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檔案具有不可再生性的特點，保證檔案在任何情況下都處于安全的狀態是重中之重。重要檔案異地備份是檔案部門有效應對突發事件和自然災害的積極舉措，是信息化社會對檔案工作的新要求。有關法規規范對檔案備份提出了要求 《電子管理暫行辦法》第二十條第四款要求電子應當實行備份制度。 檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》第十七條要求：“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。”
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