充分利用檔案保管期限表的標準化作用,進行館藏優化建設,是世界上許多國家行之有效的措施。然而,由于我國的檔案保管期限表本身還存在的一些缺陷,致使這一優化館藏的辦法在我國尚不能發揮作用。目前正值我國《歸檔文件與檔案鑒定指南》討論之際,本文就利用檔案保管期限表進行優化館藏的作用方面作一闡述,以供參考。
一、我國現有檔案保管期限表存在的問題
檔案保管期限表是在檔案價值理論及鑒定標準的基礎上形成的,以表冊形式列舉檔案文件的來源、內容和形式,并指明其保管期限的一種指導性、操作性、標準性文件,它可作為檔案館(室)鑒定檔案文件價值,確定檔案文件的保管期限的依據和標準。依據檔案保管期限表,檔案人員可以在統一的標準下進行鑒定工作,從而在一定程度上避免個人認識的局限性和片面性,提高鑒定工作的質量和效率,防止錯誤的銷毀。因此檔案保管期限表可以被視為檔案鑒定理論和標準在實際鑒定工作中的具體化的操作規則,其是否完善、是否便于操作,影響到鑒定工作的質量,從而也影響到館藏優化工作。
我國自從1956年由國家統一頒布的《黨的機關檔案材料檔案保管期限表》以來,至2001年發布的《歸檔文件與檔案鑒定指南》(含新的《文書檔案檔案保管期限表》),一共推出過六張檔案保管期限表,改革速度不可謂不快,動作不可謂不大。但目前無論從內容、結構、形式和體系等各方面來看,現在的即使是最新的檔案保管期限表,還是無法滿足當前形勢下的檔案文件價值鑒定的要求,還繼續受到一些鑒定人員和專家學者的批評。其中不合理因素表現如下:
1、表內條款太少,過于概括。每次對檔案保管期限表的修改都會將一些條款刪除或合并,1956年由中共中央辦公廳批準頒發的《黨的機關檔案材料檔案保管期限表的一般標準》,共有49條、45款、8個注釋,1957年國務院頒發的《國家機關一般檔案材料保管期限參考表》,共有46條、59款、2個注釋,1964年國家檔案局將上述兩表合并為黨政機關的《機關文書檔案保管期限參考表〈試行草案〉》,共有39條、52款、6個注釋,1983年國家檔案局頒發的《文書檔案檔案保管期限表》,共有35條、57款、6個注釋,1987年國家檔案局頒布的《文書檔案檔案保管期限表》,共有33條、63款,無注釋,而目前最新頒布的檔案保管期限表僅有22條97款,這與當前檔案文件形式、內容和類型的日益發展,要求檔案保管期限表從各個方面反映其價值,國際上通行的文件處置一覽表越來越詳細的趨勢相悖,也違背了利用檔案保管期限表加強鑒定工作的初衷。可以想象以我國目前的檔案保管期限表中的區區97條,怎能反映出當前檔案文件的所有情況?
2、表述彈性太大。一方面,保管期限的年限檔次彈性太大,原有的永久、長期、短期三檔中,雖然規定長期的期限為16～50年,短期的為1～15年,但在此期限內就無具體年限的劃分,這就使得鑒定人員在實際工作中只能確定永久、長期、短期,無法再進行進一步劃分,使得長期的不管其中差別一律定為50年,短期的一律為15年,這就使得那些根本不需要保存到最高年限的檔案文件得以保留,大大增加了案卷的數量。而最新的檔案保管期限表將保管期限分為永久和定期,定期中的期限又分為50年、30年、15年、5年四個檔次,使得保管期限有了一定的具體化,但是其中的彈性仍然很大,這種方法無法立即起到緩解我國目前館藏壓力的作用;另一方面,表內各條款的內容表述彈性太大,“重要的”、“一般的”這類詞語較多,而又沒有明確的舉例加以說明,這種界限模糊、語意不明、富有彈性的語言,使鑒定工作者在實際操作過程中難以理解和把握,從而影響鑒定工作的效率和質量。正是由于這兩方面的因素,使得鑒定人員在工作中的謹小慎微,惟恐因自身的失誤造成不可挽回的后果,這就造成檔案保管的有期無限問題,進而帶來了館藏的諸多問題。
3.檔案保管期限表既用于機關檔案室對檔案文件價值的鑒定,又用于檔案館對進館檔案和館內檔案的價值鑒定,而就目前的檔案保管期限表來看根本無法同時達到這兩方面的要求。而且目前的檔案保管期限表中對宏觀的、方針政策性的、綜合性的文件的保管期限較長,而對微觀的、典型的、原始性的文件的保管期限就相對較短,常此下去將很難滿足將來進行定量研究和系統研究的需要。
二、由檔案保管期限表造成的相關效應
檔案保管期限表作為影響館藏的各個因素之一,它是與其它各因素產生相互影響的。
1、鑒定理論與檔案保管期限表的關系。檔案保管期限表作為以檔案價值理論和鑒定標準為基礎的實用性操作規則,是鑒定理論在實際工作中的運用。然而,我國目前的檔案保管期限表尚無法充分反映出現有的先進的價值理論和鑒定標準,也無法充分體現出與我國目前鑒定理論發展水平相適應的內容。因此鑒定理論與檔案保管期限表之間的銜接不力,表內的條款僅限于檔案的來源、內容、形式和保管期限,無法適應當前鑒定工作的發展潮流。目前,世界各國的鑒定理論已呈現出多元化的特點,在考慮文件屬性和社會主體需求的同時,還結合了相對價值標準和效應標準,我國雖也提出了類似的標準,但在實際的操作時卻沒有使用這些特殊的標準。因而,檔案保管期限表的單一化,使得我們的鑒定人員在工作中產生鑒定文件價值的困難,無法保證永久保存的檔案是否確實具有第二價值。鑒定理論無法在檔案保管期限表上得到相應的反映,這就使得先進的理論失去了指導實踐價值,同時,檔案保管期限表因為缺乏先進的理論的指導,只能在較低的層次上運行,無法為理論提供良好的基礎,直接影響了鑒定理論的發展和更新。
2、鑒定機制與檔案保管期限表的關系。我國目前采用的三層次鑒定法雖然能通過層層把關,使館藏的檔案得到控制,但是沒有把文件的第一價值和第二價值的鑒定責任分開,由不同的部門分別承擔,而是在每一層次上同時賦予兩種責任。這就使得在鑒定的第一層次上,機關鑒定人員同時擁有鑒定文件兩種價值的權力。然而,機關鑒定人員囿于認識水平、專業知識和實踐經驗的限制,無法獨立完成對第二價值的鑒定,從而可能使那些具有重要第二價值的文件遭到毀滅性的打擊。與此同時,由于現有規章制度的限制,檔案管理機構對機關文件的鑒定過程缺乏有力的監督制約措施和法律依據,無法及時指導機關文件鑒定工作,失去優化檔案文件的最佳時機。
3、傳統立卷體制對檔案保管期限表的影響。由于我國原有的立卷方法是將具有某一共同特征的幾份文件立為一卷,組成厚卷、雜卷,這往往使一些有著不同價值的文件存在于同一份案卷里。而與此同時,機關鑒定人員本身因其自身的能力有限,再加上檔案保管期限表的條款少,內容表述不清,彈性大,隨意性大,就使得鑒定人員不得不盡可能的放寬保管期限的尺度,最大程度地“就高不就低”。這種工作成果用“案卷”的形式固定與流傳下去,最終結果是檔案館不僅良莠不齊、玉石不分,而且給檔案館的滯后控制與到期復查設置了嚴重的障礙,造成了無用案卷保管上的“有期無限”。
4、鑒定人員的業務水平不高,對檔案保管期限表的運用能力較差。就我國目前的鑒定程序來看,在立卷歸檔的過程鑒定文件價值,這一步應被視為具有對整個鑒定工作具有決定意義的關鍵步驟。因為在立卷歸檔過程中,鑒定人員將基本上決定文件的保存價值,這以后的鑒定工作都是在這種已經確定的基礎上進行微調。然而,我國檔案文件鑒定人員的素質,卻表現出與鑒定環節重要程度呈反比關系,即最重要的鑒定環節一一立卷歸檔的鑒定,由檔案業務素質相對較差的檔案人員在操作執行。因而,我國檔案鑒定中存在的問題,其原因很大程度上是這種反比關系在實踐中的映射。
三、對檔案保管期限表的改革和完善
對我國檔案保管期限表予以改革與完善,須從以下幾個方面進行努力。
1、開展鑒定理論的研究,為檔案保管期限表的制訂提供理論基礎。通過借鑒先進的鑒定理論,結合實踐,進行理論研究,為檔案保管期限表的修訂提供理論的依據,同時在制訂檔案保管期限表的時候要注意到理論與檔案保管期限表的銜接上,要使得檔案保管期限表能夠如實的體現出現有的理論的發展水平,而且在制訂檔案保管期限表的時候要考慮到相應的保管代價、相對價值標準和效益標準。
2、建立文件價值的雙重鑒定機制。通過這一機制,將文件的兩種價值分別由不同的鑒定主體進行鑒定,文件第一價值的鑒定的責任和權利交由文件的原形成者,也就是機關鑒定人員,以確保他們的自身需要;文件的第二價值則由代表社會大眾利用的檔案館的鑒定人員,從社會各方面的需要出發保存符合保管條件的檔案,這樣就做到了不同的鑒定主體根據不同的需要鑒定不同的文件價值。與此同時就要求檔案保管期限表在內容上要反映出對兩種價值的區別。
3、檔案保管期限表由單一型向多元化發展。雖然國家制定的文書檔案保管期限表是為全國各級各機關單位和檔案館提供一個統一的標準,但它是一個較粗的、較簡單的鑒定大綱,在實際操作中要求各單位根據自身的工作需要和性質級別,制定出符合自身工作特點和要求的、細致化的、具體的檔案保管期限表。但是各單位為方便起見,基本上簡單的套用和照搬通用檔案保管期限表,這就造成現有的一表走遍天下的情況,影響了鑒定工作的進行。因此對檔案保管期限表的改革和完善應以國家頒布的通用檔案保管期限表為依據,根據本地區、本行業的實際工作需求,制定出相應的檔案保管期限表,達到檔案保管期限表的專業化。應將機關單位的檔案保管期限表和進館檔案的檔案保管期限表區分開來,以便區分它們的第一價值與第二價值,從而也能體現出雙重鑒定機制的要求,使檔案館永久保存真正具有價值的檔案。另外,檔案保管期限表的制定應由專家、檔案人員、機關鑒定人員共同組成的專業性的小組經過綜合研究完成,以提高檔案保管期限表的質量,而不應是機關檔案人員的即興之作。
4、增加表內條款數目,細化條款內容,增加可操作性,便于對照使用。在理論上,粗線條的檔案保管期限表有規范明確,靈活掌握的優點,但作為實際鑒定工作中的指導性文件,在實際操作中要求系統、全面、準確的確定價值和保管期限,還是具體一點為好。對條款的具體化可以達到以下效果:
（1）便于操作,文書部門、檔案部門有較詳細、明確的條款,作為劃分期限的依據,便于文書部門的立卷歸檔工作和檔案館的選擇永久檔案進館工作的開展。
（2）明確鑒定責任,詳細、明確的檔案保管期限表使鑒定人員在工作中便于劃分保管期限,到期銷毀,完全依照條款處置,減輕鑒定人員心理壓力,即使將來出現錯誤,也無失職之虞。
（3）有利于檔案室、檔案館業務工作的程序化、制度化,減少人力、物力、財力的浪費,提高館藏空間的有效利用。
最新頒布的檔案保管期限表雖然在條款上比以前的有所增加,但在數量上還遠遠不夠的,與國外的檔案保管期限表的差距還很大,如“美國陸軍部的文件處置標準有300多條”,“《猶他州文件保管期限通用表》將該州的所有文件列舉了16類,共計269項標準”。由此可見,盡管并非條款越多越細化越好,但是增加條款的數量是為世界各國所共識的,也是將來檔案保管期限表發展的潮流趨勢,確實能使得鑒定工作更加客觀的、順利的進行,也能便于操作把握,提高鑒定的質量。
與此同時,條款內的表述也應明確,不能光從“職能鑒定論”角度反映文件的來源及內容,還應該從多角度各方面反映出文件的載體形式、可靠程度和保管效益等綜合因素考慮,來確定保管期限,并指明最終處置程序,而且應適當增加附注和說明的內容,使得在遇到問題時加以解釋。另外,在期限表中的條款里,應該盡可能減少文字表述中“重要的”、“一般的”等這類詞語的出現,要求做到按一定的邏輯順序,條理清楚、層次分明、措詞準確、含義清晰、界限分明、無含糊模棱的表達,以減少鑒定工作中的標準不確定性。
因此,增加條款,細化內容,有利于鑒定工作的對號入座,統一標準,提高鑒定效率和鑒定質量。
5、標時法作為保管期限劃分的檔次。標時法具有以下幾點優點:
(1)有利于檔案保管流程的暢通。永久保存的年限為永久,定期的劃分具體年限,到期再鑒定,該移交的移交,該延長的延長,該銷毀的銷毀,多檔次、短時距,提高淘汰率,使館藏始終處于優化狀態。
(2)方便、及時的處置文件,解決檔案保管的有期無限和鑒定而不毀的問題,防止出現銷毀難的問題。
(3)操作性好,便于對號人座,具體、準確的確定保管期限,統一延續,提高鑒定的質量和效率,也有利于幫助目前機關單位水平不高的鑒定人員的日常工作。
(4)有利于省級以下檔案館限制長期級檔案的進館,明確了長期檔案的保管期限,防止長期檔案保管的有期無限,升級為永久檔案,混入館內,同時也有利于國家對永久檔案在所有案卷中的比例控制。
經過各界長期以來關于“三分法”與“兩分法”的討論后,最新的《文書檔案保管期限表》采用了“標時法”,將保管期限分為永久、50年、30年、15年、5年五個檔次,較好地解決了三分法中對保管期限劃分的模糊性。但是目前保管期限的五個檔次還是比較粗,針對目前的館藏現狀和文件產生數量,要達到多檔次、短時距的文件淘汰率,就必須進一步細分檔次。永久保存的文件,在其形成機關保存5～10年后,可以進入檔案館保存,而對于不進館的文件的保管期限可以分為6個月、1年、3年、5年、7年、10年、15年、20年、30年、40年、50年或直至該機關不再需要或該機關被撤消為止。這樣使得該早進館的早進,不該進館的不進,該長的長,該短的短,到期的及時再鑒定,該延長的延長,該銷毀的銷毀,這樣通過較短的時距,提高文件的淘汰率,雖然這會加重鑒定人員的工作負擔,但如果能按照一張詳細的檔案保管期限表進行,困難不會太大,而且這么做,對館藏資源的優化是非常有好處的。
綜上所述,改革檔案保管期限表作為館藏優化的有效措施,可以產生很大的作用,通過對檔案保管期限表的改革與調整,可以對館藏工作的全局帶來積極的影響。目前,我們正可以通過對現狀不太理想的檔案保管期限表進行調整,來進一步優化館藏,以緩解檔案館藏壓力,提高檔案管理工作的實際水平,促進檔案事業的發展。
參考文獻:
①《歸檔文件與檔案鑒定指導》(征求意見稿)
②和寶榮:《關于檔案保管期限表的劃分問題》,《中國檔案》,1995年第2期
③傅榮校:《評檔案保管期限劃分的爭議》,《上海檔案》,1995年第4期
④呂軍:《我看檔案保管期限劃分問題》,《檔案學研究》,2000年第2期
⑤鄧紹興:《改革檔案鑒定工作的幾點思考》,《檔案與建設》,2000年第4期
⑥王傳宇:《關于檔案價值鑒定的理論和實踐(一)----問題與形勢》《檔案學通訊》,2001年第1期
⑦王傳宇:《關于檔案價值鑒定的理論和實踐(二)----問題與形勢》,《檔案學通訊》,2001年第2期
⑧何嘉蓀、傅榮校:《文件運動規律研究》,中國檔案出版社,1999年
⑨朱榮基:《檔案存期鑒定方法論一一中外比較研究》,《上海檔案》,2000年第2期
（牛角摘自《上海檔案》2003年第2期 作者傅榮校）
一、我國現有檔案保管期限表存在的問題
檔案保管期限表是在檔案價值理論及鑒定標準的基礎上形成的,以表冊形式列舉檔案文件的來源、內容和形式,并指明其保管期限的一種指導性、操作性、標準性文件,它可作為檔案館(室)鑒定檔案文件價值,確定檔案文件的保管期限的依據和標準。依據檔案保管期限表,檔案人員可以在統一的標準下進行鑒定工作,從而在一定程度上避免個人認識的局限性和片面性,提高鑒定工作的質量和效率,防止錯誤的銷毀。因此檔案保管期限表可以被視為檔案鑒定理論和標準在實際鑒定工作中的具體化的操作規則,其是否完善、是否便于操作,影響到鑒定工作的質量,從而也影響到館藏優化工作。
我國自從1956年由國家統一頒布的《黨的機關檔案材料檔案保管期限表》以來,至2001年發布的《歸檔文件與檔案鑒定指南》(含新的《文書檔案檔案保管期限表》),一共推出過六張檔案保管期限表,改革速度不可謂不快,動作不可謂不大。但目前無論從內容、結構、形式和體系等各方面來看,現在的即使是最新的檔案保管期限表,還是無法滿足當前形勢下的檔案文件價值鑒定的要求,還繼續受到一些鑒定人員和專家學者的批評。其中不合理因素表現如下:
1、表內條款太少,過于概括。每次對檔案保管期限表的修改都會將一些條款刪除或合并,1956年由中共中央辦公廳批準頒發的《黨的機關檔案材料檔案保管期限表的一般標準》,共有49條、45款、8個注釋,1957年國務院頒發的《國家機關一般檔案材料保管期限參考表》,共有46條、59款、2個注釋,1964年國家檔案局將上述兩表合并為黨政機關的《機關文書檔案保管期限參考表〈試行草案〉》,共有39條、52款、6個注釋,1983年國家檔案局頒發的《文書檔案檔案保管期限表》,共有35條、57款、6個注釋,1987年國家檔案局頒布的《文書檔案檔案保管期限表》,共有33條、63款,無注釋,而目前最新頒布的檔案保管期限表僅有22條97款,這與當前檔案文件形式、內容和類型的日益發展,要求檔案保管期限表從各個方面反映其價值,國際上通行的文件處置一覽表越來越詳細的趨勢相悖,也違背了利用檔案保管期限表加強鑒定工作的初衷。可以想象以我國目前的檔案保管期限表中的區區97條,怎能反映出當前檔案文件的所有情況?
2、表述彈性太大。一方面,保管期限的年限檔次彈性太大,原有的永久、長期、短期三檔中,雖然規定長期的期限為16～50年,短期的為1～15年,但在此期限內就無具體年限的劃分,這就使得鑒定人員在實際工作中只能確定永久、長期、短期,無法再進行進一步劃分,使得長期的不管其中差別一律定為50年,短期的一律為15年,這就使得那些根本不需要保存到最高年限的檔案文件得以保留,大大增加了案卷的數量。而最新的檔案保管期限表將保管期限分為永久和定期,定期中的期限又分為50年、30年、15年、5年四個檔次,使得保管期限有了一定的具體化,但是其中的彈性仍然很大,這種方法無法立即起到緩解我國目前館藏壓力的作用;另一方面,表內各條款的內容表述彈性太大,“重要的”、“一般的”這類詞語較多,而又沒有明確的舉例加以說明,這種界限模糊、語意不明、富有彈性的語言,使鑒定工作者在實際操作過程中難以理解和把握,從而影響鑒定工作的效率和質量。正是由于這兩方面的因素,使得鑒定人員在工作中的謹小慎微,惟恐因自身的失誤造成不可挽回的后果,這就造成檔案保管的有期無限問題,進而帶來了館藏的諸多問題。
3.檔案保管期限表既用于機關檔案室對檔案文件價值的鑒定,又用于檔案館對進館檔案和館內檔案的價值鑒定,而就目前的檔案保管期限表來看根本無法同時達到這兩方面的要求。而且目前的檔案保管期限表中對宏觀的、方針政策性的、綜合性的文件的保管期限較長,而對微觀的、典型的、原始性的文件的保管期限就相對較短,常此下去將很難滿足將來進行定量研究和系統研究的需要。
二、由檔案保管期限表造成的相關效應
檔案保管期限表作為影響館藏的各個因素之一,它是與其它各因素產生相互影響的。
1、鑒定理論與檔案保管期限表的關系。檔案保管期限表作為以檔案價值理論和鑒定標準為基礎的實用性操作規則,是鑒定理論在實際工作中的運用。然而,我國目前的檔案保管期限表尚無法充分反映出現有的先進的價值理論和鑒定標準,也無法充分體現出與我國目前鑒定理論發展水平相適應的內容。因此鑒定理論與檔案保管期限表之間的銜接不力,表內的條款僅限于檔案的來源、內容、形式和保管期限,無法適應當前鑒定工作的發展潮流。目前,世界各國的鑒定理論已呈現出多元化的特點,在考慮文件屬性和社會主體需求的同時,還結合了相對價值標準和效應標準,我國雖也提出了類似的標準,但在實際的操作時卻沒有使用這些特殊的標準。因而,檔案保管期限表的單一化,使得我們的鑒定人員在工作中產生鑒定文件價值的困難,無法保證永久保存的檔案是否確實具有第二價值。鑒定理論無法在檔案保管期限表上得到相應的反映,這就使得先進的理論失去了指導實踐價值,同時,檔案保管期限表因為缺乏先進的理論的指導,只能在較低的層次上運行,無法為理論提供良好的基礎,直接影響了鑒定理論的發展和更新。
2、鑒定機制與檔案保管期限表的關系。我國目前采用的三層次鑒定法雖然能通過層層把關,使館藏的檔案得到控制,但是沒有把文件的第一價值和第二價值的鑒定責任分開,由不同的部門分別承擔,而是在每一層次上同時賦予兩種責任。這就使得在鑒定的第一層次上,機關鑒定人員同時擁有鑒定文件兩種價值的權力。然而,機關鑒定人員囿于認識水平、專業知識和實踐經驗的限制,無法獨立完成對第二價值的鑒定,從而可能使那些具有重要第二價值的文件遭到毀滅性的打擊。與此同時,由于現有規章制度的限制,檔案管理機構對機關文件的鑒定過程缺乏有力的監督制約措施和法律依據,無法及時指導機關文件鑒定工作,失去優化檔案文件的最佳時機。
3、傳統立卷體制對檔案保管期限表的影響。由于我國原有的立卷方法是將具有某一共同特征的幾份文件立為一卷,組成厚卷、雜卷,這往往使一些有著不同價值的文件存在于同一份案卷里。而與此同時,機關鑒定人員本身因其自身的能力有限,再加上檔案保管期限表的條款少,內容表述不清,彈性大,隨意性大,就使得鑒定人員不得不盡可能的放寬保管期限的尺度,最大程度地“就高不就低”。這種工作成果用“案卷”的形式固定與流傳下去,最終結果是檔案館不僅良莠不齊、玉石不分,而且給檔案館的滯后控制與到期復查設置了嚴重的障礙,造成了無用案卷保管上的“有期無限”。
4、鑒定人員的業務水平不高,對檔案保管期限表的運用能力較差。就我國目前的鑒定程序來看,在立卷歸檔的過程鑒定文件價值,這一步應被視為具有對整個鑒定工作具有決定意義的關鍵步驟。因為在立卷歸檔過程中,鑒定人員將基本上決定文件的保存價值,這以后的鑒定工作都是在這種已經確定的基礎上進行微調。然而,我國檔案文件鑒定人員的素質,卻表現出與鑒定環節重要程度呈反比關系,即最重要的鑒定環節一一立卷歸檔的鑒定,由檔案業務素質相對較差的檔案人員在操作執行。因而,我國檔案鑒定中存在的問題,其原因很大程度上是這種反比關系在實踐中的映射。
三、對檔案保管期限表的改革和完善
對我國檔案保管期限表予以改革與完善,須從以下幾個方面進行努力。
1、開展鑒定理論的研究,為檔案保管期限表的制訂提供理論基礎。通過借鑒先進的鑒定理論,結合實踐,進行理論研究,為檔案保管期限表的修訂提供理論的依據,同時在制訂檔案保管期限表的時候要注意到理論與檔案保管期限表的銜接上,要使得檔案保管期限表能夠如實的體現出現有的理論的發展水平,而且在制訂檔案保管期限表的時候要考慮到相應的保管代價、相對價值標準和效益標準。
2、建立文件價值的雙重鑒定機制。通過這一機制,將文件的兩種價值分別由不同的鑒定主體進行鑒定,文件第一價值的鑒定的責任和權利交由文件的原形成者,也就是機關鑒定人員,以確保他們的自身需要;文件的第二價值則由代表社會大眾利用的檔案館的鑒定人員,從社會各方面的需要出發保存符合保管條件的檔案,這樣就做到了不同的鑒定主體根據不同的需要鑒定不同的文件價值。與此同時就要求檔案保管期限表在內容上要反映出對兩種價值的區別。
3、檔案保管期限表由單一型向多元化發展。雖然國家制定的文書檔案保管期限表是為全國各級各機關單位和檔案館提供一個統一的標準,但它是一個較粗的、較簡單的鑒定大綱,在實際操作中要求各單位根據自身的工作需要和性質級別,制定出符合自身工作特點和要求的、細致化的、具體的檔案保管期限表。但是各單位為方便起見,基本上簡單的套用和照搬通用檔案保管期限表,這就造成現有的一表走遍天下的情況,影響了鑒定工作的進行。因此對檔案保管期限表的改革和完善應以國家頒布的通用檔案保管期限表為依據,根據本地區、本行業的實際工作需求,制定出相應的檔案保管期限表,達到檔案保管期限表的專業化。應將機關單位的檔案保管期限表和進館檔案的檔案保管期限表區分開來,以便區分它們的第一價值與第二價值,從而也能體現出雙重鑒定機制的要求,使檔案館永久保存真正具有價值的檔案。另外,檔案保管期限表的制定應由專家、檔案人員、機關鑒定人員共同組成的專業性的小組經過綜合研究完成,以提高檔案保管期限表的質量,而不應是機關檔案人員的即興之作。
4、增加表內條款數目,細化條款內容,增加可操作性,便于對照使用。在理論上,粗線條的檔案保管期限表有規范明確,靈活掌握的優點,但作為實際鑒定工作中的指導性文件,在實際操作中要求系統、全面、準確的確定價值和保管期限,還是具體一點為好。對條款的具體化可以達到以下效果:
（1）便于操作,文書部門、檔案部門有較詳細、明確的條款,作為劃分期限的依據,便于文書部門的立卷歸檔工作和檔案館的選擇永久檔案進館工作的開展。
（2）明確鑒定責任,詳細、明確的檔案保管期限表使鑒定人員在工作中便于劃分保管期限,到期銷毀,完全依照條款處置,減輕鑒定人員心理壓力,即使將來出現錯誤,也無失職之虞。
（3）有利于檔案室、檔案館業務工作的程序化、制度化,減少人力、物力、財力的浪費,提高館藏空間的有效利用。
最新頒布的檔案保管期限表雖然在條款上比以前的有所增加,但在數量上還遠遠不夠的,與國外的檔案保管期限表的差距還很大,如“美國陸軍部的文件處置標準有300多條”,“《猶他州文件保管期限通用表》將該州的所有文件列舉了16類,共計269項標準”。由此可見,盡管并非條款越多越細化越好,但是增加條款的數量是為世界各國所共識的,也是將來檔案保管期限表發展的潮流趨勢,確實能使得鑒定工作更加客觀的、順利的進行,也能便于操作把握,提高鑒定的質量。
與此同時,條款內的表述也應明確,不能光從“職能鑒定論”角度反映文件的來源及內容,還應該從多角度各方面反映出文件的載體形式、可靠程度和保管效益等綜合因素考慮,來確定保管期限,并指明最終處置程序,而且應適當增加附注和說明的內容,使得在遇到問題時加以解釋。另外,在期限表中的條款里,應該盡可能減少文字表述中“重要的”、“一般的”等這類詞語的出現,要求做到按一定的邏輯順序,條理清楚、層次分明、措詞準確、含義清晰、界限分明、無含糊模棱的表達,以減少鑒定工作中的標準不確定性。
因此,增加條款,細化內容,有利于鑒定工作的對號入座,統一標準,提高鑒定效率和鑒定質量。
5、標時法作為保管期限劃分的檔次。標時法具有以下幾點優點:
(1)有利于檔案保管流程的暢通。永久保存的年限為永久,定期的劃分具體年限,到期再鑒定,該移交的移交,該延長的延長,該銷毀的銷毀,多檔次、短時距,提高淘汰率,使館藏始終處于優化狀態。
(2)方便、及時的處置文件,解決檔案保管的有期無限和鑒定而不毀的問題,防止出現銷毀難的問題。
(3)操作性好,便于對號人座,具體、準確的確定保管期限,統一延續,提高鑒定的質量和效率,也有利于幫助目前機關單位水平不高的鑒定人員的日常工作。
(4)有利于省級以下檔案館限制長期級檔案的進館,明確了長期檔案的保管期限,防止長期檔案保管的有期無限,升級為永久檔案,混入館內,同時也有利于國家對永久檔案在所有案卷中的比例控制。
經過各界長期以來關于“三分法”與“兩分法”的討論后,最新的《文書檔案保管期限表》采用了“標時法”,將保管期限分為永久、50年、30年、15年、5年五個檔次,較好地解決了三分法中對保管期限劃分的模糊性。但是目前保管期限的五個檔次還是比較粗,針對目前的館藏現狀和文件產生數量,要達到多檔次、短時距的文件淘汰率,就必須進一步細分檔次。永久保存的文件,在其形成機關保存5～10年后,可以進入檔案館保存,而對于不進館的文件的保管期限可以分為6個月、1年、3年、5年、7年、10年、15年、20年、30年、40年、50年或直至該機關不再需要或該機關被撤消為止。這樣使得該早進館的早進,不該進館的不進,該長的長,該短的短,到期的及時再鑒定,該延長的延長,該銷毀的銷毀,這樣通過較短的時距,提高文件的淘汰率,雖然這會加重鑒定人員的工作負擔,但如果能按照一張詳細的檔案保管期限表進行,困難不會太大,而且這么做,對館藏資源的優化是非常有好處的。
綜上所述,改革檔案保管期限表作為館藏優化的有效措施,可以產生很大的作用,通過對檔案保管期限表的改革與調整,可以對館藏工作的全局帶來積極的影響。目前,我們正可以通過對現狀不太理想的檔案保管期限表進行調整,來進一步優化館藏,以緩解檔案館藏壓力,提高檔案管理工作的實際水平,促進檔案事業的發展。
參考文獻:
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（牛角摘自《上海檔案》2003年第2期 作者傅榮校）
