檔案的收集方法

歸檔是企業(yè)文件向企業(yè)檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，這項(xiàng)工作由歸檔文件交接雙方——企業(yè)業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同完成。按照歸檔制度，接收其內(nèi)部各個(gè)文件形成部門移交來的文件是企業(yè)檔案部門收集工作的基本形式。隨著中國經(jīng)濟(jì)、政治體制改革的深入，企業(yè)管理內(nèi)容和方法的拓展以及企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的形式和層次的多樣化，企業(yè)檔案收集工作的對(duì)象、內(nèi)容、方法等也都有了較大擴(kuò)展，形成了以接收歸檔為主體、多種方式并存的局面。通常，企業(yè)檔案的收集方法主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一、本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔

這是收集工作的最基本的途徑，這條途徑的暢通與否是決定企業(yè)檔案收集工作質(zhì)量的關(guān)鍵。企業(yè)接收歸檔的工作主要是借助于相關(guān)的制度，指定各部門負(fù)責(zé)移交文件歸檔的工作人員。由于企業(yè)各種文件的形成規(guī)律不同，所以文件移交歸檔的負(fù)責(zé)人的情況也不同：對(duì)于科技、生產(chǎn)部門而言，歸檔負(fù)責(zé)人一般與專業(yè)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人相同，而后者可能隨項(xiàng)目的不同而變化；而其他部門移交歸檔的負(fù)責(zé)人則可相對(duì)固定。

二、外企業(yè)轉(zhuǎn)讓或移交

企業(yè)與外部環(huán)境的各種交流急劇增多，信息交流是其中至關(guān)重要的一種交流途徑，因此外企業(yè)檔案轉(zhuǎn)讓或移交是信息交流的一種重要形式。企業(yè)檔案部門應(yīng)關(guān)注外企業(yè)檔案流入的情況，及時(shí)將這些對(duì)企業(yè)有重要憑證和查考價(jià)值的檔案收進(jìn)檔案部門。

可能會(huì)向企業(yè)轉(zhuǎn)讓或移交檔案的機(jī)構(gòu)主要包括：

( 1) 向本企業(yè)轉(zhuǎn)讓資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的機(jī)構(gòu)，資產(chǎn)移交的同時(shí)也移交相關(guān)的文件。如企業(yè)收購、兼并其他企業(yè)，被收購、兼并的企業(yè)的重要檔案必然也要向本企業(yè)移交。

( 2) 通過貿(mào)易活動(dòng)向本企業(yè)出售科技成果的機(jī)構(gòu)，多數(shù)時(shí)候是以科技文件的形式移交給本企業(yè)。

( 3) 其他檔案機(jī)構(gòu)，如其他企業(yè)的檔案室、檔案館等，這些機(jī)構(gòu)與本企業(yè)的檔案部門之間往往保持著良好的合作關(guān)系，其互相交流的材料也是收集的對(duì)象。條件好的大型企業(yè)的檔案部門，還可以開辦代存檔案的業(yè)務(wù)，通過訂立一定的合同，代為保管其他企業(yè)的檔案。

三、企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成的檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓

企業(yè)人員在非職務(wù)活動(dòng)中形成的一些資料，特別是一些科技發(fā)明，雖然是個(gè)人的檔案，但對(duì)本企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)也有一定的價(jià)值。企業(yè)檔案部門應(yīng)向本企業(yè)人員多宣傳，鼓勵(lì)其寄存、捐贈(zèng)和轉(zhuǎn)讓相關(guān)檔案，并予以適當(dāng)?shù)难a(bǔ)償和獎(jiǎng)勵(lì)。

四、面向社會(huì)收集、征集相關(guān)材料

這種收集檔案的方法旨在廣開來源，豐富企業(yè)的檔案室( 館) 藏，加強(qiáng)企業(yè)檔案部門的對(duì)外交流。它包括：向社會(huì)征集有關(guān)本企業(yè)歷史的材料，購買與館藏科技檔案有關(guān)的技術(shù)資料，從媒體中剪輯與本企業(yè)有關(guān)的消息等。

總之，企業(yè)檔案部門應(yīng)采用多種收集方法，全面、有效地開展收集工作。從收集手段講，以接收歸檔為核心，以征集、征購、購買、代存、實(shí)測(cè)補(bǔ)制等為補(bǔ)充；從收集形式講，應(yīng)將收集工作與計(jì)劃管理相結(jié)合、接收歸檔與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合、隨時(shí)收集和集中收集相結(jié)合、收集工作與利用服務(wù)工作相結(jié)合。