫狀態。

檔案室對電子文件管理的前端控制

檔案室應在本單位、本系統應用電子文件管理系統的設計和研發階段就參與需求調研和系統分析，將檔案管理要求納入系統的設計過程。

1．檔案室應會同技術部門一起制定電子檔案管理標準和制度并組織實施。

2．本單位、本系統開展辦公自動化或電子文件管理系統設計時，檔案室應將實體檔案管理的一些工作環節提前到電子文件管理階段來進行。如文件著錄、標引，對文件內容、文件形成背景信息、元數據信息等過程控制與收集；對文件形成流轉過程中的收文、發文、會簽及其他處理過程信息，對電子文件歸檔范圍、保管期限的確定等都應在系統中有所設計。

3．應用系統體現文檔一體化思路。一是檔案工作者從文件生成之日起就能夠監督文檔流轉、歸檔及歸檔后的管理；二是文檔一體化模式，文件和檔案使用統一的管理信息系統，運行于同構的網絡、服務器、數據庫管理平臺，采取相同的數據、文件存儲格式。將文件、檔案的管理流程實現在統一的系統，統一的控制中心，統一的工作制度，統一的工作程序，將著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、會簽、批準、簽發、整理、鑒定、歸檔、移交、保存或銷毀等環節，實現流程中個性化處理和資源共享。

電子文件載體的保管要求

保管硬盤、光盤等載體的 溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。

　存放時應注意遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。保持空氣潔凈。 

電子文件存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，檔案室如沒有專門保管這些載體的庫房，可把這些載體保管于防磁音像柜

防磁音像柜