第一條 第二次全國(guó)地名普查檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“地名普查檔案”)是國(guó)家檔案的重要組成部分。為規(guī)范地名普查檔案管理,確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《第二次全國(guó)地名普查工作規(guī)程》,制定本辦法。
第二條 地名普查檔案是指各級(jí)第二次全國(guó)地名普查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“地名普查辦”)在第二次全國(guó)地名普查(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“地名普查”)業(yè)務(wù)工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子及實(shí)物等不同形式和載體的記錄。
第三條 地名普查檔案工作由國(guó)務(wù)院地名普查辦統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)地名普查辦分級(jí)管理,同時(shí)接受上級(jí)地名行政主管部門(mén)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第四條 各級(jí)地名普查辦應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)和本辦法要求,建立健全地名普查檔案工作制度,認(rèn)真履行檔案工作職責(zé),對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。普查過(guò)程中形成的文件材料應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)收集、整理與歸檔,任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第五條 各級(jí)地名普查檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入本級(jí)地名普查經(jīng)費(fèi)預(yù)算,統(tǒng)籌解決。
第六條 地名普查文件材料歸檔范圍:
(一)業(yè)務(wù)類(lèi)(類(lèi)別代碼:2DPY)。
1.地名登記表;
2.同一地名的地名標(biāo)志登記表;
3.同一地名的地名用字讀音審定申報(bào)表;
4.地名標(biāo)準(zhǔn)化處理表;
5.搜集的地名相關(guān)史料、考證材料、實(shí)地調(diào)查的記錄;
6.其他相關(guān)材料。
(二)成果類(lèi)(類(lèi)別代碼:2DPC)。
1.地名目錄(子類(lèi)別代碼:2DPCA);
2.地名成果表(子類(lèi)別代碼:2DPCB);
3.地名標(biāo)準(zhǔn)化處理統(tǒng)計(jì)表(子類(lèi)別代碼:2DPCC);
4.地名普查成果圖(子類(lèi)別代碼:2DPCD);
5.地名標(biāo)志登記表(子類(lèi)別代碼:2DPCE);
6.地名用字讀音審定申報(bào)表(子類(lèi)別代碼:2DPCF);
7.本級(jí)國(guó)家區(qū)劃地名數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)(子類(lèi)別代碼:2DPCG)。
(三)其他類(lèi)(類(lèi)別代碼:2DPQ)。
1.地名調(diào)查目錄(子類(lèi)別代碼:2DPQA);
2.地名普查工作圖(子類(lèi)別代碼:2DPQB);
3.其他材料(子類(lèi)別代碼:2DPQC)。
第七條 國(guó)家和省級(jí)地名普查辦應(yīng)當(dāng)在地名普查工作結(jié)束后6個(gè)月內(nèi),地級(jí)和縣級(jí)地名普查辦應(yīng)當(dāng)在地名普查工作結(jié)束后3個(gè)月內(nèi),完成歸檔工作。
第八條 地名普查文件材料歸檔應(yīng)當(dāng)符合以下要求:
(一)歸檔的文件材料原則上應(yīng)當(dāng)為原件,如以復(fù)制件歸檔必須備注;
(二)歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)當(dāng)做到字跡工整、圖樣清晰,簽字手續(xù)完備,蓋章、日期等標(biāo)識(shí)完整,書(shū)寫(xiě)和裝訂材料符合檔案保護(hù)的要求;
(三)歸檔的電子文件材料應(yīng)當(dāng)符合《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894)的要求。
第九條 地名普查文件材料按照下列要求,以縣(縣級(jí)市、市轄區(qū))為單位進(jìn)行整理:
(一)業(yè)務(wù)類(lèi)文件材料以地名為單位進(jìn)行組卷,卷內(nèi)文件材料按照第六條第一款順序排列。各卷檔案編號(hào)由類(lèi)別代碼—地名代碼—卷號(hào)組成(卷號(hào)從1開(kāi)始編制,以下相同,如:2DPY—11010100121620000011—1)。
(二)成果類(lèi)文件材料。
1.地名目錄、地名成果表、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理統(tǒng)計(jì)表、地名標(biāo)志登記表和地名用字讀音審定申報(bào)表分別組卷,卷內(nèi)文件材料按地名代碼順序排列。各卷檔案編號(hào)由子類(lèi)別代碼—縣(縣級(jí)市、市轄區(qū))行政區(qū)劃代碼—卷號(hào)組成(如:2DPCA—110101—1)。
2.地名普查成果圖單獨(dú)組卷,按照?qǐng)D幅接合表在前,各單幅成果圖在后順序排列。各卷檔案編號(hào)由子類(lèi)別代碼—縣(縣級(jí)市、市轄區(qū))行政區(qū)劃代碼—卷號(hào)組成(如:2DPCD—110101—1)。
3.本級(jí)國(guó)家區(qū)劃地名數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)以只讀光盤(pán)形式單獨(dú)保管,并進(jìn)行備份。存儲(chǔ)電子數(shù)據(jù)的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明光盤(pán)包含的內(nèi)容和檔案編號(hào)。檔案編號(hào)由子類(lèi)別代碼—縣(縣級(jí)市、市轄區(qū))行政區(qū)劃代碼—盤(pán)號(hào)組成(盤(pán)號(hào)從1開(kāi)始編制,如:2DPCG—110101—1)。
(三)其他類(lèi)文件材料。
1.地名調(diào)查目錄、其他材料分別組卷,地名調(diào)查目錄卷內(nèi)文件材料按地名代碼順序排列,其他材料可以按問(wèn)題進(jìn)行組卷。檔案編號(hào)由子類(lèi)別代碼—縣(縣級(jí)市、市轄區(qū))行政區(qū)劃代碼—卷號(hào)組成(如:2DPQA—110101—1)。
2.地名普查工作圖單獨(dú)組卷,按照?qǐng)D幅接合表在前,各單幅工作圖在后順序排列。各卷檔案編號(hào)由子類(lèi)別代碼—縣(縣級(jí)市、市轄區(qū))行政區(qū)劃代碼—卷號(hào)組成(如:2DPQB—110101—1)。
(四)填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄(式樣及填寫(xiě)要求見(jiàn)附件1,放置在卷內(nèi)文件前,地名普查成果圖、工作圖卷內(nèi)目錄用圖幅接合表代替)和卷內(nèi)備考表(式樣及填寫(xiě)要求見(jiàn)附件2,放置在卷內(nèi)文件后),填寫(xiě)案卷封面(式樣及填寫(xiě)要求見(jiàn)附件3,放置在卷內(nèi)文件目錄前),按照檔案管理的要求對(duì)案卷進(jìn)行裝訂。
(五)將案卷按一定的順序進(jìn)行排列和編號(hào)(以光盤(pán)為載體的檔案單獨(dú)編號(hào))、編制案卷目錄(案卷目錄及其封面、備考表式樣和填寫(xiě)要求見(jiàn)附件4),裝入檔案盒或檔案袋(檔案盒正面/檔案袋封面、檔案盒脊式樣及填寫(xiě)要求見(jiàn)附件5)保存。
第十條 地名普查檔案應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密工作要求和地名普查有關(guān)保密規(guī)定確定密級(jí),并在案卷封面或者裝具上作出明顯標(biāo)識(shí)。
第十一條 地名普查檔案保管期限為永久。
第十二條 地名普查檔案應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的存放地點(diǎn),并配備相應(yīng)的保管設(shè)施設(shè)備,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫等保護(hù)工作,做好檔案的溫濕度管理,確保檔案安全。
第十三條 各級(jí)地名普查檔案保管部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定地名普查檔案利用制度,包括利用范圍、利用方式、利用審批程序等。涉密地名普查檔案必須按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》的規(guī)定加強(qiáng)管理。其中涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人、家庭隱私的,未經(jīng)普查對(duì)象同意,不得對(duì)外泄露。
第十四條 地名普查檔案檢查驗(yàn)收工作按照“以省為主、自下而上、逐級(jí)檢查”的原則進(jìn)行,重點(diǎn)檢查地名普查檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性。
第十五條 國(guó)務(wù)院地名普查辦應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)省級(jí)地名普查辦檢查驗(yàn)收工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。省級(jí)地名普查辦負(fù)責(zé)制定本行政區(qū)域內(nèi)地名普查檔案檢查驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)并組織檢查驗(yàn)收工作。
第十六條 檢查驗(yàn)收工作包括縣級(jí)地名普查辦自查、地級(jí)地名普查辦核查和省級(jí)地名普查辦驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收工作應(yīng)當(dāng)吸收同級(jí)地名行政主管部門(mén)檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案行政管理部門(mén)的相關(guān)人員參加。
第十七條 各級(jí)地名普查辦應(yīng)當(dāng)在本級(jí)普查機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)前向同級(jí)地名行政主管部門(mén)檔案工作機(jī)構(gòu)移交地名普查檔案。
第十八條 地名普查檔案在地名行政主管部門(mén)檔案工作機(jī)構(gòu)保存一定年限后,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
第十九條 檔案移交時(shí),雙方應(yīng)當(dāng)對(duì)移交檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查并辦理移交手續(xù)。
第二十條 凡違反本辦法造成地名普查檔案丟失、損壞或泄密的,應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第二十一條 本辦法由民政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十二條 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施。
