摘要：組件即件的組織，包括件的構成和件內文件排序。組件的內容為：一是件由哪幾部分構成的，二是這些構成部分的排序原則，也就是件內文件如何排序。按照要求構成并規范排序的文件才能完成組件。
一、件的構成 《規則》5．1.1規定，歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
1、單份文件為一件
一般來說，歸檔文件一般以“自然件"為一件，即以單份文件作為一件。如《××局關于深人學習宣傳貫徹黨的十八大精神的通知》《××局關于開展年度考核工作的實施意見》等，這兩份文件應各自作為一件，每件作為一個整理單位?！兑巹t》修訂還明確了“來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復孓等）一般獨立成件"，強調以單份文件作為一件的原則。
2、多份文件為一件
有些文件，比如正文與附件、轉發文與被轉發文等，各部分雖有一定的獨立性，但在內容上密切相關，分散整理可能會出現歸檔不完整，或歸檔后不便于利用，故《規則》規定此類文件應作為一件進行整理。此外，正本與其他稿本、原件與復制件等，如果沒有組合在一起，其中之一在檢索上往往沒有太大價值，而且會增加大量不必要的編目工作，影響到整理和利用時的工作效率，因而同樣作為一件處理。至于來文與復文來說，原《規則》規定“可為一件"，《規則》修訂時改為“一般獨立成件，也可為一件"，有限度地延續之前作為一件的整理方法?！兑巹t》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的基本單位，這是《規則》靈活性的體現，增強了《規則》的可操作性，有較大的實際意義。具體而言，這類文件包括：
（1）正文與附件
附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字、正文批準或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件；如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為
（2）文件正本與不同稿本
同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，這些稿本與正本為一件，但這些稿本過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件。
（3）轉發文與被轉發文
轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者則是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。
（4）原件與復制件
對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件、計算機重新打印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件。
（5）正本與翻譯本
歸檔文件除正本外，還有其他不同語言的翻譯本（含少數民族文字文本）需要留存的，一般來說，文件的正本與翻譯本為一件，但翻譯本過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；多種不同語言的翻譯本也可各為一件。
（6）中文本與外文本
同一文件除中文本外，還有內容與中文文本相對應的外文文本需要歸檔的，一般來說，文件的中文本與外文本為一件，但外文本過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；多種不同語言的外文本也可各為一件。
（7）報表、名冊、圖冊等
報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。但報表、名冊、圖冊等作為文件附件時，一般與文件一起作為一件。
（8）會議紀要、會議記錄
機關在記錄會議記錄時，有的使用制式的會議記錄紙，有的使用專用記事本。使用專用記事本記錄的，一本會議記錄應作為一件保存，但不同年度、不同會議類型的會議記錄不應作為一件。使用會議記錄紙記錄的，可以一次會議記錄作為一件，也可根據材料厚度自定件數，如一年或半年的作為一件。
機關在形成會議紀要時，一般以一次會議為一件。
（9）來文與復文
“來文與復文"或稱為“往復文件"，是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，包括“去文與復文"“來文與辦理結果"等，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函等。對于往復文件，原《規則》規定“可為一件"，實踐中各地區、各部門也大多采取組成一件的方式進行管理，這種做法在紙質文件整理上是完全沒問題的，但是如果依此對電子文件或者數字化成果進行整理，來文與復文為一件可能會增加管理層次，帶來子件問題。由于各地區、各部門尚未對子件形成一致意見，《規則》修訂時強調來文與復文“一般獨立成件，也可為一件六作為不采取子件形式進行文件整理的解決方案。在具體執行上，各地區、各部門可以根據實際情況靈活掌握。
需要注意的是，來文與復文“一般獨立成件，也可為一件"要與“轉發文與被轉發文為一件”的情況相區分。
（10）文件與文件處理單或發文稿紙
文書處理較規范的機關，文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與相關文件作為一件。
①介紹信及存根、新聞報道材料
介紹信及存根可依材料多少按時間順序自定件數，如一年或半年的作為一件。需要注意的是，應把同一人的組織關系（黨、團）、行政關系、工資關系介紹信或存根排列在一起。另外，組織人事部門或有些比較大的系統等，往往形成大量的介紹信或存根，可按原裝訂方式，一冊作為一件，但跨年度的材料應分別組件。新聞報道材料的組件也依此辦理。
②行政審批、處罰等材料
機關行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料，以及行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料，一次審批或處罰材料之間聯系緊密，如各自組件會影響檔案的檢索利用。一般情況下，一次審批、審查、核準、處罰、處分、復議、國家賠償形成的文件材料應作為在組件過程中，還應注意不能擅自擴大組件的范圍。有的單位將同一事由的若干文件作為一件處理。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用帶來不便。如將某下屬單位申請某項專業經費的請示、該局的批復和局內承辦部門的經辦過程文件作為一件整理，將來利用者只想查看關于這項經費申請工作的經辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，不符合深化檢索的指導思想，這種做法應該免。
二、件內文件排序 1.件內文件排序規則
多份文件作為一件時，件內文件之間的排列順序應遵循《規則》5．1.2執行，即：
（1）正文在前，附件在后；
（2）正本在前，定稿在后；
（3）轉發文在前，被轉發文在后；
（4）原件在前，復制件在后；
（5）不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；
（6）中文本在前，外文本在后；
〈7）來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；
（8）有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。
除《規則》明確說明的情況外，以下情況多份文件作為一件時應注意：
（1）會議紀要、會議記錄應按照時間先后排序；
（2）介紹信及存根應按照人員結合時間先后排序；
（3）新聞報道材料應按照媒體種類結合時間先后排序；
（4）行政審批、處罰等材料應結論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。
2、示例
由于收文和發文在機關歸檔文件中最為常見，數量也比較多，下面以收文和發文為例，以圖示的方式直觀地說明件內文件的排序情況。
（1)收文
機關在收到文件后，一般會粘貼文件處理單，再對文件進行運轉處理。
收到的文件有正文、附件的，連同文件處理單一起組成一件。排列的前后順序依次是文件處理單、正文、附件，如圖1所示。
圖1發文的件內排序 機關發文一般是先擬稿，填寫發文稿紙，再對擬寫稿件依次審核后形成定稿，最后印發正式文件，即正本。因此，發文稿紙記錄了擬稿形成定稿的審核（甚至修改）過程，與定稿的關系更為密切。因此，正本、發文處理單、定稿應按前后順序依次排列，如圖2所示。
圖2收文的件內排序 發文中如存在附件、復制件、少數民族文字文本、外文本的，在正本、發文處理單、定稿的按前后順序排列的基礎上，再按照《規則》要求進一步排列即可。
一、件的構成 《規則》5．1.1規定，歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。
1、單份文件為一件
一般來說，歸檔文件一般以“自然件"為一件，即以單份文件作為一件。如《××局關于深人學習宣傳貫徹黨的十八大精神的通知》《××局關于開展年度考核工作的實施意見》等，這兩份文件應各自作為一件，每件作為一個整理單位?！兑巹t》修訂還明確了“來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復孓等）一般獨立成件"，強調以單份文件作為一件的原則。
2、多份文件為一件
有些文件，比如正文與附件、轉發文與被轉發文等，各部分雖有一定的獨立性，但在內容上密切相關，分散整理可能會出現歸檔不完整，或歸檔后不便于利用，故《規則》規定此類文件應作為一件進行整理。此外，正本與其他稿本、原件與復制件等，如果沒有組合在一起，其中之一在檢索上往往沒有太大價值，而且會增加大量不必要的編目工作，影響到整理和利用時的工作效率，因而同樣作為一件處理。至于來文與復文來說，原《規則》規定“可為一件"，《規則》修訂時改為“一般獨立成件，也可為一件"，有限度地延續之前作為一件的整理方法?！兑巹t》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的基本單位，這是《規則》靈活性的體現，增強了《規則》的可操作性，有較大的實際意義。具體而言，這類文件包括：
（1）正文與附件
附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補充說明或參考材料，如附帶的圖表、統計數字、正文批準或發布的法規文件等等。一般來說，正文與附件為一件；如果附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為
（2）文件正本與不同稿本
同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，這些稿本與正本為一件，但這些稿本過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件。
（3）轉發文與被轉發文
轉發文與被轉發文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執行要求，后者則是具體內容，它們在發揮文件效力方面難以分割，因此也應作為一件。
（4）原件與復制件
對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現破損的文件，應復制后歸檔。復制件包括復印機制作的復印件、計算機重新打印件以及手工謄寫的抄件等。這些復制件應與原件作為一件。
（5）正本與翻譯本
歸檔文件除正本外，還有其他不同語言的翻譯本（含少數民族文字文本）需要留存的，一般來說，文件的正本與翻譯本為一件，但翻譯本過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；多種不同語言的翻譯本也可各為一件。
（6）中文本與外文本
同一文件除中文本外，還有內容與中文文本相對應的外文文本需要歸檔的，一般來說，文件的中文本與外文本為一件，但外文本過厚不易裝訂的，也可單獨作為一件；多種不同語言的外文本也可各為一件。
（7）報表、名冊、圖冊等
報表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內容都相對完整，具有獨立的檢索價值，因此應按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件。但報表、名冊、圖冊等作為文件附件時，一般與文件一起作為一件。
（8）會議紀要、會議記錄
機關在記錄會議記錄時，有的使用制式的會議記錄紙，有的使用專用記事本。使用專用記事本記錄的，一本會議記錄應作為一件保存，但不同年度、不同會議類型的會議記錄不應作為一件。使用會議記錄紙記錄的，可以一次會議記錄作為一件，也可根據材料厚度自定件數，如一年或半年的作為一件。
機關在形成會議紀要時，一般以一次會議為一件。
（9）來文與復文
“來文與復文"或稱為“往復文件"，是對聯系密切的來往性質的文件材料的概括性表述，包括“去文與復文"“來文與辦理結果"等，從文種上看包括請示與批復、報告與批示、函與復函等。對于往復文件，原《規則》規定“可為一件"，實踐中各地區、各部門也大多采取組成一件的方式進行管理，這種做法在紙質文件整理上是完全沒問題的，但是如果依此對電子文件或者數字化成果進行整理，來文與復文為一件可能會增加管理層次，帶來子件問題。由于各地區、各部門尚未對子件形成一致意見，《規則》修訂時強調來文與復文“一般獨立成件，也可為一件六作為不采取子件形式進行文件整理的解決方案。在具體執行上，各地區、各部門可以根據實際情況靈活掌握。
需要注意的是，來文與復文“一般獨立成件，也可為一件"要與“轉發文與被轉發文為一件”的情況相區分。
（10）文件與文件處理單或發文稿紙
文書處理較規范的機關，文件在運轉過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發文稿紙，有的還附有領導批示的簽批條等。這些表單真實地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應與相關文件作為一件。
①介紹信及存根、新聞報道材料
介紹信及存根可依材料多少按時間順序自定件數，如一年或半年的作為一件。需要注意的是，應把同一人的組織關系（黨、團）、行政關系、工資關系介紹信或存根排列在一起。另外，組織人事部門或有些比較大的系統等，往往形成大量的介紹信或存根，可按原裝訂方式，一冊作為一件，但跨年度的材料應分別組件。新聞報道材料的組件也依此辦理。
②行政審批、處罰等材料
機關行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料，以及行政處罰、處分、復議、國家賠償等工作中形成的文件材料，一次審批或處罰材料之間聯系緊密，如各自組件會影響檔案的檢索利用。一般情況下，一次審批、審查、核準、處罰、處分、復議、國家賠償形成的文件材料應作為在組件過程中，還應注意不能擅自擴大組件的范圍。有的單位將同一事由的若干文件作為一件處理。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用帶來不便。如將某下屬單位申請某項專業經費的請示、該局的批復和局內承辦部門的經辦過程文件作為一件整理，將來利用者只想查看關于這項經費申請工作的經辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，不符合深化檢索的指導思想，這種做法應該免。
二、件內文件排序 1.件內文件排序規則
多份文件作為一件時，件內文件之間的排列順序應遵循《規則》5．1.2執行，即：
（1）正文在前，附件在后；
（2）正本在前，定稿在后；
（3）轉發文在前，被轉發文在后；
（4）原件在前，復制件在后；
（5）不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；
（6）中文本在前，外文本在后；
〈7）來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；
（8）有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。
除《規則》明確說明的情況外，以下情況多份文件作為一件時應注意：
（1）會議紀要、會議記錄應按照時間先后排序；
（2）介紹信及存根應按照人員結合時間先后排序；
（3）新聞報道材料應按照媒體種類結合時間先后排序；
（4）行政審批、處罰等材料應結論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。
2、示例
由于收文和發文在機關歸檔文件中最為常見，數量也比較多，下面以收文和發文為例，以圖示的方式直觀地說明件內文件的排序情況。
（1)收文
機關在收到文件后，一般會粘貼文件處理單，再對文件進行運轉處理。
收到的文件有正文、附件的，連同文件處理單一起組成一件。排列的前后順序依次是文件處理單、正文、附件，如圖1所示。
圖1發文的件內排序 機關發文一般是先擬稿，填寫發文稿紙，再對擬寫稿件依次審核后形成定稿，最后印發正式文件，即正本。因此，發文稿紙記錄了擬稿形成定稿的審核（甚至修改）過程，與定稿的關系更為密切。因此，正本、發文處理單、定稿應按前后順序依次排列，如圖2所示。
圖2收文的件內排序 發文中如存在附件、復制件、少數民族文字文本、外文本的，在正本、發文處理單、定稿的按前后順序排列的基礎上，再按照《規則》要求進一步排列即可。
