第一步：根據本單位實際情況制定適用的
分類編號方案并分類整理
會計檔案按其形成特點和名稱分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其它類四類，其分類方案多采取：
1、類別——年度分類法（即：分類別，分年度）
就是先把會計檔案按以上四個類別分開，再按年度分別整理立卷，在分類最低層次年度下，編案卷號（即一類一年一流水號，從1編到n）其對應檔號的編制可采用：
全宗號+類別號+年度+案卷號。
如：J028—CK1—2010—001或CK1—2010—001（沒全宗號的企、事業單位可以不寫），其中類別代字是用漢語拼音聲母前2位字母或阿拉伯數字，是選用KJ（會計）或用CK（財會的意思，區別于科技檔案）或用阿拉伯數字數字表示5等，是由每個單位根據自己的實際情況，所制定的分類編號方案來決定，不強求統一，本手冊使用CK。
2、類別（名稱） —內設機構—年度分類法
大的機關、企事業單位，如集團公司，高校等有按科室或科目分別形成的會計檔案，其數量多，在第一種分類法的基礎上，分類時多加了內設機構一個分類層次，采取：類別（名稱） —內設機構—年度分類法，即把每年，每個內設科室形成的4個類別的會計檔案分別整理編號，每個內部機構也要給定一個代號。
3、檔號格式說明
全宗號+類別號+年度+案卷號
如：J028—CK1—2009—001
                                    
注：CK1代表會計憑證類；CK2代表帳簿類；CK3代表報告類；CK4代表其他類。
第二步：會計檔案的組卷
會計檔案的組卷要按會計憑證、會計賬簿、財務報告、其它類四類，分類別組卷。
1、會計憑證的組卷要求
（1）、同一年度形成的會計憑證按“日清月結”的會計順序組卷，組卷時需按月分開，不同月份的憑證不要組合在一起，一月一冊或數冊，一冊為一卷，每月可根據形成量選取適當厚度，組成一卷或數卷。
（2）、計賬憑證依形成先后編寫憑證號，每月的憑證，按憑證號和時間順序排列，防止漏號、顛倒。
（3）、記賬憑證所附的各種原始憑證要折疊粘貼整齊、規范。
2、會計賬簿的組卷要求
（1）、會計賬簿組卷時，要按賬簿形成的特點，區分會計年度，并把不同名稱、種類的賬簿分別組卷，一本為一卷。
（2）、對死頁賬，保持原貌，不除去空白頁，填好賬簿啟用表，并在封皮貼上賬簿封面卡片。
（3）對活頁賬，填好啟用表，要除去空白頁，編好頁碼，不得跳頁缺號，年終結帳后，加上封面和備考表，密封裝訂，加蓋財務專用章。
（4）、各類賬簿的扉頁，反應了賬簿的應用、交接使用的狀況，歸檔前應逐項填寫清楚。
3、財務報告的組卷要求
（1）按所形成的會計年度組卷，不同年度的不要混雜組卷，在一個會計年度內按月份、季度、年度財務報告分別組卷。
（2）會計報表、會計報表附注和財務情況說明書組卷時不要分開。決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后。
（3）組卷時注意區分不同的保管期限，不同保管期限的材料不能組成一卷。
4、其他類會計檔案的組卷要求
其他類會計檔案主要包括銀行余額調節表、銀行對帳單、會計人員交接表、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等，會計人員要認真收集、審查、核對，分別組卷。在同一年度內根據形成情況，按名稱分別進行組卷，一年一卷或數卷。
第三步：案卷的裝訂
1、會計憑證的裝訂
會計憑證組卷后，要進行裝訂，裝訂時要加封面、封底，以上邊和左邊為齊，右邊不齊的要折疊整齊，去掉金屬物，采用線繩等在左上角，連同包封紙裝訂，而后包角粘貼，并在包角貼口處由立卷人加蓋騎縫章，以示負責。
2、會計賬簿的裝訂
（1）訂本式賬簿
訂本式賬簿整理立卷應保留原有式樣，不需重新裝訂，不要拆除空白頁，賬內頁碼要連續（使用過的頁面要重新編頁號，填頁數時，要填寫實際用過的頁數）。填好賬簿啟用表，并在封皮貼上賬簿封面卡片。
（2）活頁式賬簿
對活頁賬，填好啟用表，要除去空白頁，編好頁碼，不得跳頁缺號，年終結帳后，在首頁前加上案卷封面、卷內目錄，在最后加備考表，采用三孔一線法密封裝訂，并加蓋財務專用章。
3、財務報告的裝訂
案卷要在首頁前加案卷封面、卷內目錄，在最后加備考表，與材料一起用三孔一線法裝訂成冊，各項都要逐項填寫規范。
 財務報告中會計報表的封面要有單位負責人和主管會計負責人、會計主管人簽名或蓋章，設置總會計師的單位，還需有總會計師簽名并蓋章，案卷裝訂的密封處要加蓋財務專用章。
4、其他類會計檔案的裝訂方法（同財務報告的裝訂）
 第四步：案卷的排列、編號
根據《安徽省會計檔案管理辦法實施細則》的要求，會計檔案案卷應當按照“內部機構—類別—會計年度”的順序進行排列，并分別編小流水號。各單位根據實際情況制定本單位的分類方案（見步驟一），依據分類方案，在分類體系最低一級類目內按一定的先后順序進行排列，編制案卷號和對應的檔號。
1、會計憑證的案卷排列、編號：
（１）一般行政、事業單位分類方案選擇的是：類別—年度分類法。一個年度內形成的會計憑證按照憑證形成的時間先后（月份）組卷，案卷再按月份排列，一年編一個流水號就可以了，一卷一號。如×××局2010年形成的會計憑證，從一月到十二月共計１６冊（其中６月和12月各形成了３冊），案卷號就從“１”開始編到 “1６”，在案卷號項目內，對應就填上１、２、３…其對應檔號就是：J028—CK1—2010—001或CK1—2010—002……，檔號的構成形式由分類編號方案決定（沒全宗號的企事業單位，其可以不寫）。大的機關、企事業單位有按科室或科目分別形成的會計憑證，其應先排好科室（科目）再統編一流水號，一個科室（科目）的應排在一起，一個科室內再按時間順序排列，如辦公室１－1２；預財處１３－２９………n。
（2）有的大機關、企事業單位是按科室（會計核算單位）或科目分別形成大量的會計憑證，分類方案采取的是：類別（名稱） —內設機構—年度分類法，其案卷號的編制在第（1）編制方法的基礎上，一個科室形成的會計憑證一年一個小流水號，如一車間1、2、3、4--------n；二車間1、2、3、4---------n,其對應檔號就是：J028—CK1.1—2010—001或CK1.1—2010—001
2、會計賬簿案卷排列、編案卷號
依據分類方案，在分類體系最低一級類目內，一個年度內形成的會計賬簿按：現金日記帳—銀行存款日記帳—總帳—明細帳—輔助帳的順序排列并編寫案卷號，從1—n，填寫對應的檔號（檔號的編制方法同憑證）。
3、財務報告案卷排列、編案卷號
依據分類方案，在分類體系最低一級類目內，同一年度內形成的財務報告按：年報－季報－月報的順序排列并編寫案卷號，從1—n，填寫對應的檔號（檔號的編制方法同憑證）。如２００５年的財務報告的案卷號是：年報１；季報２－５；月報６－１７。
4、其他類會計檔案的案卷排列、編案卷號
依據分類方案，在分類體系最低一級類目內，同一年度內形成的其他類按：會計檔案保管清冊→會計檔案銷毀清冊→會計檔案移交清冊→會計人員交接表→銀行存款余額調節表→銀行對賬單的順序排列并編寫案卷號，從1—n，填寫對應的檔號（檔號的編制方法同憑證）。
 
第五步：頁碼、卷內目錄、備考表、案卷封面的編寫
1、頁碼的編寫
卷內材料要逐頁編寫頁碼，正面編在右上角，背面編在左上角（背面內容為有效內容）；空白頁、卷內目錄、備考表不編頁碼。
2、卷內目錄的編寫
會計檔案（除憑證、死頁賬本外）還應編制卷內文件目錄，卷內文件目錄包括順序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注等項目。  
卷  內  目  錄