一、檔案收集原則

凡是反映本部門工作活動，辦理完畢、具有查考和利用價值的各種形式和載體的文件均需要收集歸檔。

二、檔案收集方法

1、平時收集。文書、業(yè)務部門工作人員文件處理完畢后，應及時向本部門兼職檔案人員移交。

(1)預立卷。將同一大類的文件分別放在不同的文件夾中。

預立卷類目是歸檔部門參照《上海體育學院歸檔范圍和保管期限表》，結合本部門當年工作計劃和上年度歸檔情況編制的平時擬歸檔文件材料的目錄，是預立卷工作的核心和依據。預立卷類目既要反映本部門常規(guī)工作的各個方面，又要突出年度工作的重點。

預立卷類目由類別、序號和條款組成。類別指的是文件材料的類屬名稱，按歸檔單位命名，如：“院長辦公室”、“組織部”、“宣傳部”等。條款指的是預先擬制的互有聯系的一組文件材料的概括題名，要簡潔明了地概括、反映文件材料的作者、內容和文種。預立卷類目還要依次設置條款序號。

各部門兼職檔案員應根據本部門歸檔類目所列條款，為每一條款準備一個卷夾，在卷夾封面和卷脊上注明條款序號和條款名稱，依次排放，以備文件材料歸卷。

依照預立卷類目，及時將已經處理完畢的文件材料分門別類，依次入卷，并登記在文件登記簿上，以備查找。對外發(fā)文應在文件發(fā)出時，同時將底稿和一至二份存本歸卷。

文件材料歸卷時，應注意檢查頁數、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完成（有無漏閱、漏簽），處理的來龍去脈是否注明，遇有不明之處及時詢問承辦人。

不屬于歸檔范圍的文件材料，另行存放。

每年年終或次年年初，兼職檔案員要根據上年的文件材料歸檔情況、下年度的工作計劃以及下年度安排的重大事項，對預立卷類目和卷夾準備作適當修改與調整，使預立卷工作日臻完備。

(2)收發(fā)文登記。上級來文要做好收文登記，下發(fā)文件做好發(fā)文登記，清楚文件流向。及時催促承辦人歸還已辦理完畢的文件材料，外借文件最好使用復印件，原件用以保存歸檔。

2、查閱部門大事記和年終總結。適用于院系等不明確歸檔內容的部門。單位年終總結和大事記可以作為歸檔依據，其中寫明的大事要事均要歸檔。

3、即時歸檔。各單位舉辦的大型會議、大型活動，例如代表大會、教學工作會議或校慶活動等，相應材料在活動結束后應當立即歸檔。

三、歸檔文件質量要求

l、接收歸檔的文件必須是原件，簽發(fā)稿手續(xù)要完備，落款及日期無遺漏，并蓋有公章，發(fā)文號不能重復；

2、文件的起草、修改、核稿、簽發(fā)，批示等都應使用藍黑墨水或墨汁書寫，不能采用鉛筆或圓珠筆。

3、傳真件要進行復印，領導簽發(fā)內容須簽發(fā)在復印件上；

4、歸檔文件應完整、成套（如：請示必須有批復等）和準確；

5、文件用紙應統(tǒng)一規(guī)格，字跡要端正。

四、不歸檔文件材料范圍

1、上級機關普發(fā)供參閱、不辦的文件材料

2、上級機關發(fā)來供工作參考的抄件

3、上級機關征求意見未定稿的文件

4、重份文件

5、無查考利用價值的事務性、臨時性文件

6、未經會議討論、未經學校領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的歷次校對稿（學校主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）

7、從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料

8、無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設性意見的人民來信

9、學校內部互相抄送的文件材料，不履行公文職能的行文、介紹信

10、本校負責人兼任外機關職務形成的與本校無關的文件材料

11、為參考目的從各方面收集的文件材料

12、非隸屬機關抄送的不需辦理的文件材料