立卷文件的收集方法

立卷文件的收集就是具體管理部門將企業需要立卷的文件材料集中到一起。這是文書管理中一個很重要的環節。沒有文書部門對立卷材料的集中，就沒有檔案。立卷材料的集中是根據文件的立卷范圍來進行的。立卷文件材料的收集工作應從平時做起，注意及時收集，不要等到年終一起集中，那樣容易散失，收集不全。收集工作可采取隨時收集和定期收集相結合的辦法，即文件隨辦隨收集或者定期( 如一周一個月) 進行一次清理收集。建立與健全文書處理工作的各項制度是做好立卷材料收集工作的保證。

一、賬內文件的收集

做好平時立卷材料的收集工作，首先要明確責任制度，把住收發文件關。

企業的發文要指定專人統一登記編號、送印、蓋章，分發后，負責將原稿、印本及附件等收集齊全完整，隨時向立卷環節集中。在收文工作上，要根據本企業的具體情況，建立收文登記制度。例如，大型企業，來往文件很多，可以按行文關系分類登記；中、小型企業，可以按收文的時間順序進行登記，在登記標題處加蓋“歸檔”印章，文件辦完退回后，即在“歸檔”處劃上“□”號，以示歸卷。企業領導在閱件上批示的辦理意見由承辦、注辦人員適時集中歸卷。

二、會議文件的收集

企業召開會議所形成的文件材料是本企業文件材料的重要組成部分。要做好企業召開各種會議所形成的文件材料的集中工作，必須建立會議文件的集中制度。對于各種大型會議，企業行政辦公部門可以派人參加會議或在參加會議的人員中指定專人負責會議材料的集中工作，會后按會議文件目錄及時核對，齊全、完整地交給立卷人立卷歸檔；小型會議形成的文件材料( 包括原始記錄、會議紀要、發文稿、會議討論材料、錄音、錄像等) ，由會議記錄人員收集齊全，定期交立卷人立卷歸檔。各種會議記錄是反映會議情況的第一手材料，具有一定的實用價值、保存價值和保密性，是會議文件和其他文件形成的基礎，因此，企業要建立、健全會議記錄集中制度，明確專人負責，及時把會議記錄集中起來。

三、賬外文件的收集

賬外立卷材料是指企業各職能部門在工作活動中自己形成的、未經文書處理或登記的一切有保存價值的文件材料。賬外文件的收集要求。立卷人員與各部門保持密切聯系，善于發現賬外立卷材料的線索，不失時機地對沒有經過文書處理的部門的文件進行集中。

四、往來文件的收集

企業的文書處理部門，應該建立文件的催辦檢查制度。凡收到對本企業的主送文件，都要及時送請企業主管領導批辦，然后列入催辦。在催辦過程中，催辦人員應及時集中注意辦理，待整個事情辦理完畢后，將來文、復文等需要歸檔的文件材料都集中在一起，交立卷人，暫時不能辦理的事項，催辦人員可將文書處理情況寫一份說明，附在文后，交立卷人員備查。

以企業名義發出的各類文書材料的原稿、正件、附件和重要修改稿的收集方法為：正件，在發文時即可進行收集；原稿，一般向核稿人、打字室、印刷廠和校對人員收集；重要修改稿，一般可向核稿人收集。這是收集中比較容易的一項。

五、立卷文書材料收集的有效方法

有些企業的立卷文書材料一直都是比較齊全的，這是因為這些企業有一套收集文書材料的有效方法。概括起來，主要有以下幾點­：

1. 主動收集

主動收集就是文書管理和文書立卷人員要充分發揮主觀能動作用，不要等到年終再成堆收集，而是要堅持平日隨時收集歸卷，多聽、多看、多問，聞風而上，及時地將應立卷的文書材料拿到手。這是保證應立卷文書材料齊全、完整的關鍵性環節。

2. 重點收集

重點，有兩層意思，一是重點部門，即文書管理部門和綜合部門；一是重點文件，即原稿和正件。只要能將這兩個部門的兩種文書材料及時地收集到手，那么應立卷的絕大部分文書材料也就齊全了。其中，收集原稿又尤為重要。