音像檔案以聲音和影像反映現實、記錄歷史，是其他檔案重要的有益補充，屬于全宗檔案的重要組成部分，是國家重要的檔案資源。音像檔案載體形式具有多樣性和特殊性。針對不同載體形式，國家曾先后出臺有關規范性文件。1996年，國家檔案局發布《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）對錄音帶、錄像帶、軟磁盤、計算機磁帶等的歸檔要求、管理、存儲與保護進行了規范；2002年，國家質量監督檢驗檢疫總局發布《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）對銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件進行了規范，發布《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）對電子文件（包括電子圖像文件、電子影像文件、電子聲音文件等）的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法進行規定。2006年，重慶市檔案局根據國家規范，結合重慶市實際，制定了《重慶市照片檔案收集整理實施細則》（渝檔發﹝2006﹞36號），2007年制定了《重慶市電子文件歸檔與管理細則》。這些文件對加強音像檔案管理發揮了積極的作用，但是還存在音像檔案概念不清楚，歸檔范圍不明確，保管期限劃分標準不一致，整理質量要求不具體等問題。從我市音像檔案工作實際來看，音像檔案收集不齊全、整理不規范問題突出，我市亟需制定音像檔案收集整理的規范性文件。市檔案局在經過調研、起草、征求意見及辦公會審議等程序后，于2015年7月24日印發了《重慶市音像檔案收集整理的一般要求（試行）》（以下簡稱《一般要求》）。
    一、主題內容與適用范圍
    主題內容。《一般要求》包括主題內容與適用范圍、音像檔案概念、音像檔案的收集、音像檔案的整理及附則5部分。目的在于明確音像檔案的收集范圍、整理原則和整理要求，解決音像檔案收集難、整理難的問題。
    適用范圍。《一般要求》明確適用范圍是重慶市各級機關、團體、企業事業單位和其他組織。規定中央在渝單位參照執行，體現了對中央行業主管機關相關檔案管理規定的尊重。
    二、音像檔案的收集整理
    （一）音像檔案的概念界定
    《一般要求》中音像檔案的概念采用《檔案工作基本術語》（DA/T1-2000）中對音像檔案的定義：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。該定義簡單明了、通俗易懂，便于檔案人員直觀理解。掌握這個概念，首先要理解音像檔案作為檔案具有檔案的屬性和價值，即是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄，這是我們鑒定和判斷音像材料是否應當歸檔的標準，我們應當收集原始的、未加修飾剪裁、真實、有價值的音像材料。其次要把握音像檔案的外延。根據“記錄聲音或影像”這一定義，屬于檔案的照片（包括銀鹽感光材料照片和數碼照片）、錄音（包括錄音帶和數碼錄音）、錄像（包括錄像帶和數碼錄像）、影片（包括膠片影片和數字影片）、唱片等均屬于音像檔案的范疇，廣義的音像檔案還包括保存歸檔音像文件的光盤、軟盤、硬盤、磁帶等。實際工作中，一般機關、企事業單位產生的音像材料主要是照片和錄音錄像或少量宣傳影片。從檔案工作實踐出發，突出一般性和操作性，為了明確規范對象范圍，《一般要求》把音像檔案界定為常見音像檔案，即照片（銀鹽感光材料照片和數碼照片）、影片帶（裝盒保存的膠片影片）、錄音（錄音帶和數碼錄音）、錄像（錄像帶和數碼錄像）。
    檔案工作實踐中，一些檔案工作人員習慣于稱“聲像檔案”“照片和聲像檔案”。根據上述定義，聲像檔案即音像檔案，但是照片屬于音像（聲像）檔案的一個屬類，不應并列提及。
    （二）音像檔案的收集
    1．收集范圍。《一般要求》主要從四個方面對音像檔案的收集范圍加以明確。一是圍繞本單位的主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果列舉了7個方面的音像材料，包括本單位舉行的重要會議、紀念活動形成的音像材料；記錄本單位生產、科研、基建、重要設備管理的音像材料；本單位歷屆領導班子合影及主要領導證件照片；本單位市（省）級以上的勞動模范、先進人物及其典型活動材料；本單位保存的重要實物的照片；上級領導和著名人物參加本單位、本地區重大公務活動形成的音像材料。二是記錄本地區、本單位重大活動、重大事件、重大事故、重大自然災害、重點工程的音像材料。三是記錄本地區地理概貌、城鄉建設、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的音像材料。四是其他具有保存價值的音像材料。
    2．收集要求。《一般要求》重點對歸檔音像材料的品質、載體形式等提出收集要求。照片檔案要求主題鮮明、影響清晰、畫面完整、未加修飾剪裁、具有代表性，重大活動、重大事件、重大事故、重大自然災害、重點工程照片應反映事件的全貌和全部過程，可從多個場景選取具有代表性和典型性的照片；銀鹽感光材料照片應照片、底片和說明齊全；數碼照片應是用數字成像設備直接拍攝形成的未經編輯的原始圖像文件，應當刻制光盤，并制作紙質照片。
錄音錄像檔案應主題鮮明，影像和語音清晰，人物形象端正；數碼錄音錄像應刻制光盤。
數碼照片應以JPEG格式保存，像素300萬以上；重要或珍貴的數碼錄音以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；數碼錄像以MPEG或者AVI格式保存，比特率不低于8Mbps。
    3．收集職責。根據《中華人民共和國檔案法》第七條之規定，各單位檔案機構或者檔案工作人員，負責對所屬機構的檔案工作實行監督和指導，又根據《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）4.3.2：“對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應及時整理，向檔案室歸檔，一般不應跨年度”之規定，《一般要求》明確音像材料由其形成部門及時收集整理歸檔，并于當年12月底前向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，同時移交相應文字說明。
    （三）音像檔案的整理
    1．整理原則。《一般要求》規定音像檔案的整理應當遵循音像材料的形成規律，保持音像材料之間的有機聯系，區分不同載體和價值，便于保管和利用。一是遵循音像材料的形成規律，保持音像材料之間的有機聯系。比如一份音像文件應存貯于一個載體，避免人為分散；一次活動形成的關系密切的不同載體音像材料之間應有參見標識；應當避免將不同年度不同類別音像文件存貯于同一個載體。二是區分載體和價值，便于保管和利用。不同載體的音像檔案保管要求和利用方式不同，因此應從便于保管和利用的角度區分載體形式分類整理。《一般要求》中音像檔案載體形式主要有照片（銀鹽感光材料照片）、錄音帶、錄像帶、影片帶、光盤（數碼照片、數碼錄音、數碼錄像刻制的光盤），各載體形式音像檔案應當分別區分價值劃分保管期限，并分別排列編號、制作目錄。
    2．保管期限。《一般要求》規定音像檔案的保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。這一規定使音像檔案和文書檔案的保管期限一致起來，既便于檔案整理，又有利于內容關系密切的不同載體形式檔案保持聯系，有利于檔案的保管和利用。
    3．照片檔案整理。《一般要求》規定照片檔案仍按照（渝檔發〔2006〕36號）整理，只是保管期限執行音像檔案統一規定分為永久、30年、10年，其代碼分別用“Y”“D30”“D10”表示。由于（渝檔發〔2006〕36號）未對數碼照片刻制形成的光盤整理進行詳細規定，《一般要求》對光盤的說明標簽、檔號、目錄制作進行了規定。
    4．其他音像檔案的整理。除照片檔案外，《一般要求》對錄音帶、錄像帶、影片帶、數碼錄音和數碼錄像的整理進行了規范。
    （1）對刻制光盤進行規范。規定數碼錄音、數碼錄像分別分保管期限和歸檔年度刻制光盤，光盤內容包括說明文件、著錄文件和音像檔案子目錄，其中說明文件包括光盤信息和音像文件信息，著錄文件即本張光盤內音像文件目錄，音像檔案子目錄為歸檔音像文件，歸檔音像文件用檔號命名。
    音像文件檔號格式為“全宗號-音像文件類別代碼·年度·保管期限代碼-件號”，表示一個全宗單位內，數碼錄音、錄像文件分別按年度-保管期限分類排列的順序位置，這里的音像文件類別代碼即指數碼錄音、數碼錄像文件的代碼，分別用“LY”和“LX”表示，件號為錄音、錄像文件分別在1個年度內區分保管期限編制的順序號。
    用光盤內音像文件起止檔號命名，便于揭示光盤內容。如：光盤名稱1348-LY·2015·Y-1~10，表示光盤內存儲重慶市檔案局2015年永久保存的第1-10個音像文件。
   （2）規范標簽內容及格式。規定錄音帶、錄像帶、影片帶和光盤按要求制作說明標簽，并粘帖于載體外盒，《一般要求》確定了標簽項目及格式。
   （3）要求分載體形式編制檔號。要求錄音帶、錄像帶、影片帶、光盤區分載體和保管單位逐一編制檔號，格式為：“全宗號-類別號-保管期限代碼-盤帶號”，此處類別號即錄音帶、錄像帶、影片帶和光盤的編號，分別用“LYD”“LXD”“YPD”“GP”表示，盤帶號為同類載體音像檔案分保管期限跨年度拉通編制的順序號。檔號標注在說明標簽上及光盤盤面上。
   （4）提出統一的目錄格式。規定錄音帶、錄像帶、影片帶、光盤等不同載體的音像檔案分別逐一分保管期限編制檔案目錄，并統一規范了著錄項目和格式。著錄項目包括檔號、題名、時長、制式、規格、密級、攝錄者、攝錄時間、參見檔號、備注等，由于載體形式不同，整理者可根據實際情況調整或刪減個別項目，如編制光盤目錄，應將制式改為格式。要求打印目錄并加劇封面裝訂成冊。
    三、《一般要求》的特點
    具有創新性。一是首次規定音像檔案的收集范圍，解決了音像檔案收集范圍不明確的問題。二是規定了音像檔案的保管期限，對原照片檔案保管期限進行調整。三是集中提出對不同載體形式音像檔案的整理要求，目前鮮見；明確了錄音帶、錄像帶、光盤等常見音像檔案標簽格式、檔號及目錄格式等。
    突出可操作性。《一般要求》從確定主題內容、概念界定、細化收集范圍、到具體的整理方法均立足于音像檔案管理工作實際，突出可操作性和便捷性。如說明標簽由原來的封面、封底、脊背簡化為封面和脊背，將錄音帶、錄像帶、影片帶和光盤統一目錄格式，整理者根據實際情況刪減個別項目。
    與數字檔案室建設要求銜接。音像文件的存儲格式、品質要求、檔號設置（檔號格式、類別代碼、保管期限代碼等）均與《數字檔案室建設指南》（國家檔案局2014）有關要求一致，為數字檔案室建設打基礎。
    《一般要求》對多種不同載體形式的音像檔案集中統一提出明確詳細的收集整理要求，一些整理的細節，如錄音帶、錄像帶、光盤的標簽格式、著錄項目及目錄格式等是首次提出，還需進一步成熟，有待總結實踐經驗加以改進和完善，因此先行試行。2年試行期滿，將根據執行的情況及時修訂完善。