上海市檔案館研究館員戴志強

圍繞檔案資源開發利用而進行的一系列業務建設，似可稱之為檔案資源的共享化建設。其成效，一般體現為檔案資源共享范圍的擴大和效益的提升，因此在相當程度上可以反映檔案工作的發展水平。國家檔案館作為“對國家和社會有保存價值”①檔案----共享性檔案資源的最終歸屬與流向，其共享化建設貫穿了館藏檔案資源共享化建設的全過程。本文僅就“以以人為本為核心，重點實現‘兩個轉變’、建立‘兩個體系’”②環境下國家檔案館的共享化建設問題，提出一些初步的意見，以供探討。

一、國家檔案館共享化建設的涵義及其現實意義

所謂國家檔案館共享化建設，是指以“對國家和社會有保存價值”檔案的永久保管和社會利用為基本職能的各級國家檔案館，根據以人為本的社會需要，通過整合共享性檔案資源和拓展社會化服務功能，將各種資源的潛在價值轉化為公共服務優勢的有效舉措。

上述定義的涵義主要包括：

1、行為主體。我國各級國家檔案館，它們不僅在我國檔案館群體中占大多數，而且承擔著“對國家和社會有保存價值”的檔案資源永久保管和提供利用的主要任務，是我國檔案事業名副其實的主體和核心。

2、目標取向。就是“以以人為本為核心，重點實現‘兩個轉變’、建立‘兩個體系’”。這里所說的“以以人為本為核心”，似可理解為圍繞“人的全面而自由的發展”需要。馬克思主義認為，人類社會發展的最高階段就是“以每一個個人的全面而自由的發展為基本原則的社會形式”。上述“人的全面而自由的發展”，主要是指每個人的能力全面提高、個性的自由發展、人的需要不斷滿足、人的社會關系豐富、人與自然的關系和諧。③

3、工作重心。一是整合共享性檔案資源----“重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”④，客觀上要求各級國家檔案館采取各種手段有效地整合人民群眾廣泛而長久需要的檔案信息資源；二是拓展社會化服務功能----“像重視機關團體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系”⑤，客觀上要求各級國家檔案館通過各種途徑不斷地拓展以方便人民群眾查檔為重點的開放型、多層面的公共服務功能。

4、衡量標準。將各種資源潛在的共享性價值轉化為公共服務優勢的程度。具體來說，國家檔案館在檔案資源、服務設施和專業人才等方面的優勢是客觀配置的結果，但是能否以及在多大程度上轉化為公共服務優勢，卻是主觀努力的結果。

那么，提出國家檔案館的共享化建設，有何現實意義呢？

1、有助于提升國家經濟社會發展的軟實力

國家檔案館由于擁有較為豐富的“對國家和社會有保存價值”的檔案資源、相對良好的檔案服務設施和政治業務素質較高的專業人才，在服務黨和國家各項事業中可以發揮重要作用是毋庸置疑的，但是，這僅僅是問題的一個方面。關鍵是國家檔案館能否與時俱進地提高自身的共享化建設水平，即真正將檔案資源、服務設施和專業人才潛在的共享性價值轉化為公共服務優勢，這應該是更具現實意義的一個方面。對于處在經濟全球化環境下的我國而言，為了抵御經濟社會發展的各種風險，既要重視增強硬實力，又不能忽視提高軟實力。提高檔案資源的社會共享水平，關系到一個國家運用檔案“鑒往知來，推陳出新”潛力的發揮程度，因此，在一定意義上可以說，加強國家檔案館的共享化建設，客觀上有助于提升整個國家經濟社會發展的軟實力。

2、有助于促進我國的服務型政府建設

我國近30年來，尤其是正式加入世界貿易組織以來，改革開放和現代化建設的深入發展，客觀上推動了我國服務型政府建設的進程。期間，政府加快轉變職能，重心轉向經濟調節、市場監督、社會管理和公共服務，尤其是隨著政府信息公開工作的開展，使原來作為黨和國家重要檔案永久保管的基地、各方面利用檔案的中心和愛國主義教育的基地的各級國家檔案館，又成為已公開現行文件和政府主動公開信息集中查閱的場所。實踐表明，國家檔案館可以成為各級政府便民服務的重要窗口，為政府降低行政成本、強化公共服務、維護社會穩定發揮特殊的作用。同時，這僅僅是問題的一個方面，實踐表明，國家檔案館需要進一步加強共享化建設，其中包括采取有效措施以滿足公民查閱政府公開信息對館藏未開放檔案的需要，惟有如此，才能為公民行使合法權利和促進服務型政府建設發揮更大的作用。

3、有助于促進國家檔案館的良性發展

關于國家檔案館的發展問題，不同的歷史時期、從不同的角度，可以提出不盡相同的要求。然而，我國改革開放的實踐表明，國家檔案館只有不斷提高自身的共享化建設水平，以滿足人和社會全面發展的需要，才能真正實現自身的存在價值，并得到可持續發展。在新的形勢下，提出加強國家檔案館的共享化建設，在某種意義上來說，也是為了改善國家檔案館與人民群眾的關系，即真正改變那種“檔案館有的（檔案）----老百姓沒用，老百姓要的----檔案館沒有（包括有檔查不到）”以及老百姓查檔“門難進、臉難看、事難辦”的現象。可以說，只有通過不斷優化館藏檔案結構和非館藏民生檔案專題數據庫結構，有效整合所有涉及人的檔案信息資源，以及不斷優化利用環境（包括服務設施、制度保障和基礎工作），有效擴大老百姓查檔的范圍、簡化老百姓查檔的手續，各級國家檔案館才能在實現最廣大人民群眾的共享目標中獲得自身的又好又快發展。

二、國家檔案館共享化建設的著力點

國家檔案館的共享化建設，在不同的歷史時期或社會環境下，其著力點是不盡相同的。比如，在階級斗爭為綱時期，圍繞政治斗爭的需要，有關這方面的檔案資源的整合和開發就會成為這一時期國家檔案館共享化建設的重中之重，一些地方國家檔案館至今還保留的數量可觀的館藏檔案“人頭卡”就是那個時期的產物。那么，當下----“以人為本”環境下國家檔案館共享化建設的著力點在哪里呢？

1、要牢固樹立科學的發展理念

當下國家檔案館的共享化建設，要成為國家檔案館的自覺行動，必須有科學的發展理念作為向導。2007年12月，國家檔案局在《關于加強民生檔案工作的意見》中提出“要堅持以人為本，轉變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統觀念和認識，重視所有涉及人的檔案的價值”⑥。在2008年1月舉行的全國檔案局館長會議上，國家檔案局局長中央檔案館館長楊冬權正式提出“要以以人為本為核心，重點實現‘兩個轉變’，建立‘兩個體系’”⑦。筆者以為，上述精神應該作為指導當下國家檔案館共享化建設的科學理念。因為，上述精神的提出，一方面體現了新中國檔案事業的發展理念（模式）經歷了重大的轉變，即由建國初期（以將“檔案”確定為“國家檔案”、“黨政檔案”，將“檔案館”確定為黨和政府的附屬機構而不是公共性科學文化事業機構為基本特征）的“國家檔案觀”，逐步轉變為改革開放后（通過頒布《檔案館工作通則》、《中華人民共和國檔案法》，將 “檔案”確定為“對國家和社會有保存價值”的歷史記錄，檔案工作基本原則由原來的“便于黨和國家各項工作的利用”發展為“便于社會各方面的利用”，新世紀以來檔案工作重心從高層、宏觀轉向基層、微觀，從政治領域轉向經濟、科技、文化、生活領域，從黨政機關轉向企事業單位、社區、農村和家庭，從服務黨和國家轉向服務社會和老百姓為基本特征）的“社會檔案觀”⑧，因而可以認為是我國檔案工作者長期以來探索中國特色社會主義檔案事業發展規律的結晶，另一方面反映了我國檔案事業在以人為本環境下實現科學發展的現實要求。因為，將實現“兩個轉變”、建立“兩個體系”作為以人為本環境下國家檔案館共享化建設的指導思想，有助于找準國家檔案館共享化建設的立足點（即優化國家檔案事業科學發展的宏觀環境）和突破口（即破解國家檔案館服務民生工作中存在的瓶頸問題）。

2、要整合共享性檔案信息資源

整合共享性檔案信息資源，是國家檔案館共享化建設的物質前提和重要任務，也是建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的必由之路。共享性檔案信息資源，屬于“對國家和社會有保存價值”的檔案，主要包括政府信息、城市記憶和百姓證明。政府信息，是指行政機關在履行職責過程中制作或者獲取的，以一定形式記錄、保存的信息⑨。政府信息，均列入了行政機關歸檔的范圍，其中永久保存的部分還列入了各級國家檔案館定期接收的范圍，主動公開的政府信息還按規定即時送交各級國家檔案館，故是目前歸屬和流向明確、依法共享的檔案信息資源。城市記憶，主要指城市建設、管理過程中形成的，對城市發展有保存價值的各種原始記錄材料，如反映城市原貌、工程建設、名勝古跡、突發事件、重大活動等情況的文字、照片、音像資料等材料。其內容豐富、形式多樣、來源各異、流向不同，相當部分的城市記憶類材料還未為國家檔案館所收藏。百姓證明，主要指在涉及民生的工作領域產生的戶籍、學歷、婚姻、房產、公證、榮譽、職稱、支內支邊、上山下鄉、離休退休、就業安置等個人憑證性材料。其種類多、形成分散，而且相當多的百姓證明類材料均保管在基層的涉民工作部門，并未列入國家檔案館的接收范圍。

上述檔案信息資源，雖然不能說是共享性檔案信息資源的全部，但是至少可以說是其主要部分。由于其形成主體多元、來源分散、種類和形式多樣，因此，整合共享性檔案信息資源，必然要排除其共享進程中的各種障礙，不僅使原生態的檔案資源由無序到有序，由“魚龍混雜”到“涇渭分明”，由內容上的控制到開放，由形式上的“非標”到“兼容”，而且使館藏結構趨于優化、資源配置（流向）趨于合理。因此，共享性檔案信息資源的整合必須多措并舉形成合力。

首先要完善檔案法制保障機制，即為在現行的檔案管理體制、檔案工作機制條件下，有序整合共享性檔案信息資源提供法制保障和業務規范。誠如有的專家所指出，“涉及人的檔案”種類繁多，情況千差萬別，要確保有效管理，必須完善相關的法律法規。近幾年安徽、深圳、上海浦東新區等率先進行檔案資源整合探索，綜合檔案館接收房地產等專門檔案，或者與城建、房產檔案館合并，雖具有某種集約化優勢，但因法律缺失，推行起來難度很大。從利用的角度看，政府部門形成的“涉及人的檔案”，大部分屬于信息公開范疇，但實際上因無明確規定，有些單位只限于政策性文件的公開，而與公眾利益相關的各種檔案，則沒有向社會公開⑩。可見，整合共享性檔案信息資源，既要鼓勵探索和創新，更重要的還是完善相關法律法規。在推進民生檔案資源的整合與共享方面，青島市“開展政府職能部門和公共事業管理部門涉及群眾切身利益檔案的專項調研工作，研究涉民檔案信息管理和利用的辦法，重點抓好社會保障檔案工作”11。對于涉及人群最多的企業職工檔案，遼寧省檔案局與省勞動和社會保障廳密切合作，自2004年以來，先后聯合印發了《遼寧省企業職工檔案管理暫行規定》、《〈遼寧省企業職工檔案管理暫行規定〉補充意見》及《遼寧省企業職工檔案管理機構資格備案辦法》，進一步健全了全省企業職工檔案管理法規體系。其中，對全省企業職工檔案管理工作的規范化提出了具體要求，在全省企業職工檔案管理的重點和難點問題上取得新進展12的經驗是值得借鑒的。為有序整合共享性檔案信息資源，還有必要從以下方面著手進一步完善檔案法制，一是對共享性檔案信息資源的形成主體應明確整理鑒定、歸檔、移交或登記管理的責任；二是對收藏共享性檔案信息資源的國家檔案館等單位應明確信息化建設與提供利用的責任；三是對使用共享性檔案信息資源的個人和組織應明確權利與義務；四是對擁有共享性檔案信息資源的各級各類機關企事業單位應明確共建共享的權利與義務。

其次，要實施信息化帶動戰略。基于檔案信息資源整合與共享的需要，實施信息化帶動戰略，一是要加強檔案信息化建設的統籌規劃工作。如，“十一五”期間，上海市檔案局組織實施了“城市記憶工程”項目，內容包括檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案開發開放服務和檔案文化產品開發，其中的核心問題是城市記憶檔案資源的整合。青島市也明確提出，“實施數字檔案信息共享工程，全面實現檔案信息化管理。建設全市電子公文和檔案信息共享系統，實現非秘密公文檔案資源機關內部共享、綜合檔案館開放檔案信息社會共享、各級各類檔案館館藏資源館際共享、檔案館和檔案室檔案信息共享；各級檔案館全部建成數字檔案館，形成全市規模的數字檔案館集群；加快檔案數據庫建設和檔案數字化進程，進一步增強檔案部門為群眾服務的能力。”13

二是要針對共享性檔案信息資源形成的分散性、內容的交叉性、種類和形式的多樣性等具體問題，采用最佳的信息技術方案，以在形式上推進信息技術的標準化、信息資源的數字化、信息傳輸的網絡化，在內容上實現上述信息資源最大程度上的社會共享。以檔案服務民生工作為例，由于目前多數國家檔案館主要收藏著本地區行政機關移交的政府信息類檔案資源，而相當多的百姓證明類檔案資源往往分散在涉及民生工作的基層單位，城市記憶類檔案資源相當部分也為有關的專業或部門檔案館所收藏，因此，有必要在有關檔案行政管理部門組織下，按照統一的標準和“誰保管誰負責”的原則，建立各類民生檔案信息專題數據庫，并依托政務外網，建立以省級國家檔案館為基地的本地區互聯互查的信息傳輸平臺。

此外，國家檔案館實施信息化帶動戰略，要始終堅持“事半功倍”的技術路線。因為，在信息化帶動戰略中，信息化只是技術路徑，帶動（信息資源共享）才是硬道理。比如，在館藏檔案全文數字化方面，擬推廣我國外交部檔案館的經驗，即在計算機終端上對數字化的檔案進行鑒定，把內容可以公開的檔案拷貝到開放數據庫系統中去，對外提供利用14。這一經驗如普遍推廣，就有可能從整體上明顯提高我國檔案信息資源的共享水平。

3、要主動拓展國家檔案館的公共服務功能

以人為本環境下國家檔案館的共享化建設，還要主動拓展以方便人民群眾查檔為重點的開放型、多層面的公共服務功能。

首先，要圍繞國家檔案館的基本職能加強檔案便民服務工作。由于國家檔案館的共享化建設，與建立方便人民群眾的檔案利用體系存在密切聯系，因此，加強檔案便民服務工作應該成為國家檔案館的當務之急。如，對館藏的涉民檔案，充分挖掘編目、分類整合，優先數字化，優先對外開放。要編纂民生檔案查詢指南、查詢政策，在查閱場所和有關網站上公布，為利用者提供查閱便利和查詢途徑。要將民生檔案信息資源的整合納入本地區檔案信息化建設的整體部署，有計劃、有步驟地推進，最終建立民生檔案電子信息查詢系統（檔案查詢子系統）。編研部門要加強民生檔案文獻的編纂，不斷推出人民群眾關注的檔案文化產品15。要實施民生檔案優先數字化的信息化策略，把服務民生作為信息化條件下檔案信息資源開發的一個重要方向。如，長春市檔案館把與民眾生活有關的檔案的信息化放到了優先位置，其網上運行的數據庫包含有350萬條目錄數據，其中有150萬條目錄數據、20萬頁檔案全文供利用者在互聯網上查閱。這些檔案雖然只占館藏總量的10%，但其利用卻占到總利用量的90%。北京市朝陽區檔案館將利用頻率高、調閱數量大的招工、知青、婚姻、占地等檔案進行了數字化，僅招工、知青、婚姻等檔案就形成了24個專題數據庫，近380萬條數據條目16。還擬通過修訂《國家檔案館未開放檔案利用辦法》，著重解決現行檔案（利用）法規與《政府信息公開條例》的銜接問題，力求實現政府公開信息歸檔、進館前后利用手續一個樣和館藏未開放檔案中政府信息的依申請提供利用，為有序開展公民查閱政府公開信息對館藏未開放檔案的利用工作提供制度保障。

其次，要面向社會主動拓展公共服務功能，即國家檔案館在履行保管利用基本職能的基礎上，依托館藏資源、服務設施和專業人才而提供的社會化、公益性服務（產品）。將拓展國家檔案館的公共服務功能，列入國家檔案館共享化建設的范疇，可以視為對國家檔案館傳統功能的一種突破和創新。比如，愛國主義教育基地和政府主動公開信息集中查閱服務的場所，既是新時期新階段對各級國家檔案館職能提出的新要求，又是各級國家檔案館傳統功能的拓展。在這里，強調拓展國家檔案館公共服務功能的主動性，旨在充分發揮國家檔案館在共享化建設方面的主觀能動作用，將國家檔案館所擁有的各種資源的潛在共享性價值轉化為促進國家經濟社會發展的軟實力。

一些地方的實踐表明，國家檔案館只要既注重發揮館藏資源、服務設施和專業人才的優勢，又善于借助外力，形成長效機制，就能不斷拓展國家檔案館在“以史為鑒、以史育人”方面的公共服務功能。比如，上海市檔案館在外灘新館開館近五年內，已接待來館參加各類活動的人員100多萬人次。主要做法：一是圍繞未成年人教育，建設愛國主義教育基地和科普教育基地。檔案館重視加強與市委宣傳部、市教育委員會、市精神文明建設辦公室、市科普教育基地聯合會的聯系，并與10多個中小學和全國《小主人報》社建立了共建關系，既依托本館各種資源的優勢，又與中小學生的“兩綱”教育接軌，分別編制了適合小學、初中和高中學生需要的教育活動方案，以重大節日和學生寒（暑）假為時間節點，通過組織專題講座、制作成長檔案、參觀檔案展覽、欣賞音視頻資料等形式多樣的主題系列活動，培育學生的愛國主義情操，弘揚上海的城市精神。有關活動還被市教委和市文明辦編入當年的“上海市未成年人寒（暑）假推薦活動名錄”。二是與市委宣傳部和市哲學社會科學聯合會合作，以“城市、歷史、檔案、文化”為主題，面向社會，辦好“東方講壇”市檔案館舉辦點。謝晉、秦怡、余秋雨、葛劍雄、王安憶、王汝剛等知名教授、作家、藝術家先后應邀來此演講，經常座無虛席，并時有電視轉播。由于“注重策劃、精心組織、形成特色”，已經成為本市社會影響較大、公眾評價較高、得到檔案界肯定的檔案公益性講座的品牌。三是與上海中華老字號企業協會和市立法研究所簽訂合作協議，參與非物質文化遺產----上海“中華老字號”企業檔案資源的保護、整理、開發工作。目前已通過培訓、普查、開發建立上海“中華老字號”企業檔案資源數據庫，既推進了本市檔案部門的“城市記憶開發工程”建設，又直接服務于上海經濟社會的發展。四是引進市場機制，完善檔案文化休閑功能。檔案館與有關單位合作，在底層大廳開設了“城市記憶”咖啡吧，并以此為平臺推出了包括爾冬強等國內外著名攝影家有關上海城鄉面貌變遷為題材的攝影作品展，及檔案文化沙龍在內的各種與城市文化建設相關的主題活動。五是與中共上海市市級機關紀律檢查工作委員會簽約，在檔案館共建市級機關廉政文化教育基地。圍繞廉政文化教育主題，通過組織參觀展覽、點播音視頻資料、舉辦廉政文化講座和提供活動平臺，為市級機關工作黨委系統各單位開展黨員廉政文化教育提供有效服務。六是與中共上海市委黨校簽約，在檔案館共建市委組織部、市委黨校研究型教學基地，為領導干部學習、研究上海歷史提供有特色的資源和服務。目前除了提供參觀《城市記憶----上海近現代歷史發展檔案陳列》主題展覽及配合各個時期中心工作和社會熱點推出的專題展覽、講座、視頻資料之外，首批推出三個專題講座，即《近代上海城市發展和社會變化》、《近代上海文化的多元性》、《近代上海金融中心的形成》，分別由館內的正高職研究人員主講。

實踐表明，國家檔案館拓展公共服務功能，能夠持續地放大檔案館的社會效應，不僅使現實的利用者感到驚喜，而且使潛在的利用者脫穎而出，檔案事業發展的社會環境得到日益優化。因此，已經成為國家檔案館共享化建設的一道亮麗風景線。

注釋：

①《中華人民共和國檔案法》（根據1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議《關于修改〈中華人民共和國檔案法〉的決定》修正）；

②④⑤⑦楊冬權：《貫徹黨的十七大精神，以科學發展觀為指導，全面做好2008年的檔案工作----在全國檔案工作暨表彰先進會議上的講話》（2008年1月16日），載《中國檔案報》2008年1月24日第1版；

③馬凱主編，王春正、朱之鑫副主編：《科學發展觀》，人民出版社、黨建讀物出版社2006年6月第1版；

⑥⑧張斌、徐擁軍：《檔案事業：從“國家模式”到“社會模式”》，載《中國檔案》2008年第9期P8；

⑨《中華人民共和國政府信息公開條例》，2007年4月5日中華人民共和國國務院令第492號；

⑩潘積仁：《“兩個體系”建設思考》，載《中國檔案》2008年第4期P14；

1113于新華：《打造公共服務型管理體系，推動檔案工作實現新跨越》，載《中國檔案》2007年第3期P13；

12何素君、孫杰：《真情為民生，服務有所為----遼寧省規范企業職工檔案管理》，載《中國檔案》2008年第4期P32；

14楊冬權：《在檔案信息資源開發利用試點工作總結會議上的講話（2007年9月28日）》，載國家檔案局技術部編《檔案信息資源開發利用試點經驗匯編》，中國檔案出版社2008年4月第1版P7；

15楊朝偉、徐輝、王銀華：《武漢市民生檔案工作調查報告》，載《中國檔案》2009年第2期P20；

16傅華：《檔案利用服務范圍越來越廣》，載《中國檔案報》2008年11月27日。