檔案管理基礎知識-檔案收集工作

1.1  檔案收集工作的主要內容

 檔案收集是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、組織、個人手中和散失在社會其他地方的檔案，有組織、有計劃地分別集中到各有關機構檔案室和各級各類檔案館，實現檔案的統一領導和分級管理。

 專業的制度；專門的對象；統一的程序 

工作任務：

1. 機關、企業和事業單位檔案室對本機構需要歸檔檔案的接收；

2. 檔案館對所轄區域內現行機關、企業、事業單位和撤銷機構的具有永久、長期保存價值檔案的接收；

3. 對中華人民共和國成立之前各個歷史時期形成檔案的接收與征集。

1.2  檔案收集工作的基本要求

（一）及時、準確、高效地接收和征集檔案入館

檔案館（室）的收藏是否豐富、檔案是否完整，是衡量檔案館（室）工作成功與否的一個重要標志。

豐富檔案館藏的標準應該是：數量充分、質量優化、成分充實、結構合理。

檔案收藏的豐富性，包括數量與質量的雙重標準。

（二）加強檔案館（室）檔案來源的調查研究與指導工作

檔案館應該進行全宗調查，了解有關機構的歷史、建檔情況、保存檔案的數量及整理保管等情況，以便統籌安排哪些全宗或哪些部分、何時、有多少檔案應該進館。

處理好從文件形成到歸檔、從形成單位到檔案館的檔案流程周期。

（三）推行入館檔案質量的標準化

檔案工作的標準化，是檔案管理現代化的基礎。所謂檔案工作的標準化，就是對檔案工作中的一些管理原則和技術方法，按照規范化的要求統一起來。

案卷驗收的質量標準，案卷封面和卷內編目的內容、格式和要求，卷皮和檔案柜的尺碼等地方標準

（四）保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗就是一個機關檔案的整體，一個單位的各項活動不是孤立的，而是有聯系地進行的，這就決定了一個單位形成的檔案文件之間固有的內在聯系，使他們成為了一個有機整體。

在檔案收集工作中，不僅要保持全宗的不可分散性，還需要注意各個全宗之間的相互聯系。

1.3  檔案的歸檔制度

歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷（或保管單位）的質量要求、歸檔手續等內容。

（一）歸檔范圍

歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料是否應當歸檔的范圍。哪些文件應該歸檔，哪些文件不應該歸檔，主要取決于這些文件本身的保存價值。

依據國家檔案局1987年12月4日發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》規定，一個機關應該歸檔的文件材料，應當包括以下四個部分：

  1. 上級機關的文件材料

上級機關頒發的屬于本機關主管業務并要執行的文件，或者普發的，非本機關主管業務但需要貫徹執行的法規性文件；

上級召開的需要貫徹執行的會議的主要文件；

上級機關轉發本機關的文件（包括報紙、刊物轉載）；

代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

黨和國家領導人、人民代表、上級機關領導等視察、檢查本地區本機關工作時的重要指示，講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像文件材料等。

 2.本機關的文件材料

本機關負責召開的代表大會、代表會議、工作會議、專業會議、機關黨組會議及行政領導會議的文件；

本機關頒發的各種正式文件（簽發稿、印制稿及重要文件的修改稿）；

本機關與上、下級機關之間的請示、批復文件；

本機關及其內部職能部門形成的工作計劃、總結、報告；

反映本機關業務及科技管理活動的專業文件；

本機關領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄，及其從外部機關帶回的與本機關有關的重要文件；

本機關的統計報表、財務文件、人事文件、會計文件、規章制度文件；

反映本機關成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協定、財產、物質、檔案等方面的文件；

重要的人民來信來訪材料以及其他需要保存的文件材料等。

3. 同級機關和非隸屬機關的文件

這部分文件材料主要有這類機關頒發的非本機關主管業務但需要執行的法規性文件，或與本機關聯系、協商工作的重要來往文件；有關業務機關對本機關工作檢查形成的重要文件。

4. 下級機關的文件材料

這部分文件材料主要有下級機關報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統計報表、財務預算以及決算文件；直屬單位報送的重要的科技文件及下級機關報送的法規性備案文件等。

5. 不屬于歸檔范圍的文件材料主要包括：

重份文件；

一般事務性的無查考、保存價值的文件；

未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿；

未經會議討論，未經領導審閱、簽發的未生效的文件；

同本機關主管業務無關的文件和非隸屬機關送來的參考的文件；

本機關領導兼任其他機關職務形成的文件；

一般的公眾的來信等。

（二）歸檔時間

 歸檔時間，是指文件處理部門或有關業務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間。

《機關檔案工作條例》規定：機關文書部門或業務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據移交目錄清點核對。特殊載體、特殊形式、特殊種類的文件可以適當延長歸檔時間。如技術檔案、基建檔案、學生檔案等專門檔案。

（三）歸檔案卷的質量要求

1. 應歸檔的文件要做到種類齊全、份數完整，每份文件不缺張少頁，并組成保管單位。

（1）仔細核對文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件是否齊全；

（2）多種文字形成的同一內容的文件，分別組合在一個案卷內，不得分散；

（3）將文件按年度分開，不同年度形成的文件一般不可放在一起組卷；

（4）跨年度的請示與批復，應放在批復年度立卷，沒有批復的，放在請示年立卷；

（5）跨年度的計劃或規劃，應放在文件內容所針對的第一個年度立卷；

（6）跨年度的總結，應放在文件內容針對的最后一年立卷；

（7）跨年度的會議文件，應放在會議開幕年立卷

（8）非訴訟案件的文件，應放在結案年度立卷；

（9）文件與電報一般應按其內容聯系統一立卷；

（10）絕密文件和絕密電報應單獨立卷；

（11）錄音帶、錄像帶、影片、照片等特殊載體的文件，應同紙質文件進行統一整理、編目

2. 保管單位內的文件排列應條理系統，使之成為一個互有聯系的有機整體。

盒內文件一般按重要程度或時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起

（四）歸檔手續

文書處理部門或業務部門向檔案部門移交檔案時，交接雙方應根據案卷目錄詳細清點，經過認真核對后，交接雙方如確認無誤，即可履行簽字手續，并將案卷目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。

在檔案工作和文書工作由一個人兼管的小機關，不需要履行上述的歸檔手續，但是，在檔案人員調動工作時，應參照上述辦法辦理交接手續

1.4  檔案室在形成文件與組織歸檔工作中的作用

（一）機關檔案室對形成文件的作用

查缺補漏；質量監督；全程監管

（二）檔案室對歸檔工作的超前控制

檔案室對歸檔工作的超前控制，可以通過監督與促進文件質量標準化、文書處理制度化，協助和督促有關部門做好立卷歸檔前的準備工作

（三）指導和督促文書部門或業務部門做好歸檔組織工作

由文件的承辦和處理部門立卷，有利于加強對文件的平時形成、積累、整理的控制。由文件的承辦和處理部門立卷，可以發揮文件的承辦和處理者熟悉業務和文件產生與辦理情況的優勢。

（四）對散失文件的補充收集

收集散失文件時要把重點放在“帳外”文件上。

所謂“賬外文件”是指未經登記的文件，如機關內部文件、機關領導人或工作人員外出開會帶回的文件，機關之間簽訂的合同、協議也常常不登記。