檔案整理

一、檔案整理概述

檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

（一）檔案整理的類型

檔案整理可以分為以下三種類型：

1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過程整理

（二）檔案整理的內(nèi)容和步驟

檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

（三）檔案整理的原則

檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)

充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

3．便于檔案的保管和利用

便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

二、全宗

（一）全宗的概念

全宗是一個國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個基本原則和核心理論。

（二）立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個人。判斷一個單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

1.可以獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨對外行文；

2.是一個的會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨立編制預(yù)算；

3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

其中，第一個條件是首要的、必要的條件，后兩個是補(bǔ)充條件。

（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

1.政權(quán)更迭的全宗處理

2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

3. 立檔單位其他變化情況的全宗處理

（四）全宗的補(bǔ)充形式

1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

（五）判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。

三、全宗內(nèi)檔案的分類

（一）分類的基本要求

全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

分類應(yīng)遵循以下基本要求：

1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

（二）常用的分類方法

檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

1．年度分類法；2．組織機(jī)構(gòu)分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

（三）分類方案的編制

所謂分類方案，就是標(biāo)列各個層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實際情況修訂和完善。

1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制

機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

2. 企業(yè)全宗分類方案的編制

根據(jù)國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設(shè)一級類目。

四、檔號和案卷目錄的編制

（一）檔號編制原則

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。檔號的編制應(yīng)遵循以下原則：

1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．?dāng)U充性原則；5．簡單性原則。

（二）檔號的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號結(jié)構(gòu)分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實施后，又出現(xiàn)了檔號的第四種結(jié)構(gòu)。

（三）檔號的編制方法

1.全宗號的編制方法

全宗號用四位代碼標(biāo)識。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識某一屬類全宗的順序號。

2.案卷目錄號的編制方法

案卷目錄號以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3.類別號的編制方法

類別號由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識。類別號一般不應(yīng)超過三級，在一個檔案館（室）內(nèi)或一個全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號。

4.項目號的編制方法

項目號一般引用有關(guān)管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制方法

案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。

6.件號的編制方法

件號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不應(yīng)有空號。件號的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號，每個案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個類目下的文件按排列次序流水編號。

7.頁（張）號的編制方法

頁（張）號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，卷內(nèi)文件各頁（張）按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對檔案進(jìn)行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄，在實際工作中，大多采用第二種。