檔案利用典型實(shí)例是檔案管理人員利用館藏檔案提供的資料為政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展帶來(lái)直接或間接的重大社會(huì)或經(jīng)濟(jì)效益的典型實(shí)例。它具有交流檔案工作經(jīng)驗(yàn)、宣傳檔案工作和檔案法規(guī)、反饋檔案利用成果的作用。
一、實(shí)例編寫(xiě)要素：
1、利用者的單位、姓名、身份；
2、檔案利用的地點(diǎn)、時(shí)間及部門(mén)；
3、檔案利用的目的；
4、檔案利用的內(nèi)容、數(shù)量、人數(shù)；
5、檔案利用所產(chǎn)生的效果（資金增值或節(jié)省、人力、物力提高效率的比例和社會(huì)效果、社會(huì)反響等）；
6、鮮明準(zhǔn)確的標(biāo)題。
二、注意事項(xiàng)
1、 實(shí)例應(yīng)具有典型意義或代表性；
2、編寫(xiě)要素要齊全，敘述要完整；
3、具有事實(shí)依據(jù)，效果反饋合理估算，不編造夸大事實(shí)；
4、兼具利用結(jié)果與過(guò)程。
示例一：
2013年1月7日，潁州區(qū)XX協(xié)會(huì)辦公室的XXX同志又來(lái)到市檔案局XX科，他要查找食品公司招用地帶工的批復(fù)，這是他第三次到來(lái)。由于他上兩次提供的時(shí)間有誤，XX科的同志沒(méi)有查到他需要的檔案。市食品公司現(xiàn)在正在進(jìn)行企業(yè)改制，因?yàn)槿藛T分流問(wèn)題有很多工人到潁州區(qū)XX協(xié)會(huì)上訪(fǎng)，所以很迫切地需要查找到這份文件。由于年代久遠(yuǎn)，加上工人不配合，他們也很難搞清楚這份文件的具體時(shí)間，所以XX科的同志雖然已經(jīng)給他仔細(xì)查找兩次，但都沒(méi)有查到。這部分檔案XX科尚未錄入電腦，如果利用者不提供出準(zhǔn)確的時(shí)間，查檔將很困難?？吹絏XX同志實(shí)在很著急，XX科的同志不怕麻煩，采取大海撈針的方式，再次仔細(xì)查看檔案目錄，把有可能存在需要查找的檔案1983-1986年四個(gè)年度的案卷全部從庫(kù)房調(diào)出，細(xì)細(xì)翻閱。功夫不負(fù)有心人，終于從原阜陽(yáng)小市勞動(dòng)局1986年的一卷中查找出所需材料一份，這份文件詳細(xì)記錄了市食品公司招用地帶工的名單。XXX握著XX科同志的手激動(dòng)地說(shuō)：“太謝謝你們了，有了這份原始的檔案，我們就可以解決工人上訪(fǎng)的問(wèn)題了。”
示例二：
2013年6月18日下午，市檔案局管理XX科人員剛到辦公室，就進(jìn)來(lái)一位滿(mǎn)頭大汗拄著雙拐的中年女同志，經(jīng)過(guò)尋問(wèn)才知道她是原阜陽(yáng)汽車(chē)配件廠(chǎng)的一位職工名叫XXX，后來(lái)單位又改名為皖北商業(yè)服務(wù)大樓，到了退休年齡的XXX檔案里缺份94年的調(diào)資表，不能正常辦理退休手續(xù)?？吹狡浣辜逼诖纳袂?，接待人員安慰她說(shuō)：“你別急，我們會(huì)給你仔細(xì)查找的”。當(dāng)把所需要的這份94年工調(diào)文件復(fù)印件送到她手里時(shí)，她激動(dòng)地?zé)釡I盈眶，感激地說(shuō)：“真沒(méi)想到你們把檔案保管的真好，都好多年了還能找到，這下就可以到人社局辦理退休拿工資了，真是太感謝你們了。”
示例三：
2013年10月11日下午，有兩位同志前來(lái)阜陽(yáng)市檔案局（館）XX科查閱檔案，由于兩位同志年齡偏大，敘述不清楚，又記不起具體的時(shí)間，只記得在上世紀(jì)八十年代，據(jù)說(shuō)當(dāng)時(shí)阜陽(yáng)地區(qū)行署下發(fā)了一份落實(shí)政策的文件。由于當(dāng)時(shí)家庭出事，沒(méi)有去找有關(guān)部門(mén)落實(shí)。如今哥哥XXX已是76歲高齡，原任洛杉磯安徽同鄉(xiāng)會(huì)總干事，古稀之年，思鄉(xiāng)心切，準(zhǔn)備葉落歸根，回阜陽(yáng)老家來(lái)養(yǎng)老。在敘述中，兩位老同志只記得1949年的時(shí)候他們家的房屋連土地都被占用了，需要查找相關(guān)證明材料。經(jīng)過(guò)工作人員耐心反復(fù)的查找，終于在市政府辦公室的檔案全宗里找到了文件。兩位老同志激動(dòng)的說(shuō)：沒(méi)想到阜陽(yáng)市檔案局的工作人員業(yè)務(wù)之精，效率之高，在我們不能準(zhǔn)確提供線(xiàn)索的情況下，用很短的時(shí)間就找到我們所需要的材料。你們這里存放的材料真全、真好，都幾十年了，也能找到，這一次我們拿著這份文件可以去解決遺留了幾十年的問(wèn)題了，真是非常感謝你們?？梢詧A了我哥哥的這個(gè)葉落歸根回家養(yǎng)老的夢(mèng)了。
