國家檔案局 國家發展和改革委員會關于印發《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》的通知

各省、自治區、直轄市、計劃單列市和新疆生產建設兵團檔案局、發展改革委，中央和國家機關各部委，中央軍委辦公廳保密和檔案局、解放軍檔案館、武警部隊參謀部辦公室，各人民團體，各中央企業：

　　為加強建設項目檔案工作，規范建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，使檔案工作更好地服務國家建設項目的建設、運行和管理。根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定，國家檔案局和國家發展改革委員會共同制定了《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》，現印發給你們，請認真貫徹執行。各地區、各部門可結合實際情況制定實施細則。各級檔案部門和發展改革部門要加強協調，相互配合，共同做好建設項目檔案工作。

　　國家檔案局 國家發展和改革委員會

建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法

　　第一條為規范建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高管理效率，促進信息共享，便于長期保存，按照國家有關法律法規，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準和備案的建設項目，其他建設項目可參照執行。

　　第三條本辦法所稱建設項目電子文件（以下簡稱項目電子文件）是指建設項目在建設過程中通過計算機等電子設備產生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱建設項目電子檔案（以下簡稱項目電子檔案）是指建設項目建設過程中產生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯系電子文件及其相關過程信息的集合。

　　第四條項目電子文件歸檔和電子檔案管理應當遵循項目建設和信息系統運行的規律，堅持統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密的管理原則。

　　第五條政府投資主管部門、行業主管部門應當將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和竣工驗收要求，協調相關部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計劃安排、人力組織、資金保障、質量監督提供支持。

　　第六條電子文件管理部門統籌領導項目電子文件管理工作，建立統籌協調機制，推進項目電子管理工作有效開展。

　　第七條檔案行政管理部門負責對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進行監督、指導，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內容。

　　第八條項目主管部門負責對項目電子文件歸檔和電子檔案管理進行業務指導。

　　第九條建設單位應將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和項目領導責任制，納入招投標要求，納入合同、協議、納入驗收要求。

　　第十條建設單位應明確機構，具體負責本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對各參建單位的項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查、指導。

　　第十一條建設單位應根據項目建設管理實際，制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規范、程序，并組織協調工程管理相關部門和參建單位實施。

　　第十二條建設單位在編制招標文件，并與參建單位簽訂合同或協議時應設專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責任，包括質量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、儲存介質、文件格式、相關費用及違約責任等內容。監理合同還應明確監理單位對所監理項目的電子文件和電子檔案的審核責任。

　　第十三條項目管理信息系統應當具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠對項目電子文件形成與流轉實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設計、設備、材料、施工等變更相關的項目電子文件及其元數據。

　　第十四條項目電子文件應當采用符合國家標準或能夠轉換成國家標準的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應當符合國家規定的電子檔案長期保存的要求。

　　第十五條各參建單位采用電子簽名等技術手段時，應當符合國家項目法律、法規和標準要求，并得到建設單位的認可。

　　第十六條建設單位和各參建單位應當項目電子文件形成、流轉過程中形成的重要變更依據性文件材料、過程稿進行保存，對有關處理操作進行登記，并對其留存作出明確規定。

　　第十七條建設單位應當根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894）等標準和行業有關要求，結合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍、項目電子檔案分類體系和保管期限表。

　　第十八條項目電子文件形成部門負責電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；檔案部門負責項目電子文件歸檔的監督、指導和電子檔案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九條項目電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應當按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應當包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數據。

　　第二十條項目電子文件完成整理后，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標志。歸檔標志中應當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

　　項目電子文件同時存在紙質文件稿本時，歸檔時應保證兩者內容信息一致，并建立對應關系。

　　第二十一條各單位檔案管理部門應當將項目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項目檔案管理規則編制檔號，進行分類管理。

　　第二十二條除合同或協議中另有約定外，各參建單位應當在項目通過交工驗收后3個月內，將項目電子檔案向建設單位移交。建設單位應當在項目竣工驗收后3個月內，向使用單位移交項目電子檔案，同時向項目檔案接收單位移交列入接收范圍的項目電子檔案。

　　停建、緩建的項目，建設單位應及時收集各參建單位形成的項目電子檔案。項目電子檔案由建設單位暫時保管，建設單位撤銷的，項目電子檔案應移交項目主管部門或有關檔案館。

　　第二十三條項目電子檔案的移交與接收應當符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

　　第二十四條建設單位應當建立項目電子檔案管理系統，管理項目全部電子檔案，系統應當具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權限控制、檢索利用、安全備份、統計打印、移交輸出、系統管理等基本功能。

　　第二十五條項目電子檔案管理系統應當按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定，建立管理系統和電子檔案內容的安全保密防護體系。

　　第二十六條項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質備份。

　　第二十七條項目電子檔案載體應按照國家和相關行業有關磁性載體、光載體等保管和保護的要求進行管理和存放。

　　第二十八條各單位應當在計算機軟、硬件系統更新前或數據格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統中或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環境中完全兼容。

　　第二十九條各單位應當建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

　　第三十條項目電子文件和電子檔案失去保存價值后，應在履行銷毀審批手續后，采取一定技術措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質銷毀應當按照保密相關要求進行。