第一條 為了引導我市民營企業規范檔案管理，有效保護和利用檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》、《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》和國家有關民營企業的法律、法規，制定本指南。
    第二條 本指南所稱的民營企業檔案是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的，對企業具有利用與保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式、不同載體的原始記錄。
    第三條 民營企業檔案屬企業所有，受國家法律保護，但其中對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，民營企業應當按照有關規定妥善保管。
    民營企業及其工作人員都有保護本企業檔案的義務。企業工作人員在職務活動中形成的檔案，其所有權屬于企業。
    第四條 民營企業檔案工作的管理體制由企業自行確定。一般以統一管理、分級負責為宜，即：企業總部確定相關部門和人員統一負責本企業的檔案管理工作，企業各部門或者各下屬企業配備相應人員負責各自的文件材料積累、歸檔和檔案管理、移交工作；企業總部檔案管理部門或者檔案管理人員，對本企業各部門或者各下屬企業履行監督、指導職責，并根據實際對檔案實行集中保管或者集中與分散相結合保管的方式。
    第五條 民營企業宜根據需要建立本企業的檔案管理規章制度，包括各類文件材料收集、整理、歸檔、保管、保密、借閱和鑒定銷毀等方面的規定，逐步實現檔案管理的規范化和制度化。
    第六條 市、區檔案行政管理部門應當根據民營企業的要求，為其提供檔案法律法規咨詢、業務指導、專業知識培訓等服務。
    第七條 民營企業檔案的收集管理范圍主要包括：
    （一）企業設立和資產、產權變動等方面的文件材料；
    （二）股東大會、董事會、監事會和職代會形成的文件材料；
    （三）財務管理中產生的各種會計憑證、會計賬簿、財務報告等；
    （四）勞動工資、人事、法律、行政事務管理方面的文件材料；
    （五）科學技術研究開發及技術引進、轉讓方面的文件材料;
    （六）產品生產及生產技術管理方面的文件材料；
    （七）質量管理、目標管理方面的文件材料；
    （八）知識產權和商業秘密方面的文件材料：
    （九）企業信用、形象宣傳、企業文化建設方面的文件材料；
    （十）物資供應、營銷管理方面的文件材料；
    （十一）儀器、設備方面的文件材料；
    （十二）境外項目管理方面的文件材料；
    （十三）基建項目方面的文件材料；
    （十四）教育培訓方面的文件材料；
    （十五）工會等群眾組織形成的文件材料；
    （十六）其他具有利用和保存價值的文件材料。
    第八條 高新技術企業宜重點收集、管理科技研發、技術改造、技術引進、技術專利、技術轉讓、科技成果產業化等方面的文件材料。
    現代物流企業宜重點收集、管理商務網絡建設、倉儲合同、運輸調度計劃、貨運合同、物資調配等方面的文件材料。
    房地產企業宜重點收集、管理建設用地規劃許可、建筑施工記錄、建設工程竣工驗收、工程評優、安全生產、房屋買賣、售后服務、客戶信息和建筑新工藝新技術、新型建筑材料應用等方面的文件材料。
    第九條 民營企業各部門形成的文件材料，應當按照規定向本企業檔案管理部門或者檔案管理人員移交，企業各部門和工作人員不得拒絕歸檔或者據為己有。
    企業制發文件時應當盡量使用耐久性好的載體和字跡材料，避免使用復寫紙、熱敏紙、鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等。歸檔保存的文件材料應當為原件或者具有憑證作用，并保持其原貌。
    第十條 民營企業各部門形成的管理性文件材料，一般宜在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
    科技研究、產品開發、基建項目文件在項目結束后三個月內歸檔，周期長的項目可以分階段歸檔。
    設備儀器和引進技術項目文件在開箱驗收或者接收登記后歸檔。
    其他文件材料可以隨時歸檔。
    第十一條 民營企業文件材料的形成、積累、收集、整理和歸檔工作宜列入生產、技術、經營等各項管理程序，列入企業有關部門和人員的職責范圍。
    第十二條 民營企業工作人員調動、離崗時，應當將屬于企業的文件、檔案移交給企業檔案管理部門或者檔案管理人員。
    第十三條 民營企業可以參照國家和本市有關檔案管理的規范和標準整理檔案。永久保存的文件材料，宜實行電子文件和紙質文件同步歸檔管理。
    第十四條 民營企業宜配備適合檔案安全保管的庫房和設施設備。暫不具備檔案安全保管條件的企業，可以委托市檔案館或者具備資質的檔案中介機構代管或者寄存。
    第十五條 民營企業宜根據檔案的實際價值，確定檔案的保管期限。除國家有明確規定的以外，具有長遠查考利用和研究價值的檔案宜永久保存，在一定時期內有查考利用價值的可以定期保存30年或者10年。
    第十六條 對不需要歸檔的文件和保管期滿、經鑒定無保存價值的檔案，按照本企業規定，經過董事會或者企業法定代表人審批后可以銷毀。其中，會計檔案的鑒定銷毀按《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》的有關規定辦理。
    第十七條 民營企業可以委托依法設立的檔案中介機構進行檔案業務咨詢或者檔案整理、保管、縮微、數字化、消毒、修復、軟件開發等服務。
    檔案中介機構應當嚴格遵守委托人的保密規定，不得擅自將檔案信息向社會公開或者提供他人利用。
    第十八條 檔案信息開發利用是民營企業檔案管理的重要工作，應當重點服務于維護本企業合法權益、改善經營管理以及提高本企業產品質量、市場競爭力和經濟效益。
    民營企業檔案的開發與提供利用，應當執行本企業的檔案利用和保密制度，防止失泄密。
    第十九條 民營企業可以本著自愿的原則，在保證企業商業、技術秘密不受損害的前提下，建立健全同行業檔案信息資源共享機制。
    第二十條 民營企業有權公布、轉讓、出售、贈送其檔案，但必須遵守國家有關規定，不得損害國家 安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。
    第二十一條 鼓勵民營企業向市、區檔案館捐贈檔案。民營企業向檔案館捐贈具有重要保存價值檔案的，有關部門應當給予獎勵。
    第二十二條 經協商同意，市、區檔案館可以將具有代表性的民營企業的檔案列入進館范圍。