行政信息收集方法

信息的收集是企業信息處理程序的首要環節，是做好企業信息工作的基礎。信息收集的情況如何，直接關系到信息處理的質量。要做好這一項工作，必須了解信息的種類，明確信息收集的目標及范圍，掌握收集信息的途徑和方法。

一、明確收集的目標

企業行政辦公人員要收集的信息，原則上是領導所指定的，并應對它進行充分的研究、理解，這是收集信息的首要工作，然后以自己的眼光，培養收集信息情報的能力，用這樣的努力，無論對領導或對自己，都會收集到有用的信息。當前的信息豐富而繁雜，行政辦公人員收集信息時要先確立明確的目標，下定強大的決心，時刻努力覺察它的跡象。這樣，從一般人注意不到的地方著手，就能收集到一些有用的信息。下面所列的事項，是收集信息時應注意的重點。

1. 目標明確化并階段化，建立每十年、五年、一年、半年、一個月、一周的目標，并努力達到每一階段的目標。

2. 要深入考慮自己擁有的時間，無論在上班的交通車上還是在洗手間，都要盯住自己所要達到的目標，考慮如何彌補不足的時間。

3. 要重視目標，將其書寫在日歷上等自己認為醒目的地方，經常提醒自己，處處注意自己的目標，注入潛在意識。

只要目標明確，那么越努力奮斗，就越能提高信息的著眼力。在收集信息時，一定要明確自己想做什么，而不是能做什么，再加上努力，自然就能收集到信息。

二、決定收集的范圍

許多企業行政辦公人員總認為別人的工作很平常，而且并不困難。如果以這種心情來面對自己的工作，那么對自己的工作領域、范圍就會感到靠不住。如果持這種想法，不論到什么時候都得不到工作的充實感，為了避免這種遺憾發生，必須考慮以下的事：

1. 首先要決定自己的領域，如現在的工作、周圍的事情等。

2. 要留心自己領域的情報，即在報紙上或書上去尋找自己領域的情報。

3. 以堅定的信心，割舍別人的領域，即要注意遠離別人的領域，全心投入自己的領域。

4. 以旺盛的好奇心，收集大量信息。能貯存同行業的資料、報紙、便條等都是好辦法。

三、行政信息收集方法

從信息資料涉及企業經營管理的范圍看，在全局性和局部性的信息資料之間，以全局性信息資料為重點；從信息資料與本企業經營管理的相關程度看，越直接、越密切，則越應該成為收集的重點；從信息資料反映的企業經營管理動態的程度看，在掌握穩定信息的同時，應以收集流動信息為重點；從信息資料的時效價值角度看，應以決策急需的信息為收集的重點。常用的信息收集方法主要有：

1. 索取

企業行政辦公人員可以向有業務來往的企業、部門或有關人員索取有關的信息資料，如公共服務行業的部門、有業務來往的代理機構等，他們往往會免費提供一些資料。參加一些會議也可獲得免費資料。另外，還可以通過傳送到本企業辦公室的各種文件、信函、其他資料等來檢索其中有價值的信息。

2. 交流

企業行政辦公人員在信息市場上或在某些社交場合，通過自由洽談、聊天等，搜集各種信息，或者通過信息網絡、信息交流會議或建立起信息刊物交流制度，使不同的企業、部門間可以定期或不定期地進行信息資料的交流。這是一種互惠互利而簡便易行的收集資料的方式。

3. 抄錄、摘記

對于書籍、雜志、篇幅較長的文件、簡報等，可以選取有利用價值的部分抄錄或摘記成資料卡片，然后分類存，放以便利用。

4. 剪貼

對于報刊文章，如可以剪裁，則應在剪下之后分專題或分類貼在信息資料冊上并注明出處，這樣使用起來也頗為方便。

5. 復印

對于不能剪裁、文字量又比較大的信息資料，則可用復印的方法加以收集和積累。但復印件不能永久保存，時間長了或摩擦后容易褪色而變得字跡模糊，這是它的不利于保存的弱點。

6. 記錄

對于通過會議或個別交換等方式獲得的口頭信息，如有利用價值，秘書應及時加以記錄，使之成為書面文字形式，這樣才能長期保存和利用。在記錄的過程中應力求準確，符合原意，還可以找信息提供者核對或與正式文件核對，以確保其可靠性。

7. 錄音、錄像、攝影

由此可以收集、積累錄音帶、錄像帶和照片等類的信息資料。

8. 調查

即通過調查研究的方法，獲得關于調查對象的口頭或文字的資料。調查的具體類型很多，分別適用于不同情況，并可獲得相關的信息資料。

9. 實地觀察

直接深入到現場、工地，憑自己的視覺和感覺器官或借助一定的科學儀器，掌握第一手情況，為領導提供最直接可靠的情況。

無論何時、何地，自己的身邊都有收集信息的機會。這就要求企業行政辦公人員掌握一些復合式收集信息的方法，以便能高效地為領導服務、為企業做出最大貢獻。

( 1) 早晨的洗臉、進餐等時間可以用來聽廣播、讀書看報、看電視，發現重要的事件，聽到重要的消息，用便條記下來。

( 2) 上班時在路上閱讀報紙、書、雜志。

( 3) 在辦公室可核對同行業的文件，設法得到成績好的同事的電話，以寒暄的方式獲悉企業內的訊息聯絡法( 指在走出企業的工作中) ；舉行會議時察言觀色，事先核對各人的評價，以便匯集會議的情報；午餐時進行閑談，拓廣情報。

四、國外經濟信息的收集方法

國際市場的瞬息萬變和錯綜復雜性，決定了信息的多樣性和廣泛性，也帶來了搜集信息的艱難性。對于這一點，每一位企業行政辦公人員應有足夠的認識。因此，要及時、準確地提供足量的信息為領導決策服務，必須采取多渠道、多層次的方式進行搜集，一般地說，有以下幾種方法。

1. 訂閱國內外的主要電訊和有關的報刊資料

聯合國各經濟組織收集和發布的各種經濟資料，國外權威性的或有影響的報紙、雜志、圖書所披露的資料，國外出版的公司手冊，世界各大通訊社、電視、廣播發布的經濟、貿易新聞綜述、每日金融貿易電訊以及國外經濟家、企業家、金融界決策人士和國際組織機構的權威人士的演講、活動、發表的文章等，是涉外信息的重要資料來源。因而，對于一個企業來說，國外通訊社的電訊和重要報刊需每天閱讀，有些重要報刊應爭取航寄。凡有條件的，可收聽國際經貿消息廣播，同駐外機構保持密切聯系，以及時掌握國際市場動向，盡快獲得各種信息。此外，外貿高等院校以及高等院校有關的外貿專業和外貿科研機構搜集、發表的各種情報資料及科研論文，也是一個資料來源。總之，廣泛搜集各種有關書籍，購買有關的工具書，包括年鑒、年報、統計、海關冊、詞典、字典等，借助于這些資料從事各種專題研究，可以大大壓縮掌握信息的時間、精力和費用。采取這種方法時應注意：要善于在廣泛的資料中去偽存真、由粗及精，逐步培養敏銳的判斷力；要重視動態的資料，尤其是反饋信息，摸索出每一市場的特殊規律；要注意與其他掌握市場信息的方法有機配合，取長補短。

2. 委托現有信息業或代理機構

當代信息業務的迅速發展，已使大多數市場調研成為一種獨立的產業。它能為企業提供專門知識，具有現成的經驗和專門設備，專業化分工的成本比企業自行搜集、處理信息的成本要低。同時，獨立的代理機構能比較客觀、冷靜地分析情況。企業如果需要掌握某種商品在某個市場的有關信息，就可委托這樣的專門代理機構去調研、去搜集，采取這種方法掌握信息，對于涉及出口業務不久或準備搞出口業務的外向型企業來說，比較容易上手，既方便又經濟。但這樣做應注意：要極其謹慎地選擇一個最適合于所要求的具體工作的代理機構；委托合同要明確調查的范圍和研究方法、適當的支付條件、可靠的工作人員、最后的期限、最終報告的性質等條款；與代理機構在合同期內保持定期聯系以掌握進度，保證所需市場信息的質量。

3. 在國外建立推銷網絡的同時，組建信息網絡

在國外市場推銷產品，除本身的派出機構外，更重要的是充分利用當地客戶，建立龐大的推銷網。企業可以選擇有經營能力的代理和經銷客戶，為本企業定期提供國外市場信息以及對本企業產品的反映。這一內容可列入協議，作為代理和經銷的重要任務之一。

同時，可同國外的信息機構和商會建立密切的關系，定期交換資料，必要時，支付一定的費用，這也是信息網的一部分。

4. 通過各種業務活動。有目的地搜集第一手“活資料”

( 1) 業務函電。與客戶來往的業務函電，其中可反映出不少情況，企業行政辦公人員應主動收集、積累資料，以便于研究、分析、比較。

( 2) 展銷會。在國外舉辦展銷會，直接與廠家和消費者見面，這不僅是為了展覽產品和進行推銷，而且應該通過展銷活動，建立客戶關系，進一步了解當地的市場情況，從而系統地進行調查研究。

( 3) 出口商品交易會、小型交易會和洽談會。這類交易會云集了國內外的眾多客戶，國內外貿公司和廠家也參加會議，因此，它是對國際市場進行調查研究的較好場所。企業行政辦公人員可帶著問題有目的地同客戶洽談，進一步了解情況，聽取反映和意見；也可以組織專題座談會，邀請有關客戶介紹情況和進行座談；對業務談判和成交進行認真分析，也可反映出許多問題。

( 4) 出口推銷小組、進口訂貨小組。這類小組主要是完成出口( 或進口) 任務。他們在完成出口( 進口) 任務的同時，也了解了有關商品的國際市場情況，企業行政辦公人員可主動找他們了解這方面的情況。

通過上述渠道直接搜集到的資料往往是比較生動、具體和現實的。此外，國外來華參觀訪問的學者、友好人士，與中國比較友好的貿易促進團體，也可以提供一部分有關的資料。這些第一手的“活”資料，經過加工、整理、分析并同歷史資料結合，就可得到較全面的概念和認識，從而更好地指導對外業務的開展。

5. 充分利用駐外機構，廣泛了解國際市場信息

( 1) 通過外經部的業務機構、市場研究機構以及各外貿公司，系統地搜集與本行業有關的各種材料，如國際市場的最新變化，國外廠商的資本數目、經營能力、信用程度、經營范圍、執行合同等情況。

( 2) 通過中國銀行及其各國的分支機構，系統地搜集市場情報和經濟情報，尤其是金融、外匯方面的情報以及有關廠商的經營情況等。

( 3) 通過中國駐各國大使館、領事館的商務處，系統地搜集各國的有關材料，如經濟發展情況、市場上對某種產品的供求變化情況、市場的競爭狀況、金融市場的最新動態等。

總之，上述這些機構都配有熟悉業務的專家，同當地企業有著廣泛的接觸和聯系。在企業本身力量有限的情況下，應充分利用這些機構，為企業提供信息服務。