《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)以令的形式發(fā)布,屬部門行政規(guī)章,具有法律效力,反映國家檔案行政管理部門對確定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和劃分保管期限工作的高度重視,具有強(qiáng)制性和權(quán)威性。
《規(guī)定》的施行將有力推動國家檔案資源建設(shè)。為確保國家檔案資源的齊全完整并提供有效利用,各機(jī)關(guān)必須依照《規(guī)定》的要求,合理界定文件材料歸檔范圍,科學(xué)鑒定檔案保存價值,準(zhǔn)確劃分保管期限,為將來檔案移交進(jìn)館打下良好基礎(chǔ),確保國家檔案資源建設(shè)的有序進(jìn)行。
一、《規(guī)定》制定的指導(dǎo)思想和原則
《規(guī)定》制定的指導(dǎo)思想是:以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo),全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,堅(jiān)持以人為本,與時俱進(jìn),正確界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍,準(zhǔn)確劃分文書檔案保管期限,大力促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)工作,努力推進(jìn)國家檔案資源建設(shè),為構(gòu)建社會主義和諧社會提供有效服務(wù)。
《規(guī)定》制定的原則:
(一)《規(guī)定》的內(nèi)容要涵蓋機(jī)關(guān)在其工作活動中形成的所有文件材料,即包括各種門類和載體的歷史記錄。
(二)《規(guī)定》要對機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍不歸檔范圍作出明確界定。
(三)《規(guī)定》在明確界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍時,采用標(biāo)時制,標(biāo)明文書檔案的具體保管期限;提出對其他門類文件材料歸檔范圍和保管期限要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(四)要盡量避免機(jī)關(guān)文件材料的重復(fù)歸檔。
(五)凡涉及與公民權(quán)益有關(guān)的文件材料,歸檔和劃分保管期限時要體現(xiàn)“從寬”的原則。
(六)《規(guī)定》要明確各級檔案行政管理部門與各級機(jī)關(guān)在具體執(zhí)行《規(guī)定》過程中的權(quán)責(zé)和義務(wù),確保各機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的實(shí)用性和可操作性。
二、《規(guī)定》的實(shí)施范圍包括哪些單位?
從《規(guī)定》的第一條可以看出,《規(guī)定》的實(shí)施范圍是各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體(統(tǒng)稱機(jī)關(guān))。《規(guī)定》第十四條指出:“本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行”。
《規(guī)定》的實(shí)施范圍包括執(zhí)行范圍和參照執(zhí)行范圍。《規(guī)定》中的“機(jī)關(guān)”包括各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體,各級人大、政協(xié)、法院、檢察院等,這些機(jī)關(guān)都屬于《規(guī)定》的執(zhí)行范圍。屬于《規(guī)定》執(zhí)行范圍的機(jī)關(guān)必須按照《規(guī)定》的要求,在同級檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下,編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位屬于參照執(zhí)行單位,參照執(zhí)行的單位要在同級檔案行政管理部門的幫助指導(dǎo)下,開展本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作。需要明確的是,具有行政管理職能的事業(yè)單位屬《規(guī)定》的執(zhí)行范圍。這些單位必須依照《規(guī)定》,編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,并報同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。
三、《規(guī)定》與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務(wù)文件(《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍》、《文書檔案保管期限表》)相比有哪些主要變化?
《規(guī)定》與兩個業(yè)務(wù)文件相比,不僅形式有所變化,而且內(nèi)容有較大改變,體現(xiàn)在六個方面:
(一)形式不同:凡屬歸檔范圍的文件材料均確定了保管期限。《規(guī)定》將二表合一,一目了然,這一結(jié)構(gòu)是科學(xué)的,易掌握,實(shí)用性強(qiáng)。
(二)改革文書檔案保管期限劃分方法。將永久、長期、短期改為永久、定期兩種。定期再實(shí)行標(biāo)時制。方便了對到期檔案的及時鑒定處置,減少保管壓力,節(jié)省保管空間和人力、物力。
(三)突出了立檔單位的主體地位,在界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面體現(xiàn)“以我為主”的思想。比如《規(guī)定》指出:“機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔,其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式副本歸檔”,而在劃分其保管期限時,主辦單位明顯高于其他單位,可避免重復(fù)歸檔。
(四)充實(shí)了新的條款。《規(guī)定》比兩個文的63項(xiàng)增加了21項(xiàng),即84項(xiàng)。具體體現(xiàn)在行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、公民權(quán)益等方面的文件材料。
(五)與1987年規(guī)定相比,對一些保管期限作了適當(dāng)調(diào)整。比如涉及到公民個人權(quán)益的檔案,絕大部分調(diào)整為永久保管,體現(xiàn)了以人為本的思想。對上級或下級的來文,其保管期限有所下調(diào),這有利于避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館的問題。
(六)加大管理力度,將備案制改為審批制。審批制代替?zhèn)浒钢疲@是一個重要變化,其核心在于要使各級檔案行政管理部門和各級機(jī)關(guān)明確各自的職責(zé)和義務(wù),確保各單位編制的《文件材料歸檔范圍與保管期限表》的可操作性和適用性。
四、貫徹《規(guī)定》過程中需要注意哪些問題?
《規(guī)定》是機(jī)關(guān)正確界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書
檔案保管期限的依據(jù),作為部門行政規(guī)章,具有強(qiáng)制性和約束性,在編制過程中要注意以下四個問題:
(一)制定編制工作方案。制定編制本單位機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的工作方案,是做好編制工作的前提。編制工作方案一般與機(jī)關(guān)檔案分類方案結(jié)合起來。比如,一個單位的分類方案是采用年度—機(jī)構(gòu)—保管期限的分類方法,在制定編制工作方案時,就要按機(jī)關(guān)內(nèi)部各個工作部門一個一個地編制,最后形成一個總表。
(二)掌握編制工作方法。深入實(shí)際、調(diào)查研究、系統(tǒng)歸納是做好編制工作的原則和方法。單位檔案部門(辦公室、檔案員)要認(rèn)真調(diào)查各工作部門形成的文件材料歸檔范圍,確定文件材料的種類,與各工作部門認(rèn)真研究,結(jié)合《規(guī)定》的內(nèi)容,確定哪類文件應(yīng)該歸檔,再按其重要程度確定其保管期限。
(三)明確編制范圍。這次機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制對象僅限于機(jī)關(guān)文書檔案,其他門類檔案不在此編制范圍之內(nèi)。《規(guī)定》的附件《文書檔案保管期限表》是編制各機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表的基本依據(jù),在具體編制過程中,應(yīng)結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實(shí)際,突出職能特色,不要照搬照抄。各機(jī)關(guān)其他門類檔案的保管期限表要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,即已有國家規(guī)定的按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行;目前沒有規(guī)定的,待將來由國家檔案局會同有關(guān)專業(yè)主管部門共同制定執(zhí)行。
(四)遵守審批程序。以往各機(jī)關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行,報同級檔案行政管理部門備案。《規(guī)定》施行后,各機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表,須經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后才能實(shí)施。
《規(guī)定》的實(shí)施是一個動態(tài)的過程,如果機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或工作職能發(fā)生變化,那么機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表也要作相應(yīng)調(diào)整。調(diào)整后的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表也要經(jīng)區(qū)檔案局審查同意后執(zhí)行。這份材料一份存入本機(jī)關(guān)檔案永久保存,一份放入全宗卷。
從整體內(nèi)容來看,《規(guī)定》具有宏觀性和指導(dǎo)性。作為部門行政規(guī)章,又具有強(qiáng)制性和約束性。《規(guī)定》是各級機(jī)關(guān)編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管保管期限表的重要依據(jù),同時,各級機(jī)關(guān)做好本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作,是《規(guī)定》有效施行的必要條件,各機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表是《規(guī)定》施行的具體成果。把《規(guī)定》的精神落實(shí)并體現(xiàn)在每一個機(jī)關(guān)編制的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表中,這就是實(shí)施《規(guī)定》的根本目的和基本要求。