上海市檔案館研究館員黎霞
我國館藏檔案區(qū)分等級淵源較久,有一定的實踐基礎。20世紀60年代始,先后有過建立“核心檔案”、“建特藏”、“抽重”,個別館還區(qū)分為特別珍貴檔案、比較珍貴檔案和重要檔案等,都含有定級分級之意,只是目的性不夠明確,標準也不夠完備。1999年國家檔案局重新頒布了《中華人民共和國檔案法實施辦法》，第三條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定”，把館藏檔案區(qū)分等級管理抬升到了依法治檔的高度。而要實施館藏檔案分級管理，首先應由國家檔案局或其委辦的部門制定全國統(tǒng)一的分級鑒定標準。它從總體上使檔案價值鑒定工作有章可循，有規(guī)可依，還可以強化鑒定工作中的全局觀念,防止地方檔案機構只見樹木不見林的片面性，從一館或一時“實際”去判定檔案的價值，從而減少鑒定工作中的主觀隨意性,而且國家標準更具權威性，在與國際接軌時，標準一致，查處檔案犯罪案件時，量刑一致。它是保證分級鑒定工作質(zhì)量的有效環(huán)節(jié),也是國家管理和控制檔案資源有效手段。
一、制定標準要抓主要矛盾并充分考慮社會需要
檔案分級鑒定工作主要是一項價值評估活動。它一般表現(xiàn)為主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的活動過程。由于參與檔案價值鑒定的主體存在著生理、心理、掌握知識的多寡、分析問題能力的高低等方面的個體差異,以及鑒定客體----檔案具有面廣量大，價值多元且具有相對性和潛在性等特點，影響檔案價值的可變性因素很多, 因此，一般而言，我們擬定標準，要將決定檔案價值的因素基本考慮到，使標準能涵蘊和體現(xiàn)多種價值決定因素，如檔案來源、內(nèi)容的重要程度、檔案形成者的職能等，使鑒定工作適應各種復雜的實際情況，有效減少鑒定人員主觀影響。但我們同樣要清醒地認識到，這些因素中許多是我們無法預測或量化的。一份現(xiàn)在看來不重要的檔案,可能在適當?shù)臅r空及利用主體的催化下, 實現(xiàn)了較大的利用價值。而且不同的主體往往對同一種檔案價值會產(chǎn)生不同的鑒定意見或結果。再者各館保存檔案特點不一、數(shù)量不一，庫房保管條件不一，有些檔案對本館來講無價值, 對他館可能有價值,上一級館認為不重要的,下一級館可能認為有價值。要制定一個兼顧各類檔案、適用于各級各類檔案館，并長期行之有效的標準，確非易事。在此, 我們要正確地認識事物的一般規(guī)律和特殊現(xiàn)象的關系, 只能就其共性特點加以概括。不要把特殊現(xiàn)象與一般規(guī)律混同起來。比如,一張帳單保存若干年后，從某一角度看，也可能成為研究物價、民俗的重要史料，但這畢竟是檔案價值表現(xiàn)的偶然現(xiàn)象,并不是普遍規(guī)律。把偶然現(xiàn)象看得越多、越重, 就越想把條款訂得更多更細, 惟恐有所遺漏。因此，不能僅從理想出發(fā),不能過分熱衷于建立檔案的全方位價值體系,企圖最終找到一個人們公認的最佳鑒定標準,而是要把握檔案的主要價值及其變化發(fā)展趨勢, 找出一個基本滿意的鑒定標準來。這個檔案的主要價值就是檔案的原始憑證價值，而檔案的文物、藝術等其他形態(tài)的價值只是次要的標準而已。同時要考慮檔案價值的社會性遞增規(guī)律，標準不可能一成不變，因此，只要制定的標準達到能在一定時期和一定條件下、符合大眾需要和時代潮流，在一定范圍內(nèi)有相對穩(wěn)定性，體現(xiàn)實用性的要求的標準，就是成功的標準。
制定標準的目的在于使價值判斷更加準確，因此標準本身必須是以客觀存在的檔案價值構成為基礎，是在充分地考慮了客觀存在的檔案客體屬性基礎上作出的指導檔案鑒定的參照和依據(jù)。但檔案價值是指檔案主體與客體的關系，因而決定了檔案這一客體是檔案價值的物質(zhì)承擔者，它只有進入社會和人的活動領域，為人所共識，并同人的實際需要相聯(lián)系、相統(tǒng)一時，才使檔案及其屬性進入價值化過程，與人的需要構成價值關系，換句話說，檔案的客觀屬性（包括檔案內(nèi)容、檔案形成者工作性質(zhì)、社會地位、活動范圍、檔案產(chǎn)生的時間、完整程度、載體）本身具有明顯的確定性，一經(jīng)產(chǎn)生就永遠不會再改變，不以人們的意志為轉(zhuǎn)移而客觀存在著，因此，一些上級機關發(fā)來需要貫徹執(zhí)行的重要檔案材料；本地域內(nèi)、本機關、同級機關、下級機關、公司、民眾團體、公營和私營企業(yè)、公立和私立學校及臨時機構的成立、改組、撤銷、員額、職掌、組織規(guī)程、組織沿革、大事記、工作總結、報告、年度統(tǒng)計報表等檔案材料，不管利用與否，都可以憑其本身的客觀屬性至少可定為二級。而職員上班考勤簿、請假假條、領物領條、寄送文件的函、機關通訊地址、訂閱報刊、圖書、辦公用品購置材料、公物移交清冊,車輛、器物的購置與維修材料、報領平價米、平價布清冊、紀念元旦、春節(jié)、婦女、青年、國慶、禁煙、體育、植樹、農(nóng)民等節(jié)日和紀念日的通知、會計檔案的一般憑證、帳簿等不管利用與否，都可以憑其本身的客觀屬性定為三級。但價值本身具有相對特性，即每一份檔案因運動周期的不同和利用者不同而形成不同的價值關系，表現(xiàn)為不同種類、性質(zhì)的檔案利用價值的具體內(nèi)容和形式，有多少種利用主體需要，就形成有多少種具體檔案價值，利用需求變化不可避免地影響著檔案的保存價值，因而決定了標準的制定還要兼顧社會需要。然而現(xiàn)實是復雜多變的，每一個時代有它的時代特征和社會關注熱點，社會價值取向日益多元化，檔案利用需求五花八門，對價值的看法因人而異，似乎檔案的利用主體需求是無法預測的，為此成為某些論者反對以利用需求來決定檔案價值的理論論據(jù)之一。他們更主張從檔案自身屬性如檔案內(nèi)容或檔案產(chǎn)生機構的職能去尋求價值。如“檔案內(nèi)在價值決定論”。
但筆者認為，檔案價值雖具有不以人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀屬性，但因為檔案總是在不同情況下與其他事物發(fā)生某種關系，從來源看，檔案本身是歷史的見證，它是社會實踐的產(chǎn)物，從目的看，檔案又是為了利用而保存的，我們現(xiàn)在所知的一些檔案價值形態(tài)實際上都是檔案在與外界發(fā)生關系時所呈現(xiàn)的對社會或人的一種有用性，均是檔案的利用價值。有些檔案的價值只有通過分析利用價值等外在因素來理解，而分析利用需求是對社會利用實踐的總結，是了解利用價值的捷徑。這也是我們制定檔案分級鑒定標準時不可不兼顧的因素。
二、分析社會利用需求而判斷檔案價值的方法
如何解決利用需求預測不確定性問題，是使標準的制定更為科學的關鍵。事實上檔案價值評價是一個不斷發(fā)展的認識過程，表面看來，標準先于鑒定實踐，是思維的結果，實際上標準也是對人們價值認識和評價的經(jīng)驗總結產(chǎn)物，是人們將利用實踐中所認識的檔案價值的一些共性和一些規(guī)律性的東西融會貫通以此作為今后鑒定工作的依據(jù)。為此，為使標準能具有廣泛的指導意義和先導作用，總結人們以往對檔案價值的認識經(jīng)驗很有必要。人們在檔案的利用實踐中，已經(jīng)形成了一些通過分析社會利用需求而判斷檔案價值的方法，主要為：
1、反饋法
反饋法就是建立靈敏的檔案利用信息反饋系統(tǒng)，一方面分析和總結歷年利用情況，包括以往利用頻率、利用效果、用戶狀況等，一方面通過對檔案利用者調(diào)查、詢問等形式，主動收集他們對檔案信息的需求意見，及時處理反饋信息，從中獲得具有一定規(guī)律性的認識，并將這些認識作為檔案價值評價的參考依據(jù)之一。其理論依據(jù)如上所述就是，檔案的潛在價值在人們的利用工作實踐中才能充分地表現(xiàn)出來，因此從研究檔案與社會、經(jīng)濟、教育、文化等方面的具體的、直接的關系著手研究檔案價值可能更實際些。從過去利用實踐來分析，利用需求規(guī)律還是有跡可尋的，可作為預測同類檔案今后可能需要利用和確定價值等級的參照。反饋分析法中最常用的是統(tǒng)計利用率的方法，即統(tǒng)計利用類型、利用者種類、利用人次、利用效果等，它是一種定量分析法，通過對利用情況的統(tǒng)計和分析，我們可獲得對檔案具體利用價值形態(tài)的認識，在此基礎上正確地認識檔案價值整體，以此確定檔案價值分級標準。
根據(jù)上海市檔案館1990年至今的不完全統(tǒng)計，為研究歷史而來利用檔案的史學界人士超過利用檔案人數(shù)的四分之一，外國學者更是為研究上海歷史而來。但為現(xiàn)代化建設服務利用檔案信息也占相當?shù)谋壤Ｓ捎陴^藏檔案中有相當多的經(jīng)濟方面的檔案，隨著政治、經(jīng)濟體制改革的深入發(fā)展，為研究經(jīng)濟工作法規(guī)管理經(jīng)驗起借鑒作用的檔案大受歡迎。人口普查檔案、工業(yè)登記檔案、機構沿革檔案、反映了當?shù)氐恼巍⒔?jīng)濟、教育等方面的歷史面貌，在社會發(fā)展中發(fā)揮過作用的正反面人物在各項活動中形成的檔案一直在社會各界中保持著旺盛的需求，編人物傳、組織史、人名詞典都離不開它，會計檔案利用率較低，但在研究工商金融機構經(jīng)營狀況時，對決算表、總帳、分類明細帳中有代表性的工商業(yè)放款帳戶利用較多，其他很少利用。
檔案作為社會的集體記憶，它不僅為本國人民服務，還要實現(xiàn)世界范圍內(nèi)的資源共享，我們還要了解海外利用者的利用需求。上海市檔案館依照過去所提供檔案內(nèi)容作出的統(tǒng)計，認為海外利用者所關注和研究的主要問題有反映上海在近代各個歷史時期地位和作用的檔案，如辛亥革命在上海、抗日戰(zhàn)爭在上海；近代上海的工人運動、學生運動檔案、近代上海各類問題的檔案，如妓女、幫會，以及地方法院關于離婚、重婚案件的材料；近代上海城市建設與發(fā)展方面的檔案，近代工商企業(yè)檔案，外國僑民在滬活動情況檔案，如二戰(zhàn)期間在上海的猶太僑民的檔案、上海日本居留民情況的檔案，包括出生、結婚證明、甚至家譜檔案。他們的查檔范圍已廣泛深入到上海政治、經(jīng)濟、文化、社會生活的各個方面。如以利用率分析為依據(jù)，那么要滿足長遠的利用需求,應該以此作為定級的依據(jù)，并從現(xiàn)在開始加強對上述檔案的收藏和開發(fā)。
當然也要認識到，分析利用率并不能完全說明問題。利用率高低并不能完全反映檔案真實價值，因為檔案的價值實現(xiàn)受環(huán)境等因素的影響很大，比如上海市檔案館利用動態(tài)分析，60年代出于政治需要，利用較多的主要是政治檔案和人事檔案。80年代全國掀起編史修志高潮，利用最多的檔案主要為機構沿革檔案，而同業(yè)公會檔案以前的利用率并不高，但目前社會團體成為上海市政府關注的重點，民政局專門成立社團管理機構進行管理，館藏的同業(yè)公會檔案也成為利用熱門。目前隨著社會利用的高漲，與個人權益有關的檔案成為利用熱點。因此，對檔案利用率要綜合分析。
我們要反對兩種傾向，一種是認為利用率高、利用面廣、利用時間長的檔案一定價值大，另一種是認為利用率低的檔案其價值必定低，尤其對利用率低的問題要慎重，目前，對制約檔案館利用率的因素檔案界一直比較關注，認為主要表現(xiàn)在館藏結構、開放狀況、管理水平、社會檔案意識等方面。如一、檔案自身特點不利于廣泛地利用。1）檔案的來源限制。檔案文件直接形成于各機關、單位的實踐活動中，主要是政務檔案，難以反映社會整體發(fā)展的整體全貌，從形成到開放，除經(jīng)濟文化等檔案外，最短的年齡也離現(xiàn)實30余年，故檔案信息不同于時下廣泛流行的普及型信息，如娛樂消息、生活知識、股票行情等信息，它是一種本源性的信息，內(nèi)容繁雜，分散于各個全宗或文件中，不似圖書信息那樣系統(tǒng)、完整、有針對性，便于利用，檔案館階段，雖然檔案信息的價值擴大到全社會范圍，但來源決定了它不具備廣泛流行的社會基礎和通俗性，它的直接服務面要窄得多，主要利用類型除了學術利用外，只有與之有關的個體利用者才會利用。2）檔案的機密性限制。由于檔案信息中有不少涉及國家安全、社會秩序、個人隱私等不易全面開放的內(nèi)容，在一定時限內(nèi)人為地減少了可利用信息人數(shù)，一旦封閉期過去，在人們越來越重視信息的時效性的情況下，這些檔案已失去了人們的興趣。二、檔案利用者對檔案利用率的影響。目前我國由于社會檔案意識不強等原因，利用者心目中的檔案只有憑證與參考價值，他們只是在需要尋找能夠解決實際問題的憑證與參考依據(jù)，并估計到檔案館可能會保存的情況下才會關心檔案，檔案還沒有真正走進社會；一般民眾更不想把檔案館當作休閑場所，這決定了檔案用戶需求主要在研究型需求、證實性需求，不象對圖書的需求那樣廣泛，需求面狹窄。三、檔案館工作的局限性。檔案館作為實現(xiàn)檔案價值的中介機構，前期準備工作不完備，特別是鑒定工作滯后加之檢索不便，使無用的信息與有用的信息混雜在一切，為信息加工帶來了諸多困難，檔案信息的加工深度、檔案信息的輸出能力不強，未能將檔案的各種潛在價值充分地展現(xiàn)在公眾面前，沒有向公眾提供最方便便捷的利用形式，從而在一定程度上抑制了公眾對檔案信息的需求。這種種原因說明，有些檔案利用率低并不是其本身沒有價值，而是其潛在價值在制約因素影響下未能發(fā)揮，還不到實現(xiàn)價值的時機。因此統(tǒng)計利用率只是一種定量分析法，不夠全面，檔案價值的鑒定不僅要考慮檔案利用率，又要分析各種各樣的制約利用率的因素。這些制約因素中，有些是可以通過努力加以改變的，如檔案工作的局限性因素，而有些因素如檔案的內(nèi)在屬性、保密限制、社會需求等是客觀存在的，在某一階段、一定條件下是穩(wěn)定的，通過對它們的分析認識，正確地判斷這些因素在影響檔案價值所占的量，并充分發(fā)揮有利因素的作用，才能不被一時的利用率偏差所蒙蔽，最接近地判斷檔案的價值。如對民國檔案中一些年代久遠的檔案目前利用率并不高，其內(nèi)容和立檔單位在社會上的地位不算重要，但因幸存下來的已不多，能一定程度上反映某一時代特征，具有歷史研究價值，或紀念價值，幾十年后、幾百年后人們?nèi)詫盟?928年以前的民國文書檔案；早期的居民身份證、地圖、各種牌照等實物檔案等，對于這一類檔案，時間的因素將賦予它相當?shù)膬r值，值得在定級時慎重考慮。
2、預測法
運用反饋法分析社會利用情況時我們還可以發(fā)現(xiàn)，社會對檔案的需要雖然具有主觀的一面，但社會需求這一現(xiàn)象是由社會的實踐活動所決定的。因為檔案利用本質(zhì)上是一種社會活動，其背后存在著社會的政治、經(jīng)濟背景和一個國家的文化傳統(tǒng)，社會背景發(fā)生變化，對檔案的利用需求類型及范圍也會發(fā)生重大影響，如檔案形成以來，一直發(fā)揮著維護統(tǒng)治者統(tǒng)治的需要，是政治功能為主，直至法國大革命后，隨著現(xiàn)代檔案學理論的出現(xiàn)，檔案不再是政府機關登記室的專寵，開始由歷史學家收集并為歷史研究服務。檔案館從國家行政管理者的角色分離出來，變成社會中一個獨立組織，成為歷史學家的圣殿。到20世紀80年代后期，隨著信息技術的發(fā)展，地球家庭化，檔案工作者已開始認識到檔案的社會意義，檔案的利用領域進一步擴大，人們對檔案的需求也逐漸從宏觀走向微觀，不僅需要通過檔案了解國家權力的運作，為政治服務，還將它視為人類文明的記憶，是了解人類認識及改造自然和社會的知識，是可貴的信息資源，要借助它滿足人們“追溯過去尋根探源的情感需要，或獵奇休閑的文化需要，”檔案的文化、證據(jù)價值----檔案再現(xiàn)了社會、國家的集體記憶功能開始被人們所重視。在我國，隨著民主與法制建設的不斷加強，使利用檔案成為公民的一種權利，特別是檔案館向社會開放檔案后，檔案館通過多種途徑擴大檔案與社會 的接觸面，激發(fā)了社會對檔案信息的要求，檔案的利用主體擴及到社會各個層面，利用方向也滲透到社會各個領域，公民利用檔案的自覺性大為提高，有的公民遇到問題也借助于檔案通過法律程序等多種途徑解決，利用檔案的形式也多元化發(fā)展，甚至通過計算機網(wǎng)絡利用公布的檔案。它說明，社會環(huán)境因素是影響和制約檔案價值的非常重要的因素，了解了這一規(guī)律，可幫助我們通過分析社會環(huán)境發(fā)展趨向來預測利用需求變化。我們不得不從社會學、經(jīng)濟學、政治學、人類行為學等多方面角度預測未來社會的發(fā)展，并考慮社會舊體系、經(jīng)濟發(fā)展程度、有閑階層數(shù)量、法律規(guī)范特征等影響因素，由此預測檔案在新的歷史階段檔案所起的作用，比如我國以經(jīng)濟建設作為工作的中心的政策將會持續(xù)相當長的時間，因此為經(jīng)濟建設服務的利用需求率仍將保持相當?shù)母叨取Ｓ秩?0年代以來，史學界在歷史研究方面已發(fā)生了重大變化，其主要表現(xiàn)為新文化史的興起，研究范圍大大拓展，更為關注社會日常生活及各個層面，觸角已延伸到人們的衣、食、住、行、消費生活，各種文化形象如廣告、招貼、建筑，甚至社會環(huán)境、社會心態(tài)、人的行為的意義等，因此史料范圍也空前的浩大，各種社會遺存都可看作可供研究的史料。因此，一些反映本地區(qū)歷史風貌、經(jīng)濟建設、科學技術、自然資源、土特產(chǎn)、老字號以及商標注冊等方面的檔案材料的價值值得抬升。其中具有明顯時代特點的重要檔案應列為一級檔案。
總之，分析利用主體需要，要堅持開拓性，把握時效性，解放思想、改變觀念。同時要提高敏銳性，善于發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展變化的規(guī)律和趨勢，要將反饋法與預測法相結合，將定量分析法與定性方法結合使用，這樣制定標準的工作才有前瞻性，制定的標準才會有相當?shù)姆€(wěn)定性。比如訴訟檔案，通常來說，主要是圍繞著一起案件而產(chǎn)生的，是特定案件處理過程的歷史記錄和反映，按照職能原則，它是反映城市司法主要職能的文件，有一定的價值，但因它的內(nèi)容有很強的針對性，在失去現(xiàn)行效用后（如案件處理完畢后），利用率隨之銳減，因此人們當然認為它的價值降低了，一些檔案館甚至把民國時期的訴訟檔案看作銷毀對象。但是一些例子說明，我們不可小看它的作用。1987年, 江蘇省宜興市得到省檔案館有一批涉及宜興舊政權時期的訴訟檔案有待處理的消息后, 檔案館館長親自赴南京提回這批一個蛇皮袋的檔案材料,在鑒定組卷過程中,還發(fā)現(xiàn)了潘漢年等宜興第一代無產(chǎn)階級先進分子在20年代開展革命斗爭的一些珍貴資料。美國學者葉文心1994年到上海市檔案館研究上海小市民問題時，除了閱看民國時期上海市社會局有關各行業(yè)職員聯(lián)合會活動情況的檔案外，主要查閱了銀行、錢莊、百貨公司職員涉及個人案件的訴訟記錄，包括詐騙、偷竊、貪污公款等案件的審訊記錄，雖然這些檔案資料不能說明全部情況，但與她后來到上海圖書館等地查閱的其他檔案結合起來，使她得以解決了許多不明的問題。（《我眼中的上海市檔案館》，《檔案與史學》1994年第1期。）因此我認為，雖然目前訴訟檔案利用率不高，按照效益原則在管與用的矛盾上，應以用為主，從總體上不可能將它們的等級定的很高。但按照社會需求預測，對檔案的利用觸角將向社會生活各個角落延伸，訴訟檔案以其特點，在今后史學和社會學研究方面將會發(fā)揮更大的作用。不應因其現(xiàn)實利用率過低而忽視其中部分能反映時代特征和重要人物生活軌跡的檔案的價值。因此，著名的、影響深遠的訴訟檔案可以定為一級檔案；刑事案件中判處死刑、無期徒刑、10年以上有期徒刑案件, 產(chǎn)權、債權案件, 公職人員貪污違法案件,對社會有一定影響的案件,以及對研究政治、經(jīng)濟、文化教育、風俗有一定參考價值的案件可以定為二級檔案。
分析社會需求的發(fā)展變化還給我們帶來啟示，即隨著社會實踐的發(fā)展，檔案利用的需求面越來越擴大，檔案各種隱蔽的價值形態(tài)將會被越來越多的被人們發(fā)掘和認識。我們在制定檔案價值鑒定標準時，不能僅考慮館藏檔案的現(xiàn)狀，還應將結合利用發(fā)展實踐及社會發(fā)展趨勢預測的未來社會所需要的檔案價值形態(tài)列入標準甚至價值等級的重要級別之中，以此標準來指導我們的鑒定實踐，這種具有前瞻性的標準不僅有助于鑒定人員在今后的鑒定工作中，發(fā)現(xiàn)限于以往認識水平及利用實踐的限制而未發(fā)現(xiàn)的一些具有重要價值的檔案，也有助于調(diào)整檔案保存范圍，保存所有應該保存的檔案，使得今后我們據(jù)此所保存的檔案信息資源能真正走進千家萬戶，走進社會，走進人民。因此，盡管判斷和預測利用者需求的工作難度相當大，我們也不能放棄這一使命。這一工作不僅關系到檔案潛在價值的盡快和有效地實現(xiàn)，它還關系到檔案館在未來實現(xiàn)到自己的社會價值和角色定位的問題。
2008-04-29
我國館藏檔案區(qū)分等級淵源較久,有一定的實踐基礎。20世紀60年代始,先后有過建立“核心檔案”、“建特藏”、“抽重”,個別館還區(qū)分為特別珍貴檔案、比較珍貴檔案和重要檔案等,都含有定級分級之意,只是目的性不夠明確,標準也不夠完備。1999年國家檔案局重新頒布了《中華人民共和國檔案法實施辦法》，第三條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定”，把館藏檔案區(qū)分等級管理抬升到了依法治檔的高度。而要實施館藏檔案分級管理，首先應由國家檔案局或其委辦的部門制定全國統(tǒng)一的分級鑒定標準。它從總體上使檔案價值鑒定工作有章可循，有規(guī)可依，還可以強化鑒定工作中的全局觀念,防止地方檔案機構只見樹木不見林的片面性，從一館或一時“實際”去判定檔案的價值，從而減少鑒定工作中的主觀隨意性,而且國家標準更具權威性，在與國際接軌時，標準一致，查處檔案犯罪案件時，量刑一致。它是保證分級鑒定工作質(zhì)量的有效環(huán)節(jié),也是國家管理和控制檔案資源有效手段。
一、制定標準要抓主要矛盾并充分考慮社會需要
檔案分級鑒定工作主要是一項價值評估活動。它一般表現(xiàn)為主體以一定的評價尺度或標準來衡量被鑒定的檔案價值這一客體的活動過程。由于參與檔案價值鑒定的主體存在著生理、心理、掌握知識的多寡、分析問題能力的高低等方面的個體差異,以及鑒定客體----檔案具有面廣量大，價值多元且具有相對性和潛在性等特點，影響檔案價值的可變性因素很多, 因此，一般而言，我們擬定標準，要將決定檔案價值的因素基本考慮到，使標準能涵蘊和體現(xiàn)多種價值決定因素，如檔案來源、內(nèi)容的重要程度、檔案形成者的職能等，使鑒定工作適應各種復雜的實際情況，有效減少鑒定人員主觀影響。但我們同樣要清醒地認識到，這些因素中許多是我們無法預測或量化的。一份現(xiàn)在看來不重要的檔案,可能在適當?shù)臅r空及利用主體的催化下, 實現(xiàn)了較大的利用價值。而且不同的主體往往對同一種檔案價值會產(chǎn)生不同的鑒定意見或結果。再者各館保存檔案特點不一、數(shù)量不一，庫房保管條件不一，有些檔案對本館來講無價值, 對他館可能有價值,上一級館認為不重要的,下一級館可能認為有價值。要制定一個兼顧各類檔案、適用于各級各類檔案館，并長期行之有效的標準，確非易事。在此, 我們要正確地認識事物的一般規(guī)律和特殊現(xiàn)象的關系, 只能就其共性特點加以概括。不要把特殊現(xiàn)象與一般規(guī)律混同起來。比如,一張帳單保存若干年后，從某一角度看，也可能成為研究物價、民俗的重要史料，但這畢竟是檔案價值表現(xiàn)的偶然現(xiàn)象,并不是普遍規(guī)律。把偶然現(xiàn)象看得越多、越重, 就越想把條款訂得更多更細, 惟恐有所遺漏。因此，不能僅從理想出發(fā),不能過分熱衷于建立檔案的全方位價值體系,企圖最終找到一個人們公認的最佳鑒定標準,而是要把握檔案的主要價值及其變化發(fā)展趨勢, 找出一個基本滿意的鑒定標準來。這個檔案的主要價值就是檔案的原始憑證價值，而檔案的文物、藝術等其他形態(tài)的價值只是次要的標準而已。同時要考慮檔案價值的社會性遞增規(guī)律，標準不可能一成不變，因此，只要制定的標準達到能在一定時期和一定條件下、符合大眾需要和時代潮流，在一定范圍內(nèi)有相對穩(wěn)定性，體現(xiàn)實用性的要求的標準，就是成功的標準。
制定標準的目的在于使價值判斷更加準確，因此標準本身必須是以客觀存在的檔案價值構成為基礎，是在充分地考慮了客觀存在的檔案客體屬性基礎上作出的指導檔案鑒定的參照和依據(jù)。但檔案價值是指檔案主體與客體的關系，因而決定了檔案這一客體是檔案價值的物質(zhì)承擔者，它只有進入社會和人的活動領域，為人所共識，并同人的實際需要相聯(lián)系、相統(tǒng)一時，才使檔案及其屬性進入價值化過程，與人的需要構成價值關系，換句話說，檔案的客觀屬性（包括檔案內(nèi)容、檔案形成者工作性質(zhì)、社會地位、活動范圍、檔案產(chǎn)生的時間、完整程度、載體）本身具有明顯的確定性，一經(jīng)產(chǎn)生就永遠不會再改變，不以人們的意志為轉(zhuǎn)移而客觀存在著，因此，一些上級機關發(fā)來需要貫徹執(zhí)行的重要檔案材料；本地域內(nèi)、本機關、同級機關、下級機關、公司、民眾團體、公營和私營企業(yè)、公立和私立學校及臨時機構的成立、改組、撤銷、員額、職掌、組織規(guī)程、組織沿革、大事記、工作總結、報告、年度統(tǒng)計報表等檔案材料，不管利用與否，都可以憑其本身的客觀屬性至少可定為二級。而職員上班考勤簿、請假假條、領物領條、寄送文件的函、機關通訊地址、訂閱報刊、圖書、辦公用品購置材料、公物移交清冊,車輛、器物的購置與維修材料、報領平價米、平價布清冊、紀念元旦、春節(jié)、婦女、青年、國慶、禁煙、體育、植樹、農(nóng)民等節(jié)日和紀念日的通知、會計檔案的一般憑證、帳簿等不管利用與否，都可以憑其本身的客觀屬性定為三級。但價值本身具有相對特性，即每一份檔案因運動周期的不同和利用者不同而形成不同的價值關系，表現(xiàn)為不同種類、性質(zhì)的檔案利用價值的具體內(nèi)容和形式，有多少種利用主體需要，就形成有多少種具體檔案價值，利用需求變化不可避免地影響著檔案的保存價值，因而決定了標準的制定還要兼顧社會需要。然而現(xiàn)實是復雜多變的，每一個時代有它的時代特征和社會關注熱點，社會價值取向日益多元化，檔案利用需求五花八門，對價值的看法因人而異，似乎檔案的利用主體需求是無法預測的，為此成為某些論者反對以利用需求來決定檔案價值的理論論據(jù)之一。他們更主張從檔案自身屬性如檔案內(nèi)容或檔案產(chǎn)生機構的職能去尋求價值。如“檔案內(nèi)在價值決定論”。
但筆者認為，檔案價值雖具有不以人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀屬性，但因為檔案總是在不同情況下與其他事物發(fā)生某種關系，從來源看，檔案本身是歷史的見證，它是社會實踐的產(chǎn)物，從目的看，檔案又是為了利用而保存的，我們現(xiàn)在所知的一些檔案價值形態(tài)實際上都是檔案在與外界發(fā)生關系時所呈現(xiàn)的對社會或人的一種有用性，均是檔案的利用價值。有些檔案的價值只有通過分析利用價值等外在因素來理解，而分析利用需求是對社會利用實踐的總結，是了解利用價值的捷徑。這也是我們制定檔案分級鑒定標準時不可不兼顧的因素。
二、分析社會利用需求而判斷檔案價值的方法
如何解決利用需求預測不確定性問題，是使標準的制定更為科學的關鍵。事實上檔案價值評價是一個不斷發(fā)展的認識過程，表面看來，標準先于鑒定實踐，是思維的結果，實際上標準也是對人們價值認識和評價的經(jīng)驗總結產(chǎn)物，是人們將利用實踐中所認識的檔案價值的一些共性和一些規(guī)律性的東西融會貫通以此作為今后鑒定工作的依據(jù)。為此，為使標準能具有廣泛的指導意義和先導作用，總結人們以往對檔案價值的認識經(jīng)驗很有必要。人們在檔案的利用實踐中，已經(jīng)形成了一些通過分析社會利用需求而判斷檔案價值的方法，主要為：
1、反饋法
反饋法就是建立靈敏的檔案利用信息反饋系統(tǒng)，一方面分析和總結歷年利用情況，包括以往利用頻率、利用效果、用戶狀況等，一方面通過對檔案利用者調(diào)查、詢問等形式，主動收集他們對檔案信息的需求意見，及時處理反饋信息，從中獲得具有一定規(guī)律性的認識，并將這些認識作為檔案價值評價的參考依據(jù)之一。其理論依據(jù)如上所述就是，檔案的潛在價值在人們的利用工作實踐中才能充分地表現(xiàn)出來，因此從研究檔案與社會、經(jīng)濟、教育、文化等方面的具體的、直接的關系著手研究檔案價值可能更實際些。從過去利用實踐來分析，利用需求規(guī)律還是有跡可尋的，可作為預測同類檔案今后可能需要利用和確定價值等級的參照。反饋分析法中最常用的是統(tǒng)計利用率的方法，即統(tǒng)計利用類型、利用者種類、利用人次、利用效果等，它是一種定量分析法，通過對利用情況的統(tǒng)計和分析，我們可獲得對檔案具體利用價值形態(tài)的認識，在此基礎上正確地認識檔案價值整體，以此確定檔案價值分級標準。
根據(jù)上海市檔案館1990年至今的不完全統(tǒng)計，為研究歷史而來利用檔案的史學界人士超過利用檔案人數(shù)的四分之一，外國學者更是為研究上海歷史而來。但為現(xiàn)代化建設服務利用檔案信息也占相當?shù)谋壤Ｓ捎陴^藏檔案中有相當多的經(jīng)濟方面的檔案，隨著政治、經(jīng)濟體制改革的深入發(fā)展，為研究經(jīng)濟工作法規(guī)管理經(jīng)驗起借鑒作用的檔案大受歡迎。人口普查檔案、工業(yè)登記檔案、機構沿革檔案、反映了當?shù)氐恼巍⒔?jīng)濟、教育等方面的歷史面貌，在社會發(fā)展中發(fā)揮過作用的正反面人物在各項活動中形成的檔案一直在社會各界中保持著旺盛的需求，編人物傳、組織史、人名詞典都離不開它，會計檔案利用率較低，但在研究工商金融機構經(jīng)營狀況時，對決算表、總帳、分類明細帳中有代表性的工商業(yè)放款帳戶利用較多，其他很少利用。
檔案作為社會的集體記憶，它不僅為本國人民服務，還要實現(xiàn)世界范圍內(nèi)的資源共享，我們還要了解海外利用者的利用需求。上海市檔案館依照過去所提供檔案內(nèi)容作出的統(tǒng)計，認為海外利用者所關注和研究的主要問題有反映上海在近代各個歷史時期地位和作用的檔案，如辛亥革命在上海、抗日戰(zhàn)爭在上海；近代上海的工人運動、學生運動檔案、近代上海各類問題的檔案，如妓女、幫會，以及地方法院關于離婚、重婚案件的材料；近代上海城市建設與發(fā)展方面的檔案，近代工商企業(yè)檔案，外國僑民在滬活動情況檔案，如二戰(zhàn)期間在上海的猶太僑民的檔案、上海日本居留民情況的檔案，包括出生、結婚證明、甚至家譜檔案。他們的查檔范圍已廣泛深入到上海政治、經(jīng)濟、文化、社會生活的各個方面。如以利用率分析為依據(jù)，那么要滿足長遠的利用需求,應該以此作為定級的依據(jù)，并從現(xiàn)在開始加強對上述檔案的收藏和開發(fā)。
當然也要認識到，分析利用率并不能完全說明問題。利用率高低并不能完全反映檔案真實價值，因為檔案的價值實現(xiàn)受環(huán)境等因素的影響很大，比如上海市檔案館利用動態(tài)分析，60年代出于政治需要，利用較多的主要是政治檔案和人事檔案。80年代全國掀起編史修志高潮，利用最多的檔案主要為機構沿革檔案，而同業(yè)公會檔案以前的利用率并不高，但目前社會團體成為上海市政府關注的重點，民政局專門成立社團管理機構進行管理，館藏的同業(yè)公會檔案也成為利用熱門。目前隨著社會利用的高漲，與個人權益有關的檔案成為利用熱點。因此，對檔案利用率要綜合分析。
我們要反對兩種傾向，一種是認為利用率高、利用面廣、利用時間長的檔案一定價值大，另一種是認為利用率低的檔案其價值必定低，尤其對利用率低的問題要慎重，目前，對制約檔案館利用率的因素檔案界一直比較關注，認為主要表現(xiàn)在館藏結構、開放狀況、管理水平、社會檔案意識等方面。如一、檔案自身特點不利于廣泛地利用。1）檔案的來源限制。檔案文件直接形成于各機關、單位的實踐活動中，主要是政務檔案，難以反映社會整體發(fā)展的整體全貌，從形成到開放，除經(jīng)濟文化等檔案外，最短的年齡也離現(xiàn)實30余年，故檔案信息不同于時下廣泛流行的普及型信息，如娛樂消息、生活知識、股票行情等信息，它是一種本源性的信息，內(nèi)容繁雜，分散于各個全宗或文件中，不似圖書信息那樣系統(tǒng)、完整、有針對性，便于利用，檔案館階段，雖然檔案信息的價值擴大到全社會范圍，但來源決定了它不具備廣泛流行的社會基礎和通俗性，它的直接服務面要窄得多，主要利用類型除了學術利用外，只有與之有關的個體利用者才會利用。2）檔案的機密性限制。由于檔案信息中有不少涉及國家安全、社會秩序、個人隱私等不易全面開放的內(nèi)容，在一定時限內(nèi)人為地減少了可利用信息人數(shù)，一旦封閉期過去，在人們越來越重視信息的時效性的情況下，這些檔案已失去了人們的興趣。二、檔案利用者對檔案利用率的影響。目前我國由于社會檔案意識不強等原因，利用者心目中的檔案只有憑證與參考價值，他們只是在需要尋找能夠解決實際問題的憑證與參考依據(jù)，并估計到檔案館可能會保存的情況下才會關心檔案，檔案還沒有真正走進社會；一般民眾更不想把檔案館當作休閑場所，這決定了檔案用戶需求主要在研究型需求、證實性需求，不象對圖書的需求那樣廣泛，需求面狹窄。三、檔案館工作的局限性。檔案館作為實現(xiàn)檔案價值的中介機構，前期準備工作不完備，特別是鑒定工作滯后加之檢索不便，使無用的信息與有用的信息混雜在一切，為信息加工帶來了諸多困難，檔案信息的加工深度、檔案信息的輸出能力不強，未能將檔案的各種潛在價值充分地展現(xiàn)在公眾面前，沒有向公眾提供最方便便捷的利用形式，從而在一定程度上抑制了公眾對檔案信息的需求。這種種原因說明，有些檔案利用率低并不是其本身沒有價值，而是其潛在價值在制約因素影響下未能發(fā)揮，還不到實現(xiàn)價值的時機。因此統(tǒng)計利用率只是一種定量分析法，不夠全面，檔案價值的鑒定不僅要考慮檔案利用率，又要分析各種各樣的制約利用率的因素。這些制約因素中，有些是可以通過努力加以改變的，如檔案工作的局限性因素，而有些因素如檔案的內(nèi)在屬性、保密限制、社會需求等是客觀存在的，在某一階段、一定條件下是穩(wěn)定的，通過對它們的分析認識，正確地判斷這些因素在影響檔案價值所占的量，并充分發(fā)揮有利因素的作用，才能不被一時的利用率偏差所蒙蔽，最接近地判斷檔案的價值。如對民國檔案中一些年代久遠的檔案目前利用率并不高，其內(nèi)容和立檔單位在社會上的地位不算重要，但因幸存下來的已不多，能一定程度上反映某一時代特征，具有歷史研究價值，或紀念價值，幾十年后、幾百年后人們?nèi)詫盟?928年以前的民國文書檔案；早期的居民身份證、地圖、各種牌照等實物檔案等，對于這一類檔案，時間的因素將賦予它相當?shù)膬r值，值得在定級時慎重考慮。
2、預測法
運用反饋法分析社會利用情況時我們還可以發(fā)現(xiàn)，社會對檔案的需要雖然具有主觀的一面，但社會需求這一現(xiàn)象是由社會的實踐活動所決定的。因為檔案利用本質(zhì)上是一種社會活動，其背后存在著社會的政治、經(jīng)濟背景和一個國家的文化傳統(tǒng)，社會背景發(fā)生變化，對檔案的利用需求類型及范圍也會發(fā)生重大影響，如檔案形成以來，一直發(fā)揮著維護統(tǒng)治者統(tǒng)治的需要，是政治功能為主，直至法國大革命后，隨著現(xiàn)代檔案學理論的出現(xiàn)，檔案不再是政府機關登記室的專寵，開始由歷史學家收集并為歷史研究服務。檔案館從國家行政管理者的角色分離出來，變成社會中一個獨立組織，成為歷史學家的圣殿。到20世紀80年代后期，隨著信息技術的發(fā)展，地球家庭化，檔案工作者已開始認識到檔案的社會意義，檔案的利用領域進一步擴大，人們對檔案的需求也逐漸從宏觀走向微觀，不僅需要通過檔案了解國家權力的運作，為政治服務，還將它視為人類文明的記憶，是了解人類認識及改造自然和社會的知識，是可貴的信息資源，要借助它滿足人們“追溯過去尋根探源的情感需要，或獵奇休閑的文化需要，”檔案的文化、證據(jù)價值----檔案再現(xiàn)了社會、國家的集體記憶功能開始被人們所重視。在我國，隨著民主與法制建設的不斷加強，使利用檔案成為公民的一種權利，特別是檔案館向社會開放檔案后，檔案館通過多種途徑擴大檔案與社會 的接觸面，激發(fā)了社會對檔案信息的要求，檔案的利用主體擴及到社會各個層面，利用方向也滲透到社會各個領域，公民利用檔案的自覺性大為提高，有的公民遇到問題也借助于檔案通過法律程序等多種途徑解決，利用檔案的形式也多元化發(fā)展，甚至通過計算機網(wǎng)絡利用公布的檔案。它說明，社會環(huán)境因素是影響和制約檔案價值的非常重要的因素，了解了這一規(guī)律，可幫助我們通過分析社會環(huán)境發(fā)展趨向來預測利用需求變化。我們不得不從社會學、經(jīng)濟學、政治學、人類行為學等多方面角度預測未來社會的發(fā)展，并考慮社會舊體系、經(jīng)濟發(fā)展程度、有閑階層數(shù)量、法律規(guī)范特征等影響因素，由此預測檔案在新的歷史階段檔案所起的作用，比如我國以經(jīng)濟建設作為工作的中心的政策將會持續(xù)相當長的時間，因此為經(jīng)濟建設服務的利用需求率仍將保持相當?shù)母叨取Ｓ秩?0年代以來，史學界在歷史研究方面已發(fā)生了重大變化，其主要表現(xiàn)為新文化史的興起，研究范圍大大拓展，更為關注社會日常生活及各個層面，觸角已延伸到人們的衣、食、住、行、消費生活，各種文化形象如廣告、招貼、建筑，甚至社會環(huán)境、社會心態(tài)、人的行為的意義等，因此史料范圍也空前的浩大，各種社會遺存都可看作可供研究的史料。因此，一些反映本地區(qū)歷史風貌、經(jīng)濟建設、科學技術、自然資源、土特產(chǎn)、老字號以及商標注冊等方面的檔案材料的價值值得抬升。其中具有明顯時代特點的重要檔案應列為一級檔案。
總之，分析利用主體需要，要堅持開拓性，把握時效性，解放思想、改變觀念。同時要提高敏銳性，善于發(fā)現(xiàn)事物發(fā)展變化的規(guī)律和趨勢，要將反饋法與預測法相結合，將定量分析法與定性方法結合使用，這樣制定標準的工作才有前瞻性，制定的標準才會有相當?shù)姆€(wěn)定性。比如訴訟檔案，通常來說，主要是圍繞著一起案件而產(chǎn)生的，是特定案件處理過程的歷史記錄和反映，按照職能原則，它是反映城市司法主要職能的文件，有一定的價值，但因它的內(nèi)容有很強的針對性，在失去現(xiàn)行效用后（如案件處理完畢后），利用率隨之銳減，因此人們當然認為它的價值降低了，一些檔案館甚至把民國時期的訴訟檔案看作銷毀對象。但是一些例子說明，我們不可小看它的作用。1987年, 江蘇省宜興市得到省檔案館有一批涉及宜興舊政權時期的訴訟檔案有待處理的消息后, 檔案館館長親自赴南京提回這批一個蛇皮袋的檔案材料,在鑒定組卷過程中,還發(fā)現(xiàn)了潘漢年等宜興第一代無產(chǎn)階級先進分子在20年代開展革命斗爭的一些珍貴資料。美國學者葉文心1994年到上海市檔案館研究上海小市民問題時，除了閱看民國時期上海市社會局有關各行業(yè)職員聯(lián)合會活動情況的檔案外，主要查閱了銀行、錢莊、百貨公司職員涉及個人案件的訴訟記錄，包括詐騙、偷竊、貪污公款等案件的審訊記錄，雖然這些檔案資料不能說明全部情況，但與她后來到上海圖書館等地查閱的其他檔案結合起來，使她得以解決了許多不明的問題。（《我眼中的上海市檔案館》，《檔案與史學》1994年第1期。）因此我認為，雖然目前訴訟檔案利用率不高，按照效益原則在管與用的矛盾上，應以用為主，從總體上不可能將它們的等級定的很高。但按照社會需求預測，對檔案的利用觸角將向社會生活各個角落延伸，訴訟檔案以其特點，在今后史學和社會學研究方面將會發(fā)揮更大的作用。不應因其現(xiàn)實利用率過低而忽視其中部分能反映時代特征和重要人物生活軌跡的檔案的價值。因此，著名的、影響深遠的訴訟檔案可以定為一級檔案；刑事案件中判處死刑、無期徒刑、10年以上有期徒刑案件, 產(chǎn)權、債權案件, 公職人員貪污違法案件,對社會有一定影響的案件,以及對研究政治、經(jīng)濟、文化教育、風俗有一定參考價值的案件可以定為二級檔案。
分析社會需求的發(fā)展變化還給我們帶來啟示，即隨著社會實踐的發(fā)展，檔案利用的需求面越來越擴大，檔案各種隱蔽的價值形態(tài)將會被越來越多的被人們發(fā)掘和認識。我們在制定檔案價值鑒定標準時，不能僅考慮館藏檔案的現(xiàn)狀，還應將結合利用發(fā)展實踐及社會發(fā)展趨勢預測的未來社會所需要的檔案價值形態(tài)列入標準甚至價值等級的重要級別之中，以此標準來指導我們的鑒定實踐，這種具有前瞻性的標準不僅有助于鑒定人員在今后的鑒定工作中，發(fā)現(xiàn)限于以往認識水平及利用實踐的限制而未發(fā)現(xiàn)的一些具有重要價值的檔案，也有助于調(diào)整檔案保存范圍，保存所有應該保存的檔案，使得今后我們據(jù)此所保存的檔案信息資源能真正走進千家萬戶，走進社會，走進人民。因此，盡管判斷和預測利用者需求的工作難度相當大，我們也不能放棄這一使命。這一工作不僅關系到檔案潛在價值的盡快和有效地實現(xiàn)，它還關系到檔案館在未來實現(xiàn)到自己的社會價值和角色定位的問題。
2008-04-29
