浙江省永康市檔案局 黃志剛
《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第13條規(guī)定：“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)檔案館移交。“但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)要求政府機(jī)關(guān)提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)的呼聲越來(lái)越迫切。為了提高機(jī)關(guān)辦事效率，近幾年來(lái)，有許多的市、縣集中建設(shè)了黨政機(jī)關(guān)的辦公樓——“行政中心”。將本行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)單位集中一起辦公。在此基礎(chǔ)上，還開辟了“365全程服務(wù)中心”，更為社會(huì)提供了“一門受理、主審負(fù)責(zé)、聯(lián)系相關(guān)、并聯(lián)審批、限時(shí)辦結(jié)”的快捷服務(wù)方式。同時(shí)，為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)人員，在市縣級(jí)機(jī)關(guān)中普遍地建立了“會(huì)計(jì)核算中心”。將原先由各部門單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的工作集中到會(huì)計(jì)核算中心統(tǒng)一辦理，撤銷了各單位的財(cái)務(wù)部門。實(shí)踐證明，此舉措不但規(guī)范了各項(xiàng)制度，而且提高了整個(gè)辦事效率。
筆者由此想到，隨著機(jī)關(guān)工作條件等的改善以及相繼建立的文件中心等工作的開展，在辦公相對(duì)集中的區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)可以撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度。各機(jī)關(guān)的文件由報(bào)送員負(fù)責(zé)定期向檔案局館報(bào)送，將具體的文件整理、編目、保管、提供利用工作，由檔案局、檔案館承擔(dān)。這樣不僅能緩解機(jī)關(guān)檔案管理工作壓力，而且可以更好地提升檔案管理部門的服務(wù)職能。
建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度的必要性
1、可以加快形成文件、檔案一體化管理體系；文件和檔案是內(nèi)容相同，形式和作用不同的兩種事物。“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”，檔案和文件不過(guò)是文件在不同階段的價(jià)值體現(xiàn)罷了。近年來(lái)，現(xiàn)行文件中心的建立問(wèn)題成了檔案部門的熱門話題。它的建立，對(duì)于提高政府機(jī)關(guān)的行政職能，打造“陽(yáng)光政府”，樹立良好政府形象都有積極意義。政務(wù)文件公開是推動(dòng)政務(wù)信息公開最重要的手段，建立現(xiàn)行文件利用中心是開展政務(wù)文件公開最有效的形式。因此，如果我們建立了機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度，就可以將文件中心和檔案工作融為一體，較為合理地解決了文件中心和檔案工作的銜接問(wèn)題，而且相應(yīng)地規(guī)定文件的報(bào)送時(shí)間可以有效地克服文件的丟失現(xiàn)象，一旦發(fā)現(xiàn)有丟失的可以及時(shí)查找，更能確保歸檔文件的完整與安全。
2、可以緩解機(jī)關(guān)檔案管理工作的壓力。眾所周知，當(dāng)前機(jī)關(guān)行政部門的人員編制都很緊張，特別是對(duì)機(jī)關(guān)檔案室來(lái)說(shuō)大部分是有工作設(shè)置而沒(méi)有人員編制。檔案工作僅僅是當(dāng)做附帶性工作由有關(guān)人員兼任，機(jī)關(guān)檔案員是一支最不穩(wěn)定的隊(duì)伍。對(duì)于這樣既無(wú)機(jī)構(gòu)、又無(wú)正式人員編制的一項(xiàng)繁瑣的檔案工作，要說(shuō)規(guī)范管理實(shí)在是句空話。再說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)條件性很強(qiáng)的工作，所需財(cái)力、物力等資源不可能依靠自身經(jīng)濟(jì)效益來(lái)解決，而須依賴于所在機(jī)關(guān)提供。由于機(jī)關(guān)各方面條件的限制，這種資源往往是有限的。據(jù)筆者調(diào)查，大約有百分之八十的機(jī)關(guān)檔案室，每年的組卷工作是請(qǐng)有關(guān)部門代整理或臨時(shí)聘用一些一知半解的社會(huì)人員整理。機(jī)關(guān)部門每年要在檔案整理工作中花費(fèi)一定的經(jīng)費(fèi)，檔案局由此也要花費(fèi)一定時(shí)間精力對(duì)組卷工作進(jìn)行指導(dǎo)。因此，與其說(shuō)檔案局每年要花精力去培訓(xùn)指導(dǎo)他們，手把手地教他們，倒不如由檔案行政部門直接接收、整理、利用來(lái)得得心應(yīng)手。這樣可以減少一些人力物力的浪費(fèi)。檔案部門也由過(guò)去的對(duì)機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法管理轉(zhuǎn)為對(duì)機(jī)關(guān)的文件報(bào)送的督查、文件的管理，確保文件報(bào)送員按時(shí)按規(guī)定報(bào)送文件。
3、可以讓政府紅頭文件與老百姓零距離接觸。根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年或20年即向有關(guān)的各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交(市縣級(jí)為10年)。這個(gè)規(guī)定針對(duì)早期的檔案管理利用是科學(xué)的、合理的。但隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民群眾對(duì)文件信息日益的需求，從服務(wù)質(zhì)量等方面也帶來(lái)了一些新的問(wèn)題，形成了社會(huì)服務(wù)領(lǐng)域的“空白”。社會(huì)各界查閱自身以外形成的現(xiàn)行文件的需求無(wú)法得到滿足，因?yàn)闄n案室一般只負(fù)責(zé)內(nèi)部查閱并無(wú)向社會(huì)提供利用的職責(zé)和義務(wù)。而傳統(tǒng)意義上的檔案館更無(wú)法滿足這一社會(huì)需要，因?yàn)樗鼈儽４嫣峁┑氖鞘畮啄昵暗摹皻v史信息”。如果撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度，不但可以解決老百姓看文件難的問(wèn)題，更能使檔案館收藏的“寶貴財(cái)富”和“明日黃花”有機(jī)結(jié)合相輔相成，全方位地滿足人們對(duì)文件、檔案信息資源利用的時(shí)效性、長(zhǎng)效性的要求。
建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度的可行性
1、行政中心的建立，進(jìn)一步集中了機(jī)關(guān)部門，為檔案實(shí)體的提前集中提供了可能。以浙江省永康市為例，整個(gè)行政中心的辦公建筑面積約38086平方米，市級(jí)機(jī)關(guān)有40多個(gè)部門入中心辦公。將原先分散在市區(qū)的機(jī)關(guān)各部門集中到大院(行政中心)辦公，建筑面積5608平方米集機(jī)關(guān)各部門的便民“365全程服務(wù)中心”也與行政中心連接在一起，方便了市民辦事。同時(shí)也為檔案實(shí)體的進(jìn)一步集中統(tǒng)一管理提供了條件。
2、符合“大檔案、大服務(wù)、大發(fā)展”的新理念。“十五”以來(lái)，全省各地檔案部門堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，敢于突破傳統(tǒng)模式，探索檔案管理體制的創(chuàng)新；以檔案館新庫(kù)房建設(shè)為契機(jī)，按照“大檔案、大服務(wù)、大發(fā)展”的新理念，提出了建立市縣“檔案中心”的新思路。如果我們撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度，不但能打破機(jī)關(guān)部門信息壁壘，而且能使檔案館成為真正意義上的信息保管基地和利用中心。另外還可以減少市政府對(duì)檔案事業(yè)的投資建設(shè)。再以永康市檔案館為例，雖然建筑面積只有4000平萬(wàn)米，但現(xiàn)有的檔案保管設(shè)備仍然可以滿足未來(lái)50年檔案增長(zhǎng)的需求。這樣就可以節(jié)約未來(lái)50年對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的投資，節(jié)約財(cái)力。檔案館和檔案室建設(shè)二合為一，撤銷機(jī)關(guān)檔案室，使財(cái)政在檔案的投資重點(diǎn)放在市檔案中心。避免以前市檔案館搞建設(shè)、機(jī)關(guān)檔案室也要搞投資的重復(fù)投資現(xiàn)象。
3、機(jī)關(guān)檔案室的撤銷不會(huì)影響檔案事業(yè)的基礎(chǔ)工作。眾所周知，建立文件報(bào)送制度后，機(jī)關(guān)檔案室的“三大任務(wù)”，除了繼續(xù)履行對(duì)所屬單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)外，剩下的集中保管本機(jī)關(guān)的檔案和提供檔案為本機(jī)關(guān)工作服務(wù)的任務(wù)都已由市檔案局、館承擔(dān)。檔案的保管工作及早地由檔案館來(lái)承擔(dān)應(yīng)當(dāng)更安全、更科學(xué)。從檔案利用遞增率、擴(kuò)展率來(lái)考慮也是有利的。至于對(duì)本機(jī)關(guān)的利用，從表象上看提前集中管理，利用起來(lái)好像不方便，其實(shí)同在一個(gè)“中心”辦公沒(méi)有什么不便的；但對(duì)普通老百姓來(lái)說(shuō)查閱利用檔案就更方便了。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和政府網(wǎng)站的開通，機(jī)關(guān)檔案、文件、實(shí)體提前進(jìn)入檔案館是有益無(wú)害的。
建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度的局限性
撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度有它的局限性。如果要實(shí)施好這項(xiàng)工作，檔案館不僅要投入一定的財(cái)力和物力，還要有滿足存放檔案、文件的庫(kù)房。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人員編制相對(duì)緊張，更何況有的縣市新的庫(kù)房尚未建成，原來(lái)的檔案館庫(kù)房已處于飽和狀態(tài)。這都制約著“撤銷機(jī)關(guān)檔案室，建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度”的實(shí)施。因此，必須要因地制宜，不能盲目跟從，要從當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，設(shè)定合理準(zhǔn)確的建設(shè)目標(biāo)，制定切合實(shí)際的操作方案，爭(zhēng)取政府的認(rèn)可、重視和支持。
（郭紅解、李軍摘自《中國(guó)檔案》2004年第3期）
《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第13條規(guī)定：“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)檔案館移交。“但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)要求政府機(jī)關(guān)提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)的呼聲越來(lái)越迫切。為了提高機(jī)關(guān)辦事效率，近幾年來(lái)，有許多的市、縣集中建設(shè)了黨政機(jī)關(guān)的辦公樓——“行政中心”。將本行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)單位集中一起辦公。在此基礎(chǔ)上，還開辟了“365全程服務(wù)中心”，更為社會(huì)提供了“一門受理、主審負(fù)責(zé)、聯(lián)系相關(guān)、并聯(lián)審批、限時(shí)辦結(jié)”的快捷服務(wù)方式。同時(shí)，為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)人員，在市縣級(jí)機(jī)關(guān)中普遍地建立了“會(huì)計(jì)核算中心”。將原先由各部門單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的工作集中到會(huì)計(jì)核算中心統(tǒng)一辦理，撤銷了各單位的財(cái)務(wù)部門。實(shí)踐證明，此舉措不但規(guī)范了各項(xiàng)制度，而且提高了整個(gè)辦事效率。
筆者由此想到，隨著機(jī)關(guān)工作條件等的改善以及相繼建立的文件中心等工作的開展，在辦公相對(duì)集中的區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)可以撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度。各機(jī)關(guān)的文件由報(bào)送員負(fù)責(zé)定期向檔案局館報(bào)送，將具體的文件整理、編目、保管、提供利用工作，由檔案局、檔案館承擔(dān)。這樣不僅能緩解機(jī)關(guān)檔案管理工作壓力，而且可以更好地提升檔案管理部門的服務(wù)職能。
建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度的必要性
1、可以加快形成文件、檔案一體化管理體系；文件和檔案是內(nèi)容相同，形式和作用不同的兩種事物。“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”，檔案和文件不過(guò)是文件在不同階段的價(jià)值體現(xiàn)罷了。近年來(lái)，現(xiàn)行文件中心的建立問(wèn)題成了檔案部門的熱門話題。它的建立，對(duì)于提高政府機(jī)關(guān)的行政職能，打造“陽(yáng)光政府”，樹立良好政府形象都有積極意義。政務(wù)文件公開是推動(dòng)政務(wù)信息公開最重要的手段，建立現(xiàn)行文件利用中心是開展政務(wù)文件公開最有效的形式。因此，如果我們建立了機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度，就可以將文件中心和檔案工作融為一體，較為合理地解決了文件中心和檔案工作的銜接問(wèn)題，而且相應(yīng)地規(guī)定文件的報(bào)送時(shí)間可以有效地克服文件的丟失現(xiàn)象，一旦發(fā)現(xiàn)有丟失的可以及時(shí)查找，更能確保歸檔文件的完整與安全。
2、可以緩解機(jī)關(guān)檔案管理工作的壓力。眾所周知，當(dāng)前機(jī)關(guān)行政部門的人員編制都很緊張，特別是對(duì)機(jī)關(guān)檔案室來(lái)說(shuō)大部分是有工作設(shè)置而沒(méi)有人員編制。檔案工作僅僅是當(dāng)做附帶性工作由有關(guān)人員兼任，機(jī)關(guān)檔案員是一支最不穩(wěn)定的隊(duì)伍。對(duì)于這樣既無(wú)機(jī)構(gòu)、又無(wú)正式人員編制的一項(xiàng)繁瑣的檔案工作，要說(shuō)規(guī)范管理實(shí)在是句空話。再說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)條件性很強(qiáng)的工作，所需財(cái)力、物力等資源不可能依靠自身經(jīng)濟(jì)效益來(lái)解決，而須依賴于所在機(jī)關(guān)提供。由于機(jī)關(guān)各方面條件的限制，這種資源往往是有限的。據(jù)筆者調(diào)查，大約有百分之八十的機(jī)關(guān)檔案室，每年的組卷工作是請(qǐng)有關(guān)部門代整理或臨時(shí)聘用一些一知半解的社會(huì)人員整理。機(jī)關(guān)部門每年要在檔案整理工作中花費(fèi)一定的經(jīng)費(fèi)，檔案局由此也要花費(fèi)一定時(shí)間精力對(duì)組卷工作進(jìn)行指導(dǎo)。因此，與其說(shuō)檔案局每年要花精力去培訓(xùn)指導(dǎo)他們，手把手地教他們，倒不如由檔案行政部門直接接收、整理、利用來(lái)得得心應(yīng)手。這樣可以減少一些人力物力的浪費(fèi)。檔案部門也由過(guò)去的對(duì)機(jī)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、執(zhí)法管理轉(zhuǎn)為對(duì)機(jī)關(guān)的文件報(bào)送的督查、文件的管理，確保文件報(bào)送員按時(shí)按規(guī)定報(bào)送文件。
3、可以讓政府紅頭文件與老百姓零距離接觸。根據(jù)《檔案法實(shí)施辦法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年或20年即向有關(guān)的各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交(市縣級(jí)為10年)。這個(gè)規(guī)定針對(duì)早期的檔案管理利用是科學(xué)的、合理的。但隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人民群眾對(duì)文件信息日益的需求，從服務(wù)質(zhì)量等方面也帶來(lái)了一些新的問(wèn)題，形成了社會(huì)服務(wù)領(lǐng)域的“空白”。社會(huì)各界查閱自身以外形成的現(xiàn)行文件的需求無(wú)法得到滿足，因?yàn)闄n案室一般只負(fù)責(zé)內(nèi)部查閱并無(wú)向社會(huì)提供利用的職責(zé)和義務(wù)。而傳統(tǒng)意義上的檔案館更無(wú)法滿足這一社會(huì)需要，因?yàn)樗鼈儽４嫣峁┑氖鞘畮啄昵暗摹皻v史信息”。如果撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度，不但可以解決老百姓看文件難的問(wèn)題，更能使檔案館收藏的“寶貴財(cái)富”和“明日黃花”有機(jī)結(jié)合相輔相成，全方位地滿足人們對(duì)文件、檔案信息資源利用的時(shí)效性、長(zhǎng)效性的要求。
建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度的可行性
1、行政中心的建立，進(jìn)一步集中了機(jī)關(guān)部門，為檔案實(shí)體的提前集中提供了可能。以浙江省永康市為例，整個(gè)行政中心的辦公建筑面積約38086平方米，市級(jí)機(jī)關(guān)有40多個(gè)部門入中心辦公。將原先分散在市區(qū)的機(jī)關(guān)各部門集中到大院(行政中心)辦公，建筑面積5608平方米集機(jī)關(guān)各部門的便民“365全程服務(wù)中心”也與行政中心連接在一起，方便了市民辦事。同時(shí)也為檔案實(shí)體的進(jìn)一步集中統(tǒng)一管理提供了條件。
2、符合“大檔案、大服務(wù)、大發(fā)展”的新理念。“十五”以來(lái)，全省各地檔案部門堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，敢于突破傳統(tǒng)模式，探索檔案管理體制的創(chuàng)新；以檔案館新庫(kù)房建設(shè)為契機(jī)，按照“大檔案、大服務(wù)、大發(fā)展”的新理念，提出了建立市縣“檔案中心”的新思路。如果我們撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度，不但能打破機(jī)關(guān)部門信息壁壘，而且能使檔案館成為真正意義上的信息保管基地和利用中心。另外還可以減少市政府對(duì)檔案事業(yè)的投資建設(shè)。再以永康市檔案館為例，雖然建筑面積只有4000平萬(wàn)米，但現(xiàn)有的檔案保管設(shè)備仍然可以滿足未來(lái)50年檔案增長(zhǎng)的需求。這樣就可以節(jié)約未來(lái)50年對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的投資，節(jié)約財(cái)力。檔案館和檔案室建設(shè)二合為一，撤銷機(jī)關(guān)檔案室，使財(cái)政在檔案的投資重點(diǎn)放在市檔案中心。避免以前市檔案館搞建設(shè)、機(jī)關(guān)檔案室也要搞投資的重復(fù)投資現(xiàn)象。
3、機(jī)關(guān)檔案室的撤銷不會(huì)影響檔案事業(yè)的基礎(chǔ)工作。眾所周知，建立文件報(bào)送制度后，機(jī)關(guān)檔案室的“三大任務(wù)”，除了繼續(xù)履行對(duì)所屬單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)外，剩下的集中保管本機(jī)關(guān)的檔案和提供檔案為本機(jī)關(guān)工作服務(wù)的任務(wù)都已由市檔案局、館承擔(dān)。檔案的保管工作及早地由檔案館來(lái)承擔(dān)應(yīng)當(dāng)更安全、更科學(xué)。從檔案利用遞增率、擴(kuò)展率來(lái)考慮也是有利的。至于對(duì)本機(jī)關(guān)的利用，從表象上看提前集中管理，利用起來(lái)好像不方便，其實(shí)同在一個(gè)“中心”辦公沒(méi)有什么不便的；但對(duì)普通老百姓來(lái)說(shuō)查閱利用檔案就更方便了。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及和政府網(wǎng)站的開通，機(jī)關(guān)檔案、文件、實(shí)體提前進(jìn)入檔案館是有益無(wú)害的。
建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度的局限性
撤銷機(jī)關(guān)檔案室，設(shè)立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度有它的局限性。如果要實(shí)施好這項(xiàng)工作，檔案館不僅要投入一定的財(cái)力和物力，還要有滿足存放檔案、文件的庫(kù)房。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案館經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人員編制相對(duì)緊張，更何況有的縣市新的庫(kù)房尚未建成，原來(lái)的檔案館庫(kù)房已處于飽和狀態(tài)。這都制約著“撤銷機(jī)關(guān)檔案室，建立機(jī)關(guān)文件報(bào)送制度”的實(shí)施。因此，必須要因地制宜，不能盲目跟從，要從當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，設(shè)定合理準(zhǔn)確的建設(shè)目標(biāo)，制定切合實(shí)際的操作方案，爭(zhēng)取政府的認(rèn)可、重視和支持。
（郭紅解、李軍摘自《中國(guó)檔案》2004年第3期）
