——企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限編制方法

　　企業在管理類檔案保管期限表編制過程中首先要做的工作就是設計表的結構和職責分析。關于表結構的設計與選擇，在上一期中已有討論，本期重點討論保管期限表中的職責分析。在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的充分依據并分析職責是當前國際檔案界推崇的作法。如ICA（國際檔案理事會）發布的《IMPLEMENTATION GUIDANCE FOR ICA-Req MODULE（國際檔案理事會—電子環境中文件管理原則與功能需求模型實施指南）》就采用了職責分析法來確定機構電子文件管理需求。本文就機構職責的重要作用、職責分析在文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限中的運用進行闡述。

　　以前企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的過程中，很少依據部門職責，歸檔范圍和保管期限表要么照搬照抄檔案行政管理部門下發文件時提供的樣表，要么照抄照搬其他企業的樣本。這種做法導致文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表可實施性差，導致企業文件材料的歸檔收集和檔案鑒定工作的粗放。為此，國家檔案局在10號令的實施中提出，企業在編制文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表時要分析企業機構職責。這是因為，10號令附表是為所有企業提供原則依據而制定的，并未能包括企業所有產生的應歸檔的管理類文件材料。因此，不僅文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表結構要以企業機構職責為依據進行設計，而且凡企業機構在職責履行過程中形成的文件材料都要在歸檔范圍和保管期限表中反映出來，這樣才能做到應歸盡歸。要實現這個目標，只能通過職責分析。

　　一、通過職責分析確定業務類型

　　不同類型的企業因其業務不同，文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的內容應不同。企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的首要工作就是確定本企業業務類型，并據此確定管理類檔案保管期限表的內容范圍。按是否從事具體產品生產分，企業可分為集團型企業和非集團型企業。集團型企業一般設有企業不從事具體產品生產的總部，總部通過戰略、財務或生產計劃對下屬或控股企業加以管控。集團型企業分類、管控特點及保管期限表特點如下表。

　　非集團型企業一般指從事具體產品生產且無下屬單位的企業。這些企業按照產品的不同又可分不同的類型，這些企業分類、產品特點及保管期限表的特點如下表。

　　企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，要根據企業的特點，對10號令中的內容進行相應的取舍。

　　二、通過職責分析確定管理類檔案保管期限表結構

　　企業管理類檔案保管期限表結構分別是按機構或按職能，不論選哪一種，它的結構安排必須以企業機構設置及其職責為依據。即使采用職能排列法也要對職責進行分析，而不能照抄照搬10號令的一級條目。

　　（一）通過企業機構設置與職責分析將10號令附表的有關內容編入相應的機構或職能。

　　由于不同的企業的管理理念的不同，同一職能工作會置于不同部門。如檔案工作，有的在企業辦公室，有的企業則劃分在質量部，還有的企業的檔案工作是信息部門職責的一部分，也有的企業單獨設置檔案部門；因此，必須通過職責分析，將相應的職能對號入座，歸入相應的部門或職能中，為組織文件材料提供依據。否則，易把該由甲部門歸檔的文件材料置入乙部門歸檔范圍。

　　（二）通過企業機構設置與職責分析找出10號令附表中無對應文件材料的職責。

　　在確定了管理類檔案保管期限表的框架后，應在將10號令附表中內容與職責對號入座的基礎上，找到10號令附表中無對應文件材料的職責，為下一步通過分析職責導出具體的文件材料提供依據。

　　三、通過職責分析確定保管期限表條目內容

　　企業管理類檔案保管期限表由各條目內容組成，它的內容主要也由職責分析來確定，方法如下。

　　（一）照抄10號令附表

　　這部分內容主要是通過職責分析可直接從10號令附表直接確定對應的條目內容。如“3 本企業資本登記、資本變動、融資文件材料”，“7本企業承辦的大型展覽會、博覽會、論壇、學術會議、國際性會議的文件材料”，“13.2建設項目工作文件材料”, “14.2質量管理工作文件材料”等等。

　　（二）在10號令附表基礎上經過適當增、刪或修改后形成

　　有部分條目內容需要在10號令附表基礎上適當增加、刪除或修改形成。

　　在10號令附表基礎上需要增加的文件材料比較多，如“15.3文秘、機要、檔案、保密工作文件材料”，涉及到檔案工作文件材料的有15.3.1—15.3.3，但根據有的企業的檔案管理職責分析，需補充“檔案工作檢查、考核、專項業務指導、項目檔案驗收等文件材料”。

　　需要刪減的如“14.1生產組織工作文件材料”；由于有的集團型企業總部不承擔具體業務或產品的生產，對下屬企業也采用戰略管控或財務管控進行管理，盡管總部機構中也包括此職責，但總部一般不形成“14.1.3生產作業計劃編制、執行及調度工作文件材料”和“14.1.4生產調度會議記錄”，那么在保管期限表可不體現此類文件材料。

　　需要修改的如“14.11圖書、情報工作文件材料”；有的企業并不對圖書進行管理，但有情報工作文件，那么可將此項職能的文件材料修改為“情報工作文件材料”

　　（三）在10號令附表基礎上進行細化

　　為增強可操作性，保管期限表中文件材料的內容盡可能不出現“重要的”“一般的”等模糊詞語，10號令附表中的模糊詞語必須細化為具體的詞。因為保管期限表的編制人員與檔案鑒定人員往往不是同一個人，如果不特別說明，檔案鑒定人員一般難以掌握保管期限表編制時的“重要的”和“一般的”指的是什么。其中很大一部分模糊詞的細化可根據企業管理標準來進行，但還有一部分文件材料的細化需要通過分析該職責和其對應的業務流程來細化確定。如“15.2.9本企業人員參加社會保障、醫療保險、商業保險、住房公積金、勞動保護、職業安全、醫療衛生、計劃生育等文件材料”；其中的“企業人員參加住房公積金”職責需要經過單位登記、公積金繳納、公積金提取、信息變更等流程，以北京市為例，住房公積金辦理流程及形成的文件材料如下：

　　（1）單位和個人登記、變更文件材料：單位登記表、單位帳戶注銷登記表、單位信息變更登記表、個人信息變更申請書、轉移申請書；

　　（2）公積金繳納形成文件材料：預留印鑒卡、住房公積金匯繳變更清冊、住房公積金匯繳（跨年）清冊、住房公積金匯繳書、單位匯款繳存公積金備案表、委托銀行收款繳交住房公積金協議、特約委托收款付款授權書、補繳書、單位緩繳住房公積金申請表；

　　（3）公積金提取形成文件材料：提取申請書、提取清冊。

　　（四）完全通過職責分析導出

　　在職責分析時，有的職責在10號令附表中無對應的內容，這部分職責形成的文件材料應完全通過職責分析導出，類似的情況還有企業成立的臨時機構或非正式機構形成的文件材料。如某機構職責中有“持續跟蹤股東大會、董事會有關決議的執行情況，并根據需要撰寫執行情況匯報材料” ；該職責在10號令附表中找不到相應的文件材料，那么該職責形成的文件材料就必須通過職責分析來導出。通過分析，可以確定該職責形成的文件材料應該有“股東大會、董事會有關決議的執行情況報告”。臨時機構或非正式機構，如風險管理委員會、黨的群從路線教育活動領導小組及其辦公室等，這些機構形成的文件材料應根據其承擔的任務或職責進行分析后導出。

　　（本文轉載自《中國檔案》雜志2015年第4期 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經科司）