（一）檔案箱    
　　1、美國國家檔案館檔案存儲庫中，凡受到物理性損壞（如缺蓋少角的）或不適宜繼續存儲和保護檔案材料的箱子，都應及時更換成新的檔案箱。對于狀態不佳但僅僅是懷疑其質量的箱子，應進行PH值和堿貯量（alkaline reserve）測試，決定是否以新的、無酸的和木質素較低的箱子代替。    
　　2、在使用無酸性的和低木質素的檔案箱時，應該充分考慮檔案的自然屬性及其自身價值。比如，一些照片資料和價值較大的檔案，就應存儲在低木質素的檔案箱中，這種箱子的成本一般要高于無酸性檔案箱。    
　　3、檔案被放置在檔案箱中之后，相關人員仍須查看箱子是否超容或低于標準容量。如果過多的資料放入同一個檔案箱中，過分的擠壓將會損害檔案；而如果在一個箱子中放入的檔案太少，它們就容易彎曲或搖晃，最終導致被壓彎或變形。對于一些沒有裝滿的檔案箱，應使用無酸性波紋隔板加以固定，以保證檔案材料的正確存放。    
　　4、波紋隔板兩頭應沿刻度線對折，放置在箱壁內，讓文件夾接觸到隔板平滑的一面。對于一些需要三維固定、同時又必須與紙張檔案同箱存放的"大塊頭"檔案物件，隔板和箱壁間形成的深洞將可以給它們留出合適的位置。    
　　5、國家檔案館的檔案須放置在容積足夠大且不會損害檔案的存儲箱中。檔案箱有各種型號和類型，適合不同檔案文件的各種存儲要求。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/holdings-maintenance-procedures.html#boxes    
　　（二）文件夾    
　　1、檔案箱中暫時存放的零亂的文件，應盡快放置在無酸性文件夾中予以支撐和保護。    
　　2、受到物理性損壞而不能繼續保護和支持檔案材料的文件夾應予以替換。對于質量不確定的文件夾應進行PH值和堿貯量測試，以確定是否換成新文件夾。    
　　3、檔案材料須放置于無酸性的、空間足夠大的文件夾或檔案袋中，且須平整規則地放置，以起到相互支撐的作用。文件的邊角若從整體文件或防護殼中露出，則極易被壓彎、折斷或破損。將分隔板兩端沿刻度線折疊。選擇刻度線時，須考慮存儲箱的型號及需要存儲的檔案數量。折疊隔板能填充存儲箱中多余的空間，從而更好地支撐和保護文件夾及檔案。    
　　4、文件夾和檔案袋不應裝得過滿，避免檔案相互壓擠，造成破損。    
　　5、文件夾上原始的刻度線應用來指導和限制存儲檔案的數量；內部文件不得超過刻度文件夾最大的寬度。人工設定刻度線時，不應以填壓更多文件為目的。刻度線處必須快速用力折疊，以保證文件夾壁的平整。如果不快速用力地折疊，文件夾將會在存儲箱中出現凹陷或彎曲現象。可利用某些堅硬的文件夾壁來協助折疊文件夾。    
　　6、文件夾的標簽如需用手寫進行標記時，應使用鉛筆，因為多數商用水筆或圓珠筆都含有墨汁，而墨汁具有水溶性，易出現字跡消退和酸化等現象，無法達到檔案保存的特殊要求。如果是永久性的符號，如解除已失去保密價值的檔案文件時，應按照相關法律規定，使用檔案專用墨水。    
　　7、一些非檔案專用的、零散的酸性夾雜物（如：相互參照卡（cross-reference）、注銷申請表（withdrawal forms）等）經常會遺留在檔案文件中許多年，導致文件腐蝕或破損。進行檔案維護時，應對這些破舊的、不穩定的夾雜物進行檢查并評估，以確定其繼續保留的必要性。如果這些夾雜物包含重要的檔案信息，那么就需要重新制作，或將上面的信息抄錄在性質穩定的紙張或卡片上。在轉移、復制或取消任何夾雜物之前，工作人員應咨詢項目負責人。檔案保存人員將協助他們選擇新的用于轉移信息的穩定紙張材料。    
　　8、對于質量不確定、但已經正式應用于文件夾中以分割檔案的文件包裝材料，應以檔案專用紙取代。目前較為普遍的是有色紙張或牛皮紙制成的文件夾或包裝紙。一般情況下，有色紙都具有酸性，包含對水敏感的染料；不同類型的牛皮紙穩定性也不夠好。關于應用于檔案的各種紙張的穩定性問題，由國家檔案館檔案保存人員負責回答。    
　　9、一些酸性高的檔案文件（如報紙和電報等）可考慮復制在檔案專用紙上。為了將酸性文件和較穩定文件分割開來，常用的方法有：將酸性較高的檔案放置在聚酯類膠膜保護套（袋）中，或用檔案裝用紙包裹起來。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/procedures.html#folders    
　　（三）超大檔案    
　　1、那些如果不卷曲或折疊就無法合適地放入文件夾和存儲箱的檔案，被認為是體積超大的檔案。一般包括地圖、設計圖、海報、大型商業文件、冗長的訴狀及其他一些文件。為了能放在適當的容器中，它們經常被卷起或折疊。有些文件的邊邊角角稍微突出在文件夾之外，經常導致文件的邊角被破損或卷曲；而如果文件夾或檔案箱的容積與檔案本身的體積相差太遠，那么這些超大號檔案則很容易就變的褶皺或扭曲。    
　　2、超大檔案不應被修整、裁剪或截斷，以使它們能合適地放置在已有的文件夾或檔案箱中。    
　　3、條件允許的話，超大檔案應從原有容器中取出，水平放置在文件夾中，然后存儲在地圖箱或超大號的文件箱中，而這些箱子應適合于現有的檔案架。接著應為這些重新放置的超大檔案進行相互參照工作。    
　　4、理想狀態下，超大型檔案文件應水平存儲，不應對其折疊或卷曲。當然，美國國家檔案館并非總能靈活地為那些稍微大出檔案箱一點的檔案提供一個單獨的存儲空間。在這種情況下，如果文件的紙張較為堅韌，可以折疊一下（僅一下），使其適宜容器的尺寸。不過，極具價值的文檔絕對不能折疊，當然這也包括易碎的紙張、照片、海報、藝術畫作原件等等。一切有關超大檔案的安全存儲問題都應事先向檔案保存人員咨詢。    
　　5、大型紙張檔案笨拙不易搬運，當這些檔案從存儲區取出用于研究或轉移至其他地區進行拍照時，都需要特別的支撐和保護。為了盡可能地減少破損，超大檔案絕不能零散地或在沒有保護的情況下進行搬運。比較合適的做法是，使用超大號、載重量大的瓦楞紙板文件夾，且一般需要兩個人一同搬運。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/oversize-records.html    
　　（四）折疊和卷軸文件    
　　1、用卷軸卷起的或折疊的檔案文件須小心處理，特別是當紙張非常脆弱、僵硬和易碎的時候。如果此類文件被強行展開，很可能導致紙張破損。如果即使用輕柔的方法也無法打開文件，則盡量保持文件原有的折疊或卷起狀態，直到檔案保存人員找到適宜的方法，輕微增加文件的潮濕度并安全地展開。    
　　2、如果紙張比較堅固且柔韌性較好，確定文件在打開時不會破損或沿著折疊印記斷裂的話，那么可以小心地打開一些折疊保存的文件。為了使文件平整展開，絕對不可以沿著折痕向反方向折疊文件。而是應該自然地展開在干凈的桌面上，然后用干凈的手指尖輕輕地將折痕展開。    
　　3、不要企圖在檔案存儲區將檔案文件弄潮，然后展平。這種處理方法只能在保存實驗室中才能安全無害地進行。對需要進行保存處理的檔案應該加以標注，檔案管理負責人討論后再行處理。    
　　4、一些用卷軸保存的檔案可能非常非常的大，不可能平放著存儲。這種文件在卷起來保存時，內部須有支撐物，通常是直徑較大的、無酸性的管子，可防止文件被擠壓或撕破。成卷的文檔應用無酸性紙張、薄的紡織品或聚酯膠膜來包裹，以起到防塵、遮光、便于運輸等作用。包裝外部再用棉織物帶子輕輕地系住，起到進一步的保護作用。注意，卷軸文件不可放置在管子中存儲。    
　　來源：http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/oversize-records.html    
　　（五）檔案標記    
　　1、未經檔案負責人允許，不可在檔案文件上直接書寫任何標記或信息。    
　　2、任何獲得準許的標記書寫工作都應盡可能地做到整潔，標記應寫在方括號"[]"內，表示這些信息是由檔案館標注的，而非檔案的原始創建單位或個人留下的。    
　　3、任何直接作在檔案上的標記，都必須使用石墨鉛筆（2號或更軟的），不可用墨水。墨水留下的標記或印記經常是永久性的，無法去除干凈。許多墨水是酸性的；還有的具有水溶性，受潮會出現字跡模糊等現象。    
　　4、作永久性的標記，如解除已失去保密價值的檔案文件等，應使用無酸性的、不滲色的檔案專用墨水。    
　　來源：http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/oversize-records.html#folded    
　　六、防塵    
　　1、保持干凈的存儲環境是檔案館存儲的一個持續性任務，它將對保存檔案文件起到重要的作用。檔案架、檔案箱及大型卷宗外層，應做好除塵工作，避免在搬運和處理檔案時灰塵沾染在文件上。    
　　2、在對易碎的和已出現破損的檔案材料進行除塵時應格外小心，另外，封面已經松動的卷軸、丟失書脊的篇章碎片、有很多薄的覆蓋層的材料，也應特別小心。    
　　3、在檔案文件重新裝箱和放入文件夾之前，存儲箱或檔案袋的外部應用軟布除塵，避免裝箱時漏入灰塵。    
　　4、未封閉的檔案箱中的文件（如木制Woodruff箱、鋼制抽屜或開放式排架中的文件），在放入干凈的新文件夾和檔案箱之前，應該用軟刷輕輕除塵。    
　　5、除塵布絕不應用來擦拭文字檔案或照片表面，否則灰塵就會進入紙張纖維中，而摩擦照片的表層還有可能造成永久性的損壞。灰塵布應被用來擦拭檔案架和檔案箱的外層或類似的一些包裝。    
　　6、需除塵的文件可用干凈的軟刷輕輕除塵，這種軟刷與推薦進行照片除塵的刷子是一種類型的。除塵應從文件的中央開始，向四面掃開去。只有狀態良好的檔案文件才可以進行除塵。易碎的和已經破損的文件應特別對待，哪怕是非常輕軟的表面清潔方法也不要輕易采用，因為這樣做很可能造成更加嚴重的損壞。文件除塵只是去除松軟的表面浮塵和碎片，并非是清除嵌在紙張里面的污跡。如紙張纖維內部有灰塵和污跡，且污跡遮擋住了文字信息，這種情況下應受到保存工作人員的特別注意。    
　　7、照片應在插入聚酯分頁層之前，輕輕利用軟刷除塵。    
　　8、卷軸外側應用柔軟的干布去除表層的灰塵，以防搬運時灰塵落入文件頁中。卷軸邊緣用軟刷除塵，此時應確保文件頁緊緊壓在一起沒有縫隙，以免灰塵進入。    
　　9、檔案架應在放入檔案箱和卷軸之前就打掃干凈。清潔工作要從上至下，如果檔案架非常臟，濕抹布和海綿會更加有效。放入檔案之前，檔案架必須干透。    
　　10、保存工作區應該保持干凈清潔。除塵抹布變臟后必須丟棄，軟刷應以皂液和水清洗，然后自然風干。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/dusting.html    
　　七、受損檔案    
　　1、在原部門保存期間受損或易碎的檔案，應放入聚酯保護套中，并在相鄰的兩邊封口，以保護其在搬運時不被進一步損壞。聚酯保護套須比放入其中的文件要大，才能充分包裹文件。處理體積較大的文件時，不能同時用兩個或更多的聚酯套。受損文件放入聚酯保護套時應特別當心以免造成更多的損壞。聚酯保護套因其材質容易產生靜電，為了避免檔案文字和圖像區域被扭曲或移動，一些包含較厚的附著物（如木炭、蠟筆、攝影感光乳劑等）或附帶較松散的紙片的文件不能放入聚酯套中。    
　　2、放入文件之前，聚酯保護套應該放置在干凈的操作臺或桌面上。放入文件時，為了將聚酯膜產生的靜電降低到最小，聚酯套必須懸在半空，兩層套膜應盡可能分開距離遠些。如果是較薄的、纖維紙質的文件，最好利用質地較厚的文件紙幫助放置。套上聚酯套之后，文件紙可小心地移出。如果文件只有一面包含信息，那么用以支撐的文件紙就可以保留在聚酯套中以增加套袋的硬度。    
　　3、一個聚酯保護套中只能放入一頁文件。如果幾頁同時放入一個保護套，研究人員在翻閱時就會試圖移開它們，這樣易碎的文件就容易出現破損。放入保護套前，文件上的任何固定物都應拿下。有些價值不高的、成疊的照片可放在同一個保護套中。    
　　4、如果需要，幾個聚酯保護套可用釘書釘或夾子固定在一起，以保持文件的順序。這些固定物應只和保護套接觸，而不是套中的文件。    
　　5、聚酯保護套應只用于出現松動的文件。卷軸文件中損壞的文件頁應在適當捆綁后放置在箱子里。聚酯保護套體積較大，如果放入卷軸中會損壞卷軸的結構。搬運和彎曲時，其尖銳的邊緣還會損壞易碎的紙張。    
　　6、放入保護套時，文件應調整好位置，兩個相鄰的封邊才能分別與左邊和底邊平行。也就是說，當翻閱一頁文件時，其頂邊和右邊是打開的。這樣可使文件在搬運存儲的過程中不容易掉出來。同樣，保護套應開口向內放在文件夾里。    
　　7、受損文件應加以標注，必要時暫不提供借閱，制定計劃進行修補處理。    
　　8、任何情況下都不應使用各類的所謂的檔案或辦公膠帶來修補文件。此類膠帶無法達到修補的目的和要求，會使檔案變形和損壞。膠帶老化的表現也不盡相同，通常它們會變色、導致墨跡擴散、污染檔案、令文件的局部變脆變薄等。而同時完全去除這些膠帶又是不太可能的。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/damaged-records.html    
　　八、加固文件    
　　1、對一些用紙張和臘封口、或用干膠片和膠水加固在一起的文件，不可隨意將紙張分開，如果文件必須分開才能進行安全處理、保存或利用，則應送至保存實驗室進行安全的、不損壞文件表面且不丟失文件信息的紙張分離。有時候封口和干膠片已經成為文件的一部分，很可能還包含著重要信息，所以一般不能移除。    
　　2、檔案上的系帶或連結，歷史上用來綁縛和固定紙張的物品，有時已與紙張或臘封條連結在一起，一般也不予以移除。    
　　3、金屬滑動固定物、辦公用紙夾、釘書釘、橡膠帶、彈簧夾、回形針、大頭針、彩色布帶、及類似的用于長期加固一些頗有價值的檔案文件的東西，都要從保存的角度進行評估。這些固定物經常會對檔案造成物理上或化學上的損壞，適當時候應被拆除。如果文件本身具有極高的價值或極易破碎，再或者固定物開始腐爛并已對檔案造成了明顯的損壞，那么這些固定物應盡快拆掉。很多金屬固定物生銹造成永久性污跡并削弱紙張力度。體積較大的固定物（如彈簧夾）經常會把檔案紙張弄歪。如果紙張較脆，卻加固在較堅硬和尖銳的固定物上，則很容易斷裂。橡膠帶長期綁縛文件失去彈性后變硬，還會粘貼在紙張表面。    
　　4、如果檔案紙張質地較堅韌，足以承受夾子的壓力的話，不銹鋼紙夾是不錯的選擇。紙夾可固定在文件邊緣不同的點上，以免某些邊角體積過于龐大。塑料紙夾，雖然多由硬塑料制成，但最好少用，因為這種夾子夾紙時的壓力太大，夾子本身也非常容易折斷。    
　　5、當紙張結實且柔韌性較好時，防腐防銹的釘書釘也是可以接受的。不過不可用于價值很高的檔案或易碎的檔案。釘書釘會在文件上釘出小孔，由于影印或其他用途，釘書釘要定期被拆下或更換，使得小孔數量大增，最終削弱了紙張的質量。    
　　6、檔案專用的文件紙條（Strips of archival bond paper）除了支撐自力較弱的紙張之外，還有其他的用途。在固定物接口處使用這種紙條，表明該紙夾或釘書釘已達到了檔案保存的要求，無須摘除。這一點已經隨著時間的推移顯得越來越重要了，一份檔案被裝訂了很久之后，沒有人會清楚地記起這些夾子或釘書釘是不是檔案專用的，因為通過肉眼通常是無法識別哪些固定物是辦公用品，哪些是檔案專用。    
　　7、有些紙張檔案太容易破碎，不能承受任何壓力，不論是紙夾還是釘書釘。這種情況下，應將此類檔案集中在一處放入文件夾中保存。    
　　8、固定物絕不能用于照片、海報或藝術品原件，否則將永久性地損壞這些檔案的圖層。    
　　9、有些固定物，如金屬扣眼等，可能會非常緊地嵌在紙張里，這種情況下最好先讓其保持原樣，強迫拆除這些物品可能對檔案周邊的紙張造成很大的損傷。如這些物品必須摘除以進行縮微拍攝或其他程序，應送交保存實驗室進行安全拆除。    
　　10、拆除老舊固定物時要非常當心以免破壞紙張。已生銹的或緊緊粘在紙上的固定物要將其輕輕抬起。拿掉之前，必須保證紙張與固定物接觸線處的銹已經完全分離，以免拆除時動作過猛而撕破紙張。    
　　11、拆除固定物時，文件應該平放在桌面上，一只手握住文件并支撐住紙張后，再取下固定物。如果拆除動作在空中進行，則有可能撕裂紙張。    
　　12、釘書釘開啟器不能用于易碎的紙張，對于強韌的紙張則可以考慮小心地使用。啟卸釘書釘時，文件應平放在桌上，開啟器先從文件背面啟開釘書釘的釘腳，然后從文件正面小心地拿下釘書釘。    
　　13、拆除一些薄而易碎的紙張上的固定物時可以利用微型抹刀（如圖），方法也是從背面開啟釘書釘和小金屬固定物的釘腳。用力開啟前，最好在釘書釘下面插入一片聚酯薄膜，以防抹刀不小心插入紙張里面。    
　　14、可以用紙杯或其他類似容器收納所有拆下的固定物，以防止零亂的工作環境對檔案造成意外傷害。    
　　http://www.archives.gov/preservation/holdings-maintenance/fastened-docs.html    
　　摘自：北京市檔案信息網站